Fraude en el área de compras y contrataciones: cómo detectar licitaciones dirigidas, sobreprecios y proveedores fantasma

Fraude en el área de compras y contrataciones: un riesgo crítico para empresas y ONGs

El fraude en compras y contrataciones es una de las modalidades más frecuentes y costosas dentro de las organizaciones. En la práctica, puede manifestarse mediante licitaciones dirigidas, sobreprecios, fraccionamiento de compras, conflicto de intereses no declarado y contratación de proveedores fantasma. Estas prácticas afectan directamente la liquidez, distorsionan la información financiera y debilitan el sistema de control interno.

En el contexto peruano, este riesgo no se limita a grandes corporaciones o entidades públicas. También impacta a PYMES, empresas familiares, asociaciones civiles, fundaciones y ONGs, especialmente cuando existe concentración de funciones, falta de supervisión independiente y procesos de adquisición poco documentados.

Desde la perspectiva de auditoría, este tema se relaciona directamente con la NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude, que exige considerar el riesgo de incorrección material por fraude, así como con la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno y la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.

En este artículo explicamos cómo operan estas modalidades, cuáles son las señales de alerta más comunes y qué controles internos ayudan a prevenirlas y detectarlas oportunamente en la realidad peruana.

¿Qué se entiende por fraude en compras y contrataciones?

Se considera fraude en compras y contrataciones a toda acción intencional orientada a obtener un beneficio indebido mediante la manipulación del proceso de adquisición de bienes o servicios. El objetivo suele ser desviar fondos, favorecer a terceros vinculados o encubrir pagos sin sustento económico real.

En términos prácticos, el fraude puede ocurrir en cualquiera de las etapas del proceso:

• Definición del requerimiento.
• Elaboración de términos de referencia o especificaciones técnicas.
• Invitación y evaluación de proveedores.
• Negociación y adjudicación.
• Recepción de bienes o conformidad de servicios.
• Registro contable y pago.

Cuando el sistema de control interno es débil, una sola persona puede influir en varias etapas y facilitar irregularidades sin ser detectada durante meses o incluso años.

Principales modalidades de fraude en compras

Licitaciones dirigidas

Una licitación dirigida ocurre cuando el proceso de selección se diseña para favorecer a un proveedor específico. Aunque formalmente aparenta competencia, en la práctica las condiciones ya están orientadas para que gane un postor predeterminado.

Esto puede suceder, por ejemplo, cuando:

• Se incluyen especificaciones técnicas innecesariamente restrictivas.
• Se establecen plazos imposibles para otros postores.
• Se invita solo a proveedores vinculados o previamente coordinados.
• Se filtra información privilegiada a un participante.
• Se descalifica a competidores por observaciones menores o subjetivas.

En una empresa peruana de distribución, por ejemplo, podría solicitarse la compra de equipos con una característica técnica exclusiva de una sola marca, sin justificación operativa real. Aunque se pidan tres cotizaciones, el resultado ya estaría condicionado desde el inicio.

Sobreprecios

El sobreprecio consiste en adquirir bienes o servicios por encima de su valor razonable de mercado, sin sustento técnico, comercial o contractual válido. La diferencia puede responder a sobornos, acuerdos colusorios, comisiones ilegales o simple negligencia en la evaluación de ofertas.

Los sobreprecios suelen justificarse con argumentos como urgencia, escasez, calidad superior o proveedor especializado. Sin embargo, cuando no existe documentación objetiva que respalde el mayor valor pagado, el riesgo de fraude aumenta considerablemente.

Desde el punto de vista contable, esto puede generar activos sobrevaluados, gastos inflados y márgenes distorsionados. En determinados casos, también puede afectar la deducibilidad tributaria si SUNAT concluye que el gasto no es fehaciente o no cumple el principio de causalidad.

Proveedores fantasma

Los proveedores fantasma son personas o empresas creadas o utilizadas para emitir comprobantes y recibir pagos por operaciones inexistentes o simuladas. A veces se trata de RUC activos sin capacidad operativa real; en otros casos, son empresas vinculadas a trabajadores o directivos de la propia organización.

Las señales más comunes incluyen:

• Domicilio fiscal inexistente o compartido con múltiples empresas sospechosas.
• Falta de página web, referencias comerciales o historial verificable.
• Representante legal sin experiencia en el rubro.
• Cuenta bancaria recién aperturada.
• Comprobantes por servicios genéricos, sin entregables claros.

En Perú, este riesgo es especialmente relevante por las contingencias tributarias asociadas al uso de comprobantes de operaciones no reales. El artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, establece limitaciones para la deducción de gastos que no cumplan los requisitos legales o carezcan de sustento. Asimismo, el artículo 37 de la misma ley exige que los gastos sean necesarios para producir y mantener la fuente de renta, conforme al principio de causalidad.

