Formato de carta de la gerencia (NIA 580): Modelo en Word

¿Qué es la carta de la gerencia según la NIA 580?

La carta de la gerencia, también conocida como carta de manifestaciones escritas, es un documento que la administración de una entidad entrega al auditor como parte del proceso de auditoría de estados financieros. Su finalidad es confirmar por escrito determinadas afirmaciones que la gerencia ya ha realizado verbalmente o que se desprenden de su responsabilidad sobre la preparación de los estados financieros.

Este requerimiento está regulado por la NIA 580 – Manifestaciones Escritas, norma que establece la obligación del auditor de solicitar manifestaciones escritas de la gerencia y, cuando corresponda, de los responsables del gobierno de la entidad.

En términos prácticos, esta carta no reemplaza otros procedimientos de auditoría, pero sí constituye evidencia de auditoría relevante. En una empresa peruana, por ejemplo, el auditor puede solicitar que la gerencia confirme que ha registrado todas las obligaciones tributarias ante SUNAT, que ha revelado litigios laborales vigentes o que no existen pasivos omitidos al cierre del ejercicio.

¿Para qué sirve la carta de la gerencia en una auditoría?

La carta de la gerencia cumple varias funciones dentro del encargo de auditoría:

• Confirma responsabilidades de la administración sobre la preparación de los estados financieros.
• Refuerza declaraciones clave sobre integridad de la información entregada al auditor.
• Documenta manifestaciones relacionadas con contingencias, fraudes, cumplimiento normativo y hechos posteriores.
• Reduce ambigüedades respecto de asuntos discutidos durante la auditoría.

De acuerdo con la NIA 580 – Manifestaciones Escritas, el auditor debe solicitar manifestaciones sobre si la gerencia ha cumplido con su responsabilidad de preparar los estados financieros de conformidad con el marco de información financiera aplicable y si ha proporcionado toda la información relevante.

En el contexto peruano, esto suele vincularse con estados financieros preparados bajo NIIF completas o NIIF para las PYMES, así como con obligaciones legales y tributarias que pueden afectar la razonabilidad de las cifras presentadas.

Base normativa aplicable

NIA aplicable

La norma principal es la NIA 580 – Manifestaciones Escritas. Esta NIA establece, entre otros aspectos:

• La obligación de solicitar manifestaciones escritas a la gerencia.
• El contenido mínimo que debe incluirse.
• La fecha y el período que debe cubrir la carta.
• El tratamiento que debe dar el auditor si la gerencia se niega a firmarla.

Otras normas relacionadas

Dependiendo del encargo, la carta puede relacionarse con otras normas de auditoría, por ejemplo:

• NIA 240 – Responsabilidades del Auditor en la Auditoría de Estados Financieros con Respecto al Fraude.
• NIA 250 – Consideración de las Disposiciones Legales y Reglamentarias en la Auditoría de Estados Financieros.
• NIA 560 – Hechos Posteriores al Cierre.
• NIA 570 – Empresa en Funcionamiento.

Asimismo, si la entidad prepara sus estados financieros bajo normas internacionales, pueden ser relevantes referencias como la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros, en especial sobre la responsabilidad de la gerencia en la preparación y presentación razonable de la información financiera.

Referencias legales peruanas

En Perú, la responsabilidad de la administración sobre la información financiera también guarda relación con la Ley General de Sociedades, Ley N.° 26887. Por ejemplo:

• Artículo 175: establece la responsabilidad del directorio respecto de la formulación de los estados financieros y la memoria en las sociedades donde corresponda.
• Artículo 190: regula la preparación de la información financiera y la memoria anual.
• Artículo 221: dispone la preparación de los estados financieros al cierre del ejercicio.

En una auditoría de una empresa mediana en Lima, por ejemplo, la carta de la gerencia ayuda a dejar constancia de que la administración reconoce formalmente dichas responsabilidades legales y contables.

¿Qué debe contener un formato de carta de la gerencia?

Aunque el contenido puede variar según la naturaleza de la entidad, un formato bien elaborado debe incluir como mínimo los siguientes elementos:

1. Encabezado y destinatario

La carta debe dirigirse a la firma auditora o al auditor independiente. Por ejemplo:

Señores Carlos Lingan & Asociados S.C.

2. Fecha de la carta

La fecha normalmente coincide con la fecha del informe de auditoría o es muy cercana a ella, ya que debe cubrir los hechos conocidos hasta ese momento.

3. Identificación del período auditado

Debe indicarse claramente el ejercicio o período sobre el que se emiten las manifestaciones, por ejemplo: por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 2025.

4. Declaración de responsabilidad de la gerencia

La administración debe reconocer que es responsable de la preparación de los estados financieros de conformidad con el marco contable aplicable.

5. Manifestaciones específicas

Entre las más comunes se encuentran:

• Se ha proporcionado al auditor toda la información financiera y documentación de respaldo.
• Se han registrado todas las transacciones realizadas.
• No existen pasivos no revelados que deban afectar los estados financieros.
• Se han revelado contingencias tributarias, laborales, civiles o comerciales.
• Se han informado hechos posteriores relevantes.
• Se han revelado casos de fraude conocido, sospechado o denunciado.

6. Firma de los responsables

Usualmente firman el gerente general y el gerente de administración y finanzas, contador general o funcionario equivalente, según la estructura de la entidad.

Tabla comparativa: carta de la gerencia vs. otros documentos de auditoría

Modelo de carta de la gerencia en Word

A continuación, presentamos un modelo base que puede adaptarse según el tipo de empresa, industria y alcance de la auditoría. Este texto puede copiarse directamente a un archivo Word y ajustarse a la realidad de la entidad.

Modelo referencial

[Membrete de la empresa]

[Lugar], [fecha]

Señores
Carlos Lingan & Asociados S.C.
Presente.-

Ref.: Manifestaciones escritas correspondientes a la auditoría de los estados financieros por el ejercicio terminado al [31 de diciembre de 2025]

De nuestra consideración:

En relación con la auditoría de los estados financieros de [nombre de la empresa] por el ejercicio terminado al [fecha de cierre], realizada por ustedes con el propósito de expresar una opinión sobre si dichos estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos materiales, la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la Compañía, de conformidad con [marco de información financiera aplicable], manifestamos lo siguiente:

1. Reconocemos nuestra responsabilidad por la preparación y presentación razonable de los estados financieros de conformidad con [NIIF completas / NIIF para las PYMES / otro marco aplicable].

2. Les hemos proporcionado:
   a) Acceso a toda la información de la que tenemos conocimiento y que es relevante para la preparación de los estados financieros.
   b) Registros contables, documentación sustentatoria y actas relevantes.
   c) Información adicional que nos han solicitado para fines de la auditoría.
   d) Acceso irrestricto a las personas dentro de la entidad de quienes consideraron necesario obtener evidencia de auditoría.

3. Todas las transacciones efectuadas por la Compañía han sido registradas y reflejadas en los estados financieros.

4. Hemos revelado todos los hechos relacionados con cualquier fraude conocido, sospechado o alegado, que afecte a la Compañía y en el que estén involucrados:
   a) La gerencia,
   b) Empleados que desempeñan funciones significativas en el control interno, o
   c) Terceros, cuando el fraude pudiera tener un efecto material en los estados financieros.

5. Hemos revelado todos los casos de incumplimiento o posibles incumplimientos de disposiciones legales y reglamentarias cuyos efectos deban considerarse para la preparación de los estados financieros.

6. La Compañía ha cumplido, en todos los aspectos materiales, con sus obligaciones contractuales que podrían tener un efecto material sobre los estados financieros en caso de incumplimiento.

7. Hemos registrado o revelado, según corresponde, todas las obligaciones, contingencias, litigios, reclamaciones y pasivos tributarios, laborales, civiles o comerciales conocidos a la fecha.

8. Consideramos adecuada la hipótesis de negocio en marcha utilizada en la preparación de los estados financieros, salvo por los asuntos revelados en las notas correspondientes.

9. Todos los hechos ocurridos con posterioridad a la fecha de los estados financieros y hasta la fecha de esta carta, que requieren ajuste o revelación, han sido ajustados o revelados.

10. No existen acuerdos no registrados, operaciones paralelas ni pasivos omitidos que deban haber sido reconocidos o revelados en los estados financieros.

11. Las estimaciones contables significativas, incluyendo provisiones, deterioro de cuentas por cobrar, depreciación, vacaciones, beneficios sociales y contingencias, han sido determinadas sobre bases razonables y consistentes.

12. Las obligaciones tributarias administradas por SUNAT, así como los tributos municipales y aportes sociales, han sido reconocidos y revelados adecuadamente en los estados financieros.

Sin otro particular, suscribimos la presente en señal de conformidad.

Atentamente,

______________________________
[Nombre del Gerente General]
Gerente General

______________________________
[Nombre del Gerente de Administración y Finanzas / Contador General]
[Cargo]

¿Cómo adaptar este modelo a la realidad de cada empresa?

No todas las organizaciones requieren exactamente las mismas manifestaciones. Una microempresa comercial en Trujillo, una ONG en Cajamarca o una empresa industrial en Arequipa enfrentarán riesgos distintos. Por ello, el modelo debe personalizarse.

Aspectos que suelen ajustarse

• Marco contable aplicable: NIIF completas, NIIF para las PYMES u otro marco aceptado.
• Riesgos tributarios: fiscalizaciones de SUNAT, reparos por IGV o Impuesto a la Renta.
• Contingencias laborales: demandas por beneficios sociales, despidos o tercerización.
• Inventarios: mermas, desmedros y diferencias de conteo físico.
• Cuentas por cobrar: saldos antiguos, cobranza dudosa y provisiones.
• Negocio en marcha: problemas de liquidez, refinanciación de deudas o dependencia de un cliente principal.

Ejemplo práctico

Caso 1: empresa comercial con contingencia tributaria

Una empresa dedicada a la venta de repuestos en Lima presenta ventas anuales de S/ 4,800,000. Durante la auditoría, se identifica una revisión de SUNAT sobre el crédito fiscal del IGV de períodos anteriores por S/ 185,000. En este caso, la carta de la gerencia debe incluir una manifestación expresa de que la administración ha revelado por completo esta contingencia y ha entregado al auditor toda la documentación relacionada.

Si la gerencia omite este asunto y el auditor lo detecta por otras vías, podría cuestionarse la integridad de las manifestaciones escritas y aumentar el riesgo de una opinión modificada, dependiendo de la materialidad y del efecto en los estados financieros.

Caso 2: ONG con fondos restringidos

Una asociación sin fines de lucro en Perú recibe fondos de cooperación internacional por S/ 1,250,000 para proyectos educativos. El auditor solicita que la gerencia manifieste por escrito que los recursos se utilizaron conforme a los convenios, que no existen saldos comprometidos no registrados y que se han revelado adecuadamente las restricciones de uso. En este escenario, la carta de la gerencia es clave para respaldar la razonabilidad de la ejecución financiera del proyecto.

¿Qué ocurre si la gerencia se niega a firmar la carta?

La negativa de la gerencia a proporcionar manifestaciones escritas es un asunto serio. Según la NIA 580 – Manifestaciones Escritas, si la administración no entrega estas manifestaciones, el auditor debe evaluar las implicancias sobre la confiabilidad de otras evidencias obtenidas y sobre la integridad de la gerencia.

En muchos casos, esta situación puede llevar a:

• Una limitación al alcance de la auditoría.
• La emisión de una opinión con salvedades o una abstención de opinión, según la gravedad del caso.
• La reconsideración de la continuidad del encargo.

Por ejemplo, si una empresa peruana se niega a afirmar por escrito que ha revelado todos sus litigios laborales, el auditor podría concluir que existe un riesgo significativo de pasivos no registrados, afectando la credibilidad de los estados financieros.

Buenas prácticas para preparar la carta de la gerencia

1. No dejarla para el último día

Muchas empresas esperan hasta la fecha de emisión del informe para revisar el documento. Lo recomendable es trabajar un borrador con anticipación para evitar omisiones o retrasos.

2. Revisar contingencias con el área legal y tributaria

Antes de firmar, la gerencia debe confirmar con sus asesores internos o externos si existen procesos judiciales, fiscalizaciones o reclamos relevantes.

3. Validar cifras sensibles

Es importante revisar provisiones, cuentas por cobrar antiguas, inventarios obsoletos y deudas financieras. Esto es especialmente útil en empresas familiares donde algunos acuerdos suelen manejarse de manera informal.

4. Alinear el contenido con las notas a los estados financieros

La carta no debe contradecir las revelaciones de las notas. Si existe una contingencia por S/ 320,000, esta debe estar adecuadamente reconocida o revelada en ambos frentes.

Errores frecuentes en el uso de modelos descargables en Word

Descargar un formato en Word puede ahorrar tiempo, pero también genera riesgos si se utiliza sin revisión. Entre los errores más comunes están:

• Dejar referencias a otra empresa o a otro período.
• Usar un marco contable equivocado.
• Omitir temas relevantes como litigios, tributos o hechos posteriores.
• Firmar con cargos que no tienen responsabilidad suficiente dentro de la entidad.
• Copiar modelos extranjeros sin adaptarlos a la realidad legal y tributaria peruana.

Por ello, aunque el formato base es una herramienta útil, siempre debe ser revisado por el auditor y por la administración antes de su firma definitiva.

¿Conviene tener un modelo estandarizado en Word?

Sí, especialmente para firmas auditoras, áreas contables y empresas que se auditan cada año. Un modelo estandarizado en Word permite:

• Agilizar el cierre del proceso de auditoría.
• Mantener consistencia documental entre ejercicios.
• Reducir omisiones en manifestaciones clave.
• Facilitar la revisión interna y legal del documento.

Sin embargo, estandarizar no significa usar el mismo texto sin criterio profesional. Cada ejercicio puede traer nuevos riesgos: una fiscalización de SUNAT, una pérdida importante de inventarios, una demanda laboral o problemas de liquidez. Todo ello debe reflejarse en la carta final.

Conclusión

La carta de la gerencia regulada por la NIA 580 – Manifestaciones Escritas es un documento esencial en toda auditoría de estados financieros. Aunque muchas veces se percibe como una simple formalidad, en realidad cumple una función crítica: dejar evidencia escrita de las responsabilidades y afirmaciones de la administración sobre la información financiera presentada.

Contar con un modelo en Word ayuda a ordenar el proceso y ahorrar tiempo, pero su verdadero valor está en adaptarlo correctamente a la realidad de cada entidad, considerando sus riesgos contables, tributarios, legales y operativos. En Perú, esto implica prestar especial atención a contingencias con SUNAT, obligaciones laborales, revelaciones de hechos posteriores y evaluación de negocio en marcha.

Si su empresa, ONG o estudio contable necesita apoyo para preparar o revisar una carta de la gerencia conforme a la NIA 580, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.