Errores más comunes en la rendición de gastos de ONGs en Perú y cómo subsanarlos antes de la auditoría

Errores más comunes en la rendición de gastos de ONGs en Perú y cómo subsanarlos antes de la auditoría

La rendición de gastos en una ONG no es solo una tarea administrativa. En la práctica, representa uno de los puntos más sensibles durante una auditoría financiera, una revisión de donantes o una fiscalización tributaria. En Perú, muchas organizaciones sin fines de lucro, asociaciones, fundaciones y entidades ejecutoras de proyectos de cooperación internacional enfrentan observaciones recurrentes por documentación incompleta, gastos mal clasificados, incumplimiento de políticas internas o debilidades en el control interno.

Cuando estos errores no se corrigen a tiempo, pueden generar gastos no aceptados por el financiador, ajustes contables, contingencias tributarias, observaciones en informes de auditoría e incluso cuestionamientos sobre el uso de fondos restringidos. Por ello, identificar los errores más comunes y subsanarlos antes de la auditoría es una medida clave de prevención.

En este artículo explicamos los principales problemas detectados en la rendición de gastos de ONGs en Perú, cómo corregirlos de manera ordenada y qué controles implementar para reducir riesgos financieros, contables y tributarios.

¿Qué se entiende por rendición de gastos en una ONG?

La rendición de gastos es el proceso mediante el cual una ONG documenta, sustenta, clasifica y reporta los desembolsos efectuados con fondos propios, donaciones, convenios o recursos de proyectos. Este proceso debe demostrar que el gasto:

• Fue realmente ejecutado.
• Está vinculado al objeto del proyecto o actividad institucional.
• Cuenta con documentación de sustento suficiente y válida.
• Fue aprobado según los niveles de autorización internos.
• Está correctamente registrado en contabilidad.
• Cumple con las exigencias del donante, la SUNAT y la normativa aplicable.

Desde la perspectiva de auditoría, la rendición de gastos se evalúa bajo criterios de evidencia suficiente y adecuada, conforme a la NIA 500 - Evidencia de Auditoría, así como de respuesta a riesgos identificados según la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.

Principales errores en la rendición de gastos de ONGs en Perú

1. Comprobantes de pago inválidos o que no cumplen requisitos tributarios

Uno de los errores más frecuentes es sustentar gastos con documentos que no califican como comprobantes válidos o que presentan inconsistencias: facturas emitidas con datos errados, boletas sin identificación cuando era necesaria, tickets sin detalle, recibos internos sin sustento externo o documentos emitidos por proveedores con baja de RUC.

En Perú, la obligación de emitir y exigir comprobantes de pago se regula por el artículo 1 del Decreto Ley N.° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago, y por el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT. Si el comprobante no reúne los requisitos exigidos, el gasto puede ser observado por el donante y, en ciertos casos, no aceptado tributariamente.

Cómo subsanarlo

• Verificar en SUNAT la validez del RUC y la condición del proveedor.
• Solicitar la re-emisión del comprobante cuando existan errores formales.
• Implementar un checklist previo de revisión documental.
• Adjuntar evidencia complementaria: orden de compra, conformidad de servicio, contrato, correo de aprobación y constancia de pago.

Ejemplo práctico

Una ONG en Lima registra un gasto de S/ 8,500 por servicios de capacitación en comunidades rurales. Durante la preauditoría se detecta que la factura fue emitida con una razón social incompleta y sin referencia al proyecto financiado por cooperación internacional. Antes de la auditoría, la organización solicita al proveedor la nota de crédito y la nueva factura correcta, adjuntando además el contrato, la lista de participantes y el informe de ejecución. Con ello reduce el riesgo de observación.

2. Gastos sin evidencia de vinculación al proyecto o a la finalidad institucional

Un gasto puede estar sustentado con factura válida, pero aun así ser observado si no se demuestra su relación con el proyecto, convenio o actividad de la ONG. Esto ocurre con frecuencia en gastos de movilidad, alimentación, compras menores, alquileres, mantenimiento o consultorías.

Desde el punto de vista contable y de auditoría, no basta la existencia del comprobante. Debe acreditarse el propósito del gasto y su alineamiento con el presupuesto aprobado o con la finalidad institucional.

Cómo subsanarlo

• Preparar informes de sustento por actividades ejecutadas.
• Relacionar cada gasto con una línea presupuestal y un centro de costo o código de proyecto.
• Conservar evidencia operativa: actas, listas de asistencia, fotografías, entregables, informes técnicos y correos de coordinación.
• Formalizar políticas internas para gastos de campo, viáticos y movilidad.

Ejemplo práctico

Una asociación sin fines de lucro en Cusco rinde S/ 3,200 en consumo de combustible para visitas a comunidades. La auditoría interna detecta que solo existen vouchers del grifo. Para subsanar, la ONG prepara una bitácora de movilidad con fechas, rutas, personal asignado, objetivo de la visita y vinculación con el componente del proyecto. Además, adjunta informes de campo y actas comunales.

3. Clasificación contable incorrecta de los gastos

Otro error recurrente es registrar gastos administrativos como gastos de proyecto, activos como gastos corrientes, adelantos como gastos ejecutados o costos financiados por un donante en cuentas genéricas sin trazabilidad. Esto distorsiona los estados financieros, afecta la ejecución presupuestal y complica la conciliación entre contabilidad y reportes al cooperante.

La presentación razonable de la información financiera se vincula con la NIA 315 (Revisada) - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y su entorno, ya que una mala clasificación suele originarse en controles débiles o en una comprensión insuficiente de las operaciones.

Cómo subsanarlo

• Revisar el plan contable y la estructura analítica por proyectos.
• Conciliar mensualmente contabilidad, presupuesto y reportes al donante.
• Reclasificar asientos antes del cierre o antes de la auditoría.
• Definir criterios claros para distinguir gastos administrativos, programáticos, activos, anticipos y fondos por rendir.

Tabla comparativa: clasificación correcta vs. error frecuente

4. Rendiciones fuera de plazo

En muchas ONGs, especialmente con operaciones descentralizadas, los responsables de campo presentan rendiciones tardías. Esto afecta el cierre contable mensual, retrasa reportes al financiador y eleva el riesgo de pérdida de documentos o de gastos sin regularización oportuna.

Si bien el plazo puede depender de la política interna o del convenio, la ausencia de control sobre fondos entregados a rendir constituye una debilidad relevante de control interno.

Cómo subsanarlo

• Establecer plazos formales para rendición, por ejemplo, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la actividad.
• Bloquear nuevas entregas de fondos a quienes mantengan rendiciones pendientes.
• Emitir reportes semanales de anticipos no liquidados.
• Regularizar contablemente saldos antiguos y evaluar recupero cuando corresponda.

Ejemplo práctico

Una ONG en Piura entrega S/ 2,000 a un coordinador local para un taller de fortalecimiento comunitario. Transcurren 30 días sin rendición. Antes de la auditoría, administración solicita la regularización inmediata, verifica los comprobantes, devuelve el saldo no usado de S/ 280 y documenta la conformidad final. Además, se modifica la política interna para no otorgar nuevos fondos con rendiciones vencidas.

5. Falta de autorizaciones y aprobaciones internas

Un gasto puede ser real y estar documentado, pero si no fue aprobado por el responsable correspondiente según el manual interno, puede ser observado por incumplimiento de control. Esto ocurre en compras urgentes, contrataciones directas, viáticos extraordinarios o pagos que exceden topes autorizados.

La evaluación de estos controles se relaciona con la NIA 265 - Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad.

Cómo subsanarlo

• Regularizar aprobaciones mediante formatos de conformidad firmados por responsables autorizados.
• Actualizar el manual de compras, viáticos y rendiciones.
• Definir niveles de autorización por montos: por ejemplo, hasta S/ 1,000 coordinación; de S/ 1,001 a S/ 10,000 gerencia; montos mayores con aprobación de dirección ejecutiva.
• Digitalizar el flujo de aprobaciones para mantener trazabilidad.

6. Diferencias entre contabilidad, bancos y reportes al donante

Es común encontrar que el reporte financiero remitido al cooperante no coincide con la contabilidad, el estado de cuenta bancario o el auxiliar del proyecto. Estas diferencias suelen originarse por registros duplicados, omisiones, gastos contabilizados en otro periodo o conversiones erróneas cuando el financiamiento se recibe en moneda extranjera.

Cómo subsanarlo

• Realizar conciliaciones mensuales entre contabilidad, bancos, presupuesto y reportes de proyecto.
• Investigar diferencias y documentar ajustes.
• Separar cuentas bancarias por proyecto cuando el convenio lo requiera.
• Aplicar una política consistente para el tipo de cambio y su registro.

7. Sustento insuficiente en viáticos, movilidad y gastos menores

Los viáticos y gastos de campo son una de las áreas más observadas en ONGs peruanas, especialmente cuando se ejecutan actividades en zonas rurales donde no siempre es fácil obtener comprobantes. Sin embargo, ello no elimina la necesidad de sustento.

En el ámbito tributario peruano, la deducción y sustento de ciertos gastos requiere cumplir condiciones específicas. Además, los donantes suelen exigir políticas internas claras para topes, destinos, objetivos y rendición documentada.

Cómo subsanarlo

• Aprobar una política de viáticos con escalas por ciudad o zona.
• Usar formatos de comisión de servicios, informe de viaje y liquidación de viáticos.
• Exigir comprobantes válidos cuando sea posible y documentación complementaria cuando existan limitaciones de campo.
• Controlar devoluciones de saldos no utilizados.

Ejemplo práctico

Una fundación en Puno asigna S/ 950 de viáticos para una campaña de salud en una zona altoandina. Solo se obtienen comprobantes por S/ 700. Para sustentar adecuadamente la diferencia, la ONG presenta la autorización de comisión, el informe de actividades, la lista de beneficiarios atendidos, el detalle de movilidad local y el acta de conformidad del coordinador. Aunque no reemplaza el comprobante cuando este era exigible, sí fortalece la evidencia disponible para auditoría y revisión del donante.

8. Compras o contrataciones sin expediente completo

Otro error frecuente es no conservar el expediente integral de la compra o contratación: requerimiento, cotizaciones, cuadro comparativo, orden de compra, contrato, conformidad y comprobante de pago. En proyectos financiados, esta debilidad puede generar observaciones aun cuando el gasto sea real.

Cómo subsanarlo

• Reconstruir el expediente con la documentación disponible antes de la auditoría.
• Solicitar al área usuaria o al proveedor copias de cotizaciones, contratos o entregables.
• Centralizar archivos físicos y digitales por cada operación relevante.
• Aplicar una lista de verificación obligatoria para cada proceso de compra.

Marco normativo y de auditoría que debe considerar una ONG en Perú

La rendición de gastos no debe verse aislada. Debe alinearse con normas contables, de auditoría y tributarias. Entre las más relevantes se encuentran:

• NIA 500 - Evidencia de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de Auditoría, útil para comprender la importancia de mantener respaldo suficiente y ordenado.
• NIA 315 (Revisada) - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 265 - Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad.
• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros, respecto de la adecuada clasificación y presentación.
• Decreto Ley N.° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago, artículo 1.
• Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago.
• Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, artículo 37, en cuanto a criterios generales de causalidad para gastos deducibles, cuando resulte aplicable según la naturaleza de la entidad y operación.

¿Cómo preparar una subsanación efectiva antes de la auditoría?

1. Hacer una revisión preventiva por muestra y por rubro

No espere a que el auditor detecte el problema. Revise anticipadamente rubros sensibles como viáticos, movilidad, consultorías, compras de activos, caja chica y fondos por rendir.

2. Aplicar una matriz de observaciones

Una buena práctica es elaborar una matriz con cuatro columnas: gasto observado, riesgo, acción correctiva y responsable. Esto permite priorizar casos críticos antes del inicio de la auditoría.

3. Documentar la subsanación

No basta corregir. Debe quedar evidencia de la corrección: correos, notas contables, formatos de regularización, nuevas aprobaciones, informes complementarios y conciliaciones actualizadas.

4. Fortalecer las políticas internas

Si el error se repite, el problema no es solo documental, sino de control. La auditoría probablemente lo reportará como una deficiencia de control interno. Por ello, es recomendable actualizar manuales, capacitar al personal y establecer revisiones mensuales.

Checklist previo a la auditoría de rendición de gastos

• ¿Cada gasto tiene comprobante válido y legible?
• ¿El comprobante está emitido a nombre correcto de la ONG?
• ¿Existe evidencia de que el gasto corresponde al proyecto o actividad institucional?
• ¿Se cuenta con aprobaciones internas según política?
• ¿Los adelantos entregados fueron rendidos y conciliados?
• ¿La clasificación contable coincide con el presupuesto y el reporte al donante?
• ¿Los saldos bancarios concilian con contabilidad?
• ¿Los viáticos y movilidades tienen informe de comisión y liquidación?
• ¿Las compras relevantes cuentan con expediente completo?
• ¿Las observaciones detectadas ya tienen acción correctiva documentada?

Ejemplo práctico integral

Una ONG con sede en Arequipa ejecuta un proyecto de nutrición infantil financiado por una agencia internacional. Antes de la auditoría anual, realiza una revisión interna y detecta lo siguiente:

• S/ 12,000 en consultorías con expedientes incompletos.
• S/ 4,500 en viáticos sin informe de comisión.
• S/ 3,800 en combustible sin bitácora de uso.
• S/ 6,200 registrados como gasto, aunque correspondían a un activo adquirido para el proyecto.

La organización decide actuar antes de la visita del auditor. Solicita entregables y contratos faltantes a los consultores, regulariza informes de comisión firmados, implementa bitácoras de movilidad para las salidas de campo y reclasifica el activo en contabilidad. Además, actualiza su política interna de rendiciones y capacita a coordinadores regionales. Como resultado, la auditoría identifica mejoras oportunas y reduce significativamente las observaciones finales.

Conclusión

Los errores en la rendición de gastos de ONGs en Perú suelen originarse más por debilidades de control y falta de orden documental que por mala fe. Sin embargo, sus efectos pueden ser importantes: gastos observados, ajustes financieros, reparos tributarios, incumplimientos ante donantes y hallazgos de auditoría.

La mejor estrategia es una revisión preventiva, con enfoque en sustento, trazabilidad, clasificación contable, cumplimiento tributario y autorizaciones internas. Subsanar antes de la auditoría no solo reduce riesgos, sino que fortalece la transparencia y la credibilidad institucional de la organización.

Si su ONG necesita apoyo para revisar rendiciones, fortalecer controles internos o prepararse para una auditoría financiera, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.