Checklist de Prevención ante una Fiscalización de SUNAT: Qué documentos tener listos en archivo digital

Checklist de Prevención ante una Fiscalización de SUNAT: Qué documentos tener listos en archivo digital

En el entorno empresarial peruano, una fiscalización de SUNAT puede generar tensión, retrasos operativos y contingencias económicas si la empresa no cuenta con documentación ordenada, sustentada y disponible de forma inmediata. En la práctica, muchas observaciones no nacen necesariamente de una omisión tributaria grave, sino de algo más simple: no tener a la mano el sustento documental adecuado.

Por ello, implementar un archivo digital tributario y contable ya no es solo una buena práctica administrativa, sino una medida concreta de prevención. Tener documentos digitalizados, clasificados y fácilmente trazables permite responder requerimientos con mayor rapidez, disminuir reparos y demostrar diligencia ante la Administración Tributaria.

En este artículo desarrollamos un checklist completo de prevención ante una fiscalización de SUNAT, enfocado en los documentos que toda empresa en Perú debería mantener listos en archivo digital. Además, incluimos ejemplos prácticos, criterios de organización y recomendaciones aplicables a pequeñas, medianas y grandes empresas.

¿Por qué es clave un archivo digital antes de una fiscalización de SUNAT?

La SUNAT puede requerir información contable, tributaria, bancaria, societaria, laboral y comercial para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones del contribuyente. En ese contexto, la empresa debe poder acreditar:

• La realidad de sus operaciones.
• La fehaciencia del gasto o costo.
• La trazabilidad de ingresos, compras y pagos.
• El cumplimiento formal de libros, registros y declaraciones.
• La consistencia entre lo declarado y lo contabilizado.

Desde el punto de vista legal, el Artículo 87 del Texto Único Ordenado del Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, establece obligaciones de los administrados, entre ellas facilitar las labores de fiscalización, exhibir y/o presentar libros, registros, documentos y demás información vinculada a hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias.

Asimismo, el Artículo 62 del Código Tributario regula la facultad de fiscalización de la Administración Tributaria, que comprende la inspección, investigación y control del cumplimiento de obligaciones tributarias.

En términos prácticos, si la empresa no tiene un archivo digital ordenado, corre riesgos como:

• Responder fuera de plazo a un requerimiento.
• No encontrar contratos, adendas o sustentos de servicios.
• Presentar información inconsistente entre áreas.
• Generar reparos por gastos no acreditados.
• Exponerse a multas o determinaciones adicionales.

Checklist general de documentos para una fiscalización de SUNAT

A continuación, presentamos un checklist estructurado por categorías. La recomendación es que cada grupo documental esté disponible en formato digital, con respaldo y control de versiones.

1. Documentos societarios y de identificación de la empresa

Estos documentos son la base para acreditar la existencia legal de la empresa, su representación y su actividad económica.

• Ficha RUC actualizada.
• Escritura pública de constitución.
• Vigencia de poder del representante legal.
• Estatuto y modificaciones.
• Actas de junta general o directorio relevantes para operaciones observadas.
• Licencias municipales, autorizaciones sectoriales o permisos especiales, cuando correspondan.
• Contratos de arrendamiento del local, oficinas, almacenes o plantas.

Qué validar en el archivo digital: que los documentos estén legibles, completos y en su versión vigente, especialmente la vigencia de poder y la ficha RUC.

2. Comprobantes de pago emitidos y recibidos

En toda fiscalización, los comprobantes de pago son uno de los primeros elementos revisados. La empresa debe poder demostrar la correlación entre la operación, el comprobante, el pago y el registro contable.

• Facturas electrónicas emitidas.
• Boletas de venta electrónicas, si aplica.
• Notas de crédito y notas de débito.
• Facturas de proveedores.
• Recibos por honorarios electrónicos.
• Guías de remisión remitente y transportista, cuando correspondan.
• Constancias de recepción o conformidad del servicio o bien.

Es importante que cada comprobante digital esté vinculado, en la medida de lo posible, con su sustento comercial y financiero.

3. Sustento de compras, costos y gastos

Uno de los puntos más sensibles en una fiscalización de SUNAT es la deducción de gastos para efectos del Impuesto a la Renta y el uso del crédito fiscal del IGV. No basta con tener la factura: hay que acreditar la realidad de la operación.

• Órdenes de compra.
• Cotizaciones y cuadros comparativos.
• Contratos con proveedores.
• Órdenes de servicio.
• Informes de conformidad.
• Correos de coordinación comercial.
• Actas de entrega de bienes.
• Partes de ingreso a almacén.
• Kardex valorizado, cuando corresponda.
• Informes técnicos, reportes, entregables o evidencias del servicio prestado.
• Constancias de detracción, retención o percepción, si aplica.

Desde la perspectiva contable, la NIC 2 - Inventarios y la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros exigen consistencia y adecuada presentación de operaciones vinculadas con existencias, costos y revelación de información financiera. Si la empresa maneja inventarios, el sustento documental debe guardar coherencia con el movimiento físico y contable.

4. Libros y registros contables y tributarios

La empresa debe tener disponibles sus libros y registros obligatorios, preferentemente en formato digital y ordenados por periodo.

• Registro de Compras.
• Registro de Ventas e Ingresos.
• Libro Diario.
• Libro Mayor.
• Libro de Inventarios y Balances.
• Registro de Activos Fijos.
• Libro Caja y Bancos, si corresponde.
• Kardex o registro de inventario permanente en unidades físicas y valorizadas, según obligación aplicable.
• Constancias de envío o generación de libros electrónicos.

En auditoría, la NIA 230 - Documentación de Auditoría resalta la importancia de una documentación suficiente y apropiada para sustentar conclusiones. Aunque esta norma se refiere al trabajo del auditor, su lógica es plenamente útil para la empresa: si la documentación no está completa, la defensa frente a una revisión tributaria se debilita.

5. Declaraciones tributarias y papeles de trabajo

Un error frecuente es conservar solo la constancia de presentación del PDT o formulario virtual, pero no el detalle que explica cómo se llegó a cada cifra declarada.

• Declaraciones mensuales de IGV - Renta.
• Declaraciones anuales del Impuesto a la Renta.
• Declaraciones de retenciones, percepciones o detracciones, según corresponda.
• PDT PLAME y declaraciones laborales vinculadas.
• Constancias de presentación y pago.
• Papeles de trabajo del cierre mensual.
• Conciliaciones tributarias.
• Detalle de adiciones y deducciones tributarias.
• Cálculo del impuesto corriente y diferido, cuando aplique.

Aquí resulta útil la NIC 12 - Impuesto a las Ganancias, pues muchas diferencias entre contabilidad y tributación requieren documentación clara para explicar reparos temporales o permanentes.

6. Bancos, medios de pago y conciliaciones

La bancarización es un tema crítico en Perú. La falta de sustento de pagos puede afectar la deducción del gasto o generar observaciones sobre la realidad de la operación.

• Estados de cuenta bancarios completos por periodo.
• Vouchers de depósito o transferencias.
• Constancias de CCI y cuentas de proveedores.
• Conciliaciones bancarias mensuales.
• Detalle de préstamos recibidos o otorgados.
• Contratos de financiamiento.
• Cronogramas de pago.

Debe verificarse el cumplimiento de la normativa de bancarización aplicable a operaciones que superen los montos establecidos por ley, a fin de sustentar adecuadamente el uso de medios de pago.

7. Documentación laboral y de servicios personales

La SUNAT puede revisar si los pagos a trabajadores, locadores o terceros han sido correctamente tratados para fines tributarios.

• Contratos de trabajo.
• Boletas de pago.
• Planillas mensuales.
• PDT PLAME.
• Contratos de locación de servicios.
• Recibos por honorarios.
• Informes de actividades del locador.
• Control de asistencia o evidencia de prestación efectiva.
• Liquidaciones de beneficios sociales.

Esto es especialmente relevante cuando existen servicios recurrentes de consultoría, marketing, asesoría legal o soporte administrativo, donde SUNAT suele requerir evidencia de que el servicio fue realmente prestado.

8. Contratos comerciales y sustento de ingresos

Así como se exige sustento del gasto, también debe existir trazabilidad de los ingresos.

• Contratos con clientes.
• Propuestas comerciales aceptadas.
• Órdenes de compra del cliente.
• Actas de conformidad o recepción del servicio.
• Guías de remisión y constancias de entrega.
• Reportes de avance o entregables.
• Correspondencia comercial relevante.

En servicios, este punto es clave para justificar el momento del devengo y la emisión del comprobante.

Tabla comparativa: documentos mínimos vs. documentos recomendados

¿Cómo organizar correctamente el archivo digital tributario?

No se trata solo de escanear documentos. El verdadero valor está en la estructura del archivo digital. Una organización eficiente puede reducir horas de búsqueda y mejorar la capacidad de respuesta ante SUNAT.

Estructura sugerida de carpetas

• 01_Societario
• 02_Tributario
  • IGV_Renta_Mensual
  • Renta_Anual
  • Detracciones_Retenciones
• 03_Contabilidad
  • Libros_Electronicos
  • Conciliaciones
  • Estados_Financieros
• 04_Compras
  • Año > Mes > Proveedor
• 05_Ventas
  • Año > Mes > Cliente
• 06_Bancos
• 07_Laboral
• 08_Contratos
• 09_Activos_Fijos

Buenas prácticas de control documental

• Nombrar archivos con criterio uniforme: 2026-03_Factura_ProveedorXYZ_F001-1254_S-8500.
• Guardar archivos en PDF legible y, de ser posible, con OCR para búsquedas rápidas.
• Mantener respaldo en la nube y copia local segura.
• Restringir accesos según perfil del usuario.
• Controlar versiones de contratos y adendas.
• Vincular cada operación con su comprobante, sustento y pago.
• Realizar revisiones mensuales y no esperar al cierre anual.

Ejemplo práctico: empresa comercial en Lima

Una empresa dedicada a la venta de equipos de seguridad en Lima recibe una carta de SUNAT solicitando sustento de compras por S/ 280,000 correspondientes a los últimos seis meses. La empresa cuenta con las facturas y los registros de compras, pero inicialmente no encuentra:

• Las órdenes de compra.
• Las guías de remisión de dos proveedores.
• Las constancias de ingreso a almacén.
• Las conciliaciones entre kardex y contabilidad.

Como resultado, el área administrativa invierte varios días en reconstruir la información. Aunque finalmente logra presentar buena parte del sustento, SUNAT observa ciertas diferencias documentarias y solicita ampliación.

Si la empresa hubiera tenido un archivo digital organizado por proveedor y por operación, con factura, guía, orden de compra, parte de ingreso, constancia de pago y asiento contable relacionados, la respuesta habría sido más sólida y rápida.

Lección práctica: la prevención no depende solo del contador; requiere coordinación entre compras, almacén, tesorería y administración.

Ejemplo práctico: ONG con fondos de cooperación

Una asociación sin fines de lucro en Perú ejecuta proyectos financiados por cooperación internacional. Durante una revisión tributaria, SUNAT solicita sustento de servicios de capacitación y consultoría por S/ 95,000.

La organización tenía las facturas y contratos, pero además conservaba digitalmente:

• Términos de referencia.
• Cuadros de evaluación de propuestas.
• Informes de actividades.
• Listas de asistencia a talleres.
• Fotografías de eventos.
• Productos entregables en PDF y Excel.
• Correos de conformidad del coordinador del proyecto.

Gracias a ello, pudo acreditar no solo el pago, sino la ejecución real del servicio. En entidades del tercer sector, este nivel de soporte es especialmente importante, porque muchas operaciones son de naturaleza técnica o social y no siempre dejan evidencia física tradicional.

Señales de alerta que indican que su empresa no está preparada

• Los documentos están repartidos entre correos personales, WhatsApp y archivos físicos sin control.
• Solo una persona sabe dónde está la información.
• No existen conciliaciones mensuales.
• Los contratos no tienen adendas archivadas.
• Hay facturas sin evidencia de recepción del bien o servicio.
• Los pagos no están vinculados claramente con las operaciones.
• El área contable recibe documentación incompleta o fuera de plazo.

Si su empresa presenta dos o más de estas señales, conviene realizar una revisión preventiva interna antes de enfrentar cualquier requerimiento de SUNAT.

Checklist final de prevención ante una fiscalización de SUNAT

Conclusión

La mejor defensa ante una fiscalización de SUNAT no es improvisar una respuesta cuando llega el requerimiento, sino preparar con anticipación un archivo digital completo, ordenado y trazable. En el contexto peruano, donde la Administración Tributaria puede revisar tanto la forma como el fondo de las operaciones, disponer de comprobantes, contratos, conformidades, pagos, libros y conciliaciones en formato digital puede marcar la diferencia entre una fiscalización manejable y una contingencia costosa.

Un buen checklist de prevención permite reducir riesgos, mejorar la coordinación interna y fortalecer el sustento tributario de la empresa. Más aún, convierte la documentación en una herramienta de control y no solo en una obligación formal.

Si su empresa desea implementar una revisión preventiva, ordenar su archivo digital o evaluar contingencias tributarias antes de una fiscalización, puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe.