Auditoría de fondos de Naciones Unidas (PNUD, UNICEF y ACNUR) bajo el marco HACT en el Perú

¿Qué es la auditoría de fondos de Naciones Unidas bajo el marco HACT?

La auditoría de fondos de Naciones Unidas bajo el marco HACT es un proceso de revisión independiente aplicado a los recursos transferidos por agencias como el PNUD (Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo), UNICEF (Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia) y ACNUR (Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados) a organizaciones no gubernamentales, entidades públicas, asociaciones civiles y otros socios implementadores en el Perú.

HACT corresponde a Harmonized Approach to Cash Transfers, o Enfoque Armonizado para las Transferencias en Efectivo. Este marco busca que las agencias del sistema de Naciones Unidas evalúen de manera consistente los riesgos asociados al uso de fondos transferidos a terceros y definan mecanismos de aseguramiento proporcionales a ese riesgo.

En la práctica peruana, este tipo de auditoría es especialmente relevante para ONGs, asociaciones sin fines de lucro, fundaciones, redes de cooperación, municipalidades, gobiernos regionales y entidades ejecutoras que reciben fondos para proyectos de desarrollo, protección de la niñez, atención humanitaria, inclusión social, migración, refugio, salud, educación o fortalecimiento institucional.

Desde la perspectiva de auditoría, el objetivo no es solo verificar si el dinero fue gastado, sino si fue utilizado conforme al convenio, el presupuesto aprobado, las políticas de Naciones Unidas, los controles internos aplicables y la documentación de soporte exigida.

¿Por qué el marco HACT es clave para ONGs y entidades ejecutoras en el Perú?

En el Perú, muchas organizaciones ejecutan fondos de cooperación internacional en contextos complejos: intervenciones en zonas rurales, programas con población vulnerable, proyectos con múltiples sedes, adquisiciones descentralizadas y operaciones que combinan financiamiento internacional con recursos locales. En ese entorno, el marco HACT cumple una función crítica: alinear la gestión financiera con una lógica de riesgos y evidencia documentaria.

Para PNUD, UNICEF y ACNUR, el marco HACT permite responder preguntas esenciales:

• ¿El socio implementador tiene controles financieros adecuados?
• ¿Los desembolsos se sustentan en actividades realmente ejecutadas?
• ¿Los gastos son elegibles según el convenio?
• ¿Existe riesgo de uso indebido, duplicidad o desviación de fondos?
• ¿La organización conserva documentación suficiente para una revisión posterior?

Para la organización receptora, entender HACT es igual de importante, porque impacta directamente en:

• La frecuencia de auditorías o verificaciones.
• El nivel de detalle exigido en la rendición.
• La posibilidad de recibir nuevos desembolsos.
• La reputación institucional frente a cooperantes.
• La continuidad de futuros convenios.

Componentes del marco HACT aplicables en auditoría

Aunque la aplicación específica puede variar según la agencia y el tipo de acuerdo, el marco HACT suele articularse alrededor de varios mecanismos de aseguramiento.

1. Microevaluación del socio implementador

La microevaluación analiza la capacidad de gestión financiera y administrativa de la entidad receptora. Se revisan aspectos como:

• Estructura organizacional y segregación de funciones.
• Políticas contables y financieras.
• Manejo de caja y bancos.
• Procesos de compras y contrataciones.
• Controles sobre activos fijos e inventarios.
• Archivo documentario y trazabilidad.
• Sistemas contables y reportes financieros.

El resultado suele traducirse en una calificación de riesgo que influye en el plan de aseguramiento posterior.

2. Verificaciones puntuales o spot checks

Son revisiones de transacciones y controles específicos durante la ejecución del proyecto. Buscan validar si los gastos reportados tienen sustento, si se respetaron los procedimientos y si la ejecución financiera guarda relación con el avance operativo.

3. Auditorías programáticas o de fondos

Estas auditorías abarcan un período determinado y se enfocan en la razonabilidad de los gastos cargados al proyecto, el cumplimiento del convenio y la efectividad de los controles internos relacionados con los fondos transferidos.

4. Seguimiento de hallazgos

Una parte crítica del marco HACT es el cierre de observaciones. No basta con recibir el informe: la organización debe implementar acciones correctivas, documentarlas y demostrar que el riesgo fue mitigado.

Normas de auditoría y marcos técnicos relevantes

La auditoría de fondos de Naciones Unidas en el Perú debe ejecutarse con base en estándares profesionales reconocidos. Entre los más importantes destacan:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros, cuando corresponda.

Si la organización prepara información financiera bajo normas contables internacionales, también pueden resultar relevantes:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.
• NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.
• NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales, como referencia conceptual en algunos esquemas de cooperación.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias procedentes de Contratos con Clientes, cuando sea pertinente para distinguir fuentes de ingreso no vinculadas a donaciones.

En el caso de entidades sin fines de lucro peruanas, además del marco internacional, debe revisarse la normativa local aplicable en materia tributaria, laboral, societaria o asociativa, y de prevención de riesgos de cumplimiento.

Base legal y regulatoria relevante en el Perú

Aunque los fondos de cooperación internacional se rigen principalmente por convenios y lineamientos del cooperante, en el Perú existen normas que influyen directamente en la documentación, contabilidad y cumplimiento de las entidades ejecutoras.

Normas peruanas a considerar

• Código Tributario - Decreto Supremo N.° 133-2013-EF: por ejemplo, el Artículo 87 regula obligaciones de los administrados, incluyendo exhibir y/o presentar libros, registros y documentos sustentatorios ante la autoridad tributaria.
• Ley del Impuesto a la Renta - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF: el Artículo 19 regula supuestos de exoneración aplicables a determinadas entidades sin fines de lucro, sujeto al cumplimiento de requisitos específicos.
• Ley General de Aduanas - Decreto Legislativo N.° 1053: relevante cuando los proyectos involucran importación de bienes donados o ayuda humanitaria.
• Ley N.° 27692, Ley de Creación de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI), y su normativa complementaria: importante para organizaciones que gestionan cooperación técnica internacional y están obligadas a determinados registros o reportes.
• Decreto Legislativo N.° 1438 - Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad: establece principios y responsabilidades vinculadas al registro contable, especialmente cuando el socio implementador es una entidad pública.

En proyectos ejecutados por entidades públicas o en alianza con estas, también pueden incidir normas de presupuesto, tesorería, abastecimiento y control gubernamental. Por ello, una auditoría HACT en Perú rara vez puede limitarse al convenio internacional; debe revisar también la compatibilidad entre las exigencias del cooperante y el marco normativo local.

¿Qué revisa una auditoría HACT de PNUD, UNICEF o ACNUR?

Si bien cada agencia puede usar términos o formatos específicos, una auditoría de fondos bajo HACT suele concentrarse en los siguientes frentes:

Elegibilidad del gasto

Se verifica si el gasto:

• Está contemplado en el presupuesto aprobado.
• Se vinculó directamente al proyecto.
• Fue ejecutado dentro del período autorizado.
• No fue financiado por otra fuente en forma duplicada.
• Cuenta con sustento suficiente.

Documentación de soporte

El auditor revisa comprobantes de pago, contratos, órdenes de compra, cotizaciones, informes de conformidad, planillas, recibos por honorarios, vouchers bancarios, actas de entrega, reportes de viaje, listas de asistencia y otros documentos que demuestren la realidad de la operación.

Controles internos

Se evalúa si existen aprobaciones, segregación de funciones, conciliaciones bancarias, control presupuestal, revisión de rendiciones, control de inventarios y políticas de archivo.

Compras y contrataciones

Este es uno de los puntos más sensibles. El auditor revisa si hubo competencia razonable, evaluación de proveedores, aprobación formal, ausencia de conflicto de interés y evidencia de recepción del bien o servicio.

Recursos humanos y consultorías

Se valida si el personal imputado al proyecto realmente trabajó en él, si existe contrato, términos de referencia, entregables, aprobación de productos y cálculo correcto de remuneraciones o honorarios.

Caja y bancos

Se revisan cuentas bancarias exclusivas o identificables, conciliaciones, firmas autorizadas, restricciones de uso y trazabilidad entre desembolso, ejecución y rendición.

Activos e inventarios

Cuando los proyectos financian equipos, mobiliario, kits, medicinas o bienes para beneficiarios, se verifica su registro, custodia, distribución y destino final.

Tabla comparativa: enfoque de auditoría HACT según tipo de revisión

Riesgos frecuentes identificados en auditorías HACT en el Perú

En nuestra experiencia en auditoría de ONGs y entidades ejecutoras, los hallazgos más recurrentes en proyectos financiados por cooperación internacional suelen concentrarse en aspectos muy concretos.

1. Gastos fuera del período del convenio

Un error común es cargar al proyecto compras o servicios realizados antes de la fecha de inicio o después del cierre autorizado.

2. Sustento incompleto

Por ejemplo, existe factura y voucher, pero no orden de servicio, conformidad, informe de actividad o evidencia de recepción del entregable.

3. Deficiencias en adquisiciones

Se omiten cotizaciones, no se documenta la selección del proveedor o se contrata directamente sin justificación suficiente.

4. Asignación inadecuada de costos compartidos

Servicios como alquiler, internet, movilidad o remuneraciones administrativas se distribuyen entre varios proyectos sin una base objetiva y documentada.

5. Diferencias entre ejecución financiera y ejecución física

Se reporta un gasto completo, pero la actividad no se realizó plenamente o no existe evidencia suficiente del resultado esperado.

6. Debilidad en control de activos

Equipos comprados con fondos del proyecto no están codificados, no figuran en el inventario o no se puede demostrar su ubicación.

Ejemplo práctico: auditoría HACT en una ONG que ejecuta fondos de UNICEF en Cusco

Una asociación civil peruana recibe S/ 480,000 de UNICEF para un proyecto de prevención de anemia infantil en comunidades rurales de Cusco. Durante la auditoría, se revisa una muestra de gastos por talleres, contratación de nutricionistas, compra de materiales educativos y movilidad a zonas alejadas.

El auditor identifica lo siguiente:

• Las planillas del personal técnico están correctamente sustentadas.
• Las compras de materiales tienen factura y acta de recepción.
• Sin embargo, en los gastos de movilidad por S/ 28,500 faltan reportes de comisión de servicios y evidencia de ruta en varios casos.
• Además, dos servicios de capacitación por S/ 12,000 no cuentan con informe final ni lista de asistencia firmada.

En este escenario, el auditor podría concluir que una parte del gasto presenta limitaciones de sustento, aunque la actividad haya ocurrido materialmente. Bajo HACT, la falta de evidencia suficiente puede derivar en observaciones, requerimiento de documentación adicional o incluso en montos cuestionados.

La lección para la organización es clara: no basta con ejecutar bien el proyecto; hay que documentarlo bien.

Ejemplo práctico: revisión de fondos de ACNUR para atención a población refugiada en Lima

Una ONG local administra S/ 650,000 para asistencia temporal a personas refugiadas y solicitantes de refugio en Lima Metropolitana. Los fondos cubren bonos de emergencia, asesoría legal, atención psicosocial y arrendamiento de un centro de atención.

Durante la revisión se detecta que:

• Los bonos fueron entregados, pero en algunos expedientes falta copia del documento de identidad del beneficiario o cargo de recepción.
• El alquiler del local fue imputado íntegramente al proyecto, aunque el espacio también se usaba para actividades de otros financiadores.
• Existen pagos a consultores con contrato y recibo por honorarios, pero sin evidencia suficiente de entregables aprobados.

En este caso, los principales riesgos son trazabilidad del beneficiario, asignación razonable de costos compartidos y evidencia del servicio recibido. Son tres áreas críticas en auditorías de proyectos humanitarios en el Perú, especialmente cuando la operación requiere rapidez y alta rotación de casos.

Buenas prácticas para prepararse ante una auditoría HACT

1. Mantener un archivo por proyecto

Cada convenio debe contar con expediente físico o digital que incluya contrato, presupuesto, modificaciones, desembolsos, reportes financieros y sustento de cada partida.

2. Conciliar mensualmente presupuesto, contabilidad y banco

Una buena práctica es que el área financiera prepare conciliaciones mensuales entre:

• Saldo contable del proyecto.
• Estado de cuenta bancario.
• Ejecución presupuestal reportada al cooperante.

3. Formalizar la política de prorrateo

Cuando un gasto beneficia a más de un proyecto, debe existir una metodología escrita, consistente y verificable para su distribución.

4. Fortalecer compras y contrataciones

Incluso en organizaciones pequeñas, es recomendable documentar:

• Requerimiento del área usuaria.
• Cotizaciones comparables.
• Criterio de selección.
• Aprobación del responsable.
• Conformidad del servicio o recepción del bien.

5. Asegurar trazabilidad de actividades

En talleres, campañas o asistencia directa, la evidencia debe incluir listas de participantes, fotografías cuando proceda, informes de actividad, materiales usados y resultados alcanzados.

6. Revisar el convenio antes de ejecutar

Muchas observaciones nacen porque el equipo operativo no conoce restricciones básicas: topes presupuestales, rubros no elegibles, plazos de ejecución o requisitos para contratar consultores.

Tabla comparativa: errores frecuentes vs. buenas prácticas

¿Cómo aporta una firma auditora especializada en ONGs y cooperación internacional?

Una auditoría HACT no debe verse solo como una exigencia del cooperante. Bien gestionada, también es una oportunidad para fortalecer la organización. Una firma con experiencia en auditoría de ONGs en el Perú puede aportar valor en varios niveles:

• Identificación temprana de riesgos de elegibilidad del gasto.
• Evaluación de controles internos adaptados a la realidad operativa de la entidad.
• Recomendaciones para ordenar archivo físico y digital.
• Mejora de políticas de compras, caja, viáticos y consultorías.
• Acompañamiento en la implementación de acciones correctivas.

Esto es particularmente útil para organizaciones que trabajan con múltiples financiadores y necesitan armonizar criterios entre PNUD, UNICEF, ACNUR, otros organismos internacionales y la normativa peruana.

Conclusión

La auditoría de fondos de Naciones Unidas bajo el marco HACT en el Perú exige mucho más que una contabilidad ordenada. Requiere una gestión integral de riesgos, controles internos sólidos, documentación suficiente y conocimiento preciso de las condiciones del convenio. Para ONGs, asociaciones y entidades ejecutoras, prepararse adecuadamente no solo reduce observaciones: también fortalece la confianza del cooperante y mejora la sostenibilidad institucional.

En proyectos financiados por PNUD, UNICEF y ACNUR, los hallazgos más frecuentes suelen concentrarse en sustento documentario, adquisiciones, costos compartidos, control de activos y trazabilidad de actividades. La buena noticia es que estos riesgos pueden mitigarse con procedimientos claros, supervisión oportuna y una auditoría especializada con enfoque preventivo.

Si su organización recibe o administrará fondos de cooperación internacional y necesita apoyo en auditoría HACT, revisión de controles internos o preparación para auditorías de cooperantes, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.