Presupuesto Base Cero (ZBB) vs. Presupuesto Tradicional: cómo optimizar gastos administrativos en tiempos de ajuste económico

Introducción

En escenarios de desaceleración económica, inflación de costos, menor liquidez o presión sobre los márgenes, muchas empresas peruanas revisan con mayor detalle sus gastos administrativos. En ese contexto, surge una pregunta clave para gerencias, directorios y áreas financieras: ¿conviene mantener un presupuesto tradicional o migrar a un Presupuesto Base Cero (Zero-Based Budgeting o ZBB)?

La respuesta no siempre es absoluta. Ambos enfoques pueden ser útiles, pero cumplen objetivos distintos y exigen diferentes niveles de disciplina, información y liderazgo. Mientras el presupuesto tradicional suele construirse tomando como base el gasto histórico y aplicando ajustes, el ZBB obliga a justificar cada partida desde cero, como si el gasto no existiera previamente.

Para empresas con estructuras administrativas pesadas, gastos recurrentes poco revisados o procesos heredados que ya no agregan valor, el ZBB puede convertirse en una herramienta poderosa para recuperar eficiencia. Sin embargo, también implica costos de implementación, resistencia interna y mayor carga analítica.

En este artículo analizamos, desde una perspectiva práctica y aplicada a la realidad peruana, las diferencias entre ambos modelos, sus ventajas, riesgos, controles recomendables y cómo utilizarlos para optimizar gastos administrativos sin afectar la operación.

¿Qué es el presupuesto tradicional?

El presupuesto tradicional es el modelo más utilizado en empresas de distintos tamaños. Su lógica es relativamente simple: se parte del presupuesto o gasto ejecutado del período anterior y se realizan incrementos, reducciones o reclasificaciones según proyecciones de ventas, inflación, crecimiento, tipo de cambio o decisiones de la gerencia.

Por ejemplo, si una empresa destinó S/ 480,000 anuales a gastos administrativos en 2025, para 2026 podría proyectar un aumento de 5% por inflación y un 3% adicional por expansión operativa, construyendo así el nuevo presupuesto sobre la base histórica.

Características del presupuesto tradicional

• Se apoya en datos históricos.
• Es más rápido de elaborar.
• Facilita la continuidad operativa.
• Puede incorporar ajustes por inflación, crecimiento o reducción de actividades.
• Tiende a perpetuar gastos que rara vez se cuestionan.

Ventajas del presupuesto tradicional

Entre sus principales ventajas destacan la simplicidad, el menor costo de preparación y la facilidad de comprensión por parte de las áreas usuarias. Esto resulta especialmente útil en empresas medianas peruanas donde el equipo financiero es reducido y debe equilibrar presupuesto, tesorería, impuestos y reportes gerenciales.

Además, cuando una organización ya tiene procesos estables y un adecuado control interno, el presupuesto tradicional puede ser suficiente para mantener disciplina financiera, siempre que se complemente con análisis de variaciones y revisiones periódicas.

Limitaciones del presupuesto tradicional

Su principal debilidad es que puede arrastrar ineficiencias. Gastos en suscripciones no utilizadas, alquileres sobredimensionados, servicios tercerizados duplicados o estructuras administrativas infladas pueden mantenerse simplemente porque “siempre estuvieron en el presupuesto”.

En tiempos de ajuste económico, esta inercia puede afectar seriamente la rentabilidad y la liquidez.

¿Qué es el Presupuesto Base Cero (ZBB)?

El Presupuesto Base Cero (ZBB) es una metodología de planificación financiera en la que cada gasto debe justificarse desde cero para el nuevo período, sin asumir automáticamente que el gasto histórico debe continuar.

En lugar de preguntarse “¿cuánto aumentamos o reducimos respecto del año pasado?”, el ZBB plantea una pregunta distinta: “¿este gasto realmente debe existir y en qué nivel?”

Bajo este enfoque, cada responsable de área sustenta sus necesidades con base en actividades, objetivos, volúmenes operativos, indicadores y beneficios esperados. El análisis se centra en la necesidad real del gasto y no en su antecedente histórico.

Características del ZBB

• Cada partida se justifica desde cero.
• Se prioriza el gasto según valor, necesidad e impacto.
• Promueve revisión profunda de procesos administrativos.
• Exige más tiempo, información y liderazgo.
• Permite identificar costos ocultos o heredados.

¿Cuándo cobra mayor relevancia el ZBB?

El ZBB suele ser especialmente útil cuando la empresa enfrenta:

• Caída de ventas o márgenes.
• Exceso de gastos fijos administrativos.
• Necesidad de preservar caja.
• Procesos de reestructuración.
• Integración post adquisición.
• Cambios tecnológicos que vuelven obsoletos ciertos gastos.

En el caso peruano, esto se observa con frecuencia en empresas comerciales, industriales, constructoras, entidades educativas privadas y ONGs que deben reordenar su estructura de soporte ante menores ingresos o mayor exigencia de rendición de cuentas.

ZBB vs. presupuesto tradicional: diferencias clave

¿Qué gastos administrativos suelen optimizarse con ZBB?

Los gastos administrativos son uno de los rubros donde más valor puede generar el ZBB, porque muchas veces incluyen costos recurrentes que no se revisan con suficiente detalle. Entre los más comunes están:

• Alquileres de oficinas y mantenimiento.
• Servicios de limpieza, seguridad y mensajería.
• Telefonía, internet y licencias de software.
• Consultorías externas recurrentes.
• Viáticos y movilidad.
• Publicidad institucional no vinculada a resultados.
• Capacitaciones sin medición de impacto.
• Suscripciones, membresías y plataformas subutilizadas.
• Estructuras de soporte duplicadas entre sedes o unidades.

En una revisión ZBB, no se parte de cuánto se gastó el año anterior, sino de cuánto se necesita realmente para operar de manera eficiente y controlada.

Ejemplo práctico

Empresa comercial en Lima con presión sobre márgenes

Una empresa distribuidora con ventas anuales de S/ 18 millones detecta que sus gastos administrativos crecieron 14% en dos años, mientras sus ventas solo aumentaron 4%. La gerencia financiera decide comparar ambos enfoques para el presupuesto del siguiente ejercicio.

Bajo presupuesto tradicional:

• Gasto administrativo 2025: S/ 1,200,000
• Ajuste por inflación y expansión: 6%
• Presupuesto 2026: S/ 1,272,000

Bajo ZBB:

• Renegociación de alquiler: ahorro de S/ 48,000 anuales
• Eliminación de licencias duplicadas: ahorro de S/ 22,000
• Rediseño de servicio de mensajería: ahorro de S/ 15,000
• Reducción de consultorías no esenciales: ahorro de S/ 60,000
• Control de viáticos con topes y aprobación previa: ahorro de S/ 18,000

Resultado ZBB: el gasto administrativo proyectado baja a S/ 1,037,000, generando un ahorro potencial de S/ 235,000 frente al presupuesto tradicional.

Este caso muestra que el ZBB no necesariamente implica “recortar por recortar”, sino reasignar recursos hacia actividades de mayor valor.

Beneficios del ZBB en tiempos de ajuste económico

1. Mejora la disciplina del gasto

El ZBB obliga a que cada responsable explique por qué necesita un recurso, qué actividad cubre y qué resultado espera. Esto fortalece la cultura de control y reduce la aprobación automática de partidas.

2. Identifica costos que ya no generan valor

En muchas organizaciones existen gastos que fueron útiles en algún momento, pero que hoy son redundantes. Por ejemplo, software que fue reemplazado por otra plataforma, oficinas con espacios ociosos o contratos de soporte sobredimensionados.

3. Protege la liquidez

En contextos de menor cobranza o financiamiento más caro, reducir gastos administrativos innecesarios ayuda a preservar caja para obligaciones críticas como planillas, tributos, proveedores estratégicos y deuda financiera.

4. Facilita la toma de decisiones gerenciales

El ZBB permite distinguir entre gastos esenciales, gastos optimizables y gastos prescindibles. Esa clasificación mejora la priorización de recursos.

5. Puede fortalecer el control interno

Cuando el proceso se implementa correctamente, el ZBB suele venir acompañado de matrices de aprobación, responsables claros, indicadores y trazabilidad documental.

Riesgos y errores frecuentes al implementar ZBB

Aunque sus ventajas son importantes, el ZBB no está libre de riesgos. Entre los errores más frecuentes están:

Aplicarlo como una medida exclusivamente de recorte

Si la organización comunica el ZBB solo como un mecanismo para reducir costos, las áreas tenderán a defender gastos de manera reactiva o a subpresupuestar necesidades reales, afectando la operación.

No diferenciar entre gasto estratégico y gasto prescindible

No todos los gastos administrativos son “malos”. Algunas partidas, como ciberseguridad, cumplimiento normativo, control interno o capacitación crítica, pueden ser esenciales para la continuidad del negocio.

Falta de información confiable

Sin centros de costo bien definidos, reportes oportunos y clasificación contable adecuada, el ZBB se vuelve difícil de ejecutar y puede derivar en decisiones equivocadas.

Exceso de carga operativa

Si se pretende justificar absolutamente cada gasto menor, el proceso puede volverse burocrático. En la práctica, conviene fijar umbrales de materialidad y concentrarse en los rubros de mayor impacto.

Relación con la información financiera y control

Desde una perspectiva financiera y de auditoría, la calidad del presupuesto depende de la confiabilidad de la información subyacente. En ese sentido, es importante que la entidad cuente con políticas contables consistentes, clasificación adecuada de gastos y conciliación entre presupuesto, contabilidad y reportes gerenciales.

En el ámbito de auditoría, resulta relevante considerar el enfoque de la NIA 315 (Revisada 2019), “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno”, ya que comprender cómo la gerencia formula, aprueba y monitorea presupuestos ayuda a evaluar riesgos, controles y posibles sesgos en la información financiera.

Asimismo, la NIA 330, “Respuestas del auditor a los riesgos valorados”, cobra importancia cuando el auditor diseña procedimientos vinculados a controles presupuestarios, autorizaciones de gastos y análisis de desviaciones.

Si el presupuesto es utilizado para estimaciones, provisiones o evaluación de negocio en marcha, también puede relacionarse indirectamente con la NIC 1, “Presentación de Estados Financieros”, especialmente en lo referido a la evaluación de la capacidad de la entidad para continuar como negocio en marcha.

Aspectos tributarios y legales a considerar en Perú

Optimizar gastos administrativos no solo implica reducir montos, sino también cuidar su adecuada sustentación tributaria. En el Perú, para que un gasto sea deducible en el Impuesto a la Renta empresarial, debe cumplir con el principio de causalidad previsto en el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF.

Esto significa que, incluso si un gasto fue aprobado en presupuesto, no necesariamente será deducible si no está vinculado con la generación o mantenimiento de la fuente productora de renta, o si no cuenta con sustento suficiente.

Además, debe considerarse el artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, que establece conceptos no deducibles. Por ejemplo, gastos personales de directivos, desembolsos sin sustento fehaciente o erogaciones ajenas al giro pueden ser observados por SUNAT.

Por ello, un buen proceso presupuestario debe alinearse con:

• Comprobantes de pago válidos.
• Contratos y órdenes de servicio.
• Evidencia de recepción y conformidad.
• Políticas internas de aprobación.
• Razonabilidad del gasto frente al negocio.

¿Qué modelo conviene más a una empresa peruana?

No existe una respuesta única. La decisión depende del tamaño de la empresa, complejidad operativa, madurez del control interno y presión financiera.

En la práctica, muchas organizaciones obtienen mejores resultados con un modelo híbrido: aplican presupuesto tradicional a gastos previsibles y de bajo riesgo, y reservan el ZBB para rubros administrativos sensibles o históricamente ineficientes.

Ejemplo práctico

ONG en Perú con fondos de cooperación internacional

Una ONG con operaciones en Lima, Cusco y Loreto administra proyectos financiados por cooperantes extranjeros. Durante la revisión anual, identifica que los gastos administrativos representan el 19% del presupuesto total, nivel que empieza a ser cuestionado por los financiadores.

La entidad decide aplicar ZBB en los siguientes conceptos:

• Alquiler de oficinas regionales.
• Servicios de soporte administrativo.
• Telefonía y plataformas virtuales.
• Movilidad local.
• Consultorías transversales.

Luego del análisis, centraliza funciones administrativas, migra a herramientas colaborativas más económicas y renegocia contratos de alquiler. El ahorro anual asciende a S/ 146,000, sin afectar la ejecución de proyectos.

Además, mejora la trazabilidad documental para sustentar la razonabilidad del gasto ante auditorías financieras y revisiones de cooperantes.

Cómo implementar ZBB sin afectar la operación

1. Defina el alcance

No es necesario aplicar ZBB a toda la organización desde el primer año. Puede iniciarse en gastos administrativos de mayor materialidad o en áreas con mayores desviaciones.

2. Clasifique los gastos

Separe entre gastos obligatorios, estratégicos, operativos y discrecionales. Esto evita recortes indiscriminados.

3. Establezca criterios de evaluación

Cada partida debe analizarse según necesidad, impacto, costo-beneficio, riesgo y alineamiento con objetivos del negocio.

4. Involucre a los responsables de área

El ZBB no debe ser un ejercicio aislado del área financiera. Las jefaturas operativas y administrativas deben sustentar sus requerimientos y comprometerse con metas de eficiencia.

5. Vincule presupuesto con indicadores

Por ejemplo:

• Costo administrativo sobre ventas.
• Gasto de soporte por trabajador.
• Costo de alquiler por metro cuadrado útil.
• Gasto de TI por usuario activo.

6. Monitoree mensualmente

Un presupuesto bien diseñado pierde valor si no se compara con la ejecución real. El análisis de variaciones debe ser periódico y orientado a decisiones.

Señales de que su empresa debería evaluar ZBB

• Los gastos administrativos crecen más rápido que las ventas.
• La gerencia desconoce el detalle y utilidad de varias partidas.
• Existen contratos renovados automáticamente sin evaluación.
• Hay presión de caja o necesidad de reducir costos fijos.
• Se detectan duplicidades entre áreas, sedes o sistemas.
• Los presupuestos anuales repiten cifras con cambios mínimos.

Conclusión

El presupuesto tradicional sigue siendo útil por su practicidad y rapidez, pero en tiempos de ajuste económico puede resultar insuficiente para detectar ineficiencias estructurales. El Presupuesto Base Cero (ZBB), por su parte, ofrece una revisión más profunda y estratégica del gasto, especialmente en rubros administrativos donde suelen esconderse costos heredados, duplicidades y desembolsos de bajo valor.

Para muchas empresas peruanas, la mejor alternativa no será elegir un modelo de forma excluyente, sino combinar ambos enfoques con criterio técnico. Un esquema híbrido permite preservar eficiencia operativa, fortalecer el control interno y optimizar recursos sin comprometer la continuidad del negocio.

Si su empresa necesita revisar su estructura de gastos administrativos, fortalecer sus controles presupuestarios o evaluar la razonabilidad financiera y tributaria de sus costos, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle. Para consultas especializadas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.