Auditoría y control de activos fijos: toma de inventario físico, codificación y bajas ante SUNAT

Introducción

El control de activos fijos es una de las áreas más sensibles dentro del sistema de control interno de cualquier empresa, asociación, fundación u ONG. En la práctica peruana, una deficiente administración de bienes de uso puede generar diferencias entre lo físico y lo contable, pérdidas no detectadas, errores en la depreciación, reparos tributarios y observaciones en auditoría financiera.

Cuando hablamos de activos fijos no solo nos referimos a maquinaria o vehículos. También incluyen muebles, equipos de cómputo, equipos médicos, instalaciones, unidades de transporte, edificaciones y otros bienes que cumplen con las condiciones de reconocimiento establecidas por la NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo. En términos simples, son bienes que la entidad utiliza en sus operaciones por más de un periodo y de los que espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio.

Desde la perspectiva de auditoría, el objetivo no es únicamente verificar que el activo exista. También se debe evaluar si está correctamente identificado, valorizado, depreciado, protegido, conciliado con contabilidad y, cuando corresponde, dado de baja con sustento suficiente frente a la Administración Tributaria.

En este artículo desarrollaremos de manera práctica y aplicada a la realidad peruana cómo abordar la toma de inventario físico, la codificación de activos y las bajas ante SUNAT, con enfoque de control interno, auditoría y cumplimiento tributario.

Marco contable, de auditoría y tributario aplicable

Normas contables relevantes

La principal norma contable aplicable es la NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo, que regula el reconocimiento, medición, depreciación y baja de estos activos. Asimismo, dependiendo del caso, también pueden resultar relevantes:

• NIC 36 – Deterioro del Valor de los Activos, cuando existen indicios de pérdida de valor.
• NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores, para correcciones y criterios de reconocimiento.
• NIIF 5 – Activos No Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Discontinuadas, si el activo será vendido y cumple las condiciones de clasificación.

Normas de auditoría aplicables

Desde el punto de vista del auditor, destacan las siguientes normas:

• NIA 500 – Evidencia de Auditoría, para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre existencia, integridad, valuación y presentación.
• NIA 501 – Evidencia de Auditoría – Consideraciones Específicas para Determinadas Partidas, aplicable a procedimientos sobre inventarios y observación física, cuyos principios pueden extenderse al conteo de activos fijos.
• NIA 315 – Identificación y Valoración de los Riesgos de Incorrección Material, para comprender el control interno sobre bienes de uso.
• NIA 330 – Respuestas del Auditor a los Riesgos Valorados, respecto de pruebas de control y procedimientos sustantivos.
• NIA 265 – Comunicación de las Deficiencias en el Control Interno a los Responsables del Gobierno y a la Dirección, cuando se detectan debilidades en el control patrimonial.

Base tributaria peruana

En el ámbito tributario, el tratamiento de los activos fijos y sus bajas debe analizarse principalmente bajo la Ley del Impuesto a la Renta, cuyo Texto Único Ordenado fue aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 122-94-EF.

En particular, resulta clave revisar:

• Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, que regula el principio de causalidad para la deducción de gastos.
• Artículo 38 de la Ley del Impuesto a la Renta, referido al desgaste o agotamiento de bienes del activo fijo aplicado mediante depreciación.
• Artículo 43 de la Ley del Impuesto a la Renta, sobre depreciación computable.
• Artículo 22 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, que desarrolla porcentajes máximos de depreciación y reglas vinculadas.

Cuando se trata de desmedros, mermas, destrucción, obsolescencia o retiro de bienes, la evidencia documental y técnica es fundamental para sustentar la deducibilidad del gasto o pérdida ante SUNAT.

¿Por qué el control de activos fijos es crítico para el control interno?

Un activo fijo mal controlado puede seguir depreciándose en libros pese a no existir físicamente, estar inoperativo o haber sido reemplazado hace años. También puede ocurrir lo contrario: bienes existentes que nunca fueron activados contablemente, generando subvaluación del patrimonio y distorsión de los resultados.

Las principales debilidades que observamos en auditorías en Perú son:

• Activos sin placa o código patrimonial.
• Diferencias entre el inventario físico y el registro contable.
• Bienes trasladados entre sedes sin documentación.
• Equipos totalmente depreciados pero aún en uso sin adecuada revelación.
• Bajas contables sin informe técnico ni acta de aprobación.
• Activos dados de baja físicamente, pero no retirados del libro de activos fijos.
• Compras registradas como gasto cuando debieron capitalizarse.

En una empresa comercial, por ejemplo, es común encontrar equipos de aire acondicionado instalados en almacenes que no figuran individualizados en el registro patrimonial. En una ONG con proyectos en provincias, puede haber laptops asignadas a coordinadores de campo sin acta de entrega ni verificación periódica. En ambos casos, el riesgo de pérdida, uso indebido o error contable es alto.

Toma de inventario físico de activos fijos

Objetivo de la toma física

La toma de inventario físico busca verificar la existencia real, ubicación, estado de conservación, usuario responsable y correspondencia con los registros contables y patrimoniales. No se trata solo de contar bienes; se trata de validar la calidad de la información financiera y administrativa.

Planificación del inventario

Un inventario físico bien ejecutado debe planificarse previamente. Recomendamos considerar al menos lo siguiente:

• Definir el alcance: oficina principal, sucursales, almacenes, plantas, proyectos o sedes descentralizadas.
• Designar una comisión de inventario o responsables por área.
• Congelar movimientos durante el conteo o establecer controles de corte.
• Contar con el maestro de activos actualizado.
• Preparar formatos de levantamiento físico.
• Establecer criterios para identificar bienes en mal estado, obsoletos o no ubicados.

Si la entidad tiene varias sedes, es recomendable elaborar un cronograma por ubicación. En Lima, por ejemplo, una empresa puede inventariar primero oficina administrativa, luego almacén de Ate y finalmente local operativo en Callao, dejando evidencia de fecha, responsables y resultados por sede.

Procedimiento recomendado

Durante la toma física, cada bien debe verificarse individualmente. Los datos mínimos a levantar son:

• Código patrimonial o placa.
• Descripción del bien.
• Marca, modelo y serie.
• Ubicación física exacta.
• Área usuaria y responsable.
• Estado del bien: operativo, en reparación, obsoleto, inoperativo, faltante.
• Observaciones relevantes.

Posteriormente, esta información debe conciliarse con el registro contable y el auxiliar de activos fijos.

Conciliación entre inventario físico y contabilidad

Una de las etapas más importantes es la conciliación. Aquí suelen aparecer tres tipos de diferencias:

• Bienes en libros pero no ubicados físicamente.
• Bienes ubicados físicamente pero no registrados en contabilidad.
• Bienes registrados con datos incompletos o erróneos, como ubicación, serie o responsable.

Estas diferencias deben investigarse antes del cierre del periodo. No basta con emitir una lista de faltantes; se requiere determinar la causa y el tratamiento correspondiente.

Ejemplo práctico

Una empresa de servicios en Trujillo mantiene en libros 25 laptops por un valor neto de S/ 48,000. Durante la toma física solo se ubican 21. De las 4 faltantes, 2 habían sido reemplazadas y entregadas a un proveedor para descarte sin documentación, 1 estaba asignada a un ex trabajador sin acta de devolución y 1 fue trasladada a Chiclayo sin actualización del registro. En este caso, el auditor no solo observa una diferencia física, sino debilidades de control interno en custodia, transferencia y baja patrimonial.

Codificación de activos fijos: base del control patrimonial

¿Por qué es importante codificar?

La codificación permite identificar cada activo de manera única y permanente. Sin un sistema de codificación, la trazabilidad del bien se pierde y se dificulta su seguimiento desde la compra hasta la baja.

Una buena codificación facilita:

• La ubicación rápida del bien.
• La asignación de responsabilidades.
• La conciliación con contabilidad.
• La programación de mantenimientos.
• La detección de pérdidas o sustituciones no autorizadas.
• La preparación de auditorías internas y externas.

Características de un buen sistema de codificación

El código debe ser único, legible, estable y compatible con el sistema contable o ERP. No conviene usar descripciones ambiguas como “CPU nuevo” o “silla negra”.

Un esquema práctico puede contener:

• Tipo de activo.
• Sede o ubicación.
• Área usuaria.
• Número correlativo.

Por ejemplo: EQP-LIM-ADM-00125, donde “EQP” identifica equipo, “LIM” la sede Lima, “ADM” el área administrativa y “00125” el correlativo.

Etiquetado y trazabilidad

La codificación debe reflejarse en una placa, sticker, código de barras o sistema RFID, según el volumen y complejidad de la organización. En entidades con alto movimiento de equipos portátiles, como consultoras u ONGs con proyectos de campo, el etiquetado visible y resistente es indispensable.

Además, cada código debe vincularse al expediente del bien, que idealmente debe contener:

• Factura o comprobante de pago.
• Orden de compra.
• Guía de remisión, si aplica.
• Acta de recepción.
• Acta de asignación al usuario.
• Historial de mantenimiento.
• Documentos de transferencia interna.
• Acta e informe de baja, cuando corresponda.

Tabla comparativa: control con codificación vs. control deficiente

Bajas de activos fijos: enfoque contable y tributario

¿Cuándo procede una baja?

De acuerdo con la NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo, el importe en libros de un activo debe darse de baja cuando se dispone de él o cuando no se esperan beneficios económicos futuros por su uso o disposición.

En la práctica, las bajas suelen producirse por:

• Venta del activo.
• Obsolescencia tecnológica.
• Deterioro irreversible.
• Robo o siniestro.
• Destrucción o pérdida.
• Retiro por inutilidad.
• Reemplazo de componentes significativos.

Documentación mínima para sustentar una baja

En el contexto peruano, la baja debe estar debidamente documentada. Como mínimo, recomendamos contar con:

• Informe técnico que describa el estado del bien y causal de baja.
• Acta de verificación o constatación física.
• Aprobación formal de la gerencia o administración.
• Acta de baja patrimonial.
• Evidencia de venta, destrucción, donación o disposición final, según corresponda.
• Ajuste contable y actualización del registro de activos fijos.

Si se trata de equipos electrónicos inoperativos, por ejemplo, el informe técnico debe indicar por qué su reparación no resulta razonable en relación con su valor o utilidad. Este sustento es clave frente a SUNAT.

Bajas ante SUNAT: puntos críticos

SUNAT suele revisar si la pérdida o gasto derivado de la baja cumple con el principio de causalidad del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta y si la depreciación fue calculada conforme a los límites y reglas del artículo 22 del Reglamento. Por ello, no basta con retirar el bien del inventario interno.

Los principales aspectos a cuidar son:

• Que el bien haya estado correctamente registrado como activo fijo.
• Que la depreciación acumulada esté adecuadamente determinada.
• Que exista evidencia objetiva de la causal de baja.
• Que el valor neto pendiente tenga sustento para su reconocimiento contable y tributario.
• Que la documentación tenga fecha cierta y aprobación interna.

En una fiscalización, SUNAT puede cuestionar una baja si la empresa solo presenta un asiento contable sin informe técnico, sin acta y sin evidencia del destino final del bien.

Ejemplo práctico

Una clínica en Lima decide dar de baja 8 impresoras y 5 monitores antiguos con valor neto en libros de S/ 6,800. Para sustentar la baja, el área de sistemas emite un informe técnico indicando obsolescencia y falta de compatibilidad con el nuevo software de gestión. Luego, una comisión interna verifica físicamente los equipos, se emite un acta de baja aprobada por gerencia y se contrata a un operador autorizado para disposición final de residuos electrónicos, dejando constancia documentaria. En este escenario, la empresa fortalece su posición frente a una eventual revisión de SUNAT.

Riesgos frecuentes detectados en auditoría

En revisiones de control interno y auditoría financiera, los hallazgos más comunes sobre activos fijos incluyen:

• Ausencia de políticas formales de altas, traslados y bajas.
• Registro contable global sin detalle por componente o unidad.
• Falta de conciliación periódica entre contabilidad y patrimonio.
• Bienes en desuso que continúan depreciándose.
• Activos totalmente depreciados aún relevantes para la operación sin evaluación de vida útil.
• Pérdidas de bienes menores por falta de asignación individual.
• Bajas tributariamente sensibles sin sustento técnico suficiente.

Estas situaciones no solo afectan los estados financieros. También pueden impactar la gestión operativa, el presupuesto de reposición, las pólizas de seguro y la transparencia institucional, especialmente en entidades que administran fondos de cooperación o recursos públicos.

Buenas prácticas para fortalecer el control de activos fijos

Políticas internas claras

Toda organización debería contar con una política escrita que regule el ciclo de vida del activo: adquisición, capitalización, codificación, asignación, traslado, mantenimiento, inventario físico, depreciación y baja.

Inventarios periódicos

No espere a la auditoría externa o a una fiscalización. Lo recomendable es realizar inventarios físicos al menos una vez al año, y en activos de alto riesgo o alta rotación, controles selectivos trimestrales.

Conciliación permanente

El registro patrimonial debe conciliarse periódicamente con el libro mayor, el auxiliar de activos fijos y la depreciación. Esto evita sorpresas al cierre del ejercicio.

Segregación de funciones

Quien compra no debería ser quien aprueba la baja. Quien usa el bien no debería controlar en solitario su inventario. La segregación reduce riesgos de error y fraude.

Soporte documental completo

En Perú, la formalidad documental es determinante. Un bien sin expediente completo genera problemas contables, tributarios y de auditoría. La documentación debe ser consistente desde la adquisición hasta la disposición final.

Tabla comparativa: tratamiento de situaciones comunes

Ejemplo práctico integral

Una ONG con sede en Lima y proyectos en Cusco y Piura administra activos fijos por S/ 1,250,000 entre camionetas, laptops, paneles solares y mobiliario de campo. Durante una auditoría interna se detecta que el registro patrimonial no se actualiza desde hace 18 meses. Se programa un inventario físico y se encuentran las siguientes incidencias:

• 3 laptops no ubicadas por falta de actas de asignación.
• 1 camioneta operativa con mejoras importantes no capitalizadas por S/ 22,000.
• 12 paneles solares inoperativos en Piura sin informe técnico de baja.
• Activos trasladados entre proyectos sin actualización del responsable.

La recomendación de auditoría incluye: actualizar el maestro de activos, implementar codificación uniforme, emitir actas de entrega y traslado, evaluar la capitalización de mejoras de acuerdo con la NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo, y formalizar las bajas con sustento técnico y aprobación administrativa. Además, se sugiere conciliar mensualmente patrimonio y contabilidad para evitar observaciones futuras.

Este tipo de escenario es muy común en entidades con operaciones descentralizadas en Perú. La solución no pasa solo por “ordenar papeles”, sino por establecer un sistema sostenible de control interno.

Conclusión

La auditoría y control de activos fijos va mucho más allá de verificar si un bien existe físicamente. Implica asegurar que cada activo esté correctamente reconocido, codificado, asignado, depreciado, conciliado y, cuando corresponda, dado de baja con evidencia suficiente desde el punto de vista contable, administrativo y tributario.

En el contexto peruano, una toma de inventario físico bien ejecutada, un sistema de codificación robusto y una adecuada sustentación de bajas ante SUNAT pueden marcar la diferencia entre una gestión ordenada y una contingencia costosa. Las organizaciones que fortalecen estos procesos no solo mejoran su control interno, sino también la confiabilidad de su información financiera y su capacidad de respuesta ante auditorías y fiscalizaciones.

Si su empresa, ONG o institución necesita evaluar sus procedimientos de control patrimonial, regularizar inventarios o sustentar adecuadamente bajas de activos fijos, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle. Para consultas especializadas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.