Auditoría de activos fijos adquiridos con fondos de cooperación: propiedad, depreciación y transferencia final
Guía práctica para ONGs en Perú sobre cómo auditar activos fijos financiados con cooperación internacional, definiendo propiedad, tratamiento contable, depreciación, control patrimonial y transferencia final conforme a contratos, NIIF y buenas prácticas de auditoría.
Auditoría de activos fijos adquiridos con fondos de cooperación: propiedad, depreciación y transferencia final
En las organizaciones no gubernamentales (ONGs), los activos fijos adquiridos con fondos de cooperación internacional suelen generar dudas recurrentes durante una auditoría: ¿a nombre de quién debe registrarse el bien?, ¿corresponde depreciarlo?, ¿qué sucede al cierre del proyecto?, ¿el activo se transfiere al Estado, a la comunidad beneficiaria o permanece en la organización ejecutora?
Estas preguntas no son menores. Una mala definición sobre la propiedad, uso, depreciación y transferencia final de los bienes puede originar observaciones del cooperante, ajustes contables, contingencias tributarias e incluso cuestionamientos sobre el uso adecuado de los recursos.
En este artículo desarrollamos, desde la práctica de auditoría en Perú, los principales criterios para revisar activos fijos financiados por cooperación, con enfoque en control interno, evidencia documental, tratamiento contable y cumplimiento contractual.
¿Qué se entiende por activos fijos en proyectos financiados con cooperación?
En términos contables, hablamos de bienes tangibles que la entidad utiliza para la ejecución de sus actividades y que espera usar durante más de un período. Bajo la NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, un activo fijo se reconoce cuando:
- Es probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros o potencial de servicio asociado al bien.
- El costo del activo puede medirse con fiabilidad.
En el caso de ONGs y proyectos de cooperación, esos bienes pueden incluir:
- Computadoras y servidores para gestión del proyecto.
- Vehículos para monitoreo de campo.
- Equipos médicos o educativos entregados a establecimientos públicos.
- Mobiliario de oficinas del proyecto.
- Equipos de comunicación, paneles solares o maquinaria comunitaria.
Sin embargo, en este tipo de financiamiento el análisis no termina con la compra. El punto crítico es determinar quién ostenta la propiedad legal y económica del bien, y bajo qué condiciones será usado y transferido.
La propiedad del activo: el primer punto crítico de auditoría
¿Quién es el dueño del bien?
En auditoría de ONGs, la propiedad de un activo adquirido con fondos de cooperación no siempre coincide con quien lo compra o lo custodia. Puede pertenecer:
- A la ONG ejecutora.
- Al cooperante, mientras dure el convenio.
- A una entidad pública beneficiaria.
- A una organización comunitaria o asociación local.
- Al proyecto, con transferencia obligatoria al cierre.
Por ello, el auditor debe revisar primero el convenio de financiamiento, contrato de subvención, presupuesto aprobado, manual del donante y cartas complementarias. En la práctica, allí suelen establecerse reglas como:
- Los bienes adquiridos son de propiedad del donante hasta su disposición final.
- Los activos quedan registrados en la ONG, pero con restricción de uso para el proyecto.
- Los bienes deben transferirse al final a una entidad pública o a los beneficiarios.
- La venta o disposición requiere autorización previa del cooperante.
Documentos que el auditor debe revisar
| Documento | Objetivo de auditoría | Riesgo que ayuda a prevenir |
|---|---|---|
| Convenio de cooperación | Definir propiedad, uso y destino final | Registro contable incorrecto |
| Presupuesto aprobado | Verificar autorización de compra | Adquisiciones no elegibles |
| Órdenes de compra y cotizaciones | Validar razonabilidad y proceso de selección | Sobrevaloración o conflicto de interés |
| Factura y comprobantes de pago | Confirmar costo y existencia documental | Pagos sin sustento |
| Acta de recepción | Evidenciar entrega y conformidad | Bienes no recibidos o incompletos |
| Registro patrimonial | Corroborar codificación y control | Pérdida o duplicidad de bienes |
| Acta de transferencia final | Verificar disposición al cierre | Observaciones del donante |
Reconocimiento contable: ¿activo fijo o gasto del proyecto?
Uno de los errores más comunes en ONGs es registrar toda compra financiada por cooperación como gasto del proyecto, incluso cuando se trata de bienes de uso duradero. Desde la perspectiva contable, debe evaluarse si corresponde reconocer un activo bajo la NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo.
No obstante, en la práctica de cooperación internacional pueden coexistir dos visiones:
- Visión presupuestal del donante: la compra puede presentarse como “gasto ejecutado” del proyecto.
- Visión contable-financiera: el bien debe reconocerse como activo y depreciarse, salvo que el convenio disponga un tratamiento específico o que la entidad no controle el activo.
El auditor debe verificar que ambas dimensiones estén conciliadas. Es decir, que el hecho de que una compra sea elegible presupuestalmente no implique automáticamente que deba tratarse como gasto en los estados financieros.
Criterios prácticos para el reconocimiento
| Situación | Tratamiento contable probable | Aspecto clave de auditoría |
|---|---|---|
| La ONG controla el bien y lo usa por varios años | Reconocimiento como activo fijo | Aplicación de NIC 16 |
| El bien se compra para entrega inmediata a beneficiarios | Podría reconocerse como gasto o salida de existencias, según el caso | Verificar evidencia de entrega |
| El bien pertenece contractualmente al donante o a un tercero | Evaluar si corresponde reconocimiento, cuenta de orden o revelación | Analizar control real y restricciones |
| Equipo menor de vida útil corta o bajo importe | Puede reconocerse como gasto según política contable | Consistencia con política interna |
Depreciación de activos fijos financiados con cooperación
¿Se deben depreciar?
En general, sí. Si el activo está reconocido en los estados financieros de la ONG y cumple con los criterios de la NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, corresponde depreciarlo sistemáticamente durante su vida útil.
La depreciación no depende de la fuente de financiamiento, sino del hecho de que el activo sea controlado por la entidad y se espere usar durante más de un período. En auditoría, es frecuente encontrar dos errores:
- No depreciar porque “fue comprado con fondos del proyecto”.
- Depreciar sin base técnica, usando tasas arbitrarias o inconsistentes entre proyectos.
Aspectos que el auditor debe evaluar
- Política contable formalmente aprobada.
- Vida útil estimada razonable según naturaleza del bien.
- Fecha correcta de inicio de depreciación: cuando el activo está disponible para su uso.
- Valor residual, si corresponde.
- Consistencia entre registros contables, auxiliares patrimoniales y reportes al donante.
Además, si existen indicios de deterioro, el auditor debe considerar la NIC 36 - Deterioro del Valor de los Activos, especialmente en bienes dañados, obsoletos o inoperativos en zonas de intervención.
Ejemplo práctico
Una ONG en Cajamarca adquiere una camioneta 4x4 por S/ 145,000 con fondos de un proyecto de desarrollo rural de 3 años. El convenio indica que el vehículo será transferido a una mancomunidad municipal al finalizar el proyecto, pero durante la ejecución la ONG tiene control, custodia y uso exclusivo para actividades de monitoreo.
En este escenario, desde el punto de vista contable, la ONG podría reconocer el vehículo como activo fijo si controla el bien durante la vigencia del proyecto. Correspondería depreciarlo durante la vida útil definida en su política contable, sin perjuicio de revelar la restricción y la obligación de transferencia futura.
Si la ONG, en cambio, registra los S/ 145,000 directamente como gasto del proyecto y no mantiene control patrimonial, el auditor probablemente observará inconsistencia entre la sustancia económica del bien y su tratamiento contable.
Control patrimonial y trazabilidad: una prioridad en auditoría
Más allá del registro contable, la auditoría de activos fijos en ONGs exige revisar el control físico y administrativo de los bienes. En proyectos ejecutados en varias regiones del Perú, es común que equipos y mobiliario sean desplazados entre oficinas, almacenes, establecimientos públicos y comunidades beneficiarias. Si no existe trazabilidad, aumenta el riesgo de pérdida, uso indebido o duplicidad de registros.
Controles mínimos recomendables
- Código patrimonial único por cada bien.
- Etiquetado físico o placa de identificación.
- Registro de ubicación, responsable y estado de conservación.
- Actas de asignación o entrega interna.
- Inventarios físicos periódicos y conciliación con contabilidad.
- Procedimiento para bajas, traslados y transferencias.
Desde el enfoque de auditoría, estos controles se relacionan con la NIA 315 - Identificación y Valoración de los Riesgos de Incorrección Material mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno y la NIA 330 - Respuestas del Auditor a los Riesgos Valorados, ya que permiten diseñar pruebas sobre existencia, integridad y valuación.
Señales de alerta frecuentes
- Bienes sin placa patrimonial.
- Activos registrados en Lima pero físicamente en campo sin sustento.
- Diferencias entre inventario físico y auxiliar contable.
- Equipos entregados a beneficiarios sin acta formal.
- Vehículos con uso no relacionado al proyecto.
- Compras de fin de proyecto sin utilización real.
Transferencia final de activos: el cierre del proyecto no debe improvisarse
Uno de los momentos más sensibles en auditoría es la transferencia final de los activos. Muchas observaciones de cooperantes no surgen por la compra, sino por la falta de documentación al cierre del proyecto.
La transferencia final debe estar alineada con:
- Las cláusulas del convenio de cooperación.
- La aprobación expresa del donante, cuando corresponda.
- La normativa interna de la ONG.
- La documentación de recepción del beneficiario final.
¿Qué debe contener un expediente de transferencia?
| Documento | Contenido mínimo |
|---|---|
| Autorización del cooperante | Aprobación del destino final del bien |
| Relación valorizada de activos | Descripción, código, serie, costo y estado |
| Acta de transferencia | Fecha, partes intervinientes, detalle del bien y conformidad |
| Cargo de recepción | Firma y sello del beneficiario o entidad receptora |
| Ajuste contable | Baja del activo o reclasificación según corresponda |
| Evidencia fotográfica | Soporte complementario de entrega física |
Si la transferencia es a una entidad pública, conviene además verificar sus procedimientos internos de recepción patrimonial para evitar que el bien quede entregado de hecho, pero no incorporado formalmente por la entidad receptora.
Ejemplo práctico
Una ONG ejecuta en Loreto un proyecto de salud materna y adquiere ecógrafos portátiles por S/ 98,000. El convenio establece que, al cierre, los equipos deben transferirse a una Dirección Regional de Salud. Durante la auditoría se verifica que los equipos están físicamente en los centros de salud, pero no existe acta de transferencia final ni documento de aceptación por parte de la entidad pública.
Aunque el bien esté siendo usado por el beneficiario, la ausencia de documentación genera un riesgo claro: para el cooperante, la ONG aún podría ser responsable por esos activos. En este caso, el auditor probablemente recomendará regularizar la transferencia con acta formal, relación patrimonial valorizada y aceptación expresa del receptor.
Implicancias tributarias y legales en Perú
Si bien los activos financiados con cooperación tienen particularidades, la ONG no debe perder de vista el marco legal peruano aplicable a su contabilidad, documentación y obligaciones tributarias.
Desde la perspectiva societaria y contable, la Ley General de Sociedades, Ley N.° 26887, en su artículo 223, establece la obligación de preparar estados financieros de acuerdo con disposiciones legales y principios de contabilidad generalmente aceptados en el país. Esto refuerza la necesidad de aplicar adecuadamente las NIIF/NIC en el reconocimiento y depreciación de activos.
En materia tributaria, el Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, y su reglamento contienen reglas sobre depreciación para fines tributarios. Sin embargo, en ONGs y entidades inafectas o exoneradas, el análisis tributario puede diferir del contable. El auditor debe evaluar si existen efectos en conciliaciones tributarias, uso del crédito fiscal, donaciones en especie o transferencias gratuitas.
Asimismo, el Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, en su artículo 87, regula la obligación de los administrados de facilitar las labores de fiscalización y conservar documentación sustentatoria, lo cual incluye expedientes de adquisición, uso y transferencia de activos.
En operaciones financiadas con cooperación internacional, también es importante revisar si el convenio marco, tratado aplicable o acuerdo específico contempla beneficios tributarios, inafectaciones o procedimientos especiales de importación y transferencia.
Procedimientos de auditoría recomendados
Para revisar activos fijos adquiridos con fondos de cooperación, el auditor debe combinar pruebas de cumplimiento, sustantivas y de inspección física. La NIA 500 - Evidencia de Auditoría exige obtener evidencia suficiente y adecuada, mientras que la NIA 540 - Auditoría de Estimaciones Contables y la Información Relacionada a Revelar resulta relevante al evaluar vidas útiles, deterioro y estimaciones vinculadas.
Procedimientos clave
- Revisar convenios y anexos para identificar restricciones de propiedad y uso.
- Conciliar compras del proyecto con el registro contable y patrimonial.
- Verificar existencia física mediante inspección selectiva.
- Evaluar la razonabilidad del costo capitalizado.
- Revisar cálculo de depreciación y consistencia con política contable.
- Confirmar ubicación, responsable y estado de los bienes.
- Examinar actas de entrega, cesión o transferencia final.
- Evaluar revelaciones en notas a los estados financieros.
Errores frecuentes detectados en ONGs peruanas
| Error frecuente | Consecuencia | Recomendación |
|---|---|---|
| Registrar activos como gasto sin análisis | Distorsión de estados financieros | Aplicar criterios de NIC 16 |
| No depreciar bienes del proyecto | Sobrevaloración del activo y resultados distorsionados | Definir política de depreciación |
| No documentar entregas a beneficiarios | Observaciones del donante | Emitir actas de entrega y recepción |
| Inventario desactualizado | Riesgo de pérdida o uso indebido | Realizar inventarios periódicos |
| No revisar cláusulas de propiedad | Transferencias incorrectas o no autorizadas | Analizar el convenio desde el inicio |
| Falta de baja contable al transferir | Activos inexistentes en libros | Registrar ajustes oportunamente |
Buenas prácticas para prevenir observaciones
- Definir desde el inicio del proyecto una matriz de activos y destino final.
- Alinear contabilidad, logística y coordinación del proyecto.
- Establecer políticas contables específicas para fondos de cooperación.
- Documentar toda entrega temporal o definitiva.
- Planificar la transferencia final con anticipación mínima de 60 a 90 días antes del cierre.
- Preparar conciliaciones entre reportes al donante y estados financieros auditados.
Conclusión
La auditoría de activos fijos adquiridos con fondos de cooperación requiere mucho más que verificar una factura de compra. El análisis debe abarcar la propiedad contractual, el control efectivo del bien, su reconocimiento contable, la depreciación, el control patrimonial y la transferencia final. En las ONGs peruanas, estos temas son especialmente sensibles porque combinan exigencias del cooperante, normas contables y obligaciones documentarias locales.
Una gestión ordenada y una auditoría preventiva permiten evitar observaciones, mejorar la transparencia y asegurar que los bienes financiados con cooperación cumplan realmente su propósito social.
Si su organización necesita apoyo en la auditoría de proyectos, revisión de activos fijos, control patrimonial o cierre de convenios de cooperación, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.
Carlos Lingan & Asociados S.C. • Charlie Lingán (Auditor)
Firma peruana de auditoría financiera, asesoría tributaria SUNAT, NIIF/NIAs y auditoría de ONGs fundada en 1978 (+45 años de trayectoria).
