Acta de Destrucción de Desmedros de Existencias para SUNAT: modelo de informe técnico y acta
Guía completa sobre cómo sustentar ante SUNAT la destrucción de desmedros de existencias, con requisitos legales, informe técnico, acta, ejemplos prácticos y modelos referenciales para empresas en Perú.
Acta de destrucción de desmedros de existencias para SUNAT
La correcta sustentación de los desmedros de existencias es un tema crítico para las empresas peruanas, especialmente cuando buscan que la pérdida sea aceptada tributariamente por la SUNAT para efectos del Impuesto a la Renta. En la práctica, muchas observaciones tributarias no surgen porque el desmedro no exista, sino porque la empresa no cumplió con el procedimiento formal, no elaboró un informe técnico suficiente o no levantó adecuadamente el acta de destrucción.
En este artículo desarrollamos, de manera práctica y con enfoque técnico, qué es un desmedro, cuál es su tratamiento tributario, qué requisitos exige la normativa peruana y cómo preparar un modelo de informe técnico y acta de destrucción de desmedros de existencias para SUNAT.
¿Qué es el desmedro de existencias?
En términos empresariales, el desmedro ocurre cuando una existencia pierde calidad, valor, utilidad o aptitud para su comercialización o uso, quedando inservible para los fines del negocio. Esto puede ocurrir por vencimiento, contaminación, deterioro físico, cambios de presentación, roturas, exposición inadecuada, obsolescencia comercial o daño en almacenamiento.
Es importante no confundir desmedro con merma. La diferencia tiene impacto contable, operativo y tributario.
Diferencia entre merma y desmedro
| Concepto | Definición | Ejemplo en Perú | Sustento usual |
|---|---|---|---|
| Merma | Pérdida física, cuantitativa o de volumen inherente al proceso productivo o comercial. | Evaporación de combustibles, pérdida de peso en alimentos, reducción de humedad en granos. | Informe técnico profesional. |
| Desmedro | Pérdida cualitativa que vuelve inutilizable o invendible la existencia. | Medicamentos vencidos, conservas abolladas, productos lácteos malogrados por falla de frío. | Destrucción ante Notario o Juez de Paz e informe técnico. |
Desde la perspectiva tributaria, el desmedro requiere un mayor nivel de formalidad, ya que no basta con identificar el deterioro: la empresa debe acreditar la destrucción conforme a ley.
Sustento legal aplicable en Perú
El tratamiento tributario de los desmedros de existencias está regulado principalmente por la normativa del Impuesto a la Renta.
Ley del Impuesto a la Renta
El Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, establece en su artículo 37 que, para determinar la renta neta de tercera categoría, son deducibles los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida.
En el caso específico de existencias, el artículo 37, inciso f) admite la deducción de pérdidas extraordinarias sufridas por caso fortuito o fuerza mayor, delitos cometidos en perjuicio del contribuyente y otras pérdidas, siempre que se cumplan las condiciones y el sustento exigido por la norma y el reglamento.
Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta
El Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 122-94-EF, desarrolla el tratamiento de mermas y desmedros. En particular, el artículo 21, inciso c) regula la acreditación de los desmedros de existencias.
De acuerdo con esta disposición, para que el desmedro sea aceptado tributariamente, debe cumplirse con:
- Acreditar la destrucción de las existencias.
- La destrucción debe realizarse ante Notario Público o, a falta de este, Juez de Paz.
- Debe comunicarse previamente a la SUNAT en el plazo establecido por la norma y el procedimiento aplicable.
- La SUNAT podrá designar a un funcionario para presenciar el acto, si lo considera pertinente.
En la práctica, el incumplimiento de cualquiera de estos elementos puede generar reparos tributarios, afectando la deducción del gasto y aumentando la base imponible del Impuesto a la Renta.
¿Por qué es importante el acta de destrucción?
El acta de destrucción no es un simple documento interno. Es la evidencia formal de que los bienes efectivamente fueron destruidos y no reingresaron al circuito comercial. Para SUNAT, este punto es fundamental, ya que evita que existencias supuestamente deterioradas sean luego vendidas sin reconocimiento tributario adecuado.
Un acta bien elaborada debe responder, como mínimo, estas preguntas:
- ¿Qué bienes fueron destruidos?
