Mermas y desmedros de existencias ante SUNAT: requisitos del informe técnico y destrucción ante notario o juez de paz

Mermas y desmedros de existencias ante SUNAT: cómo sustentar correctamente su deducción tributaria

En muchas empresas peruanas, especialmente en los sectores comercial, industrial, agroindustrial, farmacéutico, retail y alimentos, las pérdidas de inventario son una realidad operativa. Sin embargo, desde el punto de vista tributario, no basta con reconocer contablemente una baja de existencias para que esta sea aceptada por la SUNAT. Cuando hablamos de mermas y desmedros, la Administración Tributaria exige requisitos formales y sustanciales específicos para admitir su deducción en la determinación del Impuesto a la Renta.

Uno de los errores más frecuentes en las fiscalizaciones es asumir que un acta interna, una provisión contable o un simple reporte de almacén son suficientes. En la práctica, la SUNAT suele observar estos conceptos cuando no existe un informe técnico idóneo en el caso de mermas, o cuando no se acredita correctamente la destrucción de bienes ante notario público o juez de paz en el caso de desmedros.

En este artículo explicamos, de forma práctica y con enfoque en la realidad peruana, qué son las mermas y los desmedros, cuál es su tratamiento tributario, qué requisitos exige la normativa vigente y cómo evitar reparos que pueden traducirse en mayor impuesto, intereses y sanciones.

¿Qué son las mermas y los desmedros de existencias?

Concepto de merma

La merma es la pérdida física de existencias, en volumen, peso o cantidad, ocasionada por la naturaleza del bien o por el proceso productivo, de almacenamiento, transporte o comercialización. Se trata de una disminución inherente o razonable dentro de la operación del negocio.

Por ejemplo:

• Evaporación de combustibles durante su almacenamiento.
• Pérdida de peso de productos agrícolas por deshidratación.
• Reducción de volumen en insumos químicos por manipulación o proceso productivo.
• Disminución natural de granos o harinas por manipuleo.

La clave es que la merma no implica necesariamente que el bien esté inservible, sino que existe una reducción cuantitativa del inventario.

Concepto de desmedro

El desmedro, en cambio, supone una pérdida cualitativa e irrecuperable del bien. Es decir, la existencia ya no sirve para el fin al que estaba destinada, ha perdido valor comercial o no puede ser utilizada o vendida en condiciones normales.

Por ejemplo:

• Alimentos vencidos en un supermercado.
• Medicamentos cuya fecha de expiración ha caducado.
• Textiles dañados por humedad o contaminación.
• Productos tecnológicos obsoletos o deteriorados que no pueden comercializarse.

En estos casos, la SUNAT exige un procedimiento formal de destrucción para admitir la deducción tributaria.

Base legal aplicable en Perú

El tratamiento tributario de mermas y desmedros se sustenta principalmente en la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento.

Entre las principales referencias normativas destacan:

• Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF.
• Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, que regula los gastos deducibles para determinar la renta neta de tercera categoría, bajo el principio de causalidad.
• Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 122-94-EF.
• Artículo 21, inciso c) del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, que establece las condiciones para la deducción de mermas y desmedros de existencias.

Desde el punto de vista contable, también resulta relevante considerar el tratamiento de inventarios bajo la NIC 2 Inventarios, que regula la medición y reconocimiento de existencias, y la NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores, cuando corresponda evaluar ajustes o cambios en criterios de reconocimiento.

Diferencias clave entre merma y desmedro

Requisitos para deducir mermas ante SUNAT

1. Contar con un informe técnico

De acuerdo con el artículo 21, inciso c) del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, la merma debe acreditarse mediante un informe técnico emitido por un profesional independiente, competente y colegiado, o por el organismo técnico competente.

En la práctica, también puede intervenir personal técnico dependiente de la empresa, siempre que el sustento sea objetivo, verificable y consistente con la operación. No obstante, mientras mayor sea la materialidad del importe, más recomendable será contar con una evaluación externa o con documentación robusta.

2. El informe debe explicar la metodología empleada

La SUNAT suele observar informes que solo contienen una conclusión general, por ejemplo: “se verificó merma de 3% en el proceso”. Eso no es suficiente. El informe debe detallar:

• Descripción del proceso productivo o logístico.
• Naturaleza de las existencias evaluadas.
• Periodo analizado.
• Condiciones de almacenamiento, manipulación o transporte.
• Pruebas realizadas.
• Metodología técnica aplicada.
• Criterios de medición.
• Porcentaje o cantidad de merma determinada.
• Fundamento técnico que explique por qué la pérdida es normal o inevitable.

3. Debe identificar claramente los bienes y montos involucrados

Además del sustento técnico, la empresa debe poder conciliar el informe con sus registros de inventario, kardex, partes de producción, guías internas, reportes de almacén y asientos contables. Si el informe señala una merma de 1,500 kilos de insumo, pero los registros contables muestran otra cantidad o un periodo distinto, la deducción puede ser reparada.

4. La deducción debe cumplir el principio de causalidad

Conforme al artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, el gasto debe ser necesario para producir y mantener la fuente de renta. Por ello, la merma debe estar vinculada al giro del negocio y resultar razonable según la actividad desarrollada.

Ejemplo práctico: merma en una empresa agroindustrial

Una empresa de Lambayeque dedicada a la exportación de mango registra una pérdida de peso de fruta fresca durante el proceso de selección, lavado y empaque. Durante el ejercicio, la merma asciende a S/ 48,000.

Para sustentar la deducción ante SUNAT, la empresa cuenta con:

• Informe técnico suscrito por ingeniero agroindustrial colegiado.
• Detalle del proceso y porcentaje de deshidratación normal.
• Control de ingreso y salida de fruta por lote.
• Kardex valorizado.
• Asiento contable de reconocimiento de la merma.

En este escenario, la deducción tiene una base probatoria sólida. En cambio, si solo existiera una hoja Excel interna con porcentajes estimados, la SUNAT podría desconocer el gasto.

¿Qué debe contener un buen informe técnico de merma?

Aunque la norma no establece un formato único, en una revisión tributaria un informe técnico sólido debería incluir, como mínimo, los siguientes elementos:

Mientras más específico sea el informe, menor será el riesgo de observación por parte de SUNAT.

Requisitos para deducir desmedros ante SUNAT

1. Acreditar que los bienes han perdido utilidad

El desmedro debe corresponder a existencias que ya no sirven para su objeto económico. No basta con que su venta sea difícil o que su rotación sea lenta. La empresa debe demostrar que el bien está vencido, dañado, contaminado, deteriorado u obsoleto de forma irreversible.

2. Destrucción de bienes ante notario público o juez de paz

El artículo 21, inciso c) del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta exige que los desmedros de existencias se acrediten mediante su destrucción ante notario público o juez de paz, a falta de aquel, siempre que se comunique previamente a la SUNAT dentro del plazo establecido por la normativa aplicable.

Este requisito es determinante. Si la empresa elimina, dona, remata o simplemente retira los bienes sin seguir el procedimiento formal, la deducción puede ser reparada íntegramente.

3. Comunicación previa a SUNAT

La empresa debe comunicar a SUNAT la fecha en que se realizará la destrucción, cumpliendo con la anticipación que la regulación y los criterios administrativos exigen en cada momento. En la práctica, esta comunicación debe realizarse con suficiente anticipación para permitir la eventual verificación por parte de la Administración Tributaria.

Es importante revisar el procedimiento vigente al momento de la destrucción, ya que los medios y plazos pueden variar por actualizaciones normativas o disposiciones administrativas.

4. Levantar un acta de destrucción

La destrucción debe quedar respaldada con un acta notarial o constancia emitida por juez de paz, según corresponda, detallando:

• Fecha, hora y lugar de la destrucción.
• Identificación de la empresa.
• Descripción de los bienes destruidos.
• Cantidad, unidad de medida y estado de los productos.
• Motivo del desmedro.
• Forma de destrucción.
• Intervención del notario o juez de paz.

Adicionalmente, es recomendable conservar fotografías, videos, guías internas, reportes de almacén, valorización de existencias y el asiento contable de baja.

Ejemplo práctico: desmedro en una cadena de minimarkets

Una cadena de minimarkets en Lima detecta productos lácteos y conservas vencidas por un valor de S/ 32,500 al cierre de marzo. El área de almacén prepara un listado detallado por código, lote, fecha de vencimiento y costo. Luego:

• Se comunica a SUNAT la fecha de destrucción.
• Se coordina la diligencia con notario público.
• Se destruyen los bienes en presencia del notario.
• Se emite el acta correspondiente.
• Se registra la baja contable y tributaria.

En este caso, el desmedro tendría sustento razonable para su deducción. Si, por el contrario, la empresa simplemente arrojara los productos al desecho sin acta notarial ni comunicación previa, la SUNAT podría reparar los S/ 32,500 como gasto no deducible.

Errores frecuentes observados por SUNAT

En fiscalizaciones tributarias, los siguientes errores son recurrentes:

Tratamiento contable y relación con las NIIF

Desde el punto de vista financiero, las pérdidas por mermas y desmedros deben reflejarse adecuadamente en los estados financieros. La NIC 2 Inventarios establece que los inventarios deben medirse al costo o al valor neto realizable, el menor. Cuando las existencias se dañan, vencen o pierden capacidad de venta, puede corresponder un ajuste o castigo contable.

Sin embargo, es importante recordar que el reconocimiento contable no garantiza por sí mismo la deducción tributaria. En Perú, SUNAT exige además el cumplimiento de requisitos formales específicos.

En una auditoría financiera, este tema también puede relacionarse con la evaluación de estimaciones, controles de inventario y evidencia de auditoría, bajo normas como:

• NIA 500 Evidencia de Auditoría.
• NIA 501 Evidencia de Auditoría – Consideraciones Específicas para Determinadas Partidas, especialmente respecto a inventarios.
• NIA 540 Auditoría de Estimaciones Contables y de la Información Relacionada a Revelar.

Para empresas con volúmenes significativos de existencias, una debilidad en el control de mermas y desmedros no solo genera contingencias tributarias, sino también riesgos de presentación errónea en los estados financieros.

¿Cómo prepararse para una fiscalización de SUNAT?

Implementar políticas internas claras

La empresa debe contar con procedimientos escritos para identificar, medir, aprobar y documentar mermas y desmedros. Esto incluye responsables, formatos, niveles de autorización y cronogramas de revisión.

Conciliar permanentemente inventarios y contabilidad

Las diferencias entre almacén, kardex y libros contables son una fuente común de observaciones. Un cierre mensual ordenado ayuda a detectar a tiempo pérdidas reales y a sustentar su origen.

Actuar oportunamente

Muchas contingencias surgen porque la empresa espera el cierre anual para revisar productos vencidos o deteriorados. Cuando eso ocurre, ya puede ser tarde para cumplir correctamente la comunicación y destrucción formal.

Solicitar asesoría técnica y tributaria

Cuando los importes son materiales o la operativa es compleja, conviene trabajar de manera coordinada entre las áreas de contabilidad, logística, producción, legal y asesoría tributaria. Esto reduce el riesgo de reparos costosos.

Ejemplo práctico integral: empresa farmacéutica en Perú

Una distribuidora farmacéutica en Arequipa mantiene inventarios por S/ 2,500,000. Durante una revisión interna detecta:

• Mermas por manipulación y fraccionamiento de productos por S/ 18,000.
• Medicamentos vencidos por S/ 95,000.

Para las mermas, obtiene un informe técnico elaborado por químico farmacéutico e ingeniero de procesos, con detalle de los productos, pruebas de control y porcentaje normal por tipo de operación.

Para los desmedros, prepara un inventario valorizado, comunica a SUNAT la destrucción, coordina la diligencia con notario y levanta el acta correspondiente durante la eliminación de los medicamentos vencidos.

Resultado: la empresa alinea adecuadamente el tratamiento contable y tributario, minimizando el riesgo de reparos en una eventual fiscalización.

Si no hubiese seguido este procedimiento, el impacto podría ser significativo. Solo por los desmedros observados, el reparo de S/ 95,000 incrementaría la renta imponible, generando mayor Impuesto a la Renta, además de intereses moratorios y posibles sanciones.

Recomendaciones finales para deducir mermas y desmedros sin contingencias

• Diferencie correctamente si la pérdida corresponde a merma o desmedro.
• Para mermas, exija un informe técnico específico, completo y trazable.
• Para desmedros, no destruya bienes sin comunicación previa a SUNAT ni sin intervención de notario o juez de paz.
• Concilie el sustento técnico con kardex, inventarios físicos y contabilidad.
• Documente todo el proceso con anexos, fotografías, actas y reportes internos.
• Revise periódicamente la normativa y criterios administrativos vigentes.

Conclusión

La deducción tributaria de mermas y desmedros de existencias ante SUNAT requiere mucho más que una decisión contable interna. En el caso de las mermas, el elemento central es un informe técnico debidamente sustentado. En el caso de los desmedros, resulta indispensable acreditar la destrucción de los bienes ante notario público o juez de paz, además de cumplir con la comunicación previa a SUNAT y conservar evidencia consistente.

En nuestra experiencia de auditoría y consultoría en Perú, una documentación preventiva y bien estructurada marca la diferencia entre una deducción aceptada y un reparo tributario costoso. Si su empresa necesita revisar sus políticas de inventarios, sustentar mermas o desmedros, o prepararse para una fiscalización, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle.

Para consultas especializadas, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.