Control interno en empresas constructoras e inmobiliarias: control de obras, subcontratistas y valorizaciones

Control interno en empresas constructoras e inmobiliarias: una necesidad crítica

En el sector construcción e inmobiliario, el control interno no es solo una buena práctica administrativa: es un factor decisivo para proteger la rentabilidad de los proyectos, asegurar el uso adecuado de los recursos y reducir contingencias operativas, tributarias y financieras. En empresas que ejecutan obras, desarrollan proyectos inmobiliarios o administran contratos con múltiples subcontratistas, los riesgos se multiplican por la complejidad de las operaciones, la dispersión geográfica de las obras y el alto volumen de pagos sujetos a avance físico.

En el contexto peruano, muchas constructoras e inmobiliarias enfrentan problemas recurrentes como valorizaciones infladas, pagos duplicados, deficiente control de materiales, subcontratistas sin sustento documental suficiente, ampliaciones de plazo no formalizadas y diferencias entre avance técnico y reconocimiento contable. Todo ello puede afectar la liquidez, la razonabilidad de los estados financieros y la capacidad de cumplir con obligaciones tributarias y contractuales.

Un sistema de control interno bien diseñado permite que la gerencia tenga información confiable y oportuna para tomar decisiones, reduzca riesgos de fraude o error y fortalezca la trazabilidad de cada desembolso en obra. Además, contribuye al cumplimiento de criterios de auditoría bajo la NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno y la NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados, normas especialmente relevantes cuando se evalúan procesos con alta exposición a estimaciones y documentación técnica.

¿Qué comprende el control interno en constructoras e inmobiliarias?

El control interno en este sector abarca políticas, procedimientos, autorizaciones, conciliaciones, supervisión técnica y mecanismos de seguimiento que buscan asegurar cuatro objetivos principales:

• Salvaguarda de activos, como materiales, maquinaria, anticipos y fondos destinados a obra.
• Confiabilidad de la información financiera, especialmente en costos por obra, valorizaciones, cuentas por pagar y reconocimiento de ingresos.
• Cumplimiento normativo y contractual, incluyendo requisitos laborales, tributarios, municipales y de seguridad.
• Eficiencia operativa, evitando sobrecostos, retrasos injustificados y pagos no sustentados.

En la práctica, esto implica controles desde la etapa de presupuesto hasta la liquidación final del proyecto. No basta con revisar facturas o aprobar pagos; se requiere conectar el avance físico de obra con el avance financiero, la documentación contractual y los registros contables.

Principales riesgos en obras, subcontratistas y valorizaciones

Antes de diseñar controles, es indispensable identificar los riesgos más comunes. En nuestra experiencia de auditoría y consultoría en Perú, los siguientes son los más relevantes:

Riesgos en el control de obras

• Desviaciones entre presupuesto base y costo real sin alertas tempranas.
• Consumo de materiales no conciliado con metrados ejecutados.
• Uso ineficiente de equipos y mano de obra.
• Falta de sustento de adicionales de obra o cambios de alcance.
• Reportes de avance físico elaborados sin evidencia técnica suficiente.

Riesgos en la gestión de subcontratistas

• Contratación de proveedores sin evaluación legal, tributaria o financiera.
• Pagos por servicios no ejecutados o ejecutados parcialmente.
• Subcontratistas con incumplimientos laborales que generan contingencias solidarias.
• Órdenes de servicio ambiguas o contratos sin cláusulas de penalidad, retención o conformidad técnica.
• Dependencia excesiva de aprobaciones informales entre residente, jefe de obra y administración.

Riesgos en valorizaciones

• Valorizaciones sustentadas con metrados sobreestimados.
• Duplicidad de conceptos valorizados.
• Aplicación incorrecta de adelantos, amortizaciones o retenciones.
• Diferencias entre valorización aprobada, factura recibida y pago efectuado.
• Reconocimiento contable de ingresos o costos sin correspondencia con el avance real.

Estos riesgos tienen impacto directo en los estados financieros, por ejemplo en cuentas como existencias, obras en curso, cuentas por pagar, ingresos de actividades ordinarias y costos de ventas. Su tratamiento también debe alinearse con la NIC 2 – Inventarios, la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros y la NIIF 15 – Ingresos de actividades ordinarias procedentes de contratos con clientes, según la naturaleza de la operación.

Control interno del proceso de obra

1. Presupuesto base y control de cambios

Todo proyecto debe partir de un presupuesto aprobado, con partidas, metrados, costos unitarios, cronograma y responsables. Un error frecuente en empresas medianas es iniciar la ejecución con presupuestos preliminares que luego se modifican sin trazabilidad.

El control interno exige:

• Aprobación formal del presupuesto inicial por gerencia o comité de proyectos.
• Codificación por centros de costo, etapa y partida.
• Registro documentado de adicionales, deductivos y cambios de alcance.
• Comparación periódica entre presupuesto, costo comprometido y costo ejecutado.

Si una inmobiliaria en Lima presupuestó S/ 850,000 para estructuras de un edificio multifamiliar, cualquier incremento por acero, concreto o encofrado debe sustentarse con informe técnico, análisis de precios unitarios y autorización previa. Sin ese control, el sobrecosto puede detectarse demasiado tarde, cuando ya afectó la rentabilidad esperada del proyecto.

2. Control de materiales y almacenes de obra

Los materiales representan uno de los rubros más sensibles en construcción. El control debe cubrir desde la compra hasta el consumo efectivo en obra.

Las buenas prácticas incluyen:

• Requerimientos de materiales autorizados por el residente o jefe de producción.
• Órdenes de compra vinculadas al presupuesto y al cronograma.
• Guías de remisión y actas de recepción en obra.
• Kardex por obra o proyecto.
• Vales de salida de almacén firmados por responsable de cuadrilla o frente de trabajo.
• Inventarios físicos periódicos y conciliación con registros.

En términos tributarios, la adecuada sustentación documental resulta relevante frente a SUNAT, especialmente para acreditar costo o gasto deducible conforme al artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF. Si una empresa no puede demostrar el destino de materiales adquiridos por S/ 120,000, podría exponerse a reparos tributarios además de pérdidas operativas.

3. Supervisión del avance físico

El avance de obra debe medirse con criterios técnicos objetivos. No es recomendable depender únicamente de reportes narrativos o fotografías aisladas. El control debe apoyarse en metrados ejecutados, cuadernos de obra, informes del residente, reportes de supervisión y cronogramas actualizados.

Una práctica efectiva es establecer cierres semanales y mensuales donde se compare:

• Avance programado vs. avance real.
• Costo presupuestado vs. costo incurrido.
• Material consumido vs. metrado ejecutado.
• Horas-hombre planificadas vs. utilizadas.

Control interno en la contratación y supervisión de subcontratistas

Evaluación previa del subcontratista

La selección de subcontratistas no debe basarse solo en precio. Es indispensable evaluar capacidad técnica, experiencia, cumplimiento tributario, situación financiera y antecedentes de seguridad y salud en el trabajo.

Un expediente mínimo del subcontratista debería incluir:

• RUC activo y habido.
• Vigencia de poder del representante.
• Constancia de cuenta bancaria.
• Experiencia en trabajos similares.
• Sustento de personal calificado.
• Revisión de cumplimiento tributario y laboral.
• Pólizas o seguros, cuando corresponda.

Esto es particularmente importante porque, en determinadas circunstancias, un mal control puede generar contingencias laborales o contractuales para la empresa principal. Además, desde la perspectiva de prevención, la segregación de funciones entre quien solicita, quien evalúa, quien contrata y quien aprueba pagos es esencial.

Formalización contractual

Todo subcontratista debe trabajar con contrato u orden de servicio debidamente aprobada. El documento debe establecer con claridad:

• Objeto del servicio o partida contratada.
• Metrados, precios unitarios o monto alzado.
• Plazo de ejecución.
• Condiciones de valorización y pago.
• Retenciones de garantía.
• Penalidades por incumplimiento.
• Requisitos para conformidad y facturación.
• Obligaciones laborales, de seguridad y tributarias.

En el Perú, la ausencia de contratos bien estructurados suele generar controversias por adicionales, reclamos de mayores gastos generales o facturación sin sustento técnico suficiente.

Control de valorizaciones de subcontratistas

La valorización es uno de los puntos más críticos del control interno. Debe existir una ruta de validación clara entre obra, oficina técnica, administración y contabilidad.

Un flujo de control recomendable es el siguiente:

1. El subcontratista presenta su valorización con metrados, planos de sustento, reportes y evidencia de avance.
2. El residente o supervisor valida técnicamente los metrados ejecutados.
3. Oficina técnica revisa precios, partidas, adicionales y amortizaciones.
4. Administración verifica contrato, retenciones, adelantos y conformidades.
5. Contabilidad registra la obligación con base en documentación completa.
6. Tesorería paga solo contra expediente aprobado.

Este proceso reduce el riesgo de pagar dos veces una misma partida o reconocer costos sin sustento suficiente.

Tabla comparativa: errores frecuentes vs. controles recomendados

Valorizaciones y su impacto contable y financiero

Las valorizaciones no solo sirven para pagar a subcontratistas o cobrar a clientes; también tienen efecto en la contabilidad y en los estados financieros. Si una constructora reconoce ingresos por avance de obra o registra costos por valorizaciones sin adecuada validación, puede distorsionar márgenes, resultados del periodo y saldos de obras en curso.

En proyectos inmobiliarios o de construcción por contrato, la gerencia debe evaluar el momento y la base del reconocimiento de ingresos conforme a la NIIF 15 – Ingresos de actividades ordinarias procedentes de contratos con clientes. Asimismo, las estimaciones relacionadas con costos por incurrir, provisiones o pérdidas esperadas deben revisarse periódicamente bajo criterios consistentes.

Desde el enfoque de auditoría, la NIA 540 – Auditoría de estimaciones contables y de la información relacionada a revelar cobra especial relevancia cuando las valorizaciones implican juicios significativos sobre grado de avance, costos proyectados o recuperabilidad de saldos.

Ejemplo práctico

Caso de una constructora que ejecuta un edificio multifamiliar en Arequipa

Una empresa constructora contrata a un subcontratista para instalaciones sanitarias por S/ 280,000. El contrato establece pagos mensuales contra valorización aprobada, con retención de garantía del 10%. Durante el tercer mes, el subcontratista presenta una valorización por S/ 95,000.

Sin un control interno adecuado, administración podría procesar el pago solo con la factura y el visto bueno informal del residente. Sin embargo, al aplicar un sistema de control robusto, se detecta lo siguiente:

• Solo S/ 78,000 corresponde a metrados efectivamente ejecutados.
• S/ 7,000 corresponde a una partida adicional no aprobada formalmente.
• No se había aplicado la amortización de un adelanto inicial.
• La retención contractual del 10% no estaba considerada.

Como resultado, el monto realmente pagable no era S/ 95,000, sino un importe menor debidamente conciliado. Este tipo de revisión evita desembolsos indebidos y mejora la confiabilidad de la información financiera del proyecto.

Controles documentarios indispensables

Un expediente de pago o valorización debería contener, como mínimo:

• Contrato u orden de servicio.
• Valorización detallada.
• Informe de conformidad técnica.
• Sustento de metrados o avance.
• Acta de aprobación de adicionales, si aplica.
• Factura o recibo por honorarios, según corresponda.
• Cálculo de retenciones, detracciones o adelantos.
• Constancia de cumplimiento de requisitos laborales y de seguridad, cuando aplique.

En materia tributaria, también debe evaluarse la aplicación del Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central, de corresponder, conforme al Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N.° 940. Un error en detracciones puede generar contingencias por uso indebido del crédito fiscal o dificultades para sustentar la deducción del gasto.

Indicadores clave para monitorear el control interno en construcción

Para que el control interno sea realmente útil, la gerencia debe revisar indicadores periódicos. Algunos KPI recomendables son:

• Variación porcentual entre costo presupuestado y costo real por partida.
• Porcentaje de valorizaciones observadas o ajustadas.
• Días promedio de aprobación de valorizaciones.
• Porcentaje de materiales con diferencia entre kardex e inventario físico.
• Número de adicionales sin aprobación formal.
• Porcentaje de subcontratistas con expediente completo y actualizado.

Estos indicadores ayudan a detectar fallas antes de que se conviertan en pérdidas relevantes o en observaciones de auditoría.

Buenas prácticas para fortalecer el control interno

Segregación de funciones

Quien solicita, quien ejecuta, quien aprueba y quien paga no deberían ser la misma persona. En empresas pequeñas esto puede parecer difícil, pero incluso con estructuras reducidas se pueden implementar revisiones cruzadas y autorizaciones escalonadas.

Digitalización y trazabilidad

El uso de software de obra, repositorios documentarios y flujos de aprobación electrónicos mejora la trazabilidad. Una valorización digital con historial de observaciones y aprobaciones reduce el riesgo de manipulación o pérdida de documentos.

Auditorías internas periódicas

Las revisiones selectivas por proyecto permiten validar si los controles realmente se cumplen. No basta con tener procedimientos escritos; es necesario probar su funcionamiento en campo y corregir desviaciones oportunamente.

Capacitación del personal técnico y administrativo

Muchas fallas no ocurren por mala fe, sino por desconocimiento. Residentes, asistentes de obra, logística, contabilidad y tesorería deben manejar criterios uniformes sobre valorizaciones, contratos, documentación y autorizaciones.

Ejemplo práctico

Caso de una inmobiliaria con varios proyectos simultáneos en Lima Norte

Una inmobiliaria administraba cuatro proyectos a la vez y centralizaba los pagos en oficina principal. Cada obra enviaba valorizaciones por correo, sin formato estándar ni documentación uniforme. Como consecuencia, se detectaron pagos duplicados por S/ 32,000 a un mismo subcontratista de acabados y diferencias recurrentes entre avance físico y costos registrados.

La solución implementada consistió en:

• Crear un formato único de valorización.
• Exigir sustento de metrados y conformidad técnica.
• Asignar códigos por proyecto, etapa y proveedor.
• Establecer un checklist previo al pago.
• Conciliar mensualmente costos de obra con contabilidad.

En seis meses, la empresa redujo observaciones de pago en más del 40% y mejoró la proyección de flujo de caja por proyecto. Este resultado demuestra que el control interno no debe verse como burocracia, sino como una herramienta de rentabilidad y orden financiero.

Conclusión

El control interno en empresas constructoras e inmobiliarias es esencial para proteger márgenes, evitar pagos indebidos, sostener la calidad de la información financiera y reducir contingencias contractuales y tributarias. Los puntos más sensibles suelen concentrarse en el control de obras, la gestión de subcontratistas y la revisión de valorizaciones, precisamente donde existe mayor exposición a errores, sobrecostos o decisiones discrecionales.

Implementar controles claros sobre presupuesto, materiales, avance físico, contratación, valorización y pago permite a la gerencia tomar decisiones con información más confiable y fortalecer la sostenibilidad de cada proyecto. En un entorno como el peruano, donde los costos de construcción, los plazos y las exigencias documentarias pueden afectar seriamente la rentabilidad, contar con un sistema de control interno robusto ya no es opcional.

Si su empresa constructora o inmobiliaria necesita evaluar o fortalecer sus procesos de control interno, auditoría o cumplimiento, puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe para una asesoría especializada.