Contabilidad de Comercio Electrónico (E-commerce) y Pasarelas de Pago en Perú: conciliación de comisiones y abonos

Contabilidad de comercio electrónico y pasarelas de pago en Perú

El crecimiento del comercio electrónico en Perú ha obligado a muchas empresas a adaptar sus procesos contables, tributarios y de control interno. Hoy no basta con registrar una venta cuando el cliente paga en una tienda virtual; también es necesario entender cómo y cuándo abonan los fondos las pasarelas de pago, qué comisiones descuentan, cómo se sustenta el IGV, y de qué manera se concilian las diferencias entre lo facturado, lo cobrado y lo depositado en bancos.

En negocios que venden por web, redes sociales, marketplaces o aplicaciones, uno de los errores más frecuentes consiste en registrar como ingreso el importe neto abonado por la pasarela. Ese tratamiento distorsiona las ventas, subestima los gastos por comisiones y complica la conciliación bancaria. En la práctica, la empresa debe reconocer la venta por el importe total cobrado al cliente y, por separado, registrar la comisión, retención, contracargo o cualquier otro descuento aplicable.

En este artículo desarrollamos, con enfoque práctico y aplicado a la realidad peruana, cómo llevar la contabilidad de e-commerce y la conciliación de comisiones y abonos de plataformas como Niubiz, Izipay, Culqi y Mercado Pago, bajo criterios alineados con el PCGE, las NIIF y la normativa tributaria peruana.

¿Por qué la conciliación de pasarelas de pago es un punto crítico?

En una operación tradicional, la empresa vende y cobra directamente. En e-commerce, en cambio, intervienen terceros que procesan el pago, retienen comisiones, aplican plazos de liquidación y, en algunos casos, asumen temporalmente la custodia de los fondos. Esto genera una diferencia entre:

• La fecha de la venta.
• La fecha del cobro al cliente.
• La fecha del abono en la cuenta bancaria.
• El importe bruto pagado por el cliente.
• El importe neto recibido por la empresa.

Si la empresa no concilia estas diferencias, pueden aparecer problemas como:

• Ventas subregistradas o duplicadas.
• Comisiones no contabilizadas.
• Diferencias en bancos no explicadas.
• Errores en la determinación del IGV y del Impuesto a la Renta.
• Debilidades de control interno ante fraudes, devoluciones o contracargos.

Desde la perspectiva de auditoría, este tema se vincula con la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el entendimiento de la entidad y su entorno y con la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados, porque las ventas digitales y sus medios de cobro suelen ser áreas sensibles de riesgo operativo y financiero.

Base contable aplicable: PCGE, NIIF e ingresos

Reconocimiento de ingresos

En la mayoría de operaciones de e-commerce, el ingreso se reconoce cuando la empresa transfiere el control del bien o presta el servicio al cliente, conforme a la NIIF 15 - Ingresos de actividades ordinarias procedentes de contratos con clientes. Esto significa que el hecho de que la pasarela abone hoy, mañana o en 7 días no cambia, por sí solo, el momento del reconocimiento del ingreso.

Por ejemplo, si una empresa de Lima vende un electrodoméstico por S/ 1,180 el 28 de marzo y entrega el producto ese mismo día, el ingreso y el IGV deben reconocerse en marzo, aunque la pasarela de pago deposite el dinero el 1 de abril.

Presentación bruta versus neta

Un criterio clave de la NIIF 15 - Ingresos de actividades ordinarias procedentes de contratos con clientes es evaluar si la empresa actúa como principal o como agente. En una venta propia por tienda virtual, la empresa normalmente actúa como principal, por lo que debe mostrar el ingreso por el importe bruto de la venta. La comisión de la pasarela se registra como gasto por servicios financieros, gastos de venta o servicios de terceros, según la política contable aplicada.

Cuentas contables usuales bajo el PCGE

Aunque la estructura específica puede variar según el plan de cuentas de cada empresa, en la práctica peruana suelen utilizarse cuentas como:

• 12 Cuentas por cobrar comerciales - Terceros, cuando se reconoce el derecho de cobro.
• 10 Efectivo y equivalentes de efectivo, por el abono en banco.
• 16 Cuentas por cobrar diversas - Terceros, cuando se usa una cuenta puente para fondos en tránsito o por liquidar de la pasarela.
• 70 Ventas, por el valor de la operación.
• 40 Tributos, contraprestaciones y aportes al sistema de pensiones y de salud por pagar, por el IGV.
• 63 Gastos de servicios prestados por terceros o una cuenta de gasto equivalente, por la comisión de la pasarela.

Lo importante no es solo la cuenta, sino que el tratamiento permita trazabilidad, conciliación y sustento documental.

¿Cómo operan Niubiz, Izipay, Culqi y Mercado Pago desde el punto de vista contable?

Aunque cada proveedor tiene particularidades, el flujo general suele ser similar:

1. El cliente paga en la web o aplicación.
2. La pasarela aprueba la transacción.
3. La empresa emite el comprobante de pago correspondiente.
4. La pasarela liquida los fondos en una fecha posterior.
5. La pasarela descuenta su comisión y, de ser el caso, otros cargos.
6. La empresa recibe un abono neto en su cuenta bancaria.

En términos contables, esto implica que la empresa debe controlar al menos tres elementos:

• Venta bruta.
• Comisión y otros descuentos.
• Abono neto.

Comparativo general de tratamiento contable

Flujo contable recomendado para ventas con pasarela de pago

1. Reconocimiento de la venta

Supongamos que una empresa peruana vende un producto por S/ 236, importe que incluye IGV. El cliente paga con tarjeta a través de Culqi.

Base imponible: S/ 200
IGV 18%: S/ 36
Total venta: S/ 236

Asiento referencial:

Este asiento refleja que la empresa ya tiene un derecho de cobro frente a la pasarela o entidad liquidadora.

2. Registro de la comisión de la pasarela

Supongamos que la comisión total cobrada por la pasarela es S/ 7.08 incluido IGV.

Valor del servicio: S/ 6.00
IGV: S/ 1.08
Total comisión: S/ 7.08

Asiento referencial:

En la práctica, algunas empresas registran este asiento cuando reciben el reporte de liquidación o el comprobante emitido por el proveedor del servicio.

3. Registro del abono en banco

Si la pasarela deposita el neto de S/ 228.92, el asiento sería:

Con ello, la cuenta puente queda saldada:

S/ 236.00 - S/ 7.08 - S/ 228.92 = S/ 0.00

Ejemplo práctico: conciliación diaria de una tienda virtual en Perú

Una empresa de venta de ropa en Arequipa realiza en un día las siguientes ventas:

• 5 ventas por Niubiz por un total de S/ 1,770.
• 3 ventas por Izipay por un total de S/ 944.
• 2 ventas por Mercado Pago por un total de S/ 590.

Total vendido del día: S/ 3,304

Las pasarelas liquidan así:

• Niubiz abona S/ 1,716.90 y cobra comisiones por S/ 53.10.
• Izipay abona S/ 915.68 y cobra comisiones por S/ 28.32.
• Mercado Pago abona S/ 566.40 y cobra comisiones por S/ 23.60.

La conciliación debe demostrar que:

Si la empresa registrara únicamente el abono bancario de S/ 3,198.98 como venta, estaría omitiendo S/ 105.02 de ingresos y, además, no reflejaría el gasto real por comisiones.

Documentación de sustento: qué debe revisar contabilidad

Para una adecuada conciliación, el área contable debe solicitar y archivar, de forma física o digital, la siguiente documentación:

• Reporte de ventas del e-commerce o ERP.
• Comprobantes de pago emitidos a clientes.
• Reportes de liquidación de Niubiz, Izipay, Culqi o Mercado Pago.
• Comprobantes de pago emitidos por la pasarela por sus comisiones, cuando corresponda.
• Estados de cuenta bancarios.
• Reporte de devoluciones, extornos y contracargos.

Desde el punto de vista del control interno, esto se alinea con la NIA 230 - Documentación de auditoría, ya que toda diferencia significativa debe poder rastrearse y sustentarse.

Tratamiento de devoluciones, extornos y contracargos

Uno de los puntos más delicados del e-commerce es el tratamiento de las devoluciones y contracargos. No siempre una venta aprobada termina siendo un ingreso definitivo. Puede ocurrir que:

• El cliente devuelva el producto.
• La operación sea anulada.
• El banco emisor procese un contracargo.
• La pasarela retenga temporalmente fondos por disputa.

En esos casos, la empresa debe evaluar el sustento y registrar la nota de crédito o el ajuste correspondiente, evitando mantener ingresos que ya no son realizables.

Ejemplo práctico

Una tienda de accesorios en Lima vendió un reloj por S/ 354 vía Izipay. Días después, el cliente desconoció el consumo y se generó un contracargo. Si la empresa no logra sustentar la operación, deberá reversar la venta y reconocer el efecto financiero correspondiente.

Este tipo de situaciones requiere especial atención al cierre mensual, porque puede haber ventas de fin de mes cuyo abono fue revertido en el mes siguiente.

IGV y sustento tributario de las comisiones

En Perú, el tratamiento tributario de las comisiones de pasarelas debe revisarse con cuidado. Si el proveedor emite comprobante de pago válido y el servicio cumple los requisitos de causalidad, fehaciencia y vinculación con la generación de renta, la empresa podrá reconocer el gasto y, de corresponder, utilizar el crédito fiscal del IGV.

En este punto resulta importante recordar que el Texto Único Ordenado de la Ley del IGV e ISC, aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, establece en su artículo 18 los requisitos sustanciales del crédito fiscal y en su artículo 19 los requisitos formales. Por ello, no basta con ver un descuento en el estado de cuenta: debe existir sustento documental suficiente.

Asimismo, para efectos del Impuesto a la Renta, el Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, recoge en su artículo 37 el principio de causalidad para la deducción de gastos. Las comisiones de pasarela, en general, son necesarias para generar ventas digitales, por lo que suelen ser deducibles siempre que estén debidamente sustentadas.

Buenas prácticas de conciliación mensual

Una empresa que vende por e-commerce no debería esperar al cierre anual para revisar sus pasarelas. La práctica recomendable es realizar conciliaciones diarias o semanales y un cierre mensual formal.

Checklist de conciliación

Errores frecuentes en la contabilidad de e-commerce

• Registrar solo el neto abonado como ingreso.
• No usar cuentas puente para fondos por liquidar.
• No registrar comisiones por falta de revisión de reportes.
• Conciliar solo contra banco y no contra el detalle de ventas.
• No controlar contracargos ni devoluciones.
• Emitir comprobantes fuera del periodo correcto.

Estos errores pueden afectar los estados financieros y también la calidad de la información para la toma de decisiones. Por ejemplo, una empresa puede creer que su margen comercial es mayor al real si no considera adecuadamente las comisiones de sus canales de pago.

Recomendaciones de control interno para empresas peruanas

Desde una perspectiva de auditoría y gestión, recomendamos implementar las siguientes medidas:

• Definir una política contable específica para e-commerce.
• Crear cuentas contables separadas por pasarela de pago.
• Automatizar reportes entre la tienda virtual, el sistema de facturación y la contabilidad.
• Revisar que cada comisión tenga comprobante y sustento.
• Asignar responsables para conciliación, aprobación y seguimiento de diferencias.
• Preparar un reporte de antigüedad de saldos por pasarela.

Ejemplo práctico

Una pyme de productos naturales en Trujillo vendía por Instagram y cobraba mediante links de pago de Mercado Pago y Culqi. Durante varios meses registró solo los abonos bancarios. Al revisar su información, detectó que sus ventas reales eran mayores en aproximadamente S/ 18,000 y que no había reconocido comisiones por más de S/ 1,200. La corrección no solo mejoró la confiabilidad de sus estados financieros, sino también su análisis de rentabilidad por canal.

¿Qué debe revisar el auditor externo?

En una auditoría financiera, las ventas por e-commerce y los saldos con pasarelas requieren procedimientos específicos. Entre los más relevantes están:

• Evaluar el diseño e implementación de controles sobre ventas digitales.
• Revisar conciliaciones entre plataforma, facturación, pasarela y banco.
• Realizar pruebas de corte al cierre del periodo.
• Verificar la razonabilidad de comisiones y cargos financieros.
• Confirmar saldos o revisar evidencia externa disponible.
• Analizar devoluciones posteriores al cierre.

Estos procedimientos están relacionados con la NIA 500 - Evidencia de auditoría y la NIA 520 - Procedimientos analíticos, especialmente cuando el volumen transaccional es alto y el procesamiento es automatizado.

Conclusión

La contabilidad de comercio electrónico en Perú exige un enfoque más detallado que la venta tradicional. Cuando una empresa opera con Niubiz, Izipay, Culqi o Mercado Pago, no debe limitarse a registrar el dinero que ingresa al banco. Lo correcto es reconocer la venta bruta, separar la comisión de la pasarela, controlar los fondos por liquidar y conciliar adecuadamente los abonos netos, devoluciones y contracargos.

Una conciliación bien ejecutada mejora la confiabilidad de los estados financieros, fortalece el control interno y reduce contingencias tributarias. Además, permite conocer la rentabilidad real de cada canal digital, algo esencial para crecer de forma ordenada en el entorno actual.

Si su empresa necesita implementar o revisar su proceso de conciliación contable de pasarelas de pago, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos apoyarlo con un enfoque práctico, financiero y tributario. Para consultas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.