Señales de alerta que toda organización debe revisar

La detección temprana del fraude en compras depende de identificar red flags o indicadores de alerta. Ninguna señal por sí sola prueba un fraude, pero la concurrencia de varias debe motivar revisión inmediata.

¿Cómo operan estas irregularidades en la práctica?

Manipulación desde el requerimiento

Muchos fraudes no empiezan en la adjudicación, sino en la definición de la necesidad. Si el área usuaria formula un requerimiento ambiguo o direccionado, el proceso posterior queda contaminado. Por ejemplo, pedir “servicio integral especializado” sin alcance preciso facilita presupuestos inflados y conformidades subjetivas.

Debilidad en la homologación de proveedores

Cuando la organización no valida la existencia legal, capacidad financiera, experiencia y antecedentes del proveedor, abre la puerta a empresas de fachada. Un control básico en Perú debería incluir revisión de RUC, condición de habido, actividad económica, representantes legales, cuentas bancarias y referencias comerciales.

Conformidades complacientes

En varios casos, el fraude se consolida cuando se otorga conformidad a bienes no recibidos completamente o a servicios no ejecutados. Si la persona que aprueba la recepción no es independiente o no cuenta con sustento técnico, el pago puede procesarse sin que exista contraprestación real.

Marco normativo y de control aplicable

Además de las normas de auditoría ya mencionadas, el fortalecimiento del proceso de compras debe considerar principios de control interno alineados con buenas prácticas internacionales y exigencias locales.

Desde la perspectiva financiera, la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros exige que la información refleje razonablemente la situación financiera de la entidad. Si existen compras ficticias o sobrevaluadas, la presentación razonable se ve comprometida.

Asimismo, la NIC 2 - Inventarios resulta relevante cuando los bienes adquiridos se registran por importes superiores a su costo real o cuando se reconocen existencias que nunca ingresaron físicamente.

En materia de fraude, la NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude señala que siempre existe riesgo de elusión de controles por parte de la dirección y de reconocimiento indebido de transacciones. La NIA 500 - Evidencia de auditoría y la NIA 505 - Confirmaciones externas también son particularmente útiles para validar proveedores, saldos y operaciones.

En el ámbito tributario peruano, además del artículo 37 y artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, el sustento documental de las operaciones debe observar las reglas del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, en cuanto a la correcta emisión de comprobantes.

Controles internos clave para prevenir licitaciones dirigidas, sobreprecios y proveedores fantasma

1. Segregación de funciones

Ninguna persona debería controlar por sí sola el requerimiento, la selección, la conformidad y el pago. La separación mínima debe involucrar al área usuaria, logística o compras, contabilidad y tesorería.

2. Políticas formales de compras

Es indispensable contar con un manual que defina:

• Montos de aprobación por niveles jerárquicos.
• Número mínimo de cotizaciones según importe.
• Criterios objetivos de evaluación.
• Procedimientos de excepción por urgencia.
• Declaración de conflicto de intereses.

3. Debida diligencia de proveedores

Antes de contratar, la organización debe verificar:

• RUC activo y condición de habido.
• Vigencia de poderes del representante legal.
• Experiencia en el rubro.
• Capacidad operativa real.
• Cuenta bancaria a nombre del proveedor.
• Ausencia de vínculos no declarados con personal interno.

4. Cuadros comparativos reales y sustentados

No basta con reunir tres cotizaciones. Debe existir análisis de precio, calidad, plazo, garantía y condiciones comerciales. Si se elige la oferta más cara, la justificación debe quedar documentada.

5. Validación de recepción y conformidad

Todo bien o servicio debe contar con evidencia de recepción: guías, actas, informes, entregables, fotografías, reportes técnicos o constancias de uso. En servicios intangibles, la evidencia debe ser especialmente robusta.

6. Monitoreo de datos y analítica básica

Hoy incluso una PYME puede aplicar revisiones periódicas con hojas de cálculo o software ERP para identificar patrones atípicos: proveedores repetidos, montos fraccionados, redondeos inusuales, compras fuera de horario o coincidencias de cuentas bancarias.

Ejemplo práctico: licitación dirigida en una ONG peruana

Una ONG con operaciones en Lima y Cusco requiere adquirir equipos informáticos por S/ 280,000 para un proyecto financiado por cooperación internacional. El área de logística solicita tres cotizaciones y presenta un cuadro comparativo. A simple vista, el proceso parece regular.

Sin embargo, durante una revisión independiente se detecta lo siguiente:

• Las tres cotizaciones tienen formato similar y errores ortográficos idénticos.
• Dos proveedores fueron creados menos de seis meses antes.
• Las especificaciones técnicas exigen una configuración poco común, disponible principalmente en una marca distribuida por el proveedor ganador.
• El precio adjudicado supera en 18% el valor promedio de mercado.

¿Qué debió hacerse? Verificar la independencia real de las cotizaciones, sustentar técnicamente las especificaciones, validar la antigüedad y capacidad de los proveedores y comparar precios con referencias objetivas del mercado peruano. En este caso, la revisión oportuna evitó un perjuicio económico cercano a S/ 42,000.

Ejemplo práctico: proveedor fantasma en una empresa comercial

Una empresa de comercialización de repuestos registra pagos mensuales de entre S/ 12,000 y S/ 18,000 por “servicios de soporte logístico”. El proveedor emite facturas electrónicas válidas, por lo que contabilidad procesa el gasto sin mayor observación.

Meses después, una auditoría detecta que:

• El domicilio fiscal corresponde a una vivienda sin actividad empresarial visible.
• El proveedor no tiene trabajadores registrados ni activos conocidos.
• Los informes de servicio son genéricos y repetitivos.
• La cuenta bancaria receptora había sido abierta poco antes del inicio de la relación comercial.
• Existía vínculo familiar entre el representante legal del proveedor y un jefe de área.

El resultado fue la observación de gastos por parte de la administración, riesgo de reparo tributario y posible contingencia por operaciones no reales. Además del impacto económico, la empresa enfrentó un serio problema reputacional y disciplinario interno.

Cómo auditar el proceso de compras y contrataciones

Una revisión efectiva del área de compras no debe limitarse a verificar si existen órdenes de compra y facturas. Debe evaluar la lógica completa de la operación.

Procedimientos recomendados

• Mapear el proceso desde el requerimiento hasta el pago.
• Identificar puntos con concentración de funciones.
• Seleccionar muestras con enfoque en montos altos, proveedores nuevos y compras urgentes.
• Comparar precios con fuentes externas y compras históricas.
• Confirmar directamente con proveedores la operación y condiciones pactadas.
• Verificar recepción física o evidencia de ejecución del servicio.
• Revisar vínculos societarios, domicilios, teléfonos y correos compartidos.
• Analizar fraccionamiento de órdenes de compra por debajo de umbrales de aprobación.

Estos procedimientos guardan relación con la NIA 520 - Procedimientos analíticos y la NIA 530 - Muestreo de auditoría, especialmente cuando se busca identificar patrones inusuales en grandes volúmenes de transacciones.

Consecuencias del fraude en compras

Las organizaciones que no controlan adecuadamente esta área pueden enfrentar consecuencias severas:

• Pérdidas económicas directas por pagos indebidos o inflados.
• Estados financieros distorsionados por gastos o activos sobrevaluados.
• Contingencias tributarias por gastos no deducibles o reparos de SUNAT.
• Incumplimientos contractuales frente a financiadores, donantes o accionistas.
• Daño reputacional ante clientes, cooperantes y entidades supervisoras.
• Responsabilidad administrativa o penal según la gravedad del caso.

En una ONG, por ejemplo, un hallazgo de este tipo puede comprometer futuras subvenciones. En una empresa privada, puede afectar la confianza de socios, bancos y auditores externos.

Buenas prácticas para fortalecer el control interno en compras

• Actualizar periódicamente el padrón de proveedores.
• Rotar responsabilidades sensibles en logística y tesorería.
• Implementar canales de denuncia confidencial.
• Exigir declaraciones de independencia y conflicto de intereses.
• Usar indicadores de gestión: ahorro logrado, concentración de proveedores, tiempos de aprobación y compras por excepción.
• Capacitar al personal en ética, fraude y documentación sustentatoria.
• Realizar auditorías sorpresivas en procesos críticos.

Un control interno sólido no busca entorpecer la operación, sino proteger los recursos de la organización y asegurar que cada Sol invertido responda a una necesidad real, con condiciones razonables y evidencia suficiente.

Conclusión

El fraude en el área de compras y contrataciones adopta formas aparentemente simples, pero con efectos económicos y legales muy relevantes. Las licitaciones dirigidas, los sobreprecios y los proveedores fantasma suelen prosperar cuando faltan segregación de funciones, debida diligencia, revisión independiente y documentación adecuada.

En el entorno peruano, donde la presión por ejecutar presupuestos y atender urgencias puede debilitar los controles, resulta indispensable fortalecer los procedimientos de adquisición con enfoque preventivo y de auditoría continua. Detectar una irregularidad a tiempo puede evitar pérdidas, reparos tributarios y daños reputacionales difíciles de revertir.

Si su empresa, ONG o institución desea evaluar riesgos de fraude, revisar su proceso de compras o fortalecer su sistema de control interno, puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe.