Auditoría de proyectos financiados por cooperación europea y alemana (AECID, GIZ, COSUDE): Guía práctica

Introducción

Las organizaciones no gubernamentales, asociaciones civiles, fundaciones y entidades ejecutoras que administran fondos de cooperación internacional enfrentan una exigencia creciente en materia de transparencia, rendición de cuentas y cumplimiento contractual. Esto es especialmente relevante en proyectos financiados por organismos de cooperación como AECID, GIZ y COSUDE, cuyos convenios suelen incorporar condiciones específicas sobre el uso de recursos, documentación sustentatoria, adquisiciones, reportes financieros y auditorías externas.

En el contexto peruano, una auditoría de este tipo no solo revisa si los estados financieros o reportes del proyecto están correctamente presentados. También evalúa si los fondos fueron utilizados conforme al convenio, al presupuesto aprobado, a las políticas del cooperante y a la normativa local aplicable, incluyendo aspectos tributarios, laborales y de control interno.

En esta guía práctica desarrollamos los puntos clave que toda ONG o entidad ejecutora debe considerar para afrontar con éxito una auditoría de proyectos financiados por cooperación europea y alemana, con énfasis en AECID, GIZ y COSUDE.

¿Qué busca una auditoría de proyectos de cooperación internacional?

En términos generales, este tipo de auditoría busca emitir una opinión o conclusión profesional sobre uno o varios de los siguientes aspectos:

• Si los gastos reportados son reales, elegibles y atribuibles al proyecto.
• Si los recursos fueron utilizados de acuerdo con el convenio, presupuesto y cronograma aprobados.
• Si existe documentación suficiente, pertinente y confiable que sustente cada operación.
• Si la entidad ejecutora cuenta con controles internos adecuados para prevenir errores, fraudes o desviaciones.
• Si se cumplieron las obligaciones legales peruanas en materia tributaria, laboral y societaria.
• Si las adquisiciones, contrataciones y pagos respetaron las reglas del donante.

Dependiendo del cooperante, la auditoría puede enfocarse en estados financieros del proyecto, estado de ingresos y gastos, revisión de cumplimiento, procedimientos acordados o una combinación de estos enfoques.

Marco técnico aplicable a la auditoría

Normas Internacionales de Auditoría relevantes

En la práctica profesional, la auditoría de proyectos de cooperación suele apoyarse en las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), adaptando su alcance a los términos de referencia del cooperante. Entre las más relevantes se encuentran:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros, cuando corresponda una opinión formal.
• NIA 805 - Consideraciones especiales - Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero, muy útil cuando el encargo se limita al estado de ejecución del proyecto.
• NIA 806 - Consideraciones especiales - Auditorías de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos.

Si el cooperante solicita procedimientos acordados, también puede resultar aplicable la normativa internacional de encargos relacionados, según lo establecido en los términos de referencia.

Normativa peruana a considerar

Aunque el financiamiento provenga del exterior, la ejecución del proyecto en Perú debe respetar la legislación local. Entre las principales referencias legales destacan:

• Código Tributario, aprobado por el Decreto Supremo N.° 133-2013-EF. Por ejemplo, el Artículo 87 regula las obligaciones de los administrados de facilitar la fiscalización y conservar documentación.
• Ley del Impuesto a la Renta, cuyo Texto Único Ordenado fue aprobado por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF. Es relevante para revisar retenciones, gastos deducibles, rentas de cuarta y quinta categoría, entre otros.
• Ley del IGV e ISC, TUO aprobado por el Decreto Supremo N.° 055-99-EF, especialmente para analizar el tratamiento del IGV en compras locales y su eventual recupero o condición de costo del proyecto.
• Ley N.° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, y su reglamento, cuando el proyecto involucra personal en campo.
• Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N.° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo N.° 003-97-TR, para verificar relaciones laborales y beneficios sociales.
• Comprobantes de pago, regulados por el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT.

