Formato de confirmación de saldos bancarios y de terceros: guía práctica para auditoría y control interno

¿Qué es un formato de confirmación de saldos bancarios y de terceros?

El formato de confirmación de saldos bancarios y de terceros es un documento utilizado para solicitar a una entidad financiera, cliente, proveedor, prestamista, abogado u otra contraparte que confirme por escrito los saldos, operaciones, obligaciones o contingencias registradas por una empresa al cierre de un periodo.

En la práctica, esta herramienta es clave tanto para auditoría financiera como para control interno, porque permite contrastar la información contable con evidencia obtenida directamente de una fuente externa e independiente.

En Perú, este procedimiento es especialmente útil en cierres mensuales, cierres anuales, procesos de auditoría externa, revisiones internas, due diligence y fiscalizaciones tributarias donde se requiere sustentar que los saldos mostrados en los estados financieros son razonables.

¿Para qué sirve la confirmación de saldos?

La confirmación de saldos cumple varias finalidades prácticas:

• Verificar la existencia de fondos en bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, préstamos y otras obligaciones.
• Corroborar la integridad de la información contable registrada por la entidad.
• Identificar diferencias entre lo registrado por la empresa y lo informado por terceros.
• Detectar errores o fraudes, como depósitos no contabilizados, pagos no aplicados, cobranzas mal registradas o pasivos omitidos.
• Obtener evidencia de auditoría confiable para sustentar una opinión sobre los estados financieros.

Por ejemplo, si una empresa comercial en Lima presenta al 31 de diciembre una cuenta por cobrar a un cliente por S/ 185,000, la confirmación directa del cliente puede revelar si dicho saldo es correcto, si existe una nota de crédito pendiente o si parte de la deuda ya fue pagada pero no aplicada.

Base normativa aplicable

El uso de confirmaciones externas está directamente relacionado con normas de auditoría y con principios de presentación razonable de la información financiera.

NIA aplicable

La norma principal es la NIA 505 - Confirmaciones externas, que regula el uso de procedimientos de confirmación externa como medio para obtener evidencia de auditoría.

Asimismo, suele complementarse con las siguientes normas:

• NIA 500 - Evidencia de auditoría, sobre la suficiencia y adecuación de la evidencia.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados, cuando las confirmaciones se usan para responder a riesgos específicos.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude, cuando la confirmación ayuda a detectar incorrecciones materiales por fraude.

Normas contables vinculadas

Dependiendo de la cuenta confirmada, también resultan relevantes:

• NIIF 9 - Instrumentos financieros, para cuentas por cobrar, inversiones y pasivos financieros.
• NIC 1 - Presentación de estados financieros, respecto a la presentación razonable y revelación de saldos.
• NIC 32 - Instrumentos financieros: Presentación, para clasificación de activos y pasivos financieros.
• NIIF 7 - Instrumentos financieros: Información a revelar, respecto a revelaciones sobre riesgos y saldos financieros.

Marco legal peruano relacionado

Desde la perspectiva documental y societaria en Perú, también es importante considerar:

• Código Tributario, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, artículo 87, que regula obligaciones de los administrados de facilitar las labores de fiscalización y conservar documentación sustentatoria.
• Ley General de Sociedades, Ley N.° 26887, artículo 223, sobre la preparación de estados financieros al cierre del ejercicio.
• Ley del Impuesto a la Renta, TUO aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, artículo 37, en cuanto a la necesidad de sustentar gastos y operaciones para su deducción, según corresponda.

Aunque la ley peruana no exige un formato único de confirmación, sí exige que la información contable y tributaria pueda ser sustentada con documentación suficiente, pertinente y confiable.

Tipos de confirmación de saldos más utilizados

Confirmación bancaria

Se solicita a bancos, cajas municipales, financieras o cooperativas para confirmar:

• Saldos en cuentas corrientes y de ahorro.
• Depósitos a plazo.
• Préstamos vigentes.
• Cartas fianza, garantías y líneas de crédito.
• Intereses devengados.
• Restricciones o embargos sobre cuentas.

Confirmación de cuentas por cobrar

Se envía a clientes para validar facturas pendientes, notas de crédito, anticipos, retenciones o controversias comerciales.

Confirmación de cuentas por pagar

Se dirige a proveedores para confirmar deudas pendientes, entregas no facturadas, anticipos y otras obligaciones.

Confirmación a terceros especializados

También puede solicitarse a:

• Abogados, para contingencias judiciales.
• Aseguradoras, para pólizas y siniestros.
• Entidades financieras no bancarias, por leasing o factoring.
• Donantes y cooperantes, en el caso de ONGs, para validar fondos restringidos o desembolsos pendientes.

Confirmación positiva vs. confirmación negativa

En la mayoría de auditorías de estados financieros en Perú, las confirmaciones bancarias y de saldos materiales con clientes o proveedores se manejan bajo modalidad positiva.

¿Qué debe contener un formato de confirmación de saldos?

Un buen formato debe ser claro, formal y fácil de responder. Como mínimo, debería incluir:

1. Membrete de la empresa o del auditor, según corresponda.
2. Fecha de emisión.
3. Datos del destinatario: razón social, RUC, dirección o correo autorizado.
4. Referencia del periodo: por ejemplo, al 31 de diciembre de 2025.
5. Detalle del saldo u operación a confirmar.
6. Espacio para respuesta del tercero, indicando conformidad o diferencias.
7. Firma autorizada del emisor.
8. Instrucciones de envío de respuesta, idealmente directamente al auditor o al área de control.
9. Cláusula de confidencialidad, cuando aplique.

Estructura sugerida del formato

Modelo referencial de formato de confirmación

Formato base para bancos o terceros

Asunto: Confirmación de saldos al 31 de diciembre de 2025

Señores:
[Nombre del banco o tercero]
Presente.-

De nuestra consideración:

Con motivo de la preparación y/o auditoría de nuestros estados financieros, agradeceremos se sirvan confirmar directamente los saldos y/o operaciones mantenidos con nuestra representada [Razón social de la empresa], identificada con RUC [número], al 31 de diciembre de 2025.

Detalle según nuestros registros:

• Cuenta corriente N.° [●]: S/ [monto]
• Depósito a plazo N.° [●]: S/ [monto]
• Préstamo N.° [●]: S/ [monto]
• Intereses por pagar/cobrar: S/ [monto]
• Garantías o contingencias: [detalle]

En caso de existir diferencias, agradeceremos indicarlas en el espacio siguiente o adjuntar el detalle correspondiente.

Respuesta del tercero:
[ ] Conforme
[ ] No conforme. Detalle de diferencias: ____________________

Nombre y cargo: ____________________
Firma y sello: ____________________
Fecha: ____________________

Agradeceremos remitir su respuesta a: [correo del auditor o responsable].

Atentamente,
[Nombre del representante autorizado]
[Cargo]
[Razón social]

Buenas prácticas para el uso del formato

1. Mantener control sobre el envío y recepción

Según la NIA 505 - Confirmaciones externas, el auditor debe mantener control sobre la solicitud, envío y recepción de las confirmaciones. Esto evita manipulación o interceptación de respuestas.

En un contexto empresarial peruano, una mala práctica frecuente es permitir que el área comercial entregue directamente las cartas a los clientes y reciba la respuesta. Eso reduce la confiabilidad del procedimiento.

2. Priorizar saldos materiales o riesgosos

No siempre es necesario confirmar el 100% de partidas. Lo recomendable es priorizar:

• Saldos de mayor importe.
• Cuentas antiguas o inmovilizadas.
• Operaciones con partes relacionadas.
• Saldos con disputas o reclamos.
• Cuentas con movimientos inusuales cerca del cierre.

3. Realizar seguimiento a no respondidos

Cuando no hay respuesta, deben aplicarse procedimientos alternativos, como revisión de pagos posteriores, estados de cuenta, contratos, vouchers, conciliaciones o correspondencia comercial.

4. Documentar diferencias y su tratamiento

Si el tercero confirma un saldo distinto, la empresa debe analizar si la diferencia obedece a:

• Depósitos en tránsito.
• Cheques pendientes de cobro.
• Notas de crédito no registradas.
• Errores de digitación.
• Facturas observadas.
• Intereses no provisionados.

La diferencia debe ser sustentada y, de ser necesario, ajustada contablemente antes del cierre final.

Ejemplo práctico: confirmación bancaria

Una empresa de servicios en Trujillo muestra en libros una cuenta corriente del Banco de Crédito del Perú con saldo de S/ 248,500 al 31 de diciembre. Al recibir la confirmación bancaria, el banco informa S/ 241,300.

La diferencia de S/ 7,200 corresponde a un cheque girado el 30 de diciembre que aún no había sido cobrado al cierre. En este caso, la diferencia no necesariamente implica error, pero sí debe estar reflejada en la conciliación bancaria y debidamente documentada.

Si, por el contrario, no existiera sustento para esa diferencia, el auditor podría requerir un ajuste o ampliar sus procedimientos.

Ejemplo práctico: confirmación de cuentas por cobrar

Una distribuidora en Arequipa registra una cuenta por cobrar a un cliente mayorista por S/ 96,000. El cliente responde la confirmación indicando que solo reconoce S/ 72,000, porque existe una devolución de mercadería por S/ 24,000 realizada en diciembre.

La empresa no había registrado aún la nota de crédito correspondiente. El resultado del procedimiento permite corregir el saldo, evitar una sobrevaloración del activo y mejorar la razonabilidad de los estados financieros.

Ejemplo práctico: aplicación en una ONG

Una ONG en Lima recibe fondos de un cooperante internacional para un proyecto de nutrición infantil en Cajamarca. Al cierre del ejercicio, la entidad muestra en cuentas por rendir un saldo de S/ 310,000 pendiente de desembolso del cooperante.

Mediante una confirmación externa, el cooperante precisa que solo están aprobados S/ 250,000 y que el saldo restante está sujeto a la presentación de informes técnicos. Esta respuesta es relevante para evaluar si corresponde reconocer el total como cuenta por cobrar o si parte del importe requiere reclasificación o revelación adicional.

En este tipo de entidades, la confirmación de saldos con donantes y cooperantes es especialmente importante para asegurar el adecuado reconocimiento de fondos restringidos y compromisos condicionados.

Errores frecuentes al elaborar o usar estos formatos

• Solicitar confirmaciones sin fecha de corte clara.
• No identificar correctamente al tercero o su RUC.
• Incluir información incompleta sobre el saldo.
• Permitir que la respuesta regrese a través de personal no independiente.
• No hacer seguimiento a respuestas pendientes.
• No investigar diferencias detectadas.
• Usar formatos genéricos sin adaptarlos al tipo de operación.

¿Conviene estandarizar un formato en la empresa?

Sí. Contar con un formato estandarizado trae beneficios concretos:

• Reduce errores de omisión.
• Agiliza cierres contables.
• Facilita auditorías externas e internas.
• Mejora la trazabilidad documental.
• Fortalece el control interno.

Sin embargo, la estandarización no significa rigidez absoluta. El formato debe adaptarse según el tipo de tercero: banco, cliente, proveedor, abogado, cooperante o entidad financiera.

Recomendaciones para empresas peruanas

Para que esta herramienta sea realmente útil, recomendamos:

1. Definir una política interna de confirmaciones al cierre anual.
2. Establecer responsables en contabilidad, tesorería y auditoría.
3. Usar directorios actualizados de contactos y correos autorizados.
4. Conservar evidencia del envío y recepción.
5. Conciliar oportunamente las diferencias encontradas.
6. Archivar las respuestas como parte del legajo contable y de auditoría.

En empresas con operaciones significativas o múltiples sedes, este proceso puede integrarse al cronograma de cierre contable de diciembre para evitar retrasos en la emisión de estados financieros.

Conclusión

El formato de confirmación de saldos bancarios y de terceros es una herramienta sencilla, pero de alto valor para validar información financiera, fortalecer el control interno y obtener evidencia confiable en auditoría. Su correcta aplicación ayuda a detectar diferencias, corregir errores y sustentar adecuadamente los saldos presentados en los estados financieros.

En el contexto peruano, donde la trazabilidad documental y el sustento de operaciones son fundamentales tanto para fines societarios como tributarios, contar con formatos bien diseñados y procedimientos de confirmación adecuados puede marcar una diferencia importante en la calidad de la información financiera.

Si su empresa, ONG o institución necesita implementar formatos de confirmación, fortalecer sus procesos de cierre o recibir asesoría especializada en auditoría y control interno, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.