Auditoría financiera para proyectos financiados por KOICA y JICA en el Perú: Guía de cumplimiento

Auditoría financiera para proyectos financiados por KOICA y JICA en el Perú: por qué exige un enfoque especializado

Los proyectos financiados por organismos de cooperación internacional como KOICA (Korea International Cooperation Agency) y JICA (Japan International Cooperation Agency) suelen operar bajo esquemas de ejecución que combinan exigencias del donante, normativa peruana, políticas internas de la entidad ejecutora y estándares internacionales de auditoría y contabilidad. En ese contexto, la auditoría financiera no se limita a verificar si los estados financieros están razonablemente presentados, sino que también evalúa si los recursos fueron utilizados conforme al convenio, al presupuesto aprobado y a las reglas de elegibilidad del gasto.

En el Perú, esta necesidad es especialmente relevante para ONGs, asociaciones civiles, fundaciones, universidades, municipalidades, unidades ejecutoras y entidades públicas o privadas que administran fondos de cooperación técnica no reembolsable. Una observación de auditoría puede generar desde requerimientos de subsanación hasta la devolución de fondos, suspensión de desembolsos o afectación reputacional frente al cooperante.

Por ello, una auditoría para proyectos KOICA y JICA debe planificarse con un enfoque integral: revisión financiera, cumplimiento contractual, control interno, trazabilidad documental y verificación tributaria-laboral en el marco peruano.

¿Qué revisa una auditoría financiera en proyectos financiados por KOICA y JICA?

Aunque cada convenio puede tener particularidades, en la práctica una auditoría de este tipo suele concentrarse en cinco grandes ejes:

1. Uso de fondos conforme al convenio

Se verifica que los recursos hayan sido aplicados exclusivamente a los fines del proyecto, respetando actividades, componentes, cronogramas y partidas presupuestales aprobadas.

2. Elegibilidad del gasto

No todo gasto pagado es necesariamente aceptable para el cooperante. El auditor evalúa si el desembolso cumple con criterios de necesidad, razonabilidad, sustento documental, aprobación interna y vinculación directa con el proyecto.

3. Confiabilidad de la información financiera

Se revisa si los registros contables reflejan adecuadamente las operaciones del proyecto y si existe conciliación entre libros contables, reportes al donante, extractos bancarios y rendiciones.

4. Control interno y segregación de funciones

La auditoría analiza si existen controles para prevenir errores, pagos duplicados, adquisiciones no autorizadas, conflictos de interés o uso indebido de fondos.

5. Cumplimiento legal y tributario en el Perú

Incluso cuando el financiamiento proviene del exterior, la ejecución local debe respetar obligaciones peruanas en materia de comprobantes de pago, retenciones, detracciones cuando correspondan, contratación de personal, aportes sociales y conservación documental.

Normas de auditoría y contabilidad aplicables

La auditoría financiera de proyectos de cooperación internacional en el Perú debe apoyarse en estándares reconocidos y, al mismo tiempo, adaptarse a las exigencias específicas del convenio de financiamiento.

Normas Internacionales de Auditoría relevantes

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.
• NIA 705 - Opinión modificada en el informe emitido por un auditor independiente.
• NIA 706 - Párrafos de énfasis y párrafos sobre otras cuestiones en el informe emitido por un auditor independiente.
• NIA 800 - Consideraciones especiales - Auditorías de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos.
• NIA 805 - Consideraciones especiales - Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero.

Normas contables de referencia

Dependiendo del tipo de entidad y del alcance del encargo, pueden resultar relevantes:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales, como referencia conceptual para reconocer apoyos y subvenciones, cuando sea aplicable al marco contable adoptado.
• NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera, especialmente cuando los desembolsos se reciben en dólares estadounidenses, yenes o wones y se ejecutan en Soles (S/).
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes, en caso de entidades que la apliquen y deban separar claramente fondos de cooperación de otros ingresos operativos.

En muchos proyectos, el informe no se emite sobre estados financieros generales de la entidad, sino sobre un estado de ingresos y egresos del proyecto, un estado de ejecución presupuestaria o una rendición específica. En esos casos, la NIA 800 y la NIA 805 cobran especial importancia.

Marco legal peruano que no debe descuidarse

Los proyectos KOICA y JICA no operan al margen de la legislación peruana. Algunas referencias clave son las siguientes:

• Código Tributario - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF: el Artículo 87 regula obligaciones de los administrados, incluyendo exhibir y conservar libros, registros y documentación sustentatoria.
• Ley del Impuesto a la Renta - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF: el Artículo 37 establece el principio de causalidad para la deducción de gastos, útil como criterio de razonabilidad y vinculación del gasto; el Artículo 44 regula gastos no deducibles, relevante para identificar desembolsos observables.
• Ley Marco de Comprobantes de Pago - Decreto Ley N.° 25632: el Artículo 1 dispone la obligación de emitir comprobantes de pago en las transferencias de bienes, entrega en uso o prestación de servicios.
• Reglamento de Comprobantes de Pago - Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT: contiene las reglas operativas sobre validez, requisitos mínimos y oportunidad de emisión.
• Ley del IGV e ISC - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF: el Artículo 18 regula requisitos sustanciales del crédito fiscal y el Artículo 19 los requisitos formales, relevantes cuando la entidad tenga derecho a crédito fiscal o deba evaluar el tratamiento del impuesto.
• Ley de Contrataciones del Estado - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 082-2019-EF: si bien no siempre aplica de forma directa a entidades privadas, puede resultar referencial o exigible en proyectos ejecutados por entidades públicas o bajo convenios específicos.

Además, si el proyecto contrata personal, consultores o servicios de terceros, debe revisarse el cumplimiento de retenciones de cuarta categoría, quinta categoría, aportes a EsSalud, AFP/ONP y demás obligaciones laborales o previsionales aplicables.

Principales diferencias entre una auditoría financiera tradicional y una auditoría de proyecto de cooperación

Documentación mínima que debe tener lista la entidad ejecutora

Una de las causas más frecuentes de observaciones no es el gasto en sí, sino la falta de evidencia suficiente. Para una auditoría exitosa, la entidad debe organizar como mínimo lo siguiente:

• Convenio de financiamiento y adendas.
• Presupuesto aprobado y sus modificaciones.
• Manual operativo o lineamientos del donante.
• Estados financieros o reportes financieros del proyecto.
• Mayor contable y auxiliares por componente, actividad o fuente de financiamiento.
• Conciliaciones bancarias mensuales.
• Extractos bancarios de cuentas exclusivas del proyecto.
• Comprobantes de pago válidos según SUNAT.
• Órdenes de compra, órdenes de servicio, cotizaciones y cuadros comparativos.
• Contratos con proveedores, consultores y personal afectado al proyecto.
• Informes de conformidad, entregables y actas de recepción.
• Planillas, recibos por honorarios, retenciones y constancias de pago de tributos.
• Inventario de bienes adquiridos con fondos del proyecto.
• Informes técnicos y reportes narrativos enviados al cooperante.
• Correspondencia de aprobación de cambios presupuestales o reprogramaciones.

Riesgos frecuentes en proyectos KOICA y JICA en el Perú

Gastos cargados al proyecto sin relación directa

Por ejemplo, una ONG que ejecuta varios programas puede imputar por error gastos administrativos generales a un proyecto específico, sin evidencia de distribución razonable.

Diferencias entre contabilidad y rendición al donante

Es común encontrar reportes enviados al cooperante con cifras distintas a las registradas en libros, debido a reclasificaciones tardías, tipo de cambio mal aplicado o errores de corte.

Adquisiciones sin soporte suficiente

Un proveedor puede haber sido pagado correctamente, pero si no existen cotizaciones, cuadro comparativo, contrato o conformidad del servicio, el gasto puede ser cuestionado.

Uso inadecuado del tipo de cambio

Cuando los fondos ingresan en moneda extranjera y se ejecutan en Soles (S/), la aplicación inconsistente del tipo de cambio puede generar diferencias materiales en la rendición.

Incumplimientos tributarios o laborales

Pagos a consultores sin retención cuando correspondía, uso de comprobantes inválidos o falta de sustento de aportes sociales son hallazgos recurrentes en auditorías de cooperación.

Buenas prácticas de control interno para evitar observaciones

Etapas de una auditoría financiera para proyectos financiados por KOICA y JICA

1. Planeamiento

En esta fase se revisa el convenio, el alcance del trabajo, el periodo auditado, la materialidad, los riesgos y los criterios de elegibilidad del gasto. Conforme a la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, el auditor debe comprender cómo opera el proyecto y cuáles son sus controles.

2. Evaluación del control interno

Se identifican debilidades en autorizaciones, segregación de funciones, archivo, pagos, adquisiciones y rendiciones. Esto permite definir la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas, en línea con la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.

3. Pruebas sustantivas y de cumplimiento

Se seleccionan muestras de gastos, ingresos, saldos bancarios, activos adquiridos y obligaciones pendientes. La revisión incluye validez del comprobante, relación con el proyecto, aprobación, registro contable, pago, entrega o conformidad y consistencia con el presupuesto.

4. Conciliación y análisis de diferencias

El auditor compara la información financiera del proyecto con los reportes remitidos a KOICA o JICA, identificando diferencias por tipo de cambio, reclasificaciones, gastos no reportados o errores de periodo.

5. Informe de auditoría

Dependiendo de los términos de referencia, el informe puede incluir una opinión sobre el estado financiero del proyecto, un reporte sobre control interno, una relación de hallazgos y recomendaciones, o una certificación de gastos elegibles.

Ejemplo práctico: proyecto de salud comunitaria financiado por KOICA

Una asociación peruana ejecuta en Cajamarca un proyecto de salud materno-infantil financiado por KOICA por S/ 1,850,000 equivalentes, con componentes de capacitación, adquisición de equipos médicos y fortalecimiento comunitario.

Durante la auditoría se detecta que:

• Se cargaron S/ 28,000 por movilidad y viáticos sin informes completos de comisión de servicios.
• Se adquirieron equipos por S/ 145,000 con tres cotizaciones, pero sin acta de recepción firmada por el área usuaria.
• Existían diferencias de S/ 11,500 entre el mayor contable y el reporte enviado al cooperante por aplicación inconsistente del tipo de cambio.

Resultado: aunque los bienes fueron efectivamente comprados y los fondos no se desviaron, la falta de evidencia suficiente generó observaciones. Parte del trabajo del auditor consistió en solicitar documentación adicional, reconstruir el expediente y recomendar un procedimiento formal de cierre documental por cada desembolso.

Lección: en cooperación internacional, un gasto real puede ser igualmente observado si no cumple con el estándar de trazabilidad exigido por el donante.

Ejemplo práctico: proyecto educativo financiado por JICA

Una universidad peruana ejecuta en Lima un proyecto financiado por JICA para capacitación técnica y transferencia metodológica. El proyecto comparte personal administrativo con otras iniciativas institucionales.

En la revisión se observa que las remuneraciones imputadas al proyecto ascendían a S/ 320,000, pero no existía una metodología documentada para distribuir el tiempo del personal. Solo había asignaciones porcentuales internas no sustentadas.

Además, algunos servicios de consultoría fueron pagados contra recibos por honorarios, pero la entidad no acreditó adecuadamente las retenciones efectuadas ni su declaración oportuna.

Riesgo identificado: gasto elegible en esencia, pero con debilidad de soporte para demostrar razonabilidad y cumplimiento tributario.

Recomendación: implementar hojas de tiempo mensuales firmadas, políticas de prorrateo aprobadas por la dirección del proyecto y conciliación mensual entre planilla, contabilidad y ejecución presupuestal.

Qué debe contener un buen informe de auditoría para proyectos de cooperación

Un informe de calidad no solo expresa una opinión. También debe ayudar a la entidad ejecutora y al cooperante a entender el nivel de cumplimiento del proyecto. Habitualmente debe incluir:

• Identificación del proyecto, periodo auditado y marco de referencia.
• Responsabilidad de la administración y del auditor.
• Descripción del alcance y procedimientos aplicados.
• Opinión sobre el estado financiero o reporte del proyecto.
• Detalle de hallazgos, efectos, criterios y recomendaciones.
• Comentarios sobre control interno relevante.
• Seguimiento de observaciones anteriores, si corresponde.
• Anexos con conciliaciones, detalle de gastos observados o notas explicativas.

Recomendaciones para ONGs y entidades ejecutoras antes de la auditoría

Realice un cierre mensual, no anual

Esperar al final del proyecto para ordenar documentos suele encarecer y complicar la auditoría. Un cierre mensual permite detectar a tiempo inconsistencias de sustento, clasificación o ejecución.

Formalice cada cambio presupuestal

Si una partida supera lo aprobado o se reasignan recursos entre componentes, debe existir autorización expresa del cooperante o el procedimiento previsto en el convenio.

Separe claramente los fondos por proyecto

Mezclar recursos de distintas fuentes en una sola cuenta o en registros contables poco diferenciados incrementa el riesgo de observaciones.

Revise el cumplimiento tributario de terceros

Antes de pagar, valide que el proveedor emita comprobantes correctos, que el servicio esté adecuadamente descrito y que las retenciones aplicables se procesen de forma oportuna.

Prepare un archivo maestro del proyecto

Este archivo debe concentrar convenio, adendas, presupuesto, organigrama, políticas, reportes al donante, conciliaciones, contratos y expedientes de gasto. En auditoría, la rapidez para entregar evidencia transmite orden y reduce riesgos.

Conclusión

La auditoría financiera de proyectos financiados por KOICA y JICA en el Perú exige mucho más que una revisión contable convencional. Requiere entender el convenio, validar la elegibilidad del gasto, asegurar trazabilidad documental, revisar control interno y verificar el cumplimiento de la normativa peruana aplicable. Para ONGs, asociaciones, universidades y demás entidades ejecutoras, una preparación adecuada no solo facilita una opinión favorable, sino que protege la continuidad del financiamiento y fortalece la confianza del cooperante.

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