Auditoría de adquisiciones y contrataciones en ONGs según normas de donantes internacionales

Auditoría de adquisiciones y contrataciones en ONGs según normas de donantes internacionales

La auditoría de adquisiciones y contrataciones en ONGs se ha convertido en un proceso crítico para las organizaciones que ejecutan proyectos financiados por cooperación internacional, agencias multilaterales, fundaciones privadas y programas de ayuda humanitaria. En el contexto peruano, no basta con que una compra haya sido útil o que un servicio haya sido efectivamente prestado: además, debe demostrarse que el proceso cumplió con las políticas del donante, el convenio suscrito, los manuales internos de la ONG y la normativa local aplicable.

En la práctica, muchas observaciones de auditoría en ONGs no se originan por fraude evidente, sino por incumplimientos procedimentales: cotizaciones incompletas, expedientes sin sustento, conflictos de interés no declarados, evaluaciones de proveedores deficientes o pagos efectuados fuera de los términos aprobados por el donante. Estas situaciones pueden derivar en gastos no elegibles, devoluciones de fondos y afectación reputacional.

En este artículo explicamos cómo se desarrolla una auditoría de adquisiciones y contrataciones en ONGs, qué revisan normalmente los donantes internacionales, cuáles son los principales riesgos y qué buenas prácticas deben implementarse en Perú para fortalecer el control interno.

¿Qué se entiende por adquisiciones y contrataciones en una ONG?

Dentro de una ONG, las adquisiciones y contrataciones comprenden todos los procesos vinculados con la obtención de bienes, servicios, consultorías, obras menores, arrendamientos y otros recursos necesarios para ejecutar un proyecto. Esto incluye, por ejemplo:

• Compra de equipos informáticos para oficinas de campo.
• Contratación de consultores para líneas de base o evaluaciones finales.
• Servicios de transporte para actividades en comunidades rurales.
• Adquisición de materiales educativos o kits humanitarios.
• Alquiler de locales para capacitaciones o talleres.

Desde la perspectiva de auditoría, no solo se revisa el desembolso contable, sino el ciclo completo de contratación: requerimiento, aprobación, convocatoria o solicitud de cotizaciones, evaluación, adjudicación, firma de contrato, recepción conforme, pago, registro contable y archivo documental.

Importancia de auditar adquisiciones financiadas por donantes internacionales

Los donantes internacionales suelen imponer reglas específicas porque buscan garantizar que los recursos se utilicen con criterios de economía, transparencia, competencia, trazabilidad y ausencia de favoritismo. En consecuencia, una auditoría de adquisiciones permite verificar si la ONG:

• Usó procedimientos competitivos cuando correspondía.
• Seleccionó al proveedor con base en criterios objetivos.
• Evitó conflictos de interés y prácticas restrictivas.
• Documentó adecuadamente cada etapa.
• Pagó únicamente gastos elegibles y debidamente sustentados.
• Cumplió los topes, umbrales y autorizaciones exigidos por el donante.

Esto es especialmente relevante cuando la organización administra fondos de varios cooperantes a la vez, ya que cada uno puede tener reglas distintas para compras menores, licitaciones, adquisiciones directas, contratación de consultores o validación previa.

Marco normativo y técnico aplicable en la auditoría

Normas Internacionales de Auditoría aplicables

La revisión de adquisiciones y contrataciones en ONGs suele apoyarse en diversas Normas Internacionales de Auditoría. Entre las más relevantes se encuentran:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 550 - Partes vinculadas.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.

Cuando el encargo es un reporte de cumplimiento o procedimientos previamente acordados, también puede resultar relevante la NIA 800 - Consideraciones especiales - auditorías de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos o los estándares aplicables a encargos específicos, según los términos del donante.

Normativa contable y de presentación financiera

Aunque la auditoría de adquisiciones tiene un fuerte componente de cumplimiento, también se relaciona con el reconocimiento y revelación de gastos bajo las normas contables aplicables, como:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.
• NIC 2 - Inventarios, cuando las compras corresponden a bienes almacenables o kits de distribución.
• NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, para activos adquiridos con fondos del proyecto.
• NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes, si existen contingencias por observaciones o devoluciones de fondos.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes, solo cuando sea aplicable a determinadas operaciones; en ONGs no suele ser la norma principal para subvenciones, pero puede coexistir con otros ingresos.

Normativa peruana relevante

Además de las reglas del donante, en Perú deben observarse disposiciones legales vinculadas al sustento de operaciones, contratación y tributos. Entre las principales referencias se encuentran:

• Código Civil peruano, especialmente el artículo 1361, que establece que los contratos son obligatorios en cuanto se haya expresado en ellos.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, particularmente el artículo 37, sobre causalidad del gasto para entidades sujetas al régimen correspondiente.
• Ley del IGV e ISC, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, en especial el artículo 19, referido a requisitos sustanciales y formales para ejercer crédito fiscal, cuando aplique.
• Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, respecto de la validez del sustento documentario.
• Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento, cuando los procesos de selección involucren tratamiento de información personal de postores o consultores.

Si la ONG ejecuta proyectos con entidades públicas o recursos canalizados a través del Estado, pueden existir exigencias adicionales de control y rendición que deben revisarse caso por caso.

Principales exigencias de los donantes internacionales en adquisiciones

Aunque cada cooperante tiene su propio manual, la mayoría coincide en ciertos principios básicos. En auditoría, estos son los puntos que se revisan con mayor frecuencia:

1. Competencia adecuada

Se espera que la ONG obtenga varias cotizaciones o realice procesos comparativos según el monto y la naturaleza de la compra. Una adquisición directa sin sustento suficiente suele ser observada.

2. Segregación de funciones

No debería concentrarse en una sola persona el requerimiento, la aprobación, la selección del proveedor, la recepción del bien y la autorización del pago.

3. Ausencia de conflicto de interés

Los miembros del comité, directivos o trabajadores no deben tener intereses ocultos con proveedores o consultores. La NIA 550 - Partes vinculadas es especialmente útil para evaluar este riesgo.

4. Trazabilidad documental

Cada compra debe tener expediente completo: requerimiento, cuadro comparativo, aprobaciones, contrato u orden de compra, conformidad, comprobante de pago y evidencia de pago.

5. Elegibilidad del gasto

No todo gasto real es financiable. El auditor debe revisar si la compra está prevista en el presupuesto aprobado, dentro del período de ejecución y alineada a los objetivos del proyecto.

6. Razonabilidad del precio

No basta con tener tres cotizaciones; también se evalúa si el precio adjudicado es razonable respecto del mercado y de las condiciones técnicas requeridas.

Riesgos frecuentes detectados en auditorías de adquisiciones en ONGs

Procedimientos de auditoría recomendados

Comprensión del marco de compras

El auditor debe revisar el convenio con el donante, el manual de adquisiciones, las políticas internas de la ONG, los umbrales de aprobación y la matriz de delegación de autoridad. Bajo la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, esta etapa es esencial para diseñar pruebas adecuadas.

Evaluación del control interno

Se analiza si existen controles preventivos y detectivos, tales como:

• Aprobación formal de requerimientos.
• Registro de proveedores evaluados.
• Comités de selección documentados.
• Declaraciones de conflicto de interés.
• Conformidad de recepción independiente.
• Conciliación entre contrato, factura y pago.

Pruebas de cumplimiento

Se selecciona una muestra, aplicando la NIA 530 - Muestreo de auditoría, para verificar si cada expediente cumple con las reglas del donante y de la ONG. Aquí se revisan umbrales, número de cotizaciones, autorizaciones, criterios de evaluación y sustento de excepciones.

Pruebas sustantivas

Con base en la NIA 500 - Evidencia de auditoría, el auditor contrasta documentos, pagos bancarios, entregables, actas de conformidad y registros contables. En algunos casos puede realizar confirmaciones con proveedores o visitas físicas para validar la existencia de bienes.

Procedimientos analíticos

La NIA 520 - Procedimientos analíticos permite identificar patrones inusuales, por ejemplo:

• Concentración de compras en un solo proveedor.
• Incrementos atípicos de precios entre periodos.
• Compras repetitivas cercanas al límite de aprobación.
• Pagos frecuentes por montos redondos.

Documentación mínima que debe contener un expediente de compra

Diferencias entre compras locales y consultorías

En ONGs financiadas por donantes internacionales, la contratación de consultores suele tener exigencias distintas a la compra de bienes. No siempre gana el menor precio; muchas veces prevalece la experiencia técnica, la metodología y el perfil profesional.

Ejemplo práctico: compra de laptops para un proyecto educativo en Cusco

Una ONG en Perú adquiere 20 laptops por S/ 68,000 para un proyecto educativo financiado por una agencia internacional. El manual del donante exige al menos tres cotizaciones para compras mayores a S/ 20,000 y aprobación del director de proyecto.

Durante la auditoría se detecta lo siguiente:

• Existen tres cotizaciones, pero dos fueron emitidas el mismo día con formato similar y desde correos no corporativos.
• El cuadro comparativo selecciona al proveedor más caro sin sustento técnico suficiente.
• No se encontró acta de recepción firmada por el responsable de TI.
• El pago se realizó íntegramente antes de la entrega total.

Conclusión de auditoría: aunque las laptops existen físicamente, el proceso presenta debilidades de competencia, evaluación y control de recepción. El donante podría observar parcial o totalmente el gasto si considera que no hubo un proceso transparente. La recomendación sería reforzar la validación de proveedores, exigir criterios técnicos documentados y condicionar pagos a entregas conformes.

Ejemplo práctico: contratación de consultor para línea de base en Loreto

Una ONG contrata a un consultor por S/ 24,500 para elaborar la línea de base de un proyecto de nutrición. El expediente contiene términos de referencia, propuesta técnica y contrato. Sin embargo, la auditoría identifica que:

• El consultor había trabajado previamente con un coordinador del proyecto y no existe declaración de conflicto de interés.
• Solo se evaluó una propuesta, pese a que el manual del donante pedía mínimo tres hojas de vida comparables.
• El informe final fue aprobado, pero no hay evidencia de revisión técnica detallada.

Riesgo: la contratación puede ser cuestionada por falta de competencia y por posible sesgo en la selección. Incluso si el producto fue útil, el gasto podría ser considerado no elegible por incumplimiento procedimental.

Buena práctica recomendada: usar matrices de evaluación con puntajes, declaraciones de independencia, revisión técnica documentada y archivo de comunicaciones del proceso.

Hallazgos comunes y recomendaciones de mejora

Hallazgo 1: expedientes incompletos

Recomendación: implementar un checklist obligatorio por tipo de proceso y no autorizar pagos sin expediente completo.

Hallazgo 2: falta de sustento de excepciones

En emergencias o zonas alejadas puede ser difícil obtener varias cotizaciones. En esos casos, la excepción debe quedar documentada con evidencia objetiva.

Recomendación: emitir memorandos de excepción aprobados por nivel competente, explicando mercado limitado, urgencia o condiciones logísticas.

Hallazgo 3: proveedores recurrentes sin evaluación periódica

Recomendación: actualizar el registro de proveedores, revisar antecedentes, RUC, condición de habido, experiencia y desempeño previo.

Hallazgo 4: debilidad en la segregación de funciones

Recomendación: separar las funciones de requerimiento, selección, recepción y pago, incluso en equipos pequeños, mediante controles compensatorios.

Buenas prácticas para ONGs peruanas que trabajan con cooperación internacional

• Contar con un manual de adquisiciones alineado a los principales donantes y actualizado anualmente.
• Establecer umbrales claros para compras menores, comparativas, concursos y contrataciones directas.
• Usar formatos estandarizados de requerimiento, cuadro comparativo, conformidad y declaración de conflicto de interés.
• Centralizar expedientes en formato físico y digital para facilitar auditorías y revisiones del donante.
• Capacitar a coordinadores de proyecto y personal administrativo sobre elegibilidad del gasto.
• Realizar revisiones internas periódicas antes de la auditoría externa.
• Verificar el cumplimiento tributario básico del proveedor, incluyendo comprobantes válidos y bancarización cuando corresponda.

¿Qué debe revisar la gerencia antes de una auditoría de donante?

Antes de una revisión externa, la dirección de la ONG debería validar al menos estos puntos:

• Si todas las compras están vinculadas a actividades y presupuestos aprobados.
• Si existen expedientes completos y ordenados.
• Si las excepciones a la competencia están debidamente aprobadas.
• Si los pagos tienen respaldo bancario y conformidad de recepción.
• Si hubo compras a partes vinculadas o proveedores recurrentes que requieran mayor análisis.
• Si los activos adquiridos fueron inventariados y etiquetados.

Esta revisión preventiva reduce observaciones y mejora la calidad de la rendición financiera frente al cooperante.

Conclusión

La auditoría de adquisiciones y contrataciones en ONGs según normas de donantes internacionales va mucho más allá de revisar facturas. Implica verificar que cada compra o contratación haya seguido un proceso transparente, competitivo, documentado y alineado al convenio de financiamiento. En Perú, donde muchas organizaciones ejecutan proyectos en zonas remotas y bajo múltiples exigencias de cooperantes, fortalecer el control interno en adquisiciones es indispensable para proteger los fondos, evitar gastos no elegibles y sostener la confianza institucional.

Una ONG que documenta bien sus procesos, segrega funciones, evalúa objetivamente a sus proveedores y mantiene expedientes completos está en mejor posición para superar auditorías, revisiones de donantes y fiscalizaciones complementarias.

Si su organización necesita apoyo en auditoría de ONGs, revisión de procesos de adquisiciones, evaluación de cumplimiento de convenios o fortalecimiento de control interno, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.