- ¿Cuántas unidades se destruyeron?
- ¿Cuál era su costo o valor contable?
- ¿Por qué se consideraron desmedro?
- ¿Dónde y cuándo se destruyeron?
- ¿Quiénes participaron en la destrucción?
- ¿Qué medio de destrucción se utilizó?
- ¿Existe trazabilidad entre inventario, informe técnico y acta?
Requisitos para sustentar desmedros ante SUNAT
Desde una perspectiva de auditoría y cumplimiento, recomendamos que la empresa reúna por lo menos la siguiente documentación:
1. Identificación y segregación de existencias dañadas
La empresa debe identificar físicamente los bienes afectados y separarlos del stock utilizable. Esto debe quedar respaldado con reportes de almacén, kardex, fotografías, guías internas y autorización del área responsable.
2. Informe técnico de desmedro
Aunque la norma pone énfasis en la destrucción, en la práctica un informe técnico es clave para demostrar la causa del deterioro, la imposibilidad de uso o venta y la razonabilidad del castigo contable y tributario.
3. Comunicación previa a SUNAT
La destrucción debe ser comunicada a SUNAT antes de su ejecución, respetando el plazo exigido por la regulación vigente y dejando evidencia de la presentación. Este paso es esencial. No basta con destruir y luego informar.
4. Destrucción ante Notario Público o Juez de Paz
La presencia del fedatario da fe del acto. Si en la localidad no existe notario, puede intervenir el Juez de Paz, conforme permite el reglamento.
5. Acta de destrucción
Debe contener información detallada, consistente y verificable.
6. Registro contable oportuno
El reconocimiento contable debe guardar relación con el periodo en que se identifica y sustenta el desmedro, considerando las políticas contables aplicables.
Tratamiento contable del desmedro
Desde el punto de vista financiero, el deterioro de inventarios debe evaluarse también bajo las normas contables aplicables. En este contexto, resulta relevante la NIC 2 Inventarios, que establece que los inventarios deben medirse al costo o al valor neto realizable, el menor. Cuando los bienes se dañan, vencen o dejan de ser comercializables, puede ser necesario reconocer una rebaja o castigo.
Asimismo, para fines de presentación de estados financieros, la entidad debe evaluar si corresponde revelar políticas, juicios y estimaciones vinculadas al deterioro de inventarios.
Relación entre norma contable y norma tributaria
| Aspecto | Contable | Tributario |
|---|---|---|
| Norma principal | NIC 2 Inventarios | LIR art. 37 e) y f), y Reglamento art. 21 inciso c) |
| Momento del reconocimiento | Cuando se evidencia deterioro o pérdida de valor | Cuando además se cumple el sustento exigido por SUNAT |
| Base de medición | Costo o valor neto realizable, el menor | Deducción condicionada al cumplimiento formal |
| Documento clave | Política contable, informe interno, asiento contable | Comunicación a SUNAT, informe técnico, acta notarial de destrucción |
Esto significa que una pérdida puede estar correctamente reconocida en contabilidad, pero ser observada tributariamente si no se realizó la destrucción conforme a ley.
Modelo de informe técnico de desmedro
A continuación, presentamos una estructura referencial de informe técnico que puede adaptarse según el giro del negocio.
Contenido mínimo sugerido
- Datos de la empresa: razón social, RUC, domicilio fiscal, establecimiento.
- Área responsable: almacén, producción, calidad, logística o comercial.
- Fecha de inspección.
- Descripción detallada de las existencias afectadas.
- Código interno, lote, fecha de vencimiento, unidad de medida y cantidad.
- Costo unitario y costo total en Soles (S/).
- Motivo del desmedro: vencimiento, contaminación, rotura, daño por humedad, falla de cadena de frío, etc.
- Conclusión técnica sobre la imposibilidad de comercialización o uso.
- Recomendación de destrucción.
- Firma del responsable técnico y de la jefatura correspondiente.
Modelo referencial de informe técnico
INFORME TÉCNICO DE DESMEDRO DE EXISTENCIAS N.° 001-2026
1. Empresa: Comercial Andina del Norte S.A.C.
RUC: 2060XXXXXXX
Domicilio: Av. Industrial N.° 250, Chiclayo, Lambayeque
2. Fecha de evaluación: 10 de marzo de 2026
3. Área responsable: Jefatura de Almacén y Control de Calidad
4. Objeto del informe:
Evaluar el estado de determinadas existencias identificadas en almacén como no aptas para su comercialización, a fin de sustentar su condición de desmedro y recomendar su destrucción.
