Control de Asistencia y Puntualidad: requisitos del registro de ingreso y salida y multas por no exhibirlo ante el inspector

Control de asistencia y puntualidad en Perú: por qué sigue siendo un tema crítico

El registro de control de asistencia no es una simple formalidad administrativa. En la práctica, constituye una de las principales evidencias para sustentar el cumplimiento de la jornada de trabajo, el pago de horas extras, los descansos y la puntualidad del personal. En una fiscalización laboral, la falta de este registro o su no exhibición ante el inspector puede generar contingencias económicas importantes para la empresa.

En el contexto peruano, muchas empresas todavía cometen errores frecuentes: llevar controles incompletos, usar formatos manuales sin validación, no conservar la información, o asumir que ciertos trabajadores no requieren registro sin analizar correctamente la norma. Esto es especialmente sensible en negocios con alta rotación de personal, como restaurantes, retail, transporte, construcción, seguridad y servicios tercerizados.

Desde la perspectiva de auditoría laboral y de planillas, un adecuado sistema de asistencia ayuda a:

• Controlar el cumplimiento de horarios de ingreso y salida.
• Sustentar descuentos por tardanzas o inasistencias, cuando correspondan.
• Respaldar el pago de trabajo en sobretiempo.
• Reducir contingencias ante SUNAFIL y el Poder Judicial.
• Mejorar el control interno del área de recursos humanos y planillas.

En este artículo revisaremos los requisitos del registro de ingreso y salida, las reglas aplicables en Perú, las principales contingencias y las multas por no exhibirlo ante el inspector, con ejemplos prácticos aplicados a la realidad empresarial peruana.

Marco legal del registro de control de asistencia

La obligación de llevar un registro de control de asistencia y permanencia se sustenta principalmente en las siguientes normas:

• Decreto Supremo N.° 004-2006-TR, que dicta disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada.
• Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N.° 854, Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo, aprobado por Decreto Supremo N.° 007-2002-TR.
• Ley N.° 28806, Ley General de Inspección del Trabajo.
• Decreto Supremo N.° 019-2006-TR, Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo.

Además, en materia inspectiva, es clave considerar la obligación de colaboración con la autoridad administrativa de trabajo. La Ley N.° 28806, Ley General de Inspección del Trabajo, establece en su artículo 9 el deber de los empleadores de colaborar con la labor inspectiva. A su vez, el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado por Decreto Supremo N.° 019-2006-TR, tipifica como infracciones la obstrucción a la labor inspectiva y los incumplimientos en materia de relaciones laborales.

¿Qué es el registro de control de asistencia?

Es el mecanismo mediante el cual el empleador deja constancia del tiempo de labores de cada trabajador, registrando al menos la hora de ingreso y la hora de salida. Este control puede llevarse de forma física o mediante sistemas digitales o biométricos, siempre que permita verificar de manera objetiva la asistencia y permanencia del personal.

Su finalidad no es solo controlar tardanzas. También sirve para probar:

• La jornada efectivamente realizada.
• La existencia o no de horas extras.
• La permanencia del trabajador en el centro de trabajo.
• El cumplimiento de descansos y turnos.

¿Quiénes están obligados a llevar el registro de ingreso y salida?

En términos generales, todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada en Perú debe contar con un registro de control de asistencia respecto de sus trabajadores.

No obstante, existen excepciones y situaciones especiales. Por ejemplo, la normativa ha reconocido que determinados trabajadores no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata de la jornada, como aquellos que realizan labores sin supervisión directa sobre el tiempo de trabajo. Sin embargo, esta excepción debe analizarse con cuidado, porque no basta con asignar un cargo de confianza o calificar al trabajador como “independiente” en la práctica diaria.

En auditoría laboral, uno de los errores más comunes es excluir del control de asistencia a personal que sí cumple horario, como:

• Supervisores que marcan presencia diaria en planta.
• Administrativos con jornada fija de 8:30 a. m. a 6:00 p. m.
• Jefaturas que deben permanecer en oficina durante horarios definidos.

Si existe control efectivo del tiempo de trabajo, lo recomendable es contar con evidencia objetiva de asistencia.

Requisitos del registro de ingreso y salida

Información mínima que debe contener

El registro de control de asistencia debe permitir identificar claramente al trabajador y el tiempo laborado. En la práctica, debe contener como mínimo:

• Nombre o identificación del trabajador.
• Fecha del registro.
• Hora de ingreso.
• Hora de salida.

Dependiendo del sistema implementado, también puede incluir:

• Código del trabajador.
• Centro de costos o sede.
• Turno asignado.
• Observaciones por comisión de servicios, descanso médico o trabajo remoto.

Medio de registro

La norma permite que el control se lleve por medios manuales, mecánicos o digitales. En Perú, los más frecuentes son:

• Cuaderno o formato físico firmado.
• Reloj marcador.
• Sistema biométrico.
• Aplicaciones móviles con geolocalización.
• Software integrado con planillas.

Lo importante no es solo el medio, sino que el sistema sea confiable, trazable y exhibible ante una fiscalización. Un sistema moderno pero sin respaldo documental puede generar el mismo problema que un cuaderno mal llenado.

Disponibilidad y conservación

El empleador debe mantener el registro disponible para revisión. En una inspección de SUNAFIL, el inspector puede requerir la exhibición del control de asistencia para un período determinado, especialmente cuando investiga denuncias por horas extras impagas, jornadas excesivas o falta de descanso.

Por ello, no basta con registrar. También se debe:

• Conservar la información de manera ordenada.
• Asegurar su legibilidad.
• Poder imprimirla o exportarla si está en formato digital.
• Relacionarla con boletas de pago, turnos y contratos.

Registro de asistencia y horas extras: la relación más sensible

Uno de los principales usos del registro de ingreso y salida es la verificación del trabajo en sobretiempo. El Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N.° 854, aprobado por Decreto Supremo N.° 007-2002-TR, regula la jornada máxima y el trabajo en sobretiempo.

Cuando el registro muestra salidas posteriores al horario habitual de manera recurrente, SUNAFIL puede presumir la existencia de horas extras, salvo que el empleador sustente adecuadamente la razón de la permanencia o demuestre que no existió prestación efectiva de servicios más allá de la jornada.

En términos prácticos, si un trabajador marca salida a las 8:30 p. m. durante varias semanas, pero en planilla solo se le paga una remuneración ordinaria sin sobretiempo, la empresa queda expuesta a:

• Reintegros laborales.
• Multas inspectivas.
• Demandas judiciales por beneficios sociales.

Ejemplo práctico

Una empresa comercial en Chiclayo tiene 15 vendedores en tienda con horario de 9:00 a. m. a 6:00 p. m. El sistema biométrico evidencia que, durante campaña escolar, 8 trabajadores salieron entre 7:30 p. m. y 8:00 p. m. por 20 días seguidos. Sin embargo, la empresa no pagó horas extras porque consideró que “se quedaban por iniciativa propia”.

En una inspección, SUNAFIL podría observar que la permanencia fue reiterada, vinculada a la actividad del negocio y conocida por la jefatura. En ese escenario, el registro de asistencia se convierte en prueba clave para determinar deuda laboral.

Multas por no exhibir el registro ante el inspector

No exhibir el registro de control de asistencia cuando es requerido por la inspección del trabajo puede generar sanciones relevantes. Dependiendo del caso concreto, la conducta puede ser calificada como:

• Infracción en materia de relaciones laborales, por incumplir obligaciones vinculadas a jornada, horario y control de asistencia.
• Infracción a la labor inspectiva, cuando el empleador no proporciona la documentación solicitada o dificulta la verificación.

El Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado por Decreto Supremo N.° 019-2006-TR, contempla infracciones leves, graves y muy graves, y en el caso de no exhibir documentación requerida durante la fiscalización, la autoridad puede considerar que existe obstrucción o incumplimiento del deber de colaboración, según la conducta verificada.

Las multas varían según:

• El tipo de infracción.
• El número de trabajadores afectados.
• Si la empresa es microempresa, pequeña empresa o no MYPE.
• La tabla de multas vigente aplicada por SUNAFIL.

Por ello, aunque el monto exacto depende de la escala sancionadora vigente al momento de la infracción, el riesgo económico puede ser considerable, especialmente para medianas y grandes empresas.

Tabla comparativa: principales contingencias por problemas en el control de asistencia

¿Qué revisa SUNAFIL en una inspección sobre asistencia y puntualidad?

Cuando SUNAFIL fiscaliza temas de jornada y horario, usualmente solicita documentación y evidencia como:

• Registro de asistencia del período observado.
• Horarios de trabajo y turnos.
• Contratos de trabajo.
• Boletas de pago.
• Políticas internas sobre tardanzas, refrigerio y horas extras.
• Reportes de sistema biométrico o software de marcación.

Además, puede entrevistar a trabajadores para confirmar si el registro refleja la realidad. Este punto es crucial: de nada sirve tener un sistema formal si, en la práctica, el personal declara que marca por terceros, que la salida real no coincide con la registrada o que se les impide registrar horas extras.

Ejemplo práctico

Una empresa de seguridad en Lima presenta al inspector reportes impresos de asistencia. Sin embargo, varios agentes manifiestan que al terminar su turno de 12 horas deben esperar relevo sin que ese tiempo adicional figure en el sistema. Aunque la empresa tenga reportes formales, la inspección podría cuestionar la fiabilidad del registro y requerir medidas correctivas, además de evaluar sanciones por jornada y sobretiempo.

Diferencia entre no tener el registro y no exhibirlo

Desde el punto de vista legal y probatorio, no es lo mismo no llevar el registro que tenerlo pero no exhibirlo. Sin embargo, ambas situaciones son riesgosas.

En auditoría, el peor escenario suele ser una combinación de varios problemas: registros incompletos, boletas sin horas extras y jefaturas que reconocen extensiones de jornada no documentadas.

Buenas prácticas para cumplir con el control de asistencia

1. Definir una política interna clara

La empresa debe contar con reglas escritas sobre:

• Horario de ingreso y salida.
• Tolerancias por tardanza.
• Uso del sistema de marcación.
• Procedimiento para trabajo en sobretiempo.
• Responsables de validar incidencias.

2. Elegir un sistema acorde al tamaño del negocio

Una microempresa con 5 trabajadores puede operar con un formato simple, siempre que sea ordenado y verificable. En cambio, una empresa con varias sedes debería optar por un sistema digital centralizado con reportes descargables.

3. Conciliar asistencia con planillas

El área de recursos humanos debe revisar mensualmente que la asistencia coincida con:

• Boletas de pago.
• Descuentos por tardanzas o inasistencias.
• Pago de horas extras.
• Descansos médicos y vacaciones.

4. Capacitar a supervisores y jefaturas

Muchas contingencias no nacen en planillas, sino en la operación. Por ejemplo, cuando un jefe pide al trabajador quedarse más tiempo, pero no reporta el sobretiempo al área administrativa. La capacitación reduce este tipo de omisiones.

5. Preparar la documentación para una eventual inspección

Es recomendable tener un archivo físico o digital con acceso rápido a:

• Registros de asistencia de al menos los períodos recientes.
• Políticas internas firmadas o comunicadas.
• Contratos y adendas de jornada.
• Reportes de incidencias laborales.

Ejemplo práctico: contingencia real en una empresa peruana

Una empresa de transporte con 40 trabajadores administrativos y operativos en Trujillo utiliza un sistema biométrico. Durante una inspección por denuncia de horas extras, SUNAFIL solicita los reportes de asistencia de los últimos 6 meses. La empresa responde que el proveedor del software tuvo fallas y solo puede entregar 2 meses de información.

Además, se detecta que varios trabajadores operativos ingresaban a las 7:00 a. m., pero la marcación recién se habilitaba a las 7:30 a. m. Como resultado:

• La empresa no logra exhibir íntegramente la documentación requerida.
• El registro presentado no refleja con fidelidad la jornada real.
• Se genera un riesgo de multa por incumplimiento y por falta de colaboración inspectiva.
• Se abre la posibilidad de determinar deuda por horas extras.

Este caso muestra que el problema no siempre es la ausencia total del control, sino la debilidad del sistema y la mala conservación de la evidencia.

¿Cómo se recomienda actuar ante un requerimiento del inspector?

Si la empresa recibe una orden de inspección o un requerimiento documental, conviene actuar con rapidez y orden:

1. Identificar el período y los trabajadores comprendidos en la solicitud.
2. Descargar o recopilar inmediatamente el registro de asistencia.
3. Verificar que la información sea legible y completa.
4. Conciliarla con boletas, turnos y autorizaciones de horas extras.
5. Responder dentro del plazo otorgado por la autoridad.
6. Si existe una incidencia técnica, sustentarla documentalmente y presentar toda la evidencia alternativa disponible.

Una respuesta improvisada o incompleta suele agravar la contingencia.

Importancia del control de asistencia desde la auditoría laboral

Desde una perspectiva de control interno, el registro de ingreso y salida es una herramienta clave para prevenir contingencias laborales y tributarias. Recordemos que los pagos por horas extras, bonificaciones y descuentos impactan directamente en la planilla, en los aportes a EsSalud, en la retención de quinta categoría y en la razonabilidad del gasto laboral.

Por ello, en una revisión de auditoría o due diligence laboral, se recomienda evaluar:

• Si el registro existe y cumple requisitos mínimos.
• Si la jornada pactada coincide con la jornada real.
• Si las horas extras están autorizadas y pagadas.
• Si hay trabajadores excluidos indebidamente del control.
• Si la empresa puede exhibir la documentación ante SUNAFIL sin demora.

Conclusión

El control de asistencia y puntualidad es una obligación laboral de alta relevancia en Perú. Llevar correctamente el registro de ingreso y salida, conservarlo y exhibirlo oportunamente ante el inspector no solo evita multas, sino que protege a la empresa frente a reclamos por horas extras, tardanzas, inasistencias y jornadas excesivas.

En la práctica, el mayor riesgo no está únicamente en no tener el registro, sino en contar con un sistema deficiente, incompleto o imposible de sustentar ante SUNAFIL. Por ello, toda empresa, sin importar su tamaño, debe revisar periódicamente sus procesos de asistencia, conciliarlos con planillas y asegurar que la documentación esté lista para una eventual fiscalización.

Si su empresa necesita una revisión laboral preventiva, apoyo en fiscalizaciones SUNAFIL o una auditoría de planillas y control de asistencia, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.