Auditoría de gastos elegibles en proyectos de cooperación internacional

¿Qué es la auditoría de gastos elegibles en proyectos de cooperación internacional?

La auditoría de gastos elegibles es el proceso mediante el cual se verifica si los desembolsos realizados con fondos de cooperación internacional cumplen con las condiciones establecidas en el convenio de financiamiento, el presupuesto aprobado, los manuales del donante, la normativa interna de la entidad ejecutora y el marco legal aplicable en el Perú.

En la práctica, no basta con que un gasto exista o esté contabilizado. Para que sea elegible, debe cumplir, por lo general, con criterios como: relación directa con el proyecto, razonabilidad, oportunidad dentro del período financiado, correcta aprobación, sustento documental suficiente y adecuada imputación presupuestal y contable.

Este tipo de auditoría es especialmente relevante para ONGs, asociaciones civiles, fundaciones, entidades religiosas y organismos ejecutores que administran recursos de agencias de cooperación, embajadas, fundaciones internacionales, organismos multilaterales o programas de responsabilidad social con restricciones de uso.

¿Por qué es crítica para las ONGs en el Perú?

En el contexto peruano, una observación sobre gastos no elegibles puede generar consecuencias importantes: devolución de fondos, suspensión de desembolsos, afectación reputacional, restricciones en futuras convocatorias e incluso contingencias tributarias o laborales si se detectan pagos mal sustentados.

Por ejemplo, una ONG que ejecuta un proyecto de fortalecimiento de emprendimientos rurales en Cajamarca podría haber presupuestado viáticos, talleres, movilidad local y honorarios técnicos. Si durante la revisión se detecta que parte de los viáticos no cuenta con rendición completa, o que se compraron activos no autorizados por el donante, esos montos podrían ser observados como no elegibles, aunque el proyecto haya tenido resultados positivos.

Por ello, la auditoría no debe verse solo como una exigencia del cooperante, sino como una herramienta de control, transparencia y mejora de la gestión institucional.

Marco normativo y técnico aplicable

Normas internacionales de auditoría relevantes

La revisión de gastos elegibles suele apoyarse en procedimientos acordados, auditorías de propósito especial o encargos de aseguramiento, según lo requiera el convenio. Entre las normas técnicas que suelen ser relevantes destacan:

• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros, aplicable para entender el efecto del marco legal en la ejecución y registro de operaciones.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, útil para comprender los procesos de compras, tesorería, rendiciones y control presupuestal del proyecto.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados, que orienta la definición de pruebas sobre rubros de mayor exposición.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría, fundamental para evaluar si la documentación sustenta adecuadamente la elegibilidad del gasto.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría, relevante cuando el universo de comprobantes es amplio.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros, cuando el encargo incluye opinión sobre información financiera del proyecto.

Dependiendo del requerimiento del cooperante, también puede resultar aplicable la NISR 4400 (Revisada) - Encargos para realizar procedimientos acordados sobre información financiera, muy utilizada cuando el donante solicita verificaciones específicas sobre una relación de gastos.

Normas contables útiles en la revisión

Aunque la elegibilidad se define principalmente por el convenio y el presupuesto, la contabilidad sigue siendo clave para la trazabilidad. Entre las normas de referencia se encuentran:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros, para evaluar consistencia en la presentación y revelación.
• NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores, relevante cuando existen reclasificaciones o correcciones de gastos del proyecto.
• NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, si el proyecto financia bienes de uso.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales, como referencia conceptual en ciertos esquemas de financiamiento restringido.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes, en general no regula donaciones, pero puede ser relevante si la entidad combina fondos de cooperación con contratos de prestación de servicios.

Referencias legales peruanas relevantes

En Perú, además del convenio de cooperación y los manuales del donante, la auditoría debe considerar normas locales que inciden en la validez del sustento y en la correcta ejecución de pagos. Entre ellas:

• Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, Norma VIII del Título Preliminar, sobre interpretación de normas tributarias, y disposiciones sobre obligación de exhibir documentación ante requerimientos de la administración tributaria.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, Artículo 37, que desarrolla el principio de causalidad para efectos tributarios. Aunque elegibilidad y deducibilidad no son conceptos idénticos, este artículo sirve como referencia para evaluar razonabilidad y vinculación del gasto.
• Ley del IGV e ISC, TUO aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, Artículo 18 y Artículo 19, sobre requisitos sustanciales y formales del crédito fiscal, cuando corresponda.
• Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, Artículo 1 y artículos vinculados a los documentos considerados comprobantes de pago y requisitos mínimos.
• Ley N.° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Artículo 49, en caso de gastos vinculados a capacitaciones, equipos de protección o condiciones de trabajo del personal del proyecto.
• Decreto Legislativo N.° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, para la revisión de conceptos remunerativos y su adecuada naturaleza cuando el proyecto financia personal en planilla.

La revisión debe adaptarse al tipo de entidad y al origen del financiamiento, ya que algunos cooperantes imponen reglas más estrictas que la normativa local.

Criterios usuales para determinar si un gasto es elegible

Aunque cada convenio tiene sus propias reglas, en auditoría solemos validar los siguientes criterios:

1. Vinculación directa con los objetivos del proyecto

El gasto debe contribuir de forma comprobable al logro de actividades, productos o resultados. Un consumo de combustible, por ejemplo, será elegible si corresponde a salidas de campo programadas y documentadas, no si se trata de uso general de la institución sin asignación clara.

2. Aprobación presupuestal

Debe existir correspondencia con la línea presupuestal autorizada. Si el proyecto aprobó S/ 25,000 en talleres comunitarios y se ejecutaron S/ 38,000 sin autorización previa del donante para la modificación, el exceso podría ser observado.

3. Ejecución dentro del período financiado

La fecha del gasto, del servicio y del pago debe estar dentro del período de elegibilidad, salvo que el convenio admita gastos de cierre o auditoría posterior. Un error frecuente en Perú es registrar en el proyecto facturas emitidas después de la fecha de cierre por servicios realizados antes, sin evidencia suficiente de devengo ni autorización del cooperante.

4. Sustento documental suficiente

Se espera contar con comprobantes de pago válidos, órdenes de compra o servicio, cotizaciones, contratos, conformidades, informes, rendiciones, vouchers, extractos bancarios y evidencia de recepción de bienes o servicios.

5. Razonabilidad y economía

El gasto debe ser coherente con precios de mercado y con el principio de uso eficiente de recursos. Por ejemplo, contratar un salón premium en San Isidro para un taller de beneficiarios de un proyecto comunitario en Huancavelica podría ser observado si no existe justificación operativa.

6. Cumplimiento de políticas de adquisiciones

Muchos donantes exigen un número mínimo de cotizaciones, cuadros comparativos, criterios de selección y ausencia de conflicto de interés. La falta de estos elementos puede volver no elegible un gasto real y útil.

Principales riesgos detectados en auditorías de ONGs

Procedimientos de auditoría más utilizados

Comprensión del convenio y matriz de elegibilidad

El primer paso es revisar el convenio, adendas, presupuesto, manual financiero, reglas de procurement y formatos de rendición. Con ello se elabora una matriz de elegibilidad que resume qué se permite, qué se restringe y qué requiere aprobación previa.

Esta matriz evita errores frecuentes. Por ejemplo, algunos cooperantes aceptan viáticos con declaración jurada en zonas rurales sin comprobantes completos; otros no. Algunos financian equipos informáticos; otros los excluyen expresamente.

Conciliación financiera y presupuestal

Se contrasta la relación de gastos reportada al donante con la contabilidad, el mayor analítico, los estados de cuenta bancarios y el presupuesto ejecutado. Aquí suelen detectarse diferencias por redondeos, reclasificaciones tardías o gastos duplicados.

Revisión documental de muestras

Aplicando la NIA 530 - Muestreo de auditoría, se seleccionan transacciones por materialidad, riesgo o naturaleza. En cada caso se verifica:

• Comprobante de pago válido.
• Orden de compra o servicio.
• Cotizaciones y cuadro comparativo.
• Contrato u orden aprobada.
• Conformidad del área usuaria.
• Evidencia del pago bancario.
• Registro contable y presupuestal.
• Relación con actividad del proyecto.

Pruebas sobre personal, honorarios y consultorías

En proyectos de cooperación, una parte significativa del presupuesto suele destinarse a personal. Por ello se revisan contratos, términos de referencia, entregables, planillas, recibos por honorarios, retenciones, aportes y evidencia de prestación efectiva.

En Perú, es común encontrar consultorías sustentadas solo con un recibo por honorarios y un informe genérico. Desde la perspectiva de elegibilidad, eso es débil. Debe existir trazabilidad entre el TDR, el producto esperado, la conformidad y el uso del entregable en el proyecto.

Verificación de activos y bienes adquiridos

Si se compraron laptops, impresoras, equipos médicos o mobiliario, se verifica su existencia, codificación, uso en el proyecto y disposición final según el convenio. Algunos donantes exigen inventarios separados o autorización para transferir bienes al cierre.

Tabla comparativa: gasto ejecutado, gasto sustentado y gasto elegible

Esta distinción es fundamental. Una ONG puede haber pagado S/ 12,000 por una consultoría, tener factura y voucher, pero si el servicio no estaba previsto en el presupuesto o no fue aprobado, podría no ser elegible.

Ejemplo práctico: proyecto de nutrición infantil en Ayacucho

Una asociación ejecuta un proyecto financiado por una fundación europea para reducir anemia infantil en comunidades rurales de Ayacucho. El presupuesto incluye capacitación a promotores, compra de hemoglobinómetros, viáticos de campo y contratación de una nutricionista.

Hallazgos frecuentes en la auditoría

• Se adquirieron 3 laptops por S/ 9,600, pero el presupuesto solo autorizaba equipos médicos.
• Los viáticos por S/ 6,850 cuentan con formatos internos, pero una parte no tiene evidencia de comisión de servicio ni lista de asistencia de las actividades realizadas.
• La nutricionista emitió recibos por honorarios mensuales, aunque cumplía horario, reportaba al coordinador y usaba recursos permanentes de la institución, lo que podría sugerir una relación de naturaleza laboral.
• Dos compras de hemoglobinómetros por S/ 14,500 no cuentan con cuadro comparativo de cotizaciones exigido por el manual del donante.

Evaluación

En este caso, la auditoría podría concluir que:

• Las laptops son gastos no elegibles salvo autorización expresa del cooperante.
• Los viáticos son parcialmente elegibles solo por la porción adecuadamente sustentada.
• Los honorarios de la nutricionista requieren evaluación legal y tributaria adicional por riesgo de desnaturalización.
• La compra de hemoglobinómetros podría ser observada por incumplimiento del proceso de adquisiciones, aunque los bienes existan y se usen en el proyecto.

Este ejemplo muestra que la elegibilidad no depende únicamente de la buena fe o de la utilidad del gasto, sino del cumplimiento integral de las reglas aplicables.

Buenas prácticas para prevenir observaciones

1. Diseñar una matriz de control desde el inicio

Antes de ejecutar el proyecto, conviene traducir el convenio a controles operativos simples: qué documentos exige cada tipo de gasto, quién aprueba, cuántas cotizaciones se necesitan y qué restricciones existen.

2. Separar contabilidad y cuentas bancarias por proyecto

Cuando sea posible, usar centros de costo específicos y cuentas bancarias dedicadas facilita la trazabilidad. Esto reduce el riesgo de mezclar gastos institucionales con gastos financiados.

3. Capacitar al equipo administrativo y técnico

No solo el área contable debe conocer las reglas del donante. Coordinadores de proyecto, asistentes de campo y responsables logísticos deben saber cómo sustentar viáticos, talleres, compras y consultorías.

4. Implementar revisiones internas mensuales

Una revisión preventiva cada mes permite detectar a tiempo gastos observables. Corregir un expediente en el mes de ejecución es mucho más fácil que hacerlo al cierre del proyecto.

5. Conservar evidencia digital ordenada

En proyectos ejecutados en regiones, es recomendable mantener archivos digitales con nomenclatura uniforme: contrato, factura, voucher, informe, lista de asistencia, fotos y conformidad. Esto agiliza la auditoría y fortalece la rendición.

Ejemplo práctico: taller comunitario financiado por cooperación

Una ONG en Piura organiza 8 talleres de capacitación para mujeres emprendedoras con un presupuesto de S/ 18,000. Durante la auditoría se revisan alquiler de local, refrigerios, movilidad y materiales.

La documentación muestra que:

• Los materiales por S/ 3,200 tienen factura, orden de compra y conformidad.
• El alquiler del local por S/ 4,000 tiene recibo, pero el proveedor no emitió comprobante de pago válido conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago, Artículo 1 y normas vinculadas.
• La movilidad local por S/ 2,400 fue rendida con declaraciones simples, aunque el manual del donante exigía tickets o planilla de movilidad aprobada.
• Los refrigerios por S/ 5,100 superaron el presupuesto aprobado en S/ 1,300 sin autorización previa.

Resultado probable:

• Materiales: elegibles.
• Alquiler: observado hasta regularizar sustento válido.
• Movilidad: no elegible o parcialmente elegible, según reglas del convenio.
• Exceso de refrigerios: no elegible por la parte que excede el presupuesto sin aprobación.

¿Qué debe contener un informe de auditoría de gastos elegibles?

Aunque el formato depende del donante, un informe sólido suele incluir:

• Objetivo y alcance del encargo.
• Criterios de elegibilidad aplicados.
• Período revisado.
• Metodología y tamaño de muestra.
• Resumen financiero auditado.
• Detalle de observaciones por tipo de gasto.
• Cuantificación de montos elegibles, no elegibles y pendientes de sustento.
• Comentarios de la entidad auditada.
• Conclusión o resultado del encargo.

En muchos casos, además del informe principal, se adjunta una cédula detallada de observaciones con referencia a cada comprobante revisado. Esto resulta especialmente útil para que la entidad pueda responder al cooperante o corregir procesos futuros.

Conclusión

La auditoría de gastos elegibles en proyectos de cooperación internacional es mucho más que una verificación contable. Implica revisar si cada Sol (S/) ejecutado cumple simultáneamente con el convenio, el presupuesto, las políticas del donante, la documentación de respaldo y la normativa peruana aplicable. En nuestra experiencia con ONGs y entidades ejecutoras, las principales observaciones no suelen originarse en fraude, sino en debilidades de control, documentación incompleta o desconocimiento de las reglas específicas del financiamiento.

Una gestión preventiva, con matrices de elegibilidad, expedientes completos y revisiones internas periódicas, reduce significativamente el riesgo de gastos observados y fortalece la credibilidad institucional frente a cooperantes y financiadores.

Si su organización necesita una revisión independiente de gastos elegibles, apoyo en la preparación para auditorías de donantes o fortalecimiento de sus controles en proyectos de cooperación internacional, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.