Control interno de entregas a rendir y anticipos a proveedores y trabajadores: cómo evitar saldos antiguos

Control interno de entregas a rendir y anticipos: un riesgo frecuente en empresas y ONGs

En muchas organizaciones peruanas, las entregas a rendir y los anticipos a proveedores y trabajadores forman parte de la operatividad diaria. Se usan para viáticos, compras urgentes, gastos de campo, movilidades, adelantos por servicios, adquisición de materiales y otras necesidades que requieren rapidez. Sin embargo, cuando estos desembolsos no cuentan con controles adecuados, se convierten en una de las fuentes más comunes de saldos antiguos, observaciones de auditoría, debilidades de control interno e incluso contingencias tributarias.

Es habitual encontrar en revisiones financieras cuentas con partidas pendientes por varios meses o incluso años, sin sustento suficiente, sin documentación de rendición o sin confirmación del proveedor o trabajador responsable. Esta situación afecta la razonabilidad de los estados financieros, debilita la gestión de tesorería y expone a la entidad a un mayor riesgo de uso indebido de fondos.

Desde la perspectiva de auditoría, este tema se relaciona directamente con la NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno y la NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados, porque las entregas a rendir y los anticipos suelen involucrar riesgos de error, fraude, gastos no deducibles y registros contables inadecuados.

En este artículo desarrollamos cómo implementar un sistema de control interno efectivo para evitar saldos antiguos, mejorar la recuperación oportuna de fondos y fortalecer la disciplina administrativa en empresas, asociaciones, fundaciones, cooperativas y ONGs en Perú.

¿Qué son las entregas a rendir y los anticipos?

Entregas a rendir a trabajadores

Son montos entregados a personal de la organización para cubrir gastos específicos que deberán ser sustentados posteriormente con comprobantes de pago y otros documentos de soporte. Por ejemplo:

• Viáticos para viajes a provincias.
• Compras menores urgentes.
• Gastos de representación o reuniones de campo.
• Movilidad local para actividades operativas.

Anticipos a proveedores

Son pagos efectuados antes de recibir el bien o servicio. En Perú, esto ocurre con frecuencia cuando un proveedor solicita un adelanto para iniciar producción, reservar mercadería, movilizar personal o adquirir insumos.

Anticipos a trabajadores

También pueden existir adelantos de remuneraciones, préstamos al personal o fondos para actividades institucionales. Aunque algunas entidades los registran en cuentas separadas, en la práctica comparten riesgos similares: recuperación tardía, falta de documentación y conciliaciones deficientes.

¿Por qué se generan saldos antiguos?

Los saldos antiguos no aparecen por casualidad. Normalmente son la consecuencia de políticas débiles, supervisión insuficiente y falta de seguimiento. Las causas más frecuentes son las siguientes:

1. Falta de políticas formales

Muchas organizaciones no tienen un procedimiento escrito que establezca montos máximos, plazos de rendición, responsables, documentos válidos y consecuencias por incumplimiento.

2. Ausencia de revisión previa

Se entregan fondos sin verificar si el trabajador o proveedor ya mantiene saldos pendientes anteriores. Esto genera acumulación y dificulta la recuperación.

3. Deficiente sustento documentario

Se aceptan comprobantes que no cumplen requisitos, tickets sin validez tributaria, documentos a nombre de terceros o rendiciones incompletas.

4. Falta de conciliación periódica

Si contabilidad y tesorería no revisan mensualmente el detalle de partidas pendientes, los saldos envejecen y pierden trazabilidad.

5. Debilidad en la segregación de funciones

Cuando la misma persona solicita, aprueba, recibe, usa y rinde fondos, se incrementa el riesgo de errores y uso indebido.

6. Falta de medidas correctivas

Si la organización no aplica descuentos, bloqueos de nuevos desembolsos o requerimientos formales, la rendición se posterga indefinidamente.

Riesgos financieros, tributarios y de auditoría

Los saldos antiguos en entregas a rendir y anticipos no solo son un problema administrativo. También pueden generar impactos relevantes en la información financiera y en el cumplimiento tributario.

Riesgo de incorrección en estados financieros

Un anticipo o entrega a rendir sin sustento podría no representar un activo recuperable. En ciertos casos, corresponde reconocer una pérdida, una cuenta por cobrar dudosa o incluso un gasto si se demuestra que el desembolso no generará beneficios económicos futuros. Esto se vincula con la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros, que exige una presentación razonable, y con la NIIF 9 – Instrumentos Financieros, aplicable en la evaluación de deterioro de cuentas por cobrar y activos financieros cuando corresponda.

Riesgo tributario

Desde el punto de vista fiscal, un gasto mal sustentado puede resultar no deducible para la determinación del Impuesto a la Renta. El artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, establece el principio de causalidad para la deducción de gastos. Asimismo, el artículo 44 de la misma ley regula conceptos no deducibles.

Además, para sustentar costo o gasto, los comprobantes de pago deben cumplir con lo exigido por el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT. Si la rendición contiene documentos inválidos o emitidos incorrectamente, la entidad puede enfrentar reparos tributarios.

Riesgo de fraude o apropiación indebida

Los fondos entregados sin control oportuno pueden ser usados para fines personales o distintos a los autorizados. Este riesgo es especialmente alto en operaciones descentralizadas, proyectos en campo y actividades con alta movilidad.

Controles internos clave para evitar saldos antiguos

1. Aprobar una política formal de entregas a rendir y anticipos

La organización debe contar con un documento aprobado por gerencia o dirección que defina:

• Finalidades permitidas.
• Montos máximos por tipo de gasto.
• Niveles de autorización.
• Plazos de rendición, por ejemplo, dentro de 3 a 5 días hábiles posteriores al uso del fondo o al retorno del viaje.
• Documentación sustentatoria aceptable.
• Restricción de nuevos desembolsos si existen saldos pendientes.
• Tratamiento de diferencias: devolución de sobrantes o descuento de faltantes.

2. Verificar saldos pendientes antes de desembolsar

Un control simple pero muy efectivo es exigir que tesorería revise el auxiliar de entregas a rendir y anticipos antes de entregar nuevos fondos. Si el trabajador o proveedor tiene partidas vencidas, no debería recibir nuevos desembolsos salvo autorización excepcional debidamente sustentada.

3. Establecer formatos estandarizados

Todo desembolso debe sustentarse con:

• Solicitud de anticipo o entrega a rendir.
• Aprobación del jefe responsable.
• Detalle del destino del gasto.
• Cargo de recepción del beneficiario.
• Formato de rendición documentada.

Este orden documental facilita el seguimiento y la auditoría posterior.

4. Aplicar segregación de funciones

Para reducir riesgos, conviene separar al menos estas funciones:

• Solicitud del fondo.
• Aprobación.
• Desembolso.
• Registro contable.
• Revisión de la rendición.

En entidades pequeñas donde no es posible una segregación completa, deben implementarse revisiones compensatorias por parte de gerencia o administración.

5. Realizar análisis de antigüedad mensual

Así como se revisan cuentas por cobrar, también debe elaborarse un reporte de antigüedad de entregas a rendir y anticipos, clasificando saldos por rangos: 0 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y más de 90 días.

6. Conciliar contabilidad con tesorería y logística

Los saldos de anticipos a proveedores deben cruzarse con órdenes de compra, contratos, guías de remisión, conformidades de servicio y facturas pendientes. En el caso de entregas a rendir a trabajadores, debe revisarse la consistencia entre el desembolso, la actividad realizada y la rendición presentada.

7. Definir consecuencias por incumplimiento

El control interno pierde efectividad cuando no existen medidas concretas. Algunas acciones razonables son:

• Suspensión temporal de nuevos fondos.
• Comunicación formal al jefe inmediato.
• Descuento por planilla, cuando corresponda y exista autorización o sustento legal aplicable.
• Regularización contable y legal de partidas incobrables o no sustentadas.

Entregas a rendir vs anticipos a proveedores: diferencias de control

Procedimiento recomendado paso a paso

1. Solicitud

El área usuaria presenta una solicitud indicando motivo, monto, fecha de uso, centro de costo y proyecto.

2. Evaluación

Administración o tesorería verifica si existen saldos pendientes del solicitante o proveedor.

3. Aprobación

La jefatura autoriza según niveles definidos en la política interna.

4. Desembolso

Tesorería entrega el fondo y obtiene el cargo correspondiente.

5. Registro contable

Contabilidad registra el desembolso en la cuenta auxiliar adecuada, identificando responsable, fecha y concepto.

6. Rendición o aplicación

El trabajador presenta su rendición documentada o el proveedor aplica el anticipo contra la factura y entrega del bien o servicio.

7. Revisión

Contabilidad valida los documentos, verifica requisitos tributarios y determina el saldo a devolver o completar.

8. Cierre

Se regulariza la cuenta mediante devolución, compensación o reconocimiento contable final.

Ejemplo práctico: entrega a rendir para viaje a Cusco

Una ONG con sede en Lima entrega S/ 2,500 a un coordinador de proyecto para realizar una capacitación en Cusco durante tres días. La política interna establece que la rendición debe presentarse dentro de los 5 días hábiles posteriores al retorno.

El trabajador retorna y presenta comprobantes por S/ 2,120, pero incluye un consumo en restaurante por S/ 180 emitido a nombre de otra entidad y un ticket simple de movilidad por S/ 90 sin sustento suficiente. Además, no devuelve el saldo restante de inmediato.

Si la entidad no revisa oportunamente, el saldo podría permanecer meses en contabilidad. En cambio, con un control interno adecuado, se aplican estas acciones:

• Se observa la documentación inválida.
• Se solicita reemplazo o sustento adicional dentro de un plazo corto.
• Se exige devolución del saldo no utilizado.
• Se bloquean nuevas entregas a rendir hasta regularizar.

Resultado: se evita que la cuenta quede con un saldo antiguo y se reduce el riesgo de reparo tributario.

Ejemplo práctico: anticipo a proveedor de mobiliario

Una empresa comercial en Trujillo adelanta S/ 15,000 a un proveedor local para la fabricación de muebles de oficina. El contrato establece entrega en 20 días. Sin embargo, pasan 75 días y el proveedor no entrega la totalidad del mobiliario ni emite la factura final.

Si no existe seguimiento, ese anticipo puede quedar registrado por tiempo indefinido. Un buen control interno exige:

• Contrato con cláusulas de plazo, penalidad y devolución.
• Confirmación periódica del estado del pedido.
• Conciliación entre logística, tesorería y contabilidad.
• Escalamiento a gerencia al superar 30 o 60 días de atraso.

En algunos casos, si existen indicios de incobrabilidad, será necesario evaluar provisiones o acciones legales, según la evidencia disponible.

Señales de alerta que toda gerencia debe monitorear

• Trabajadores con varias rendiciones pendientes.
• Proveedores con anticipos antiguos sin facturación.
• Partidas sin movimiento por más de 90 días.
• Auxiliares contables sin detalle por responsable.
• Comprobantes observados que nunca se regularizan.
• Desembolsos recurrentes por montos redondos o inusuales.
• Rendiciones presentadas justo antes de auditoría o cierre anual.

Buenas prácticas para empresas y ONGs en Perú

En nuestra experiencia de auditoría y consultoría, las organizaciones que mejor controlan estas cuentas suelen aplicar las siguientes prácticas:

• Política escrita y difundida a todo el personal.
• Reporte mensual de antigüedad revisado por gerencia.
• Topes diferenciados por cargo, proyecto o tipo de gasto.
• Cierre obligatorio de rendiciones antes del fin de mes.
• Uso de medios de pago bancarizados para mayor trazabilidad.
• Capacitación periódica sobre comprobantes válidos y sustento tributario.
• Revisión especial al cierre del ejercicio para depurar saldos antiguos.

En ONGs que ejecutan fondos de cooperación internacional, este control es aún más importante, porque además del riesgo tributario existen exigencias específicas de donantes respecto a elegibilidad del gasto, plazos de justificación y trazabilidad documental.

Relación con la auditoría externa e interna

Durante una auditoría financiera, los saldos antiguos en entregas a rendir y anticipos suelen ser objeto de procedimientos específicos como:

• Revisión del auxiliar detallado.
• Pruebas documentarias de sustento.
• Confirmaciones con proveedores o responsables.
• Evaluación de recuperabilidad.
• Revisión de hechos posteriores a la fecha de cierre.

Si se detectan deficiencias significativas, el auditor puede comunicarlas a la administración y a los encargados del gobierno de la entidad conforme a la NIA 265 – Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad.

Por ello, corregir estos problemas antes del cierre anual no solo mejora la gestión, sino que reduce observaciones y facilita una auditoría más ordenada.

Conclusión

El control interno de entregas a rendir y anticipos a proveedores y trabajadores no debe verse como una simple formalidad administrativa. Se trata de un componente clave para proteger los recursos de la organización, asegurar información financiera confiable, evitar contingencias tributarias y reducir riesgos de fraude.

Los saldos antiguos suelen ser la consecuencia de políticas débiles, falta de seguimiento y ausencia de medidas correctivas. La solución pasa por establecer reglas claras, revisar antigüedad mensualmente, bloquear nuevos desembolsos a responsables con pendientes y exigir documentación válida y oportuna.

Si su empresa u ONG necesita fortalecer sus políticas de control interno, depurar saldos antiguos o evaluar riesgos en entregas a rendir y anticipos, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos apoyarlo. Para consultas especializadas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.