Fraude en planillas y recursos humanos: trabajadores fantasma, horas extras ficticias y comisiones alteradas

Fraude en planillas y recursos humanos: un riesgo silencioso con alto impacto

El fraude en planillas y recursos humanos es uno de los riesgos de control interno más sensibles para cualquier organización en el Perú, ya sea una empresa comercial, industrial, de servicios, una ONG o una entidad con proyectos financiados por cooperantes. A diferencia de otros fraudes más visibles, este suele ocultarse dentro de procesos rutinarios: altas de personal, cálculo de remuneraciones, pago de horas extras, comisiones comerciales, bonos y liquidaciones.

Cuando una organización no cuenta con controles adecuados, pueden aparecer esquemas como trabajadores fantasma, horas extras ficticias y comisiones alteradas. Estos hechos no solo generan pérdidas directas de dinero, sino también contingencias tributarias, laborales, reputacionales y hasta penales.

Desde la perspectiva de auditoría, este riesgo se relaciona con debilidades en el diseño y funcionamiento del control interno. En ese marco, la NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude exige considerar el riesgo de fraude en el reconocimiento de ingresos, en la manipulación de registros y en la apropiación indebida de activos. Asimismo, la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno y la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados resultan fundamentales para evaluar estos procesos.

En el ámbito laboral peruano, una planilla mal controlada también puede afectar el cumplimiento de obligaciones vinculadas a remuneraciones, aportes a EsSalud, retenciones de quinta categoría, aportes previsionales y beneficios sociales. Por ello, el problema trasciende al área de recursos humanos y se convierte en un asunto estratégico de gobierno corporativo y gestión de riesgos.

¿Qué se entiende por fraude en planillas y recursos humanos?

Se trata de cualquier acción intencional orientada a obtener pagos indebidos o alterar la información del personal para beneficio propio o de terceros. En la práctica, puede involucrar a personal de recursos humanos, jefaturas operativas, personal de tesorería, supervisores de campo, vendedores, responsables de sistemas o incluso terceros vinculados.

Los esquemas más frecuentes incluyen:

• Creación de trabajadores inexistentes o ya desvinculados que siguen cobrando.
• Registro de horas extras no trabajadas o infladas.
• Manipulación de comisiones por ventas, cobranzas o productividad.
• Alteración de categorías salariales, bonos o asignaciones familiares.
• Pago duplicado de remuneraciones o beneficios sociales.
• Desvío de cuentas bancarias de trabajadores reales hacia cuentas controladas por terceros.

En muchos casos, el fraude persiste porque los procesos están excesivamente centralizados, no existe segregación de funciones o la gerencia confía en reportes sin validación independiente.

Principales modalidades de fraude en planillas

1. Trabajadores fantasma

Los trabajadores fantasma son personas inexistentes o extrabajadores que continúan figurando en la planilla y generan pagos periódicos. Este fraude puede presentarse de varias formas:

• Se crea un trabajador ficticio con DNI, cuenta bancaria o legajo adulterado.
• Se mantiene activo a un trabajador cesado y nadie comunica oportunamente su baja.
• Se registra personal temporal o de campo sin validación física ni documental.
• Se utiliza la identidad de una persona real, pero el pago se desvía a una cuenta controlada por el fraudador.

Este esquema es más común en organizaciones con alta rotación, operaciones descentralizadas, proyectos en zonas rurales o múltiples sedes. También puede aparecer en ONGs que manejan personal por proyecto y consultores de corto plazo si no existe conciliación entre contratos, T-Registro, planilla y pagos bancarios.

Ejemplo práctico

Una ONG en Lima ejecuta un proyecto social en Ayacucho con 45 promotores de campo. El coordinador local remite mensualmente la relación de personal activo, pero la oficina central no realiza verificaciones presenciales ni cruces con asistencia georreferenciada. Durante una revisión interna se detecta que 3 personas ya no laboraban desde hacía cuatro meses, pero seguían en planilla con una remuneración mensual de S/ 2,400 cada una. La pérdida acumulada ascendió a S/ 28,800, sin considerar aportes y cargas sociales asociadas.

2. Horas extras ficticias

Las horas extras ficticias ocurren cuando se registran jornadas adicionales no realizadas, se inflan las horas realmente trabajadas o se aprueban pagos sin sustento. En el Perú, las horas extras tienen incidencia directa sobre el costo laboral, y su mala gestión puede distorsionar márgenes, presupuestos y resultados por centro de costo.

Este fraude suele originarse por:

• Controles manuales de asistencia fáciles de manipular.
• Aprobaciones automáticas por parte de jefes sin revisión real.
• Falta de correlación entre producción, turnos y horas reportadas.
• Acuerdos colusorios entre trabajador, supervisor y personal de planillas.

Además del perjuicio económico, un mal registro de jornada puede generar contingencias ante una inspección laboral de SUNAFIL.

Ejemplo práctico

Una empresa de manufactura en Arequipa paga horas extras en función de partes manuales firmados por supervisores. En auditoría se observa que durante tres meses un grupo de 12 operarios reportó en promedio 30 horas extras mensuales, pese a que la producción del periodo cayó 18%. Al contrastar con los registros del reloj biométrico y las órdenes de producción, se concluye que aproximadamente el 40% de las horas extras pagadas carecía de sustento. El sobrecosto estimado fue de S/ 19,600, más cargas sociales.

3. Comisiones alteradas

Las comisiones alteradas suelen presentarse en áreas comerciales, cobranzas, microfinanzas, retail y servicios. El fraude puede consistir en inflar ventas, cambiar porcentajes de comisión, duplicar operaciones, asignar ventas a vendedores equivocados o manipular notas de crédito y devoluciones para sostener comisiones indebidas.

También se observa cuando el esquema de incentivos está mal diseñado y permite pagar por ventas no cobradas, ventas anuladas o colocaciones sin sustento económico real.

Ejemplo práctico

Una empresa distribuidora en Trujillo paga una comisión del 3% sobre ventas facturadas. El encargado de planillas recibe un reporte de Excel elaborado por la jefatura comercial sin control de versiones ni conciliación con el ERP. Luego de una revisión, se detecta que determinadas ventas anuladas al cierre del mes siguiente no fueron descontadas de la base comisionable. Como resultado, se pagaron comisiones indebidas por S/ 14,250 en un trimestre.

Señales de alerta que no deben ignorarse

Existen indicadores que pueden alertar a la gerencia, auditoría interna o al área de cumplimiento sobre la posible existencia de fraude en planillas.

Impacto financiero, tributario y legal en el Perú

El fraude en planillas no solo representa una salida indebida de efectivo. También puede afectar la razonabilidad de los estados financieros, el cálculo del costo de ventas, gastos administrativos y provisiones laborales.

Desde el punto de vista contable, la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros exige que la información financiera represente fielmente la situación de la entidad. Asimismo, la NIC 19 - Beneficios a los Empleados regula el reconocimiento de obligaciones por remuneraciones y otros beneficios del personal. Si la planilla contiene pagos falsos o manipulados, los gastos de personal estarán sobrevaluados y la información financiera será poco confiable.

En materia tributaria, podrían generarse reparos si la SUNAT concluye que determinados gastos no cumplen con el principio de causalidad o no están fehacientemente sustentados. En ese sentido, el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, establece que para determinar la renta neta de tercera categoría son deducibles los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, siempre que se encuentren debidamente sustentados.

Además, el artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta regula conceptos no deducibles, por lo que pagos sin sustento real podrían ser observados por la Administración Tributaria. A ello se suman contingencias por aportes sociales, retenciones mal efectuadas y posibles infracciones formales.

Desde la óptica laboral, la información del trabajador y la obligación de registro en planilla se vinculan con el Decreto Supremo N.° 018-2007-TR, que establece disposiciones relativas al uso del documento denominado Planilla Electrónica. Una mala administración del registro puede derivar en inconsistencias entre T-Registro, PLAME y documentación contractual.

Si el fraude supone apropiación indebida, falsificación documental o colusión interna, también podrían existir implicancias penales, dependiendo de la naturaleza del hecho y del perjuicio ocasionado.

¿Por qué fallan los controles internos en planillas?

En la mayoría de casos, el problema no surge por ausencia total de procedimientos, sino porque los controles existen solo en el papel o no se ejecutan de manera consistente.

Debilidades más comunes

• Una sola persona ingresa, modifica y procesa datos de planilla.
• No existe conciliación entre recursos humanos, contabilidad y tesorería.
• Las altas y bajas de personal no requieren aprobación formal.
• Los supervisores aprueban asistencia y horas extras sin evidencia objetiva.
• Los esquemas de comisiones no están documentados ni automatizados.
• No se realizan auditorías sorpresivas ni revisiones analíticas periódicas.
• El acceso al sistema de planillas no tiene perfiles ni bitácoras de cambios.

La NIA 265 - Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad resulta especialmente relevante cuando la auditoría identifica fallas significativas en estos procesos.

Controles internos clave para prevenir fraude en planillas y recursos humanos

La prevención requiere una combinación de controles preventivos, detectivos y correctivos. A continuación, se presentan medidas concretas aplicables a la realidad peruana.

1. Segregación de funciones

Ninguna persona debería controlar por sí sola todo el ciclo: ingreso de personal, actualización de datos, cálculo de planilla y autorización del pago. En una empresa mediana, por ejemplo, recursos humanos puede administrar legajos, contabilidad validar provisiones y tesorería ejecutar pagos con aprobación dual.

2. Conciliaciones periódicas

Es indispensable conciliar mensualmente:

• Planilla vs. T-Registro.
• Planilla vs. asistencia biométrica.
• Planilla vs. contratos y adendas.
• Planilla vs. transferencias bancarias.
• Comisiones vs. ventas netas efectivamente válidas.

3. Automatización con trazabilidad

Los procesos manuales en Excel aumentan el riesgo de alteración. Lo recomendable es utilizar sistemas que registren usuarios, fechas, cambios y aprobaciones. Si la empresa aún depende de hojas de cálculo, debe establecer controles de versiones, restricciones de edición y revisión independiente.

4. Aprobación documentada de horas extras

Las horas extras deben responder a una necesidad real del negocio. La aprobación debe sustentarse en programación de turnos, órdenes de trabajo, nivel de producción o picos estacionales. En sectores como retail, agroindustria o manufactura, este control es especialmente importante.

5. Revisión analítica de tendencias

La auditoría interna o la gerencia financiera deberían revisar indicadores como:

• Horas extras por área y por trabajador.
• Costo de planilla por sede o proyecto.
• Comisiones como porcentaje de ventas netas.
• Número de altas y bajas por periodo.
• Variaciones salariales atípicas.

La NIA 520 - Procedimientos analíticos ofrece un marco útil para este tipo de revisiones.

Procedimientos de auditoría recomendados

Cuando existe sospecha de fraude o se desea fortalecer el control interno, pueden aplicarse procedimientos específicos de auditoría:

• Pruebas sorpresivas de nómina con confirmación de existencia del personal.
• Revisión de usuarios con acceso al sistema de planillas.
• Análisis de cuentas bancarias duplicadas o correlacionadas.
• Recalculo selectivo de horas extras, comisiones y descuentos.
• Verificación de legajos de personal con enfoque en altas recientes y ceses.
• Cruce entre ventas anuladas, notas de crédito y comisiones pagadas.
• Entrevistas con jefaturas y personal operativo para validar patrones reales de trabajo.

En una auditoría financiera, estos procedimientos pueden complementar la evaluación del riesgo bajo la NIA 240, la NIA 315 y la NIA 330. En auditorías internas o forenses, su alcance puede ser aún más profundo.

Ejemplo práctico integral

Una empresa de servicios logísticos en Lima, con 180 trabajadores, detecta incrementos continuos en su gasto de personal. La gerencia atribuía el aumento a mayor demanda operativa; sin embargo, la utilidad no mejoraba. Se realiza una revisión de control interno y se identifican tres hallazgos:

1. Existían 2 trabajadores que seguían activos en planilla pese a haber cesado dos meses antes.
2. Un supervisor aprobaba horas extras masivas sin sustento en rutas ni entregas adicionales.
3. Las comisiones del equipo comercial se calculaban sobre ventas facturadas, sin descontar anulaciones y devoluciones.

El efecto económico estimado en seis meses fue el siguiente:

Adicionalmente, la empresa tuvo que corregir provisiones contables, revisar su PLAME y fortalecer la segregación de funciones entre recursos humanos, operaciones y tesorería. Este caso demuestra que el fraude en planillas rara vez se presenta de forma aislada: suele ser el resultado de varias debilidades de control acumuladas.

Buenas prácticas para empresas y ONGs en el Perú

Las siguientes acciones ayudan a reducir significativamente el riesgo:

• Formalizar políticas de ingreso, cese, horas extras, incentivos y comisiones.
• Exigir sustento documental completo antes de activar a un trabajador en planilla.
• Implementar biometría o herramientas digitales confiables de asistencia.
• Restringir cambios de cuentas bancarias mediante validación doble.
• Realizar arqueos documentarios y visitas sorpresivas a sedes o proyectos.
• Capacitar a jefaturas sobre responsabilidad de aprobación y trazabilidad.
• Activar canales de denuncia confidenciales.
• Programar auditorías internas periódicas al ciclo de planillas.

En ONGs y entidades ejecutoras de proyectos, además, es recomendable alinear la planilla con presupuestos financiados, contratos de cooperantes y reportes por centro de costo, para evitar desvíos que luego generen observaciones del financiador.

Conclusión

El fraude en planillas y recursos humanos, ya sea mediante trabajadores fantasma, horas extras ficticias o comisiones alteradas, puede pasar desapercibido durante meses si la organización no cuenta con controles internos sólidos. El problema no solo afecta la liquidez, sino también la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento tributario y la reputación institucional.

La mejor defensa es una combinación de segregación de funciones, conciliaciones periódicas, automatización con trazabilidad, supervisión efectiva y auditorías independientes. En el contexto peruano, donde las obligaciones laborales y tributarias exigen sustento claro y consistencia documental, fortalecer el control sobre la planilla no es opcional: es una necesidad de gestión.

Si su empresa u organización desea evaluar riesgos, fortalecer controles o realizar una auditoría especializada en planillas y recursos humanos, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.