Cómo preparar el Dossier de Auditoría Anual de tu ONG: Los 25 documentos que todo auditor solicitará

Cómo preparar el dossier de auditoría anual de tu ONG

La auditoría anual de una organización no gubernamental no debería afrontarse como una carrera de último minuto. En la práctica, muchas ONG en Perú llegan al proceso con información dispersa, contratos incompletos, conciliaciones sin cerrar o sustento insuficiente de fondos restringidos. El resultado suele ser predecible: retrasos, mayores requerimientos del auditor, observaciones de control interno y, en algunos casos, dificultades para rendir cuentas a cooperantes, directorio, asamblea o entidades supervisoras.

Preparar un dossier de auditoría anual ordenado, completo y actualizado permite reducir riesgos y demostrar una gestión institucional transparente. Además, facilita el cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoría, especialmente la NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, la NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados, la NIA 500 – Evidencia de auditoría y la NIA 580 – Manifestaciones escritas.

En el caso de las ONG, el auditor no solo revisa si los estados financieros están razonablemente presentados. También evalúa la trazabilidad de los fondos, el cumplimiento de restricciones de donantes, la adecuada ejecución presupuestal, la formalidad laboral y tributaria, y la consistencia entre la información financiera y los reportes narrativos o de proyectos.

En este artículo desarrollamos los 25 documentos que todo auditor solicitará, cómo organizarlos y qué errores evitar, con ejemplos aplicados a la realidad peruana.

¿Qué es el dossier de auditoría anual de una ONG?

El dossier de auditoría anual es el conjunto estructurado de documentos financieros, legales, tributarios, laborales, operativos y de control interno que la ONG pone a disposición del auditor externo para sustentar sus operaciones y saldos al cierre del ejercicio.

No se trata solo de “entregar papeles”. Un buen dossier debe permitir responder tres preguntas esenciales:

• Qué ocurrió: la operación o hecho económico.
• Cómo se registró: su reflejo contable y financiero.
• Con qué sustento: el documento fuente, la aprobación y la evidencia de cumplimiento.

Cuando este expediente está bien preparado, la auditoría es más ágil, menos costosa en tiempo administrativo y más útil para la gestión.

Base normativa y contexto peruano

En Perú, la preparación documental de una ONG debe considerar no solo buenas prácticas de auditoría, sino también obligaciones legales y tributarias. Entre las referencias más relevantes destacan:

• Código Civil peruano, artículos 80 al 98, sobre personas jurídicas sin fines de lucro, incluyendo asociaciones y fundaciones, según corresponda a la estructura legal de la entidad.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, particularmente el artículo 19, referido a entidades exoneradas bajo determinadas condiciones.
• Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, en especial el artículo 87, que regula obligaciones de los administrados de facilitar fiscalización y conservar documentación.
• Ley N.° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, y sus obligaciones documentarias para empleadores.
• NIIF para las PYMES o NIIF completas, según el marco de información financiera adoptado por la entidad.
• NIC 1 – Presentación de Estados Financieros.
• NIC 7 – Estado de Flujos de Efectivo.
• NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.
• NIC 20 – Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales, cuando resulte aplicable por la naturaleza de ciertos fondos.
• NIC 21 – Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera, muy relevante en ONG que reciben cooperación internacional en dólares o euros.

Los 25 documentos que todo auditor solicitará

1. Estatuto vigente y partida registral actualizada

El auditor necesita validar la existencia legal de la ONG, su objeto social, órganos de gobierno, facultades de representación y restricciones estatutarias. También revisará si las actividades ejecutadas guardan relación con los fines institucionales.

2. Actas de asamblea, consejo directivo o directorio

Incluyen aprobaciones de estados financieros, presupuestos, designación de representantes, apertura de cuentas, aceptación de donaciones relevantes y decisiones estratégicas. Estas actas son clave para corroborar gobierno corporativo y autorizaciones.

3. Organigrama institucional y manual de funciones

Sirven para entender la segregación de funciones. Si la misma persona aprueba pagos, registra contablemente y concilia bancos, el auditor identificará un riesgo de control importante bajo la NIA 315.

4. Políticas contables vigentes

Deben incluir criterios sobre reconocimiento de ingresos por donaciones, tratamiento de fondos restringidos, provisiones, depreciación, tipo de cambio, rendiciones y cierre contable. Esto se contrasta con la NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.

5. Estados financieros del ejercicio auditado

Como mínimo: estado de situación financiera, estado de resultados o de actividades, estado de cambios en el patrimonio institucional, estado de flujos de efectivo y notas. Su presentación debe ser consistente con la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros.

6. Balance de comprobación y mayor contable

El auditor solicitará el balance de comprobación final y, normalmente, comparativos mensuales. También el libro mayor por cuenta para rastrear movimientos y partidas inusuales.

7. Libro diario, libro mayor y registros electrónicos

En entidades obligadas, estos libros deben estar completos y consistentes con lo declarado ante SUNAT. La ausencia de libros o diferencias con los reportes tributarios genera alertas de integridad documental.

8. Conciliaciones bancarias de todas las cuentas

Incluye cuentas corrientes, de ahorro, fondos en moneda extranjera y cuentas de proyectos. Deben estar firmadas, explicadas y conciliadas al cierre.

9. Estados de cuenta bancarios de todo el ejercicio

El auditor los cruza con conciliaciones, registros contables, cartas a bancos y desembolsos de donantes. Son esenciales para verificar existencia, integridad y movimientos restringidos.

10. Confirmaciones bancarias y detalle de firmas autorizadas

Permiten validar saldos, préstamos, cartas fianza, cuentas cerradas y personas con poder de disposición. En ONG con alta rotación directiva, este documento suele revelar desactualizaciones críticas.

11. Relación de donantes, convenios y contratos de financiamiento

Aquí se revisan montos comprometidos, cronogramas de desembolso, restricciones de uso, indicadores, cofinanciamiento y obligaciones de reporte. El auditor buscará confirmar si el reconocimiento contable respeta las condiciones contractuales.

12. Detalle de fondos restringidos y su ejecución

No basta con registrar ingresos. Debe existir un control por proyecto o fuente, que permita identificar saldo pendiente, gasto ejecutado, tipo de restricción y conciliación con reportes al cooperante.

13. Presupuesto institucional y presupuestos por proyecto

El análisis presupuestal ayuda al auditor a identificar desviaciones significativas, sobreejecuciones, subejecuciones y reclasificaciones que podrían requerir explicación o ajuste.

14. Reportes financieros enviados a donantes

Estos reportes deben ser consistentes con la contabilidad. Si la ONG reportó al cooperante un gasto de S/ 180,000, pero en libros figuran S/ 150,000, el auditor pedirá una conciliación detallada.

15. Registro de ingresos y comprobantes de donación

Incluye vouchers, transferencias, cartas de donación, comprobantes emitidos cuando correspondan y sustento de ingresos en especie. Esto es especialmente importante para validar integridad y origen de fondos.

16. Registro de compras, gastos y comprobantes de pago

Facturas, recibos por honorarios, boletas permitidas, sustentos de movilidad, rendiciones de caja y órdenes de servicio. El auditor evaluará causalidad, autorización, fehaciencia y correcta imputación al proyecto o centro de costo.

17. Contratos con proveedores y consultores

Son necesarios para respaldar servicios recurrentes, consultorías, alquileres, licencias, tercerizaciones y adquisiciones de bienes relevantes. También permiten revisar conflicto de interés y cumplimiento de políticas de adquisiciones.

18. Expedientes de personal, planillas y contratos laborales

Incluyen contratos, adendas, boletas de pago, vacaciones, liquidaciones, AFP/ONP y legajos. El auditor verificará si los costos de personal cargados a proyectos tienen sustento y si existe cumplimiento laboral.

19. Declaraciones tributarias y constancias de presentación

Se revisan PDT o formularios virtuales de IGV, renta, retenciones, contribuciones sociales y otras obligaciones aplicables. También constancias de pago o fraccionamientos vigentes.

20. Papeles de trabajo de impuestos y conciliación tributaria

Aunque una ONG pueda estar exonerada del Impuesto a la Renta bajo el artículo 19 de la Ley del Impuesto a la Renta, el auditor necesita verificar que mantiene los requisitos y que la conciliación tributaria respalda su tratamiento fiscal.

21. Registro de activos fijos e inventario físico

Debe incluir fecha de adquisición, costo, ubicación, responsable, depreciación, fuente de financiamiento y estado del bien. En proyectos financiados con cooperación, el control patrimonial es un punto crítico.

22. Inventario de existencias, materiales o bienes de ayuda

Si la ONG maneja medicamentos, kits, alimentos, materiales educativos o bienes para beneficiarios, el auditor pedirá kardex, actas de entrega y conteos físicos.

23. Manuales y evidencias de control interno

Políticas de caja chica, adquisiciones, viáticos, rendiciones, autorizaciones, prevención de fraude y conflicto de interés. Esto sustenta la evaluación del ambiente de control.

24. Correspondencia legal, contingencias y procesos

Incluye demandas laborales, controversias tributarias, cartas notariales, sanciones administrativas y cualquier contingencia que pueda requerir provisión o revelación, conforme a la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.

25. Carta de gerencia o manifestaciones escritas

Al final de la auditoría, la administración deberá emitir manifestaciones formales al auditor, conforme a la NIA 580 – Manifestaciones escritas. Preparar esta etapa desde el inicio evita contradicciones posteriores.

Tabla comparativa: documentos críticos y riesgos de no tenerlos listos

Cómo organizar el dossier de auditoría para ahorrar tiempo

1. Separar por grandes carpetas

Recomendamos estructurarlo en cinco bloques:

• Legal e institucional
• Contable y financiero
• Tributario y laboral
• Proyectos y donantes
• Control interno y contingencias

2. Usar nomenclatura uniforme

Por ejemplo: 2025_Bancos_BCP_CtaSoles_ConciliacionDic o 2025_ProyectoAgua_ConvenioDonanteX_Adenda2. Esto reduce idas y vueltas con el auditor.

3. Conciliar antes de entregar

No conviene enviar información preliminar sin revisar. Los saldos de bancos, cuentas por rendir, anticipos, cuentas por cobrar y fondos por ejecutar deben estar cerrados.

4. Designar un responsable interno

Idealmente, una persona centraliza requerimientos y controla versiones. Cuando cada área responde por separado, aumentan las inconsistencias.

5. Preparar un índice maestro

Un archivo resumen con la lista de documentos, ubicación, responsable y estado de entrega es una práctica muy valorada por los auditores.

Ejemplo práctico: ONG con fondos de cooperación internacional

Una ONG de Lima dedicada a programas de nutrición infantil recibió durante el año fondos por S/ 1,250,000 de tres cooperantes: uno en soles, uno en dólares y otro con restricción de uso para compra de equipos médicos.

Al cierre, la administración tenía estados financieros listos, pero no había conciliado:

• La diferencia por tipo de cambio de la cuenta en dólares.
• Los saldos pendientes de ejecución por proyecto.
• La relación entre activos adquiridos con fondos restringidos y el registro patrimonial.

Durante la auditoría, el equipo auditor detectó que una compra de equipos por S/ 180,000 estaba registrada como gasto del período, cuando por su naturaleza debía reconocerse como activo fijo y depreciarse de acuerdo con la política contable aplicable. Además, el saldo de fondos no ejecutados no coincidía con el reporte remitido al cooperante.

Si la ONG hubiera preparado su dossier con anticipación, incluyendo convenio, cuadro de ejecución, análisis de tipo de cambio bajo la NIC 21 – Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera y registro de activos, la observación habría sido detectada internamente antes de la auditoría.

Errores frecuentes al preparar el dossier de auditoría en una ONG

Entregar solo PDFs sin soporte editable

El auditor suele requerir Excel de conciliaciones, mayores y anexos para realizar cruces y pruebas. Solo entregar escaneos retrasa el proceso.

No distinguir fondos restringidos de fondos libres

Este es uno de los errores más comunes en ONG. Puede generar observaciones serias frente a donantes y distorsionar la lectura financiera.

Omitir actas o aprobaciones internas

Un gasto puede estar bien sustentado documentalmente, pero si requería aprobación del consejo directivo y no existe acta, hay una debilidad de gobierno.

Tener rendiciones pendientes por meses

Anticipos a personal o coordinadores de proyecto sin liquidación oportuna suelen derivar en ajustes o provisiones.

No revisar el cumplimiento tributario de la exoneración

Muchas entidades asumen que por ser ONG no tienen riesgos tributarios. Sin embargo, la exoneración del artículo 19 de la Ley del Impuesto a la Renta exige condiciones específicas y su incumplimiento puede generar contingencias.

Checklist sugerido para la gerencia y administración

Ejemplo práctico: auditoría de una ONG regional con varias sedes

Una asociación con operaciones en Cajamarca, Cusco y Loreto manejaba cajas chicas y cuentas bancarias descentralizadas para ejecutar talleres comunitarios. En la auditoría anterior, el principal hallazgo fue la falta de uniformidad documental: en una sede se archivaban rendiciones con firmas y actas de entrega; en otra, solo correos electrónicos y fotos.

Para el siguiente ejercicio, la administración implementó un dossier centralizado con carpetas digitales por sede y por proyecto, formatos únicos de rendición y un índice maestro. Como resultado:

• El tiempo de atención a requerimientos del auditor se redujo en más de 30%.
• Las observaciones por documentación incompleta disminuyeron significativamente.
• La ONG pudo entregar a sus cooperantes reportes más consistentes y oportunos.

Este tipo de mejora no requiere una gran inversión. Requiere disciplina documental, responsables definidos y revisión periódica.

Buenas prácticas para llegar mejor preparados a la auditoría anual

Cierre contable mensual, no anual

Las ONG más ordenadas no esperan diciembre para conciliar. Realizan cierres mensuales con revisión de partidas pendientes, rendiciones y ejecución presupuestal.

Matriz de seguimiento de observaciones

Si la auditoría del año anterior dejó recomendaciones, conviene documentar qué acciones correctivas se implementaron. Esto demuestra mejora continua.

Archivo digital y físico coherente

En Perú aún es frecuente que ciertos documentos se requieran físicamente. Sin embargo, un respaldo digital completo y bien indexado es indispensable.

Revisión previa interna o preauditoría

Una revisión interna antes de la visita del auditor externo permite detectar vacíos de sustento, reclasificaciones pendientes o contingencias no reveladas.

Conclusión

Preparar el dossier de auditoría anual de una ONG no es una tarea administrativa menor; es una herramienta de transparencia, control y sostenibilidad institucional. Cuando la organización reúne con anticipación sus 25 documentos clave, concilia sus saldos, ordena sus convenios y fortalece sus evidencias de control, la auditoría deja de ser una fuente de tensión y se convierte en una oportunidad para mejorar.

En el entorno peruano, donde las ONG deben responder simultáneamente a donantes, órganos de gobierno, trabajadores, beneficiarios y SUNAT, contar con un expediente de auditoría robusto es una señal clara de buena gestión.

Si su organización necesita apoyo para preparar su dossier, implementar una preauditoría o atender una auditoría financiera anual con enfoque en cooperación internacional y cumplimiento peruano, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.