Auditoría de fondos de la Embajada de Canadá y Global Affairs Canada para ONGs peruanas: requisitos, riesgos y buenas prácticas

Auditoría de fondos de la Embajada de Canadá y Global Affairs Canada para ONGs peruanas

Las organizaciones no gubernamentales en el Perú que ejecutan proyectos financiados por la Embajada de Canadá o por Global Affairs Canada enfrentan un reto doble: cumplir con sus objetivos sociales y, al mismo tiempo, demostrar que cada Sol (S/) recibido fue administrado con transparencia, eficiencia y conforme a los términos del convenio. En este contexto, la auditoría de fondos no es solo una exigencia contractual; es una herramienta clave para proteger la reputación institucional, asegurar futuras cooperaciones y fortalecer la gobernanza de la ONG.

En la práctica, muchas ONGs peruanas reciben recursos para proyectos vinculados con igualdad de género, desarrollo económico inclusivo, derechos humanos, fortalecimiento comunitario, cambio climático o gobernanza democrática. Estos fondos suelen venir acompañados de condiciones específicas sobre elegibilidad de gastos, trazabilidad documental, adquisiciones, tipo de cambio, reportes narrativos y financieros y, en determinados casos, auditoría externa independiente.

En este artículo explicamos, desde una perspectiva práctica y aplicada a la realidad peruana, cómo abordar la auditoría de fondos de la Embajada de Canadá y Global Affairs Canada, qué espera normalmente el cooperante, cuáles son los principales riesgos observados en auditorías de ONGs y qué buenas prácticas permiten llegar al cierre del proyecto con una rendición sólida.

¿Qué son los fondos de la Embajada de Canadá y de Global Affairs Canada?

La Embajada de Canadá y Global Affairs Canada canalizan recursos de cooperación internacional a través de distintos mecanismos, programas y convenios. Dependiendo del instrumento de financiamiento, la ONG beneficiaria puede estar obligada a presentar:

• Estados financieros del proyecto.
• Reporte de ingresos y gastos por componente.
• Conciliación entre presupuesto aprobado y ejecución real.
• Detalle de activos adquiridos con fondos del donante.
• Relación de subbeneficiarios, socios implementadores o consultores.
• Informe de auditoría emitido por auditor independiente.

Aunque cada convenio tiene sus propias cláusulas, el enfoque de revisión suele centrarse en responder preguntas fundamentales:

• ¿Los fondos se usaron para los fines aprobados?
• ¿Los gastos cuentan con sustento suficiente, competente y pertinente?
• ¿La ONG respetó las políticas de compras y contratación?
• ¿Los costos compartidos o contrapartidas fueron adecuadamente sustentados?
• ¿Los saldos no ejecutados o gastos no elegibles fueron identificados oportunamente?

Marco de auditoría aplicable a ONGs peruanas

En el Perú, la auditoría de proyectos financiados por cooperación internacional debe analizar tanto el convenio del donante como las normas profesionales y el marco legal local aplicable a la entidad ejecutora.

Normas Internacionales de Auditoría relevantes

Cuando se realiza una auditoría externa de fondos de cooperación, resultan especialmente relevantes las siguientes normas:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 210 - Acuerdo de los términos del encargo de auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.
• NIA 705 - Opinión modificada en el informe emitido por un auditor independiente.
• NIA 706 - Párrafos de énfasis y párrafos sobre otras cuestiones en el informe emitido por un auditor independiente.
• NIA 800 - Consideraciones especiales: auditorías de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos.
• NIA 805 - Consideraciones especiales: auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero.

En muchos casos, la auditoría del proyecto no recae sobre los estados financieros completos de la ONG, sino sobre un estado de ingresos y gastos del proyecto o sobre una rendición financiera de propósito específico. Por ello, las NIA 800 y NIA 805 cobran especial importancia.

Marco contable y legal peruano

Además del convenio de financiamiento, la ONG debe observar su marco contable y tributario local. Entre las referencias más relevantes destacan:

• Ley del Impuesto a la Renta - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, especialmente el Artículo 19, referido a exoneraciones aplicables a determinadas entidades sin fines de lucro bajo condiciones específicas.
• Código Tributario - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, incluyendo el Artículo 87, que regula obligaciones de los administrados, como exhibir y/o presentar libros, registros y documentos sustentatorios ante la Administración Tributaria.
• Ley General de Aduanas - Decreto Legislativo N.° 1053, cuando existan importaciones de bienes donados o adquiridos con fondos del proyecto, debiendo revisarse el tratamiento documentario y tributario correspondiente.
• Normativa de comprobantes de pago y libros contables emitida por SUNAT.

Desde el punto de vista contable, dependiendo del tamaño y características de la entidad, pueden resultar referenciales las NIC 1 - Presentación de Estados Financieros, NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales y NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera, especialmente cuando el convenio está denominado en dólares canadienses, dólares estadounidenses o cuando la ejecución se registra en Soles (S/).

¿Qué revisa una auditoría de fondos de cooperación canadiense?

Aunque cada término de referencia puede variar, una auditoría de fondos de la Embajada de Canadá o Global Affairs Canada suele enfocarse en los siguientes componentes:

1. Elegibilidad de gastos

El auditor verifica si los desembolsos:

• Están previstos en el presupuesto aprobado.
• Corresponden al periodo de ejecución autorizado.
• Se vinculan directamente con los objetivos del proyecto.
• Cuentan con comprobantes de pago válidos y evidencia de recepción del bien o servicio.
• Fueron debidamente aprobados por el nivel responsable.

Un error común en ONGs peruanas es cargar al proyecto gastos administrativos generales sin una base de distribución aprobada o sin que el convenio lo permita expresamente.

2. Compras y contrataciones

Se revisa si la ONG aplicó sus políticas internas y las reglas del donante para:

• Solicitar cotizaciones.
• Evaluar propuestas.
• Evitar conflictos de interés.
• Formalizar contratos.
• Sustentar la conformidad del servicio.

Por ejemplo, si una ONG en Cusco contrata consultorías para capacitación comunitaria por S/ 45,000, el auditor esperará ver términos de referencia, invitaciones o cotizaciones, cuadro comparativo, contrato, entregables, conformidad y evidencia de pago.

3. Planillas, honorarios y beneficios

Los proyectos financiados por cooperación suelen incluir remuneraciones, locaciones de servicios, viáticos y reembolsos. La auditoría evalúa:

• Que el personal asignado al proyecto exista y haya trabajado efectivamente.
• Que los porcentajes de imputación de tiempo sean razonables y sustentados.
• Que los pagos estén respaldados con boletas, recibos por honorarios, contratos y reportes de actividades.
• Que se hayan efectuado las retenciones y aportes aplicables conforme a la normativa peruana.

4. Caja chica, viáticos y gastos en campo

En proyectos ejecutados en zonas rurales o de difícil acceso, los gastos en efectivo suelen ser un punto crítico. El auditor revisa:

• Política de caja chica.
• Topes de autorización.
• Liquidaciones de viáticos.
• Declaraciones juradas excepcionales, cuando correspondan.
• Evidencia de actividades realizadas en campo.

En la realidad peruana, este rubro requiere especial cuidado en intervenciones en comunidades amazónicas o altoandinas, donde no siempre se obtienen comprobantes de pago formales. Si el convenio admite mecanismos excepcionales, estos deben estar claramente documentados y aprobados.

5. Tipo de cambio y diferencias de conversión

Cuando el financiamiento se recibe en moneda extranjera y se ejecuta en Soles (S/), la auditoría revisa la metodología aplicada para registrar conversiones, diferencias de cambio y saldos pendientes. Aquí suele ser útil la referencia a la NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera.

6. Activos adquiridos con fondos del proyecto

Si se compraron laptops, impresoras, equipos audiovisuales, motocicletas, paneles solares u otros bienes, el auditor verificará:

• Existencia física.
• Registro patrimonial.
• Etiquetado o identificación.
• Uso en el proyecto.
• Disposición final conforme al convenio.

Principales riesgos observados en ONGs peruanas

En nuestra experiencia en auditoría de organizaciones sin fines de lucro, estos son algunos de los hallazgos más frecuentes en proyectos financiados por cooperación internacional:

Documentación clave que debe preparar la ONG

Para una auditoría ordenada y eficiente, la ONG debe contar con un archivo físico o digital completo del proyecto. Como mínimo, recomendamos preparar:

• Convenio de financiamiento y adendas.
• Presupuesto aprobado y sus modificaciones.
• Manual o políticas internas de compras, caja, viáticos y recursos humanos.
• Mayor contable y auxiliares del proyecto.
• Conciliaciones bancarias mensuales.
• Estados de cuenta bancarios.
• Comprobantes de pago y vouchers.
• Contratos con personal, consultores y proveedores.
• Informes narrativos y técnicos.
• Inventario de activos.
• Sustento de aportes de contrapartida, si aplica.
• Actas de aprobación, cuadros comparativos y cotizaciones.

Tabla comparativa: auditoría financiera vs. revisión de cumplimiento del donante

Ejemplo práctico: proyecto de empoderamiento económico de mujeres en Piura

Una ONG peruana recibe S/ 1,250,000 equivalentes de un fondo de cooperación canadiense para ejecutar un proyecto de fortalecimiento de emprendimientos liderados por mujeres en Piura. El convenio contempla capacitación, asistencia técnica, adquisición de equipos menores y costos administrativos limitados al 10%.

Durante la auditoría se identifican las siguientes situaciones:

• Se cargaron S/ 18,500 por alquiler de oficina central sin una metodología de distribución aprobada.
• Dos consultorías por S/ 32,000 no cuentan con cuadro comparativo de propuestas.
• Hay viáticos por S/ 9,800 con liquidaciones incompletas.
• Existen diferencias por tipo de cambio entre el saldo bancario y el reporte financiero.

¿Qué podría ocurrir? El auditor probablemente solicite reclasificaciones, ampliación de sustento y evaluación de elegibilidad. Si la ONG no demuestra que esos gastos cumplen el convenio, el donante podría considerarlos observados y exigir su regularización o devolución.

¿Cómo se pudo prevenir? Con una matriz de control del proyecto, revisión mensual del presupuesto vs. ejecución, políticas de compras aplicadas desde el inicio y conciliaciones periódicas en moneda extranjera y Soles (S/).

Buenas prácticas para superar una auditoría de fondos sin contingencias

1. Crear centros de costo por proyecto

Registrar cada operación en un centro de costo específico facilita la trazabilidad y reduce errores de imputación.

2. Abrir cuentas bancarias exclusivas cuando el convenio lo recomiende

Separar los fondos del proyecto de otros recursos institucionales mejora el control y simplifica las conciliaciones.

3. Implementar una matriz de elegibilidad de gastos

Antes de pagar, el equipo administrativo debe validar si el gasto está aprobado, si corresponde al periodo y si cuenta con sustento suficiente.

4. Fortalecer el archivo digital

En auditorías modernas, disponer de expedientes digitalizados por operación acelera la atención de requerimientos y reduce el riesgo de pérdida documental.

5. Capacitar al equipo técnico y administrativo

No basta con que contabilidad conozca el convenio. El coordinador del proyecto, logística, tesorería y recursos humanos deben entender las restricciones del donante.

6. Realizar auditorías internas o revisiones preventivas

Una revisión semestral puede detectar observaciones antes del cierre final. Esto es especialmente útil en proyectos multianuales.

El rol del auditor externo en este tipo de encargos

El auditor externo no solo revisa comprobantes. Su trabajo consiste en planificar el encargo con enfoque de riesgos, evaluar controles internos, aplicar pruebas selectivas y emitir una conclusión independiente. Para ello, debe comprender tanto las exigencias del donante como la operatividad real de la ONG en el Perú.

En proyectos con intervención territorial, por ejemplo en Loreto, Ayacucho o Puno, el auditor también debe considerar factores como dispersión geográfica, pagos en zonas con baja bancarización, uso de traductores o facilitadores comunitarios y dificultades logísticas para obtener evidencia. Todo ello debe ser evaluado bajo criterios de razonabilidad, sin perder el rigor profesional exigido por la NIA 500 - Evidencia de auditoría.

Ejemplo práctico: hallazgo por conflicto de interés en adquisiciones

Una asociación civil de Lima ejecuta un proyecto financiado por Global Affairs Canada para formación juvenil. Durante la revisión de compras, se detecta que un proveedor de materiales educativos por S/ 27,400 está vinculado familiarmente con un miembro del equipo administrativo. Aunque los bienes fueron entregados, no existe declaración de conflicto de interés ni evidencia de competencia suficiente entre proveedores.

Este caso no necesariamente implica fraude, pero sí una debilidad de gobernanza y transparencia. Bajo la NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude y la NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros, el auditor debe evaluar el efecto del hallazgo, ampliar procedimientos y comunicar la situación a la dirección y, de ser pertinente, a los responsables del gobierno de la entidad.

¿Qué debe hacer una ONG antes del cierre del proyecto?

Antes de solicitar la auditoría final, recomendamos ejecutar un cierre administrativo interno que incluya:

• Conciliación total entre contabilidad, banco y reporte al donante.
• Revisión de partidas observables o inusuales.
• Depuración de anticipos pendientes.
• Regularización de entregables de consultores.
• Inventario final de activos.
• Validación de contrapartidas comprometidas.
• Archivo final de expedientes por rubro y por mes.

Esta práctica reduce tiempos, costos y observaciones en la auditoría externa.

Conclusión

La auditoría de fondos de la Embajada de Canadá y Global Affairs Canada para ONGs peruanas exige mucho más que una contabilidad ordenada. Requiere comprender el convenio, aplicar controles internos consistentes, documentar adecuadamente cada operación y anticipar riesgos en compras, viáticos, planillas, tipo de cambio y elegibilidad de gastos. Una ONG que se prepara con tiempo no solo supera la auditoría con mayor solidez, sino que fortalece su credibilidad frente a cooperantes, beneficiarios y órganos de gobierno.

Si su organización ejecuta o ejecutará fondos de cooperación internacional y necesita apoyo en auditoría, revisión preventiva o fortalecimiento de control interno, puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe.