Modelo de Política de Viajes, Viáticos y Movilidad Local conforme a los límites de SUNAT

Modelo de Política de Viajes, Viáticos y Movilidad Local conforme a los límites de SUNAT

Contar con una política de viajes, viáticos y movilidad local clara no solo mejora el control interno de una organización, sino que también reduce contingencias tributarias frente a la SUNAT. En la práctica, muchas empresas y organizaciones sin fines de lucro en Perú enfrentan observaciones por gastos mal sustentados, excesos no justificados o ausencia de criterios formales para autorizar desembolsos por comisiones de servicio.

Una política bien diseñada permite responder preguntas clave: ¿qué conceptos se reembolsan?, ¿cuáles son los límites por alimentación, hospedaje y movilidad?, ¿qué documentos sustentan el gasto?, ¿cómo se rinden cuentas?, ¿qué ocurre si el trabajador no presenta comprobantes?

En este artículo desarrollamos un modelo de política alineado con los criterios tributarios aplicables en Perú, especialmente en relación con el Impuesto a la Renta, el sustento de gastos y las prácticas de control interno recomendables para empresas, asociaciones, fundaciones y ONGs.

¿Por qué es importante una política de viáticos y movilidad?

Desde el punto de vista de auditoría y tributación, los gastos de viaje y movilidad suelen ser revisados porque implican desembolsos frecuentes, pagos en efectivo, rendiciones posteriores y riesgo de uso personal. Sin una política formal, la organización puede enfrentar:

• Reparos tributarios por gastos no fehacientes o no causales.
• Excesos sobre límites permitidos sin tratamiento contable y tributario adecuado.
• Debilidad de control interno en autorizaciones, anticipos y rendiciones.
• Observaciones en auditorías financieras por falta de documentación suficiente.
• Conflictos laborales por criterios ambiguos de reembolso.

En términos de control, una política también se alinea con principios de gobierno corporativo y con buenas prácticas de evidencia de auditoría, en línea con la NIA 500 - Evidencia de Auditoría y la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.

Marco tributario peruano aplicable

Causalidad del gasto

El punto de partida es el principio de causalidad regulado en el Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF. Este artículo establece que son deducibles los gastos necesarios para producir y mantener la fuente de renta gravada, siempre que se encuentren debidamente sustentados y no estén expresamente prohibidos.

En consecuencia, los viáticos y gastos de movilidad serán deducibles en la medida en que:

• Estén vinculados a actividades del negocio o del objeto institucional.
• Sean razonables en función del cargo, destino y duración del viaje.
• Se encuentren sustentados con documentación suficiente.
• Hayan sido autorizados conforme a políticas internas.

Viáticos por viajes al interior y exterior del país

El inciso r) del Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta regula específicamente los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos. Asimismo, el Artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 122-94-EF, desarrolla criterios sobre su deducción y sustento.

En términos prácticos, la SUNAT suele revisar los siguientes aspectos:

• Existencia de comisión de servicio o motivo del viaje.
• Relación entre el viaje y la actividad de la entidad.
• Documentación de sustento: comprobantes de pago, pasajes, boarding pass, informes, correos, agenda o actas.
• Razonabilidad del monto desembolsado.

Movilidad local

La movilidad local, especialmente aquella utilizada para desplazamientos urbanos por motivos de trabajo, también es un gasto deducible si cumple el principio de causalidad. En ciertos casos, cuando no sea posible contar con comprobante de pago, puede utilizarse una planilla de movilidad, observando los requisitos tributarios aplicables y los límites establecidos por la normativa.

Este punto es especialmente sensible en actividades comerciales, supervisión de campo, visitas a clientes, cobranzas, proyectos sociales en zonas urbanas y labores administrativas que implican desplazamientos frecuentes dentro de una ciudad como Lima, Trujillo, Chiclayo o Arequipa.

¿Qué debe incluir una política de viajes, viáticos y movilidad local?

Una política sólida debe ser clara, aprobada por la gerencia o el órgano competente, difundida al personal y aplicada de forma consistente. A continuación, presentamos los componentes mínimos recomendados.

1. Objetivo

Definir los lineamientos para la autorización, entrega, uso, rendición y control de gastos por viajes, viáticos y movilidad local del personal, directivos o consultores autorizados, asegurando cumplimiento tributario, razonabilidad del gasto y adecuada rendición documentaria.

2. Alcance

Debe indicar a quién aplica la política. Por ejemplo:

• Trabajadores en planilla.
• Gerentes y directores con funciones ejecutivas.
• Personal de proyectos.
• Consultores o locadores, cuando contractualmente corresponda.
• Personal de sedes, sucursales o proyectos descentralizados.

3. Definiciones básicas

• Viaje de trabajo: desplazamiento fuera del centro habitual de labores por comisión de servicio.
• Viáticos: montos asignados para cubrir alimentación, hospedaje y gastos menores vinculados al viaje.
• Movilidad local: gasto por desplazamientos urbanos necesarios para el cumplimiento de funciones.
• Rendición de cuentas: proceso de sustento documentario y devolución de saldos no utilizados.

4. Niveles de autorización

La política debe señalar quién aprueba cada tipo de gasto. Por ejemplo:

5. Conceptos cubiertos

Es recomendable detallar expresamente qué se cubre y qué no se cubre.

Cómo definir límites internos conforme a SUNAT

Uno de los errores más comunes es pensar que basta con fijar montos arbitrarios. En realidad, los límites internos deben considerar tres variables: causalidad, razonabilidad y sustento. La SUNAT no solo observa el monto, sino también la necesidad del gasto y la evidencia de su realización.

Criterios para establecer topes

• Ciudad de destino y costo promedio de mercado.
• Nivel del cargo y necesidad operativa real.
• Duración del viaje.
• Tipo de actividad: comercial, supervisión, capacitación, auditoría, proyecto social, instalación técnica, etc.
• Disponibilidad de comprobantes de pago válidos.

Una práctica recomendable es establecer topes diferenciados por ciudad o tipo de comisión. Por ejemplo:

Importante: estos montos son referenciales para fines de política interna y deben ajustarse al sector, ubicación y realidad operativa de cada entidad. El criterio clave es que sean razonables, consistentes y sustentables.

Sustento documentario exigible

Para evitar reparos, la política debe exigir documentación suficiente antes, durante y después del viaje.

Antes del viaje

• Solicitud de viaje o comisión de servicio.
• Objetivo del desplazamiento.
• Fechas y destino.
• Presupuesto estimado.
• Aprobación del responsable.

Durante el viaje

• Comprobantes de pago válidos emitidos conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago.
• Boletos de viaje, tickets, tarjetas de embarque o evidencia equivalente.
• Constancia de asistencia a reuniones, capacitaciones o actividades.

Después del viaje

• Rendición de gastos dentro del plazo establecido.
• Informe de comisión de servicio.
• Devolución del saldo no utilizado.
• Aprobación de la rendición por contabilidad o administración.

Plazos de rendición recomendados

Una política efectiva debe fijar plazos concretos. Por ejemplo:

• Anticipos: se entregan hasta 2 días hábiles antes del viaje.
• Rendición: dentro de los 3 a 5 días hábiles siguientes al retorno.
• Devolución de saldos: en la misma fecha de rendición.

Si el trabajador no rinde en plazo, la política puede prever medidas como suspensión de nuevos anticipos, descuento autorizado conforme a la normativa laboral aplicable y regularización contable del saldo pendiente.

Tratamiento de gastos sin comprobante

En Perú, no todos los gastos pueden sustentarse sin comprobante. Por ello, la política debe ser muy precisa. En el caso de movilidad local, puede utilizarse planilla de movilidad cuando corresponda, siempre que se cumplan los requisitos formales y límites de la normativa tributaria.

Sin embargo, esta facilidad no debe convertirse en una práctica generalizada. Desde una perspectiva de auditoría, el uso excesivo de planillas internas incrementa el riesgo de observación por falta de fehaciencia.

Buenas prácticas para movilidad local

• Usar aplicativos o proveedores formales cuando sea posible.
• Registrar fecha, motivo, ruta, trabajador y monto.
• Evitar montos redondos repetitivos sin explicación.
• Exigir validación del jefe inmediato.
• Conciliar con agenda de visitas o reportes de campo.

Modelo resumido de política de viajes, viáticos y movilidad local

Estructura sugerida

1. Finalidad: Regular el otorgamiento, uso y rendición de gastos por viajes, viáticos y movilidad local.

2. Base legal: Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, Artículo 21 de su Reglamento, Reglamento de Comprobantes de Pago y demás disposiciones aplicables.

3. Alcance: Todo el personal dependiente e independiente autorizado por la entidad.

4. Requisitos de autorización: Toda comisión de servicio debe contar con aprobación previa y presupuesto estimado.

5. Conceptos reembolsables: Transporte, hospedaje, alimentación y movilidad local vinculados directamente con la comisión.

6. Conceptos no reembolsables: Gastos personales, consumos no relacionados, multas, acompañantes y gastos sin sustento suficiente, salvo excepciones expresamente aprobadas.

7. Límites: Se aplicarán los topes aprobados por la administración según ciudad, duración y naturaleza del viaje.

8. Rendición: Deberá presentarse dentro de los 5 días hábiles siguientes al retorno, adjuntando comprobantes e informe de actividades.

9. Saldos no utilizados: Deberán devolverse en caja o depósito bancario el mismo día de la rendición.

10. Incumplimiento: La falta de rendición o sustento podrá dar lugar a observación contable, suspensión de nuevos anticipos y otras medidas internas.

Ejemplo práctico

Escenario 1: empresa comercial en Lima

Una empresa distribuidora envía a su supervisor de ventas de Lima a Huancayo por 2 días para reunirse con clientes y evaluar nuevos puntos de distribución. Se le entrega un anticipo de S/ 700.

Al retorno, presenta:

• Boletos de bus: S/ 120
• Hospedaje con factura: S/ 180
• Alimentación con boletas: S/ 95
• Taxi urbano: S/ 40
• Saldo devuelto: S/ 265

Además, adjunta informe de visitas y correos de coordinación con clientes. En este caso, el gasto tiene alta probabilidad de ser aceptado tributariamente porque cumple con causalidad, razonabilidad y sustento.

Escenario 2: ONG con proyectos en regiones

Una asociación sin fines de lucro con sede en Lima envía a una coordinadora a Ayacucho para supervisar la ejecución de un proyecto financiado por cooperación internacional. Se le asigna un anticipo de S/ 1,200 para 3 días.

La coordinadora sustenta hospedaje, alimentación y movilidad local, pero no presenta comprobantes por S/ 180 de traslados en zonas donde no existían proveedores formales. La entidad había previsto en su política el uso excepcional de planilla de movilidad con detalle de rutas, fechas, firmas y validación del jefe de proyecto.

En este escenario, la existencia de una política previa y de controles específicos reduce significativamente el riesgo de observación, aunque siempre será recomendable fortalecer la evidencia complementaria, como cronograma de visitas, actas o fotografías georreferenciadas del trabajo de campo.

Errores frecuentes que generan reparos de SUNAT

• Entregar viáticos sin documento de comisión de servicio.
• No exigir rendición dentro de plazo.
• Permitir comprobantes emitidos a nombre del trabajador en lugar de la entidad, cuando corresponda.
• No diferenciar entre gasto de viaje y gasto personal.
• Usar planillas de movilidad en exceso y sin detalle suficiente.
• No devolver saldos sobrantes.
• Registrar montos globales sin evidencia del itinerario o actividad realizada.

Relación con el control interno y la auditoría

Desde la perspectiva de auditoría financiera, este tipo de política fortalece procesos clave de tesorería, contabilidad y cumplimiento. Además, contribuye a que la entidad cuente con evidencia suficiente y adecuada, en línea con la NIA 230 - Documentación de Auditoría y la NIA 500 - Evidencia de Auditoría.

Para organizaciones que aplican marcos contables internacionales, los gastos por viáticos y movilidad deben reconocerse adecuadamente como gasto del periodo, atendiendo a la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros y a la NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores, especialmente cuando la entidad formaliza procedimientos internos y busca consistencia en su aplicación.

Recomendaciones finales para implementar la política

• Aprobar la política mediante gerencia, directorio o el órgano competente.
• Difundirla al personal y capacitar sobre su uso.
• Actualizar topes al menos una vez al año.
• Integrar la política con tesorería, contabilidad, recursos humanos y logística.
• Implementar formatos estandarizados de solicitud, anticipo, rendición e informe.
• Realizar revisiones internas periódicas para detectar incumplimientos.

Conclusión

Un modelo de política de viajes, viáticos y movilidad local conforme a los límites de SUNAT no debe verse como un simple documento administrativo. Es una herramienta clave para asegurar deducción tributaria, fortalecer el control interno, ordenar las rendiciones y reducir contingencias en fiscalizaciones.

En el contexto peruano, donde la SUNAT evalúa no solo el comprobante sino también la fehaciencia, causalidad y razonabilidad del gasto, contar con lineamientos claros marca una diferencia importante entre un desembolso aceptado y un reparo tributario. Tanto empresas como ONGs pueden beneficiarse de una política bien estructurada, con topes realistas, documentación suficiente y supervisión efectiva.

Si su organización necesita diseñar, actualizar o auditar su política de viáticos y movilidad local, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle. Para consultas especializadas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.