Control interno de préstamos al personal y cuentas por cobrar a accionistas y directores

Control interno de préstamos al personal y cuentas por cobrar a accionistas y directores

En muchas empresas peruanas, especialmente en negocios familiares, medianas empresas y organizaciones con estructuras de decisión concentradas, es frecuente encontrar préstamos al personal y cuentas por cobrar a accionistas, socios, directores o gerentes. Aunque estas operaciones pueden responder a necesidades legítimas de liquidez o beneficios laborales, también representan una de las áreas más sensibles desde la perspectiva de control interno, auditoría financiera, cumplimiento tributario y gobierno corporativo.

Cuando no existen políticas claras, contratos formales, cronogramas de cobranza ni aprobación independiente, estas cuentas pueden convertirse en saldos de difícil recuperación, operaciones observables por SUNAT, contingencias laborales o incluso indicios de disposición indirecta de utilidades. Por ello, su adecuado tratamiento no debe verse como una formalidad contable, sino como un componente esencial de la gestión financiera.

En este artículo desarrollamos, con enfoque práctico y aplicado a la realidad peruana, cómo estructurar un sistema de control interno sólido para estas operaciones, qué riesgos deben vigilarse y qué criterios contables, de auditoría y tributarios conviene considerar.

¿Qué comprende esta clase de cuentas por cobrar?

Dentro de este grupo suelen encontrarse las siguientes operaciones:

• Préstamos al personal por emergencia, salud, estudios, adelantos extraordinarios o convenios internos.
• Préstamos a gerentes y directores otorgados por la empresa.
• Cuentas por cobrar a accionistas o socios por retiros de fondos, pagos personales asumidos por la empresa, uso de caja o transferencias sin sustento comercial.
• Entregas a rendir cuenta que permanecen abiertas por periodos prolongados.
• Adelantos no regularizados que, en la práctica, terminan funcionando como financiamiento informal.

El problema no es solo la existencia de estas partidas, sino su permanencia sin sustento, sin interés pactado, sin vencimiento definido o sin capacidad real de recuperación.

Importancia del control interno en estas operaciones

El control interno busca brindar una seguridad razonable sobre la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa. En esta materia, un control deficiente puede generar:

• Distorsión de los estados financieros por sobrevaloración de activos.
• Falta de liquidez para la empresa.
• Conflictos de interés y debilidad en gobierno corporativo.
• Observaciones de auditoría por saldos antiguos o sin documentación.
• Reparos tributarios por operaciones no fehacientes o beneficios no sustentados.
• Riesgo de fraude o uso indebido de fondos empresariales.

Desde la perspectiva de auditoría, la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno exige comprender los procesos, controles y riesgos asociados a estas cuentas. Asimismo, la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados requiere diseñar procedimientos sobre áreas sensibles como partes relacionadas y cuentas por cobrar no comerciales.

Principales riesgos asociados

1. Riesgo de incobrabilidad

Un préstamo al trabajador o una cuenta por cobrar al accionista puede mantenerse en libros durante meses o años sin evidencia de recuperación. Si no se evalúa oportunamente, el activo puede estar sobreestimado.

2. Riesgo de operaciones no autorizadas

En algunas empresas, la gerencia o los socios retiran fondos sin acuerdo formal ni aprobación del órgano competente. Esto debilita la trazabilidad y abre espacio a cuestionamientos internos y externos.

3. Riesgo tributario

Si la empresa asume gastos personales de accionistas o directores, o mantiene saldos sin sustento de recuperación, SUNAT podría cuestionar la causalidad del gasto o la naturaleza del desembolso. También puede analizar si existe distribución indirecta de rentas o beneficios no sustentados, según el caso concreto.

4. Riesgo de presentación inadecuada

La NIC 1 - Presentación de Estados Financieros exige una adecuada clasificación y revelación. Además, la NIC 24 - Información a Revelar sobre Partes Relacionadas obliga a revelar saldos, condiciones y transacciones con partes relacionadas, incluyendo accionistas, directores y personal clave de la gerencia cuando corresponda.

5. Riesgo de conflicto laboral

En préstamos al personal, la falta de autorización expresa para descuentos por planilla puede generar controversias laborales, especialmente al momento de la liquidación de beneficios sociales.

Marco normativo contable y de auditoría aplicable

Tratamiento contable

Las cuentas por cobrar por préstamos y saldos al personal o a partes relacionadas deben evaluarse bajo criterios de reconocimiento, medición y deterioro. Resultan especialmente relevantes:

• NIIF 9 - Instrumentos Financieros: regula la clasificación, medición y deterioro de cuentas por cobrar y préstamos.
• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros: exige clasificación adecuada entre corrientes y no corrientes, así como revelaciones suficientes.
• NIC 24 - Información a Revelar sobre Partes Relacionadas: requiere revelar transacciones, saldos pendientes, condiciones, garantías y deterioro relacionado con partes vinculadas.

Si la empresa mantiene un saldo por cobrar a un accionista sin vencimiento claro, sin interés y sin evidencia de cobro, no basta con registrarlo contablemente. Debe evaluarse si existe deterioro, si la presentación es razonable y si la revelación es suficiente.

Normas de auditoría relevantes

• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 550 - Partes relacionadas.
• NIA 505 - Confirmaciones externas, útil cuando se requiere confirmar saldos por cobrar relevantes.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas, especialmente respecto a integridad de información sobre partes relacionadas.

Referencias legales peruanas a considerar

Desde el punto de vista societario, la Ley General de Sociedades, Ley N.° 26887, establece deberes de diligencia y lealtad de los directores. Resulta relevante el artículo 171, referido al desempeño del cargo con la diligencia de un ordenado comerciante y de un representante leal. Asimismo, el artículo 180 regula restricciones vinculadas al conflicto de intereses del director.

En materia laboral, para descuentos en remuneraciones debe existir sustento legal o autorización del trabajador, siendo recomendable documentar expresamente el consentimiento. Y en el ámbito tributario, la evaluación dependerá de la naturaleza de la operación, su fehaciencia y su adecuada sustentación documental conforme al Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, particularmente el artículo 37 sobre causalidad del gasto, cuando corresponda evaluar desembolsos asumidos por la empresa.

Políticas mínimas de control interno que toda empresa debería implementar

1. Política formal aprobada por la gerencia o directorio

La empresa debe contar con una política escrita que defina:

• Quiénes pueden acceder a préstamos.
• Monto máximo por trabajador, gerente o director.
• Restricciones para accionistas y partes relacionadas.
• Tasa de interés aplicable, si corresponde.
• Plazo máximo de recuperación.
• Forma de pago: descuento por planilla, transferencia o compensación autorizada.
• Documentación obligatoria.
• Consecuencias del incumplimiento.

En empresas familiares peruanas, este punto suele omitirse por confianza entre las partes. Sin embargo, justamente en esos entornos es donde más se necesita formalidad.

2. Aprobación independiente y segregación de funciones

Ninguna persona debe aprobar su propio préstamo ni disponer unilateralmente de fondos empresariales. Debe existir segregación entre:

• Solicitud.
• Evaluación.
• Aprobación.
• Desembolso.
• Registro contable.
• Seguimiento de cobranza.

Si se trata de préstamos a directores o accionistas, la aprobación debe ser más rigurosa y quedar respaldada en acta de directorio o junta, según la estructura societaria.

3. Contrato o convenio de préstamo

Todo préstamo debe formalizarse por escrito e incluir:

• Identificación de las partes.
• Monto otorgado en Soles (S/).
• Fecha de desembolso.
• Cronograma de pagos.
• Intereses, si aplican.
• Autorización de descuento por planilla, de ser el caso.
• Cláusulas ante cese laboral o incumplimiento.

Sin contrato, la empresa pierde capacidad de exigir el cobro y se debilita la evidencia ante auditoría y SUNAT.

4. Registro contable diferenciado

No es recomendable mezclar todas estas operaciones en una sola cuenta genérica. La contabilidad debe permitir distinguir:

• Préstamos al personal.
• Entregas a rendir cuenta.
• Cuentas por cobrar a accionistas.
• Cuentas por cobrar a directores y gerentes.
• Intereses por cobrar, si existen.
• Provisión o deterioro acumulado.

Esta separación facilita el control, el análisis de antigüedad y las revelaciones financieras.

5. Conciliación y análisis de antigüedad mensual

El área de contabilidad o finanzas debe emitir mensualmente un reporte con:

• Saldo inicial.
• Nuevos desembolsos.
• Pagos o descuentos efectuados.
• Saldo final.
• Antigüedad por rangos: 0-30, 31-90, 91-180, más de 180 días.
• Observaciones sobre recuperabilidad.

Los saldos antiguos deben escalarse a gerencia para decisión inmediata.

6. Confirmación periódica de saldos

Al cierre mensual o trimestral, es recomendable obtener confirmación firmada del deudor, especialmente en cuentas por cobrar a accionistas, directores o gerentes. Este control fortalece la evidencia de existencia y conformidad del saldo.

7. Evaluación de deterioro

Bajo NIIF 9 - Instrumentos Financieros, la empresa debe evaluar si existe riesgo de no recuperación. Si un ex trabajador dejó la empresa con deuda pendiente y no hay expectativa razonable de cobro, puede ser necesario reconocer deterioro.

Tabla comparativa: préstamos al personal vs. cuentas por cobrar a accionistas y directores

Procedimientos de auditoría y revisión interna recomendados

Desde una perspectiva de auditoría interna o externa, conviene aplicar procedimientos como los siguientes:

• Solicitar el detalle completo de saldos por deudor.
• Revisar contratos, solicitudes y aprobaciones.
• Verificar si existe acta de directorio o junta para operaciones con accionistas o directores.
• Conciliar los desembolsos con vouchers, transferencias bancarias y registros contables.
• Comprobar descuentos por planilla en préstamos al personal.
• Aplicar confirmaciones de saldo conforme a la NIA 505 - Confirmaciones externas.
• Evaluar antigüedad y recuperabilidad del saldo.
• Revisar revelaciones de partes relacionadas bajo NIC 24 - Información a Revelar sobre Partes Relacionadas.
• Analizar si existen indicios de fraude o de omisión de información conforme a la NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.

Señales de alerta que no deben ignorarse

• Saldos antiguos que se renuevan sin pago real.
• Préstamos sin contrato ni cronograma.
• Cuentas por cobrar a accionistas sin intereses ni fecha de vencimiento.
• Pagos personales cargados a la empresa como “entregas a rendir”.
• Compensaciones informales sin sustento documental.
• Ausencia de revelación de partes relacionadas en estados financieros.
• Desembolsos aprobados por la misma persona beneficiaria.

Estas situaciones suelen derivar en observaciones de auditoría, ajustes contables o recomendaciones de fortalecimiento del control interno.

Ejemplo práctico: préstamo al personal en una empresa comercial de Lima

Una empresa comercial otorga a un trabajador un préstamo de S/ 8,000 por motivos de salud, pagadero en 10 cuotas mensuales de S/ 800 mediante descuento por planilla. El proceso adecuado debería incluir:

1. Solicitud escrita del trabajador.
2. Evaluación de capacidad de descuento por Recursos Humanos y Finanzas.
3. Aprobación por gerencia según política interna.
4. Firma de convenio de préstamo y autorización de descuento.
5. Desembolso bancarizado.
6. Registro contable en cuenta específica de préstamos al personal.
7. Conciliación mensual con la planilla.

Si el trabajador cesa en el mes 4 y queda un saldo pendiente de S/ 4,800, la empresa debe evaluar la posibilidad legal y práctica de compensación con beneficios sociales autorizados y, de no ser recuperable, analizar el deterioro correspondiente bajo NIIF 9 - Instrumentos Financieros.

Ejemplo práctico: cuenta por cobrar a accionista en una empresa familiar de Trujillo

Una empresa industrial transfiere S/ 120,000 a uno de sus accionistas para atender una “necesidad temporal de caja personal”, sin contrato, sin interés y sin acuerdo de directorio. Se registra en contabilidad como cuenta por cobrar diversa. Al cierre del ejercicio, el saldo sigue pendiente.

¿Cuáles son los problemas?

• No existe evidencia formal de aprobación.
• La operación involucra a una parte relacionada y debió evaluarse bajo NIC 24 - Información a Revelar sobre Partes Relacionadas.
• Hay riesgo de que el saldo no sea recuperable.
• La empresa expone liquidez en beneficio de un accionista sin control adecuado.
• Puede originar observaciones tributarias y de gobierno corporativo.

¿Qué debió hacerse?

• Aprobación formal del órgano competente.
• Contrato con plazo, interés y cronograma.
• Evaluación de capacidad de pago.
• Seguimiento documentado.
• Revelación expresa en estados financieros.

Si al cierre no existe evidencia razonable de recuperación, la administración y el auditor deberán evaluar la necesidad de registrar deterioro y ampliar revelaciones.

Buenas prácticas para fortalecer el control interno

Automatizar alertas de vencimiento

El ERP o sistema contable debe generar alertas de cuotas vencidas, saldos antiguos y deudores reincidentes.

Limitar operaciones con partes relacionadas

En muchas empresas, la mejor política es restringir o prohibir préstamos a accionistas y directores, salvo casos excepcionales debidamente aprobados y documentados.

Reportar al directorio mensualmente

Un informe de cuentas por cobrar no comerciales permite supervisión oportuna y evita que saldos pequeños crezcan sin control.

Vincular el control interno con la auditoría interna

La revisión periódica de estas cuentas por un tercero independiente dentro de la organización mejora la disciplina y la transparencia.

Impacto en los estados financieros

Un control deficiente en esta área puede afectar directamente:

• Estado de situación financiera: por sobrevaloración de cuentas por cobrar.
• Estado de resultados: por reconocimiento tardío de deterioro.
• Notas a los estados financieros: por omisión de revelaciones de partes relacionadas.
• Indicadores financieros: liquidez, rotación de cuentas por cobrar y calidad de activos.

Por ejemplo, una empresa que muestra S/ 500,000 en cuentas por cobrar a accionistas con más de un año de antigüedad podría aparentar una liquidez mayor a la real. Esto afecta decisiones de bancos, inversionistas, proveedores y de la propia gerencia.

Conclusión

Los préstamos al personal y las cuentas por cobrar a accionistas y directores no deben tratarse como simples saldos administrativos. Son operaciones sensibles que exigen políticas formales, documentación completa, aprobación independiente, seguimiento permanente y adecuada evaluación contable y tributaria.

En el contexto peruano, donde muchas empresas mantienen estructuras familiares o decisiones concentradas, fortalecer el control interno en esta materia ayuda a prevenir contingencias, mejorar la transparencia y proteger la liquidez del negocio. Además, permite que los estados financieros reflejen de manera razonable la realidad económica de la empresa, en línea con las exigencias de las NIIF, las NIAs y la normativa societaria aplicable.

Si su empresa necesita evaluar o fortalecer sus controles sobre préstamos al personal, cuentas por cobrar a partes relacionadas o revelaciones financieras, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle. Para consultas especializadas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.