Debida Diligencia (Due Diligence) de Proveedores y Clientes: Cómo evaluar riesgos financieros, tributarios y reputacionales

¿Qué es la debida diligencia de proveedores y clientes?

La debida diligencia o due diligence de proveedores y clientes es el proceso de revisión, validación y análisis previo —y también periódico— que realiza una empresa para conocer con quién hace negocios, identificar riesgos y tomar decisiones informadas. En términos de control interno, este procedimiento ayuda a prevenir pérdidas económicas, incumplimientos tributarios, fraudes, operaciones con empresas no confiables y daños a la reputación corporativa.

En el contexto peruano, la debida diligencia no debe verse solo como una buena práctica administrativa. También es un mecanismo que protege a la empresa frente a observaciones de SUNAT, conflictos contractuales, problemas de cobranza, riesgos de lavado de activos y cuestionamientos por operaciones con proveedores sin capacidad operativa real.

Por ejemplo, una empresa que contrata a un proveedor con RUC activo, pero con domicilio fiscal no habido, sin personal, sin activos y con reiteradas inconsistencias tributarias, se expone a reparos del crédito fiscal del IGV, observaciones del gasto para efectos del Impuesto a la Renta e incluso a investigaciones por operaciones no fehacientes.

¿Por qué es importante implementar due diligence en el control interno?

La debida diligencia fortalece el sistema de control interno porque reduce la probabilidad de que la empresa se vincule con terceros que puedan generar contingencias económicas o legales. Además, permite documentar que la gerencia actuó con diligencia razonable antes de contratar o vender a crédito.

Principales objetivos de la debida diligencia

• Verificar la existencia y formalidad del proveedor o cliente.
• Evaluar la capacidad financiera para cumplir obligaciones contractuales.
• Detectar riesgos tributarios que puedan afectar la deducibilidad de gastos o el uso del crédito fiscal.
• Identificar señales de alerta reputacionales, legales y operativas.
• Prevenir fraude interno y externo, colusión o conflictos de interés.
• Reducir incobrables en el caso de clientes.

Desde la perspectiva de auditoría, este proceso se relaciona con la NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, ya que conocer a los terceros clave ayuda a identificar riesgos relevantes en compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y cumplimiento normativo.

También guarda relación con la NIA 240 – Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude, dado que muchas operaciones fraudulentas se canalizan a través de proveedores vinculados, empresas de fachada o clientes ficticios.

Riesgos que deben evaluarse en proveedores y clientes

Una revisión efectiva debe abarcar, como mínimo, tres dimensiones: riesgo financiero, riesgo tributario y riesgo reputacional. En muchos casos, además, conviene incluir el riesgo legal, operativo y de cumplimiento.

1. Riesgo financiero

El riesgo financiero se refiere a la posibilidad de que el proveedor o cliente no pueda cumplir sus obligaciones por falta de liquidez, solvencia o capacidad operativa.

En proveedores, este riesgo puede traducirse en incumplimientos de entrega, quiebres de stock, retrasos en obra o abandono del servicio contratado. En clientes, se refleja principalmente en morosidad, refinanciaciones frecuentes, protestos o incobrabilidad.

Indicadores útiles para evaluar este riesgo:

• Antigüedad de la empresa.
• Ventas estimadas y nivel de operaciones.
• Capacidad instalada, personal y activos.
• Referencias comerciales y bancarias.
• Historial de pago o cobranza.
• Procesos judiciales, coactivos o concursales.

2. Riesgo tributario

En Perú, este punto es especialmente sensible. Una empresa puede tener una operación real desde el punto de vista comercial, pero si no logra demostrar la fehaciencia o la capacidad del proveedor, puede enfrentar reparos tributarios.

Entre los aspectos a revisar están:

• Estado del RUC: activo, habido o no habido.
• Condición de domicilio fiscal.
• Afectación a tributos y régimen tributario.
• Emisión válida de comprobantes de pago.
• Coincidencia entre actividad económica y servicio prestado.
• Existencia de detracciones, retenciones o percepciones aplicables.
• Consistencia de operaciones con montos, frecuencia y capacidad operativa.

El sustento legal de la obligación de emitir y exigir comprobantes de pago se encuentra en el artículo 1 de la Ley Marco de Comprobantes de Pago, Decreto Ley N.° 25632, que establece la obligación de emitir comprobantes en las transferencias de bienes, entregas en uso o prestación de servicios. Asimismo, el artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, regula conceptos no deducibles, y en la práctica SUNAT puede observar gastos no fehacientes o insuficientemente sustentados.

En materia de crédito fiscal, el artículo 18 del Texto Único Ordenado de la Ley del IGV e ISC, aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, establece los requisitos sustanciales para ejercer el crédito fiscal, mientras que el artículo 19 regula los requisitos formales. Si el proveedor presenta inconsistencias graves, la empresa compradora puede verse expuesta a reparos.

3. Riesgo reputacional

El riesgo reputacional se presenta cuando el proveedor o cliente está vinculado a prácticas cuestionables que pueden afectar la imagen de la empresa: investigaciones por corrupción, lavado de activos, sanciones administrativas, conflictos laborales graves, incumplimientos ambientales o denuncias públicas reiteradas.

Hoy este riesgo es más relevante porque una relación comercial mal evaluada puede viralizarse rápidamente y afectar la confianza de clientes, donantes, bancos, cooperantes o inversionistas.

En el caso de ONGs, asociaciones y entidades receptoras de cooperación internacional, el análisis reputacional es aún más importante, ya que los financiadores suelen exigir trazabilidad sobre contrapartes, beneficiarios, consultores y proveedores críticos.

Documentación mínima para una debida diligencia adecuada

No todas las empresas requieren el mismo nivel de revisión. Sin embargo, existe una base documental mínima recomendable para proveedores y clientes.

Checklist básico de proveedores y clientes

Cómo evaluar el riesgo financiero de un proveedor o cliente

El análisis financiero no siempre requiere una auditoría completa. Muchas veces basta con aplicar procedimientos de revisión razonables y proporcionales al monto de la operación.

Aspectos clave a revisar

• Liquidez: capacidad de pagar obligaciones de corto plazo.
• Endeudamiento: dependencia de financiamiento externo.
• Rentabilidad: sostenibilidad del negocio.
• Rotación de cuentas por cobrar o pagar: disciplina financiera.
• Concentración de clientes o proveedores: dependencia económica.

Ejemplo práctico

Una empresa comercial en Lima evalúa contratar a un proveedor de transporte por S/ 480,000 anuales. El proveedor presenta una cotización competitiva, pero en la revisión se detecta que tiene solo un vehículo propio, deudas coactivas y una alta rotación de personal. Aunque el precio es atractivo, la empresa identifica un alto riesgo de incumplimiento operativo y de paralización de entregas. Como medida de control, decide exigir una carta fianza, pagos contra conformidad del servicio y una revisión adicional de su capacidad logística antes de adjudicar.

En clientes, el análisis cambia de enfoque. Si una empresa vende a crédito por S/ 150,000 mensuales a un nuevo distribuidor en provincias, debería revisar su historial de pagos, nivel de endeudamiento, referencias comerciales y capacidad de rotación del inventario. De lo contrario, el riesgo de cuentas incobrables puede crecer rápidamente.

Este análisis se vincula con la NIIF 9 – Instrumentos Financieros, que exige reconocer pérdidas crediticias esperadas sobre cuentas por cobrar. En otras palabras, una mala evaluación de clientes no solo genera problemas de cobranza, sino también impactos contables en provisiones y resultados.

Cómo evaluar el riesgo tributario en Perú

El riesgo tributario requiere una revisión más allá del simple RUC activo. Es necesario evaluar si la operación es coherente, documentable y defendible ante SUNAT.

Señales de alerta tributarias frecuentes

• Proveedor con condición de no habido.
• Actividad económica no relacionada con el servicio facturado.
• Emisión de comprobantes por montos elevados sin capacidad operativa visible.
• Uso de cuentas bancarias de terceros.
• Resistencia a firmar contratos o presentar sustento documental.
• Cambios frecuentes de domicilio fiscal o representante legal.
• Inconsistencias entre órdenes de compra, guías, informes y facturas.

Ejemplo práctico

Una ONG contrata servicios de capacitación por S/ 95,000 para un proyecto financiado por cooperación internacional. El proveedor emite factura válida, pero al revisar el expediente se observa que no cuenta con personal registrado, no acredita experiencia, comparte domicilio con otras empresas y no entrega informes consistentes con el servicio. En una eventual fiscalización, SUNAT podría cuestionar la fehaciencia de la operación, y el cooperante podría observar el gasto por falta de trazabilidad. La contingencia no sería solo tributaria, sino también financiera y reputacional.

Por ello, además del comprobante de pago, conviene conservar propuestas, contratos, entregables, correos, informes de conformidad, evidencia fotográfica, registro de asistencia, guías, valorizaciones y cualquier documento que demuestre la realidad de la operación.

Cómo evaluar el riesgo reputacional y de cumplimiento

El análisis reputacional no debe limitarse a una búsqueda rápida en internet. Debe formar parte de una matriz de evaluación de terceros, especialmente cuando se trata de proveedores críticos, clientes de alto monto, intermediarios, consultores, distribuidores o socios estratégicos.

Fuentes de revisión recomendadas

• Consulta de noticias y medios confiables.
• Revisión de procesos judiciales públicos cuando corresponda.
• Verificación de sanciones administrativas o regulatorias.
• Validación de antecedentes de socios y representantes.
• Evaluación de conflictos de interés con personal interno.
• Revisión de listas restrictivas si la organización lo requiere por políticas de compliance.

En empresas con programas de integridad, este análisis se alinea con la NIA 250 – Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros, porque el incumplimiento normativo de terceros puede derivar en riesgos para la entidad auditada.

Ejemplo práctico

Una empresa del sector construcción evalúa subcontratar a una firma por S/ 1,200,000 para obras complementarias. En la revisión reputacional encuentra que uno de sus socios ha sido mencionado reiteradamente en investigaciones por colusión en contrataciones públicas. Aunque no exista una sentencia firme, la empresa concluye que el riesgo reputacional y contractual es elevado, por lo que decide no continuar con la contratación y documenta la decisión en acta del comité de compras.

Matriz de evaluación de riesgos para proveedores y clientes

Una buena práctica es asignar un nivel de riesgo a cada tercero para definir la profundidad de la revisión y los controles posteriores.

Con esta clasificación, la empresa puede definir acciones como:

• Riesgo bajo: alta simple con documentación básica.
• Riesgo medio: validaciones adicionales y aprobación de jefatura.
• Riesgo alto: visita, revisión ampliada, aprobación gerencial y monitoreo permanente.

Controles internos recomendados para una debida diligencia efectiva

1. Política formal de alta de proveedores y clientes

La empresa debe contar con una política escrita que establezca requisitos mínimos, responsables, niveles de aprobación y periodicidad de actualización.

2. Segregación de funciones

Quien solicita la contratación no debería ser la misma persona que aprueba el alta, valida el cumplimiento documental y autoriza el pago. Este principio reduce riesgos de fraude y conflicto de interés.

3. Expediente digital completo

Cada proveedor o cliente debe contar con un expediente digital ordenado con sustento legal, tributario, financiero y comercial.

4. Revisión periódica

No basta con evaluar al tercero una sola vez. La situación financiera o tributaria puede cambiar. Es recomendable actualizar la revisión al menos una vez al año o antes si hay operaciones significativas.

5. Alertas y monitoreo

La empresa puede establecer alertas para detectar cambios de domicilio, condición de no habido, incremento inusual de operaciones, devoluciones frecuentes, incumplimientos o quejas relevantes.

6. Integración con contabilidad, compras y tesorería

La debida diligencia debe conectarse con los procesos de compras, cuentas por pagar, ventas, créditos y cobranzas. De poco sirve una evaluación inicial si luego se procesan pagos sin contrato, sin conformidad o a cuentas bancarias no autorizadas.

Errores frecuentes en la debida diligencia de terceros

• Confiar solo en la ficha RUC.
• Aprobar proveedores por urgencia operativa sin expediente completo.
• No validar la capacidad real del proveedor.
• Otorgar líneas de crédito a clientes sin análisis financiero.
• No actualizar la información de terceros antiguos.
• No documentar la revisión ni la aprobación.
• Pagar a cuentas bancarias distintas a las registradas.
• No investigar alertas reputacionales o conflictos de interés.

Ejemplo práctico

Una empresa industrial incorpora de manera urgente a un proveedor de mantenimiento para atender una parada de planta. El proveedor emite facturas por S/ 210,000 en tres meses. Después se detecta que la empresa estaba vinculada a un ex trabajador del área de logística y que parte de los servicios no tenía informes de conformidad suficientes. El problema no fue solo documental: la ausencia de debida diligencia permitió un riesgo de fraude interno y una potencial contingencia tributaria.

Debida diligencia y auditoría: una relación directa

Desde la óptica del auditor, la calidad del proceso de due diligence influye directamente en la confiabilidad de las operaciones con terceros. Un sistema débil puede incrementar el riesgo de incorrección material en rubros como compras, gastos, cuentas por pagar, ventas, cuentas por cobrar, provisiones e incluso contingencias legales.

Además de la NIA 315 y la NIA 240, también resulta relevante la NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados, porque cuando se identifican riesgos elevados en terceros, la auditoría suele requerir procedimientos adicionales, como confirmaciones, revisión ampliada de sustento, pruebas de corte, análisis de pagos posteriores y validación de existencia del proveedor o cliente.

En el plano contable, la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes puede resultar aplicable cuando la empresa enfrenta contingencias derivadas de litigios, reclamos o riesgos asociados a terceros. Asimismo, la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros exige revelar adecuadamente riesgos y juicios significativos cuando corresponda.

Conclusión

La debida diligencia de proveedores y clientes no es un trámite administrativo ni un requisito meramente formal. Es una herramienta esencial de control interno para proteger a la empresa frente a riesgos financieros, tributarios y reputacionales que, en muchos casos, pueden evitarse con procedimientos simples pero bien diseñados.

En Perú, donde SUNAT exige sustento suficiente de las operaciones y donde los riesgos de fraude, incumplimiento y deterioro reputacional son cada vez más visibles, implementar un proceso de evaluación de terceros es una decisión estratégica. Verificar la formalidad del RUC ya no basta; es necesario analizar capacidad operativa, solvencia, trazabilidad documental, comportamiento comercial y antecedentes relevantes.

Una empresa que conoce a sus proveedores y clientes toma mejores decisiones, reduce contingencias y fortalece su gobierno corporativo. Si su organización necesita diseñar o mejorar su proceso de debida diligencia, evaluación de terceros o control interno, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe para recibir asesoría especializada.