5. Detalle de existencias observadas:
| Ítem | Descripción | Lote | Cantidad | Costo unitario | Costo total | Motivo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Yogurt fresa 1L | YF0326 | 350 und. | S/ 4.20 | S/ 1,470.00 | Vencimiento |
| 2 | Queso fresco 500 g | QF0289 | 180 und. | S/ 6.50 | S/ 1,170.00 | Ruptura de cadena de frío |
| 3 | Mantequilla 200 g | MT7711 | 90 und. | S/ 5.80 | S/ 522.00 | Empaque contaminado |
6. Evaluación técnica:
Durante la inspección se verificó que los productos detallados presentan condiciones que impiden su comercialización. En el caso del yogurt, la fecha de vencimiento se encuentra expirada. En el caso del queso fresco, se constató exposición a temperatura no conforme por falla del equipo de refrigeración durante 14 horas, afectando la inocuidad del producto. Respecto de la mantequilla, se detectó daño en el empaque primario con riesgo de contaminación.
7. Conclusión:
Las existencias evaluadas califican como desmedro por haber perdido su aptitud para la venta y consumo. Se recomienda su destrucción conforme al artículo 21, inciso c), del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.
8. Firmas:
Jefe de Calidad
Jefe de Almacén
Gerencia de Operaciones
Modelo de acta de destrucción de desmedros
El acta debe ser clara, precisa y consistente con el informe técnico, el inventario y la comunicación a SUNAT.
Contenido mínimo del acta
- Lugar, fecha y hora de la destrucción.
- Identificación de la empresa.
- Identificación del Notario Público o Juez de Paz.
- Relación detallada de bienes destruidos.
- Motivo de la destrucción.
- Procedimiento o método de destrucción.
- Participantes del acto.
- Referencia a la comunicación cursada a SUNAT.
- Declaración de conformidad y firmas.
Modelo referencial de acta
ACTA DE DESTRUCCIÓN DE DESMEDROS DE EXISTENCIAS
En la ciudad de Chiclayo, siendo las 10:30 a.m. del día 18 de marzo de 2026, en las instalaciones ubicadas en Av. Industrial N.° 250, distrito de Chiclayo, provincia de Chiclayo y departamento de Lambayeque, se reunieron los representantes de la empresa Comercial Andina del Norte S.A.C., identificada con RUC N.° 2060XXXXXXX, y el Notario Público que suscribe, a fin de llevar a cabo el acto de destrucción de existencias calificadas como desmedro.
La empresa deja constancia de haber comunicado previamente a la SUNAT la fecha y hora de destrucción, conforme a la normativa tributaria vigente, adjuntando para tal efecto el cargo de presentación correspondiente.
Se procede a la destrucción de las siguientes existencias:
| Ítem | Descripción | Lote | Cantidad | Unidad | Costo total | Motivo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Yogurt fresa 1L | YF0326 | 350 | und. | S/ 1,470.00 | Vencimiento |
| 2 | Queso fresco 500 g | QF0289 | 180 | und. | S/ 1,170.00 | Falla de frío |
| 3 | Mantequilla 200 g | MT7711 | 90 | und. | S/ 522.00 | Contaminación |
La destrucción se realizó mediante inutilización total y disposición final controlada, imposibilitando su consumo, comercialización o reaprovechamiento económico.
Los representantes de la empresa manifiestan que los bienes detallados se encontraban previamente segregados del inventario disponible para la venta y que su condición de desmedro ha sido sustentada mediante informe técnico interno.
No habiendo observación adicional, se da por concluido el presente acto, firmando los intervinientes en señal de conformidad.
Firmas:
Representante legal
Jefe de almacén
Responsable de calidad
Notario Público
Ejemplo práctico
Caso realista: distribuidora de productos farmacéuticos en Lima
Una empresa distribuidora detecta medicamentos próximos al vencimiento y algunos ya vencidos por S/ 48,500. El área de almacén emite un reporte, control de calidad confirma que no pueden comercializarse y gerencia aprueba la destrucción.
Si la empresa solo registra contablemente la baja del inventario, pero no comunica previamente a SUNAT ni realiza la destrucción ante Notario, existe un alto riesgo de que SUNAT repare el gasto en una fiscalización.
En cambio, si la empresa:
- segrega físicamente los productos,
- elabora el informe técnico,
- comunica oportunamente a SUNAT,
- destruye ante Notario, y
- conserva el acta, fotos, kardex y asiento contable,
tendrá una posición probatoria mucho más sólida para sustentar la deducción tributaria.
Errores frecuentes observados en fiscalizaciones
En nuestra experiencia de auditoría y consultoría en Perú, estos son los errores más comunes:
- Confundir productos vencidos con simple provisión de inventario.
- No contar con informe técnico o elaborarlo de forma genérica.
- Destruir los bienes antes de comunicar a SUNAT.
- Levantar un acta interna sin intervención de Notario o Juez de Paz.
- No poder conciliar cantidades entre kardex, almacén, acta y contabilidad.
- Omitir evidencia fotográfica o documental del proceso.
- Incluir bienes que aún podrían venderse con descuento, lo que debilita la figura de desmedro.
Buenas prácticas para un expediente sólido
Más allá del cumplimiento mínimo, recomendamos preparar un expediente integral de desmedro con los siguientes documentos:
- Acta interna de identificación de bienes.
- Reporte de inventario y kardex valorizado.
- Informe técnico del área de calidad, producción o almacén.
- Panel fotográfico fechado.
- Comunicación presentada a SUNAT y cargo de recepción.
- Acta notarial o certificación del Juez de Paz.
- Comprobante o constancia de disposición final, si aplica.
- Asiento contable y papeles de trabajo de conciliación.
Este enfoque reduce contingencias y facilita la atención de requerimientos en una eventual fiscalización.
¿Se relaciona con normas de auditoría?
Sí. Aunque el desmedro es un tema principalmente contable y tributario, también tiene implicancias de auditoría. Por ejemplo, la NIA 500 Evidencia de Auditoría exige obtener evidencia suficiente y adecuada, mientras que la NIA 501 Evidencia de Auditoría – Consideraciones específicas para determinadas áreas presta especial atención a la existencia y condición de inventarios. Si la empresa reconoce desmedros significativos, el auditor evaluará la documentación de sustento, la observación física y la razonabilidad del registro.
Asimismo, la NIA 540 Auditoría de estimaciones contables y de la información relacionada a revelar puede resultar relevante cuando existen provisiones o rebajas de inventarios basadas en juicios de la gerencia.
Herramienta útil: checklist antes de destruir desmedros
| Verificación | Sí/No |
|---|---|
| ¿Los bienes fueron identificados y segregados del stock utilizable? | |
| ¿Existe kardex y detalle valorizado? | |
| ¿Se elaboró informe técnico con causa y recomendación? | |
| ¿Se comunicó previamente a SUNAT? | |
| ¿Se coordinó la presencia de Notario o Juez de Paz? | |
| ¿Se preparó el acta con detalle de cantidades, lotes y costos? | |
| ¿Se cuenta con evidencia fotográfica? | |
| ¿Se registró contablemente la baja? | |
| ¿Se archivó el expediente completo? |
Conclusión
La acta de destrucción de desmedros de existencias para SUNAT no debe verse como una simple formalidad, sino como una pieza central del sustento tributario. En Perú, no basta con demostrar que los bienes se deterioraron; también es indispensable probar que fueron destruidos conforme al procedimiento exigido por la normativa.
Un buen informe técnico, una comunicación oportuna a SUNAT, la intervención de Notario Público o Juez de Paz y un acta detallada y consistente pueden marcar la diferencia entre una deducción aceptada y un reparo tributario costoso.
Si su empresa necesita apoyo para revisar su procedimiento, elaborar modelos documentarios o sustentar desmedros en una fiscalización, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.
Carlos Lingan & Asociados S.C. • Charlie Lingán (Auditor)
Firma peruana de auditoría financiera, asesoría tributaria SUNAT, NIIF/NIAs y auditoría de ONGs fundada en 1978 (+45 años de trayectoria).
