Auditoría de proyectos de AECID (Cooperación Española) en Perú: normativa de justificación y gastos elegibles

Auditoría de proyectos de AECID en Perú: por qué es un tema crítico para las ONGs

La ejecución de proyectos financiados por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) exige mucho más que una correcta implementación técnica. Para las organizaciones no gubernamentales, asociaciones civiles, fundaciones y entidades ejecutoras en Perú, el verdadero reto suele estar en la justificación financiera, la trazabilidad del gasto y el cumplimiento de las condiciones establecidas en el convenio, resolución de concesión o bases de subvención.

En la práctica, muchas observaciones no surgen porque el proyecto haya sido mal ejecutado, sino porque la documentación de sustento no cumple con los requisitos formales, porque se imputaron gastos fuera del periodo elegible o porque no existe evidencia suficiente de que el desembolso estuvo directamente vinculado al objetivo del proyecto.

Desde la perspectiva de auditoría, un proyecto AECID debe revisarse bajo un enfoque integral: normativa del financiador + normativa peruana + controles internos + evidencia suficiente y adecuada. Esto implica verificar no solo comprobantes de pago, sino también contratos, términos de referencia, registros contables, conciliaciones bancarias, entregables, valorizaciones, actas, informes narrativos y consistencia presupuestal.

En este artículo explicamos, de forma práctica y aplicada a la realidad peruana, la normativa de justificación en proyectos AECID, los criterios de gastos elegibles, los errores más frecuentes y las mejores prácticas de auditoría para reducir contingencias.

Marco normativo aplicable a proyectos AECID en Perú

La auditoría de proyectos de Cooperación Española no puede basarse en un único documento. El marco de control suele componerse por normas del financiador, normativa española sobre subvenciones, cláusulas contractuales específicas y reglas locales peruanas en materia tributaria, laboral, contable y de contratación.

Normativa principal del financiador

En términos generales, la revisión de proyectos AECID considera los siguientes instrumentos, según el tipo de convocatoria o subvención:

• Resolución de concesión o convenio de financiación.
• Bases de la convocatoria aplicable.
• Manual o instructivo de justificación económica emitido por AECID o por la entidad cooperante.
• Presupuesto aprobado y sus modificaciones autorizadas.
• Términos de referencia de auditoría, cuando la subvención exige informe de auditor independiente.

Además, en el ámbito español, suele ser referencia obligatoria la Ley 38/2003, Ley General de Subvenciones, especialmente en lo relativo a la obligación de justificar, reintegro y control financiero. También resulta relevante su reglamento de desarrollo, en la medida en que la convocatoria o resolución remita expresamente a estas disposiciones.

Normativa peruana complementaria

En Perú, aunque el financiador sea extranjero, la ejecución local del gasto debe respetar la legislación nacional. Entre las referencias más importantes se encuentran:

• Código Tributario, aprobado por el Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, particularmente la obligación de conservar documentación sustentatoria y exhibirla ante fiscalización.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, en especial el artículo 37 sobre causalidad del gasto, útil como criterio de razonabilidad y vinculación.
• Ley del IGV e ISC, TUO aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, para revisar el tratamiento del IGV según la naturaleza de la entidad y la elegibilidad definida por el financiador.
• Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, clave para validar facturas, boletas, recibos por honorarios y demás sustentos.
• Normativa laboral peruana, incluyendo la obligación de sustentar planillas, contratos, aportes y beneficios sociales cuando el proyecto financia personal.
• Ley N.° 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú, y normativa de bancarización cuando corresponda, para sustentar pagos trazables.

Desde el punto de vista contable y de auditoría, también es recomendable alinear la revisión con estándares internacionales como la NIA 500 - Evidencia de Auditoría, la NIA 230 - Documentación de Auditoría y la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material.

Qué entiende AECID por justificación del proyecto

La justificación es el proceso mediante el cual la entidad beneficiaria demuestra que los fondos recibidos fueron utilizados conforme al objeto aprobado, dentro del plazo establecido y respetando los criterios de elegibilidad del gasto.

En una auditoría, la justificación no se limita a “mostrar facturas”. Debe acreditarse, como mínimo, lo siguiente:

• Que el gasto fue realmente incurrido.
• Que el gasto está directamente vinculado al proyecto.
• Que fue efectuado dentro del periodo de ejecución elegible.
• Que está previsto en el presupuesto aprobado o en una modificación autorizada.
• Que cuenta con documentación válida, completa y verificable.
• Que el pago fue realizado y puede trazarse en bancos, caja o registros contables.
• Que no existe doble financiación con otros cooperantes o fondos públicos.

En proyectos ejecutados en Perú, una de las principales observaciones surge cuando la ONG presenta documentos válidos para SUNAT, pero insuficientes para AECID. Por ejemplo, una factura puede ser tributariamente válida, pero si no existe orden de servicio, conformidad, contrato o evidencia del entregable, el gasto puede ser observado por falta de soporte técnico.

Gastos elegibles en proyectos AECID

Los gastos elegibles son aquellos que el financiador acepta como imputables a la subvención. Aunque cada convocatoria puede tener particularidades, existen criterios comunes que deben cumplirse simultáneamente.

Criterios generales de elegibilidad

• Ser necesarios para la ejecución del proyecto.
• Estar efectivamente realizados durante el periodo elegible.
• Estar registrados contablemente.
• Ser identificables y verificables.
• Responder a criterios de economía, eficiencia y razonabilidad.
• No estar expresamente excluidos por la convocatoria o convenio.

Rubros normalmente aceptados

En la experiencia de auditoría de ONGs en Perú, los rubros más frecuentes que suelen ser elegibles, siempre que estén permitidos en el presupuesto aprobado, son:

• Personal afectado al proyecto: sueldos, honorarios, aportes sociales y beneficios, en proporción al tiempo efectivamente dedicado.
• Consultorías y servicios técnicos: estudios, capacitaciones, asistencia especializada, monitoreo, evaluaciones.
• Viajes y viáticos: movilidad, hospedaje, alimentación y traslados vinculados a actividades del proyecto.
• Equipos y materiales: bienes necesarios para la intervención, talleres o actividades de campo.
• Alquileres y servicios: locales, equipos, internet, impresión, logística y otros costos operativos permitidos.
• Gastos administrativos o indirectos: cuando la convocatoria los reconoce expresamente y dentro del porcentaje autorizado.

Gastos que suelen generar observaciones

Los siguientes conceptos no siempre son rechazados, pero sí requieren especial análisis:

• Pagos en efectivo sin trazabilidad suficiente.
• Consumos sin detalle del evento o sin lista de participantes.
• Honorarios sin informe de actividades ni conformidad.
• Compras de activos sin evidencia de uso en el proyecto.
• Gastos realizados antes del inicio o después del cierre del periodo elegible.
• Diferencias cambiarias mal calculadas o no permitidas por la convocatoria.
• Impuestos no recuperables o recuperables, dependiendo de la regla específica del financiador.

Tabla comparativa: gasto elegible vs gasto observado en una auditoría AECID

Documentación de sustento: qué debe revisar el auditor

La auditoría de proyectos AECID exige revisar la cadena completa de evidencia. Conforme a la NIA 500 - Evidencia de Auditoría, el auditor debe obtener evidencia suficiente y adecuada para sustentar su conclusión. En este tipo de encargos, ello implica revisar tanto la legalidad del documento como su conexión con la actividad financiada.

Documentos clave por tipo de gasto

Para personal:

• Contrato de trabajo o locación de servicios.
• Términos de referencia.
• Boletas de pago o recibos por honorarios.
• Planillas y aportes sociales.
• Timesheets o reportes de dedicación, si aplica.
• Informes de actividades y conformidades.

Para compras y servicios:

• Requerimiento interno.
• Cotizaciones o cuadro comparativo, si el manual lo exige.
• Orden de compra u orden de servicio.
• Contrato, cuando corresponda.
• Factura o comprobante de pago válido.
• Guía de remisión, acta de recepción o conformidad.
• Comprobante de pago bancario.

Para eventos, talleres y capacitaciones:

• Agenda o programa.
• Lista de participantes firmada.
• Fotos, materiales entregