Elemento 6 Gastos por Naturaleza (Cuentas 60 a 69 del PCGE) y su destino al Elemento 9: Guía completa con asientos

¿Qué es el Elemento 6 del PCGE?

El Elemento 6 del Plan Contable General Empresarial (PCGE) agrupa los gastos por naturaleza que una empresa reconoce durante un periodo. En términos simples, aquí se registran los consumos, cargas y desembolsos vinculados con la operación del negocio según su tipo: compras, servicios recibidos, gastos de personal, tributos, provisiones, valuación y otros gastos de gestión.

En la práctica peruana, el Elemento 6 es clave porque permite identificar qué se gastó, mientras que el Elemento 9 permite identificar para qué área, centro de costo o función se destinó ese gasto. Por ello, el traslado del Elemento 6 al Elemento 9 resulta fundamental para empresas industriales, comerciales, de servicios, constructoras y también para organizaciones no gubernamentales que requieren control presupuestal por proyectos.

Desde una perspectiva financiera, este tratamiento se relaciona con la adecuada presentación de gastos en los estados financieros bajo la NIC 1 Presentación de Estados Financieros, que permite presentar el análisis de gastos por naturaleza o por función. En el contexto del PCGE peruano, el registro inicial en Elemento 6 y su posterior destino al Elemento 9 ayuda precisamente a construir ese análisis funcional.

¿Qué comprende el Elemento 6: cuentas 60 a 69?

Las cuentas del Elemento 6 abarcan desde la 60 hasta la 69. A continuación, presentamos una visión ordenada de su contenido y uso habitual.

Relación entre el Elemento 6 y el Elemento 9

Una de las consultas más frecuentes en contabilidad peruana es: ¿todas las cuentas del Elemento 6 se transfieren al Elemento 9? La respuesta práctica es que principalmente se destinan al Elemento 9 aquellos gastos que requieren distribución por función, área o centro de costos, como producción, administración, ventas o proyectos específicos.

Por ejemplo:

• La planilla registrada en la cuenta 62 puede distribuirse entre producción, ventas y administración.
• Los servicios de energía eléctrica de la cuenta 63 pueden asignarse parcialmente a planta y parcialmente a oficinas administrativas.
• La depreciación de la cuenta 68 puede destinarse a costos de producción o gastos administrativos, según el activo que la origine.

En cambio, ciertas cuentas como la 69 Costo de ventas ya tienen una lógica propia de presentación y no siempre siguen el mismo flujo de distribución funcional que otras cuentas del Elemento 6.

Dinámica contable del Elemento 6

Reconocimiento inicial por naturaleza

Primero, el gasto se registra según su naturaleza. Por ejemplo, si una empresa de Lima contrata un servicio de vigilancia por S/ 4,000 más IGV, el reconocimiento inicial se realiza en la cuenta 63.

Transferencia al Elemento 9

Luego, al cierre del mes o según la política contable de la empresa, ese gasto se transfiere a cuentas del Elemento 9 Contabilidad Analítica de Explotación para identificar su destino funcional. Así, el servicio de vigilancia puede asignarse 70% a producción y 30% a administración.

Importancia para control gerencial y auditoría

Este proceso no solo mejora la información financiera, sino que facilita:

• El análisis de rentabilidad por línea de negocio.
• La elaboración de presupuestos.
• La sustentación de costos ante auditorías internas y externas.
• El cumplimiento tributario, en especial respecto del principio de causalidad regulado por el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF.

Desarrollo de las cuentas 60 a 69 del PCGE

Cuenta 60: Compras

La cuenta 60 registra la adquisición de bienes destinados a la operación: mercaderías, materias primas, materiales auxiliares, suministros y envases. Es común en empresas comerciales e industriales.

Ejemplo práctico: una ferretería en Chiclayo compra mercaderías por S/ 25,000 más IGV al crédito.

Asiento contable:

Debe:
60 Compras S/ 25,000
40 Tributos por pagar - IGV S/ 4,500
Haber:
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros S/ 29,500

Posteriormente, según el sistema contable y la metodología de costeo, se efectúan los ajustes correspondientes con existencias y costo de ventas.

Cuenta 61: Variación de existencias

La cuenta 61 permite reconocer la variación de inventarios y vincular el consumo real del periodo. Su uso es especialmente importante en empresas manufactureras y comerciales con inventarios significativos.

Ejemplo práctico: una empresa industrial en Arequipa consume materias primas por S/ 18,000 durante el mes.

Asiento referencial:

Debe:
61 Variación de existencias S/ 18,000
Haber:
20 Mercaderías / 24 Materias primas / 25 Materiales auxiliares, suministros y repuestos S/ 18,000

La cuenta específica dependerá del tipo de inventario consumido.

Cuenta 62: Gastos de personal, directores y gerentes

Aquí se registran las remuneraciones, gratificaciones, CTS, vacaciones, aportes de Essalud, dietas y otras cargas del personal. Es una de las cuentas más relevantes en empresas intensivas en mano de obra.

Ejemplo práctico: una empresa de servicios en Trujillo devenga planilla mensual por S/ 40,000 y Essalud por S/ 3,600.

Asiento contable:

Debe:
62 Gastos de personal, directores y gerentes S/ 43,600
Haber:
41 Remuneraciones y participaciones por pagar S/ 40,000
40 Tributos, contraprestaciones y aportes al sistema de pensiones y de salud por pagar S/ 3,600

Luego, este gasto puede destinarse al Elemento 9 según las funciones del personal.

Cuenta 63: Gastos de servicios prestados por terceros

Incluye servicios de energía, agua, telefonía, alquileres, mantenimiento, publicidad, honorarios, transporte, vigilancia, limpieza y otros servicios contratados.

Ejemplo práctico: una empresa comercial en Lima recibe una factura de publicidad por S/ 6,000 más IGV.

Asiento contable:

Debe:
63 Gastos de servicios prestados por terceros S/ 6,000
40 IGV crédito fiscal S/ 1,080
Haber:
42 Cuentas por pagar comerciales - terceros S/ 7,080

Si la publicidad corresponde al área de ventas, su destino al Elemento 9 debería reflejar esa función.

Cuenta 64: Gastos por tributos

Registra tributos que asume la empresa y que constituyen gasto, siempre que no formen parte del costo de un activo ni sean recuperables. Aquí se debe analizar con cuidado la deducibilidad tributaria.

Base legal relevante: el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta regula la deducción de gastos necesarios para producir y mantener la fuente. Asimismo, el artículo 44 establece conceptos no deducibles.

Ejemplo práctico: una empresa paga el Impuesto Predial de su local administrativo por S/ 2,400.

Asiento contable:

Debe:
64 Gastos por tributos S/ 2,400
Haber:
10 Efectivo y equivalentes de efectivo S/ 2,400

Cuenta 65: Otros gastos de gestión

Esta cuenta agrupa conceptos de gestión no clasificados en las cuentas anteriores, como ciertos gastos institucionales, suscripciones, relaciones públicas o gastos diversos operativos.

Ejemplo práctico: una asociación civil en Perú adquiere suscripciones técnicas para su equipo administrativo por S/ 1,200.

Asiento contable:

Debe:
65 Otros gastos de gestión S/ 1,200
Haber:
10 Efectivo y equivalentes de efectivo S/ 1,200

Cuenta 66: Pérdida por medición de activos no financieros al valor razonable

Esta cuenta se utiliza cuando corresponde reconocer pérdidas por medición de determinados activos no financieros al valor razonable, según la norma aplicable. Su uso no es tan frecuente en pequeñas empresas, pero puede aparecer en sectores especializados.

El tratamiento debe evaluarse a la luz de la NIIF 13 Medición del Valor Razonable y de la norma específica del activo involucrado.

Cuenta 67: Gastos financieros

Incluye intereses de préstamos, comisiones bancarias, costos de factoring, mantenimiento de cuentas, gastos por cartas fianza y otras obligaciones financieras.

Ejemplo práctico: una empresa obtiene un préstamo para capital de trabajo y devenga intereses mensuales por S/ 3,500.

Asiento contable:

Debe:
67 Gastos financieros S/ 3,500
Haber:
46 Cuentas por pagar diversas - terceros / 45 Obligaciones financieras S/ 3,500

En ciertos casos, si el financiamiento está directamente atribuible a un activo apto, debe evaluarse la NIC 23 Costos por Préstamos.

Cuenta 68: Valuación y deterioro de activos y provisiones

Comprende depreciación, amortización, estimaciones por cobranza dudosa, deterioro de activos y provisiones diversas. Es una cuenta esencial para reflejar adecuadamente el principio de devengo.

Ejemplo práctico: una empresa reconoce depreciación mensual de maquinaria por S/ 8,000.

Asiento contable:

Debe:
68 Valuación y deterioro de activos y provisiones S/ 8,000
Haber:
39 Depreciación, amortización y agotamiento acumulados S/ 8,000

Este reconocimiento debe alinearse con la NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo y, de corresponder, con la NIC 38 Activos Intangibles.

Cuenta 69: Costo de ventas

La cuenta 69 registra el costo de los bienes o servicios vendidos en el periodo. Tiene especial relevancia en empresas comerciales e industriales, ya que impacta directamente en el margen bruto.

Ejemplo práctico: una distribuidora vende mercaderías cuyo costo asciende a S/ 15,000.

Asiento contable:

Debe:
69 Costo de ventas S/ 15,000
Haber:
20 Mercaderías S/ 15,000

¿Cómo se realiza el destino del Elemento 6 al Elemento 9?

El destino al Elemento 9 consiste en reclasificar los gastos por naturaleza hacia centros de costo o funciones. Aunque el detalle del Elemento 9 puede variar según la estructura interna de cada empresa, la lógica general es distribuir entre:

• Producción
• Administración
• Ventas
• Proyectos
• Servicios auxiliares

Ejemplo práctico de distribución al Elemento 9

Una empresa industrial registra en el mes:

• Planilla: S/ 43,600 en cuenta 62
• Energía eléctrica: S/ 5,000 en cuenta 63
• Depreciación de maquinaria: S/ 8,000 en cuenta 68

La gerencia define la siguiente distribución:

Asiento de destino al Elemento 9:

Debe:
91 Costos de producción S/ 36,500
94 Gastos de administración S/ 11,600
95 Gastos de ventas S/ 8,500
Haber:
79 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos S/ 56,600

Dependiendo de la dinámica contable adoptada por la empresa y su versión del PCGE, la contrapartida puede involucrar la cuenta 79 como cuenta puente para la imputación analítica. Lo importante es que exista consistencia documental y trazabilidad entre el gasto por naturaleza y su aplicación funcional.

Asientos contables frecuentes del Elemento 6 y su destino

Errores comunes en el manejo del Elemento 6 y Elemento 9

1. Registrar gastos sin criterio de devengo

Un error frecuente es contabilizar cuando se paga y no cuando se incurre en el gasto. Esto contradice la base de acumulación prevista por la NIC 1 Presentación de Estados Financieros.

2. No sustentar la distribución al Elemento 9

No basta con porcentajes arbitrarios. La empresa debe contar con bases razonables: metros cuadrados, horas hombre, consumo de energía, número de trabajadores o uso real del recurso.

3. Confundir gasto con costo

En una fábrica de calzado en El Porvenir, por ejemplo, la remuneración del personal de planta no debería ir directamente a gasto administrativo, sino formar parte del costo de producción.

4. Omitir el análisis tributario

Un registro contable correcto no garantiza por sí mismo la deducibilidad tributaria. Siempre debe revisarse el artículo 37 y el artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, así como la fehaciencia del gasto.

Recomendaciones para una aplicación correcta en empresas peruanas

• Defina una política de distribución mensual del Elemento 6 al Elemento 9.
• Use centros de costo por área, sede, proyecto o línea de negocio.
• Concilie mensualmente planillas, depreciaciones, servicios y provisiones.
• Documente las bases de prorrateo para auditoría y fiscalización.
• Revise que los gastos cumplan causalidad, razonabilidad y fehaciencia.

Ejemplo práctico integral

Una empresa textil en Gamarra presenta en abril la siguiente información:

• Compra de suministros de producción: S/ 12,000 más IGV
• Planilla del mes: S/ 30,000; Essalud: S/ 2,700
• Alquiler de local: S/ 8,000 más IGV
• Depreciación de máquinas: S/ 4,500

1. Registro por naturaleza

Compra de suministros:
Debe 60 Compras S/ 12,000
Debe 40 IGV S/ 2,160
Haber 42 Cuentas por pagar comerciales S/ 14,160

Planilla:
Debe 62 Gastos de personal S/ 32,700
Haber 41 Remuneraciones por pagar S/ 30,000
Haber 40 Aportes por pagar S/ 2,700

Alquiler:
Debe 63 Servicios prestados por terceros S/ 8,000
Debe 40 IGV S/ 1,440
Haber 42 Cuentas por pagar comerciales S/ 9,440

Depreciación:
Debe 68 Valuación y deterioro S/ 4,500
Haber 39 Depreciación acumulada S/ 4,500

2. Distribución al Elemento 9

La empresa determina:

• Producción: S/ 38,000
• Administración: S/ 10,200
• Ventas: S/ 9,000

Asiento de destino:

Debe 91 Costos de producción S/ 38,000
Debe 94 Gastos de administración S/ 10,200
Debe 95 Gastos de ventas S/ 9,000
Haber 79 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos S/ 57,200

Este esquema permite conocer con mayor precisión cuánto cuesta producir, cuánto cuesta administrar y cuánto cuesta vender, información esencial para fijar precios y medir rentabilidad.

Importancia del Elemento 6 en auditoría financiera y tributaria

Desde la auditoría, el análisis del Elemento 6 permite evaluar si los gastos:

• Existen y están sustentados.
• Corresponden al periodo correcto.
• Están adecuadamente clasificados.
• Se encuentran razonablemente distribuidos al Elemento 9.
• Cumplen criterios de deducibilidad tributaria.

En este punto, resultan relevantes procedimientos alineados con la NIA 315 Identificación y Valoración de los Riesgos de Incorrección Material mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno y la NIA 330 Respuestas del Auditor a los Riesgos Valorados, especialmente cuando existen prorrateos complejos o provisiones significativas.

Conclusión

El Elemento 6 del PCGE constituye la base para registrar los gastos por naturaleza de una empresa, mientras que su traslado al Elemento 9 permite convertir esa información en una herramienta de gestión, control y análisis de rentabilidad. Entender la lógica de las cuentas 60 a 69, sus asientos y su adecuada distribución funcional es indispensable para una contabilidad confiable, útil para la gerencia y sólida frente a auditorías y revisiones tributarias.

Si su empresa necesita revisar la correcta aplicación del PCGE, la distribución de costos o la sustentación contable y tributaria de sus gastos, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.