Además, si la entidad ejecutora es una asociación u ONG, también resulta importante revisar sus estatutos, poderes vigentes, libros societarios y políticas internas aprobadas por su órgano de gobierno.

Particularidades de AECID, GIZ y COSUDE

Aunque cada convenio tiene sus propias cláusulas, en la práctica existen diferencias de enfoque entre cooperantes. Por ello, la auditoría debe partir siempre de la lectura detallada del convenio, anexos, presupuesto aprobado, manual operativo y términos de referencia.

En todos los casos, el auditor debe evitar asumir criterios generales sin revisar las reglas específicas del financista. Un gasto permitido en un proyecto puede ser observado en otro por diferencias en el convenio.

Principales áreas de revisión en la auditoría

1. Elegibilidad de gastos

La elegibilidad es el corazón de la auditoría de cooperación. No basta con que el gasto exista; debe ser necesario para el proyecto, estar aprobado, ejecutado dentro del período de vigencia, correctamente sustentado y pagado conforme a las reglas aplicables.

Los criterios más comunes de elegibilidad incluyen:

• Relación directa con los objetivos del proyecto.
• Registro dentro del período financiable.
• Soporte documental válido y completo.
• Concordancia con el presupuesto aprobado o con sus modificaciones autorizadas.
• Pago efectivo y trazable a través de bancos.
• Cumplimiento de normas tributarias y laborales peruanas.

Un error frecuente en Perú es considerar elegible una compra sustentada con documento informal o con comprobante emitido a nombre incorrecto. Si el comprobante de pago no cumple con el Reglamento de Comprobantes de Pago o no está emitido a nombre de la entidad ejecutora, el cooperante puede observar el gasto incluso si el bien fue utilizado en el proyecto.

2. Adquisiciones y contrataciones

Los cooperantes suelen exigir competencia, transparencia y razonabilidad en las compras. Por ello, el auditor revisa:

• Existencia de cotizaciones suficientes.
• Cuadros comparativos y sustento de selección.
• Aprobaciones internas según montos.
• Contratos firmados y términos de referencia.
• Conformidad de servicio o recepción del bien.
• Ausencia de conflictos de interés.

En proyectos ejecutados en regiones del Perú, puede ocurrir que por condiciones geográficas solo exista un proveedor local. En estos casos, la excepción debe estar documentada, con sustento de mercado, aprobación interna y evidencia de razonabilidad del precio.

3. Recursos humanos, consultorías y planillas

Otro foco crítico es la contratación de personal y consultores. La auditoría suele verificar:

• Contratos vigentes y firmados.
• Términos de referencia y productos entregables.
• Control de asistencia o evidencia de prestación efectiva.
• Pago de honorarios, retenciones y aportes.
• Boletas de pago, AFP/ONP, Essalud y beneficios sociales, cuando corresponda.
• Asignación proporcional cuando el trabajador participa en más de un proyecto.

Si un coordinador dedica 50% de su tiempo a un proyecto financiado por GIZ y 50% a otro financiado por una fundación privada, la entidad debe contar con una metodología objetiva de distribución del costo, respaldada por reportes de tiempo o documentos equivalentes.

4. Caja chica, viáticos y gastos de campo

En proyectos sociales o de desarrollo rural, los gastos de campo son frecuentes y también altamente observables. El auditor debe revisar:

• Política interna de caja chica y rendiciones.
• Autorizaciones previas de viaje.
• Liquidaciones de viáticos dentro del plazo establecido.
• Comprobantes de pago válidos.
• Relación entre el gasto y la actividad ejecutada.
• Evidencia de talleres, capacitaciones o reuniones comunitarias.

Un riesgo habitual es la rendición de movilidad local sin sustento suficiente o con declaraciones juradas por montos elevados. Aunque algunas políticas permiten declaraciones juradas en zonas alejadas, estas deben ser excepcionales, razonables y estar expresamente autorizadas por el cooperante o por el manual del proyecto.

5. Activos fijos e inventarios

Cuando el proyecto adquiere laptops, equipos de medición, vehículos, mobiliario o bienes para beneficiarios, la auditoría revisa:

• Registro patrimonial.
• Etiquetado o identificación del activo.
• Ubicación física y responsable asignado.
• Actas de entrega o transferencia.
• Conciliación entre inventario físico y registros contables.

En proyectos financiados por cooperación, la propiedad final del activo puede depender del convenio: algunos bienes quedan en la ONG ejecutora y otros deben ser transferidos a beneficiarios o instituciones públicas. Si esta cláusula no se cumple, el cooperante puede formular observaciones relevantes.

6. Ingresos, aportes y cofinanciamiento

Muchos convenios exigen que la entidad ejecutora aporte una contrapartida en efectivo o en especie. El auditor debe verificar:

• Si el cofinanciamiento comprometido fue efectivamente aportado.
• Si su valorización es razonable y sustentable.
• Si no existe doble imputación del mismo gasto a distintos financiadores.
• Si la presentación del aporte sigue el formato exigido por el cooperante.

Un riesgo importante es reportar como contrapartida horas de personal sin hojas de tiempo o sin metodología de valorización. En esos casos, el monto podría ser rechazado.

Riesgos frecuentes detectados en auditorías de ONGs en Perú

Metodología práctica para preparar una auditoría exitosa

1. Organizar el archivo del proyecto

La entidad ejecutora debe mantener un archivo físico o digital ordenado por componentes, partidas presupuestales y períodos. Lo ideal es que cada gasto tenga un expediente con:

• Requerimiento o solicitud interna.
• Aprobación.
• Cotizaciones y evaluación.
• Orden de compra o contrato.
• Comprobante de pago.
• Constancia de pago bancario.
• Conformidad o acta de recepción.
• Registro contable y asignación al proyecto.

2. Conciliar contabilidad, bancos y reportes al cooperante

Una observación recurrente surge cuando el reporte financiero enviado al cooperante no coincide con la contabilidad, las conciliaciones bancarias o el mayor analítico del proyecto. Antes de la auditoría, conviene realizar una conciliación integral entre:

• Estado de ejecución presupuestal.
• Libro mayor o auxiliar por centro de costo.
• Extractos bancarios.
• Rendiciones y fondos por rendir.
• Inventario de activos.

3. Revisar el cumplimiento tributario y laboral

El auditor no solo mira el gasto desde la óptica del convenio. También evalúa si la entidad cumplió con retenciones, declaraciones y pagos legales. Por ejemplo, un honorario profesional pagado sin la retención correspondiente, cuando aplicaba, puede generar contingencia tributaria y observación del cooperante.

En ese sentido, el Artículo 87 del Código Tributario obliga a conservar libros, registros y documentos vinculados a obligaciones tributarias, lo cual refuerza la necesidad de un archivo robusto.

4. Identificar gastos sensibles antes de la auditoría

Es recomendable efectuar una revisión interna previa de los conceptos más observables:

• Viáticos y movilidad.
• Compras directas sin competencia.
• Servicios de consultoría.
• Gastos compartidos entre proyectos.
• Pagos en efectivo.
• Regularizaciones contables al cierre.

Esta revisión preventiva permite corregir clasificaciones, completar expedientes o excluir gastos no elegibles antes de emitir el informe final al cooperante.

Ejemplo práctico

Escenario 1: Proyecto de desarrollo rural financiado por COSUDE en Cajamarca

Una asociación ejecuta un proyecto de fortalecimiento productivo por S/ 1,200,000. Durante la auditoría se revisan gastos de capacitación, movilidad a comunidades y adquisición de herramientas para beneficiarios.

Se detecta que S/ 18,500 en movilidad fueron sustentados con declaraciones juradas, pese a que en varias localidades sí existían transportistas formales que emitían comprobantes. Además, S/ 9,800 en herramientas no contaban con actas de entrega a beneficiarios.

Resultado probable: el auditor puede observar parcial o totalmente esos importes por insuficiencia de sustento. Si el convenio exige comprobantes válidos y trazabilidad de entrega, la entidad podría verse obligada a reclasificar o devolver fondos.

Lección: en trabajo de campo, la flexibilidad documental debe estar previamente regulada y debidamente justificada.

Escenario 2: Proyecto urbano financiado por AECID en Lima

Una ONG ejecuta un proyecto de prevención de violencia de género por S/ 850,000. El presupuesto contempla personal, talleres, campañas y consultorías especializadas. La auditoría detecta que una consultoría por S/ 42,000 fue contratada sin evidencia suficiente de evaluación comparativa y que los productos entregados son genéricos.

Resultado probable: el gasto puede ser observado por debilidad en el proceso de selección y por falta de evidencia sobre el valor recibido. Aunque exista factura y transferencia bancaria, ello no garantiza elegibilidad.

Lección: en cooperación internacional, la sustancia del servicio es tan importante como el comprobante.

Escenario 3: Proyecto financiado por GIZ con costos compartidos

Una entidad ejecutora comparte oficina, administración y personal de soporte entre tres proyectos. Para distribuir los costos indirectos utiliza porcentajes históricos no actualizados. La auditoría encuentra que el proyecto GIZ absorbió S/ 27,000 adicionales sin base objetiva.

Resultado probable: el cooperante puede exigir ajuste del reporte financiero y mejorar la metodología de asignación.

Lección: todo prorrateo debe responder a criterios verificables, consistentes y documentados.

Buenas prácticas para ONGs y entidades ejecutoras

• Leer el convenio y el manual financiero antes de ejecutar el primer gasto.
• Implementar centros de costo separados por proyecto y financiador.
• Evitar pagos en efectivo, salvo casos excepcionales debidamente autorizados.
• Formalizar políticas de compras, viáticos, caja chica y archivo documental.
• Capacitar al equipo técnico, no solo al área contable, sobre elegibilidad de gastos.
• Realizar auditorías internas o revisiones preventivas trimestrales.
• Conservar evidencia digital y física de actividades, entregables y transferencias.
• Documentar adecuadamente modificaciones presupuestales y aprobaciones del cooperante.

¿Qué debe contener un buen informe de auditoría del proyecto?

Dependiendo del encargo, un informe sólido debería incluir:

• Objeto y alcance de la auditoría.
• Normas aplicadas, como la NIA 805 - Consideraciones especiales - Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero.
• Período examinado.
• Responsabilidad de la entidad ejecutora y del auditor.
• Opinión o conclusión emitida.
• Detalle de observaciones, si corresponde.
• Recomendaciones de control interno.
• Anexos con conciliaciones o cuadros de gastos observados.

En varios casos, además del informe principal, se emite una carta de control interno con recomendaciones para fortalecer procesos administrativos y financieros.

Conclusión

La auditoría de proyectos financiados por cooperación europea y alemana, como los de AECID, GIZ y COSUDE, exige una mirada integral: financiera, contractual, documental, tributaria y operativa. En el Perú, muchas observaciones no se originan en fraude, sino en debilidades de archivo, compras mal sustentadas, prorrateos subjetivos o desconocimiento de las reglas del cooperante.

La mejor estrategia no es esperar a la auditoría, sino preparar el proyecto desde su inicio con políticas claras, trazabilidad documental y conciliaciones periódicas. Una ONG o entidad ejecutora que ordena sus procesos desde el primer desembolso reduce riesgos, protege su reputación y fortalece su capacidad de acceder a nuevos fondos de cooperación.

Si su organización necesita apoyo en auditoría de ONGs, revisión de elegibilidad de gastos, control interno o preparación para auditorías de cooperación internacional, puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe.