Procedimiento de Despido por Falta Grave en el Perú: carta de preaviso, plazos de descargo y carta de despido

Procedimiento de despido por falta grave en el Perú

El despido por falta grave es una de las decisiones más sensibles dentro de la gestión laboral de cualquier empresa. En el Perú, no basta con que el empleador considere que un trabajador cometió una infracción grave: para que el despido sea válido, debe respetarse un procedimiento formal, documentado y alineado con la legislación laboral vigente.

En la práctica, muchos empleadores enfrentan contingencias judiciales no porque la falta no haya existido, sino porque omitieron pasos esenciales como la carta de preaviso de despido, el otorgamiento del plazo de descargo o la adecuada redacción de la carta de despido. Un error procedimental puede convertir un despido aparentemente justificado en un despido arbitrario o incluso nulo, con costos económicos y reputacionales importantes.

En este artículo explicamos, de forma clara y práctica, cómo funciona el procedimiento de despido por falta grave en el Perú, qué exige la ley, cuáles son los plazos que deben respetarse y cómo documentar correctamente cada etapa.

Marco legal aplicable al despido por falta grave

El régimen general del despido en la actividad privada se encuentra regulado principalmente en el Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N.° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo N.° 003-97-TR.

Dentro de esta norma, destacan especialmente los siguientes artículos:

• Artículo 22: establece que para el despido de un trabajador sujeto al régimen de la actividad privada debe existir causa justa contemplada en la ley y debidamente comprobada.
• Artículo 24: regula las causas justas de despido relacionadas con la capacidad y con la conducta del trabajador.
• Artículo 25: desarrolla los supuestos de falta grave.
• Artículo 31: regula el procedimiento de despido, incluyendo la obligación de cursar una comunicación escrita, otorgar plazo razonable de defensa y respetar el derecho de descargo del trabajador.
• Artículo 32: establece que el despido deberá ser comunicado por escrito, indicando de modo preciso la causa y la fecha del cese.

Desde una perspectiva constitucional, también debe considerarse el derecho de defensa y el debido procedimiento, principios que han sido desarrollados ampliamente por la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y por la Corte Suprema.

¿Qué se entiende por falta grave?

La falta grave es una infracción de tal intensidad que hace irrazonable la continuación del vínculo laboral. No se trata de cualquier incumplimiento o error del trabajador, sino de una conducta suficientemente seria para quebrar la confianza o afectar de manera relevante la disciplina, la buena fe laboral o los intereses del empleador.

El artículo 25 de la LPCL enumera diversos supuestos de falta grave, entre ellos:

• El incumplimiento de las obligaciones de trabajo que supone quebrantamiento de la buena fe laboral.
• La reiterada resistencia a las órdenes relacionadas con las labores.
• La paralización intempestiva de labores.
• La inobservancia del Reglamento Interno de Trabajo o de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando revista gravedad.
• La disminución deliberada y reiterada en el rendimiento.
• La apropiación consumada o frustrada de bienes o servicios del empleador.
• El uso o entrega a terceros de información reservada del empleador.
• La concurrencia al centro de trabajo en estado de embriaguez o bajo influencia de drogas, cuando por la naturaleza de la función revista excepcional gravedad o exista reincidencia.
• Los actos de violencia, injuria grave o faltamiento de palabra en agravio del empleador, sus representantes, personal jerárquico o compañeros de trabajo.
• El abandono de trabajo por más de tres días consecutivos, ausencias injustificadas por más de cinco días en un período de treinta días calendario o más de quince días en un período de ciento ochenta días calendario.

Sin embargo, que una conducta encaje en uno de estos supuestos no significa automáticamente que el despido sea válido. La empresa debe probar los hechos y respetar el procedimiento legal.

Etapas del procedimiento de despido por falta grave

1. Investigación interna y acopio de pruebas

Antes de emitir cualquier comunicación al trabajador, el empleador debe realizar una verificación objetiva de los hechos. Esta etapa es crucial porque la carta de preaviso no puede basarse en sospechas genéricas ni en imputaciones ambiguas.

Entre los medios de prueba más utilizados en el Perú se encuentran:

• Reportes de asistencia y control biométrico.
• Correos electrónicos corporativos.
• Actas internas.
• Videos de seguridad.
• Informes del jefe inmediato.
• Declaraciones de testigos.
• Inventarios y arqueos de caja.
• Documentación contable o logística.

En empresas medianas y grandes, es recomendable que esta revisión se documente mediante un informe interno, especialmente cuando el caso puede escalar a un proceso judicial.

2. Emisión de la carta de preaviso de despido

Una vez identificada la presunta falta grave, el empleador debe remitir al trabajador una carta de preaviso de despido. Este documento no extingue aún la relación laboral; su función es comunicar formalmente los cargos y otorgar al trabajador la oportunidad de defenderse.

Conforme al artículo 31 del TUO del Decreto Legislativo N.° 728, el empleador no puede despedir de inmediato por falta grave sin antes conceder al trabajador un plazo para que formule sus descargos, salvo supuestos excepcionales de flagrancia o imposibilidad material de continuidad, que igualmente deben evaluarse con mucha cautela.

La carta de preaviso debe contener, como mínimo:

• Identificación del empleador y del trabajador.
• Fecha de emisión.
• Descripción clara, concreta y detallada de los hechos imputados.
• Indicación de la falta grave atribuida, con referencia al artículo 25 de la LPCL o a la norma interna aplicable.
• Referencia a los medios de prueba existentes, de ser pertinente.
• Otorgamiento del plazo de ley para presentar descargos.
• Indicación del lugar o canal donde se recibirán los descargos.

Un error frecuente es redactar cartas genéricas con frases como “por pérdida de confianza” o “por incumplimientos reiterados” sin precisar fechas, hechos, documentos o eventos concretos. Ese tipo de redacción debilita seriamente la defensa del empleador.

3. Plazo de descargo del trabajador

El artículo 31 de la LPCL establece que el trabajador debe contar con un plazo no menor de seis días naturales para presentar su descargo por escrito en los casos de falta grave.

Este plazo es especialmente importante porque materializa el derecho de defensa. En consecuencia:

• No debe otorgarse un plazo menor a seis días naturales.
• Debe poder acreditarse la fecha de recepción de la carta por el trabajador.
• Durante este período, el empleador debe abstenerse de ejecutar el despido.

En la práctica peruana, para evitar controversias, muchas empresas otorgan exactamente seis días naturales o incluso un plazo mayor cuando el caso es complejo y requiere revisión de documentos o descargos extensos.

Un aspecto clave es diferenciar entre días naturales y días hábiles. La norma alude a días naturales, por lo que se cuentan todos los días del calendario, incluidos domingos y feriados.

4. Evaluación del descargo

Recibido el descargo, la empresa debe evaluarlo de manera objetiva. Este paso no debe ser una mera formalidad. Si el trabajador desvirtúa los hechos o presenta elementos que atenúan la imputación, el empleador debe reconsiderar la medida.

Desde el punto de vista probatorio, en un eventual juicio laboral será muy relevante demostrar que:

• La empresa leyó y valoró el descargo.
• Se contrastó el descargo con las pruebas disponibles.
• La decisión final fue razonable y proporcional.

Por ello, es recomendable dejar constancia interna de esta evaluación mediante un informe, acta o memorando legal-laboral.

5. Emisión de la carta de despido

Si luego de la evaluación el empleador concluye que la falta grave se encuentra acreditada y que corresponde extinguir el vínculo laboral, deberá emitir la carta de despido.

Según el artículo 32 del TUO del Decreto Legislativo N.° 728, el despido debe comunicarse por escrito, indicando de modo preciso la causa y la fecha de cese.

La carta de despido debe incluir:

• Referencia a la carta de preaviso previamente remitida.
• Mención del descargo presentado por el trabajador o de su omisión.
• Descripción precisa de la falta grave acreditada.
• Sustento legal aplicable.
• Fecha exacta a partir de la cual opera el cese.

La carta final no debe incorporar hechos nuevos que no hayan sido incluidos en la carta de preaviso, porque ello vulneraría el derecho de defensa del trabajador.

Tabla comparativa: carta de preaviso vs. carta de despido

¿Puede el empleador separar al trabajador durante el procedimiento?

En determinados casos, el empleador puede optar por exonerar al trabajador de asistir al centro de trabajo mientras dure el procedimiento, especialmente cuando su permanencia podría afectar la investigación, comprometer información sensible o generar riesgos operativos. Sin embargo, esta medida debe aplicarse con prudencia y, en principio, sin afectar la remuneración hasta que se materialice el despido.

Por ejemplo, si un trabajador del área de tesorería es investigado por presunta manipulación de comprobantes o apropiación de fondos, la empresa podría restringir temporalmente su acceso a sistemas y archivos mientras se desarrolla el procedimiento.

Errores frecuentes de las empresas en el despido por falta grave

1. No detallar los hechos imputados

Una imputación vaga suele ser insuficiente. No basta decir que hubo “indisciplina” o “conducta inapropiada”; se deben precisar fechas, circunstancias y evidencias.

2. No respetar el plazo mínimo de seis días naturales

Otorgar tres o cuatro días, o despedir antes del vencimiento del plazo, expone a la empresa a una demanda por despido arbitrario.

3. Basarse solo en rumores o percepciones

La carga probatoria es crítica. Si no existen documentos, testigos o elementos verificables, la posición del empleador se debilita considerablemente.

4. Incluir hechos nuevos en la carta de despido

La carta final debe ceñirse a los cargos previamente comunicados al trabajador.

5. No acreditar la recepción de las cartas

Es indispensable contar con cargo de recepción, constancia notarial, courier con acuse o cualquier medio idóneo que permita demostrar la notificación.

Ejemplo práctico

Caso 1: abandono de trabajo en una empresa comercial de Lima

Una empresa distribuidora de productos de consumo masivo en Lima detecta que un trabajador del área de almacén dejó de asistir sin justificación durante cuatro días consecutivos. El jefe de recursos humanos revisa el control de asistencia y confirma que no existe descanso médico, licencia ni comunicación previa.

Procedimiento correcto:

1. Se recopilan los reportes biométricos y el historial de asistencia.
2. Se verifica si hubo comunicación por WhatsApp, correo o llamada que justifique la ausencia.
3. Se emite una carta de preaviso imputando el abandono de trabajo, con sustento en el artículo 25 de la LPCL.
4. Se otorgan seis días naturales para descargo.
5. El trabajador responde indicando problemas familiares, pero no presenta prueba alguna ni justificación formal.
6. La empresa evalúa el descargo y emite la carta de despido con fecha cierta.

En este supuesto, si la documentación está bien sustentada y se respetó el procedimiento, la posición del empleador será mucho más sólida ante una eventual demanda.

Caso 2: apropiación de dinero en una ONG

Una ONG con operaciones en el norte del Perú detecta diferencias en la rendición de viáticos de un coordinador de proyecto. La revisión interna evidencia boletas inconsistentes y depósitos no sustentados por un total de S/ 4,850.

Procedimiento correcto:

1. Se realiza una revisión documentaria y se emite un informe interno.
2. Se adjuntan copias de rendiciones, vouchers y observaciones contables.
3. Se remite carta de preaviso detallando los hechos y la presunta apropiación o uso indebido de fondos.
4. Se concede el plazo de ley para descargos.
5. El trabajador no logra desvirtuar las inconsistencias.
6. Se emite la carta de despido, precisando la causa y la fecha de cese.

En organizaciones que administran fondos de cooperación, este tipo de casos exige además evaluar contingencias de control interno, rendición ante financiadores y posibles responsabilidades adicionales.

Tabla comparativa: procedimiento correcto vs. procedimiento riesgoso

¿Qué pasa si el procedimiento no se respeta?

Si el empleador no cumple con el procedimiento legal, el trabajador puede cuestionar judicialmente el despido. Dependiendo del caso, ello puede generar:

• Pago de indemnización por despido arbitrario.
• Reposición, si se configura un supuesto de despido nulo o vulneración de derechos fundamentales.
• Costos judiciales y honorarios legales.
• Contingencias ante SUNAFIL por incumplimientos laborales formales.

Además, una deficiente gestión del despido puede afectar el clima laboral y la reputación de la empresa, especialmente en sectores con alta exposición pública o con exigencias de compliance.

Buenas prácticas para empleadores peruanos

• Contar con Reglamento Interno de Trabajo actualizado.
• Mantener políticas claras sobre disciplina, asistencia, uso de bienes, confidencialidad y rendición de gastos.
• Documentar adecuadamente incidencias laborales.
• Capacitar a jefaturas y personal de recursos humanos en procedimiento disciplinario.
• Revisar cada caso con asesoría laboral antes de emitir cartas de preaviso o despido.

En empresas familiares, pymes y ONGs, es común que las decisiones se tomen de forma apresurada por la urgencia operativa. Sin embargo, precisamente en esas organizaciones suele haber mayor exposición a errores documentarios. Un enfoque preventivo reduce significativamente el riesgo.

Conclusión

El procedimiento de despido por falta grave en el Perú exige mucho más que identificar una conducta indebida. El empleador debe acreditar la falta, emitir correctamente la carta de preaviso de despido, respetar el plazo mínimo de seis días naturales para el descargo y, solo después de evaluar la defensa del trabajador, cursar la carta de despido.

Cuando este proceso se maneja con rigor legal y adecuada documentación, la empresa reduce contingencias y fortalece su posición ante una eventual fiscalización o proceso judicial. Por el contrario, un error formal puede resultar costoso incluso cuando la falta realmente existió.

Si su empresa necesita revisar un caso concreto, diseñar cartas laborales o fortalecer sus controles en materia de laboral-planillas, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe para una evaluación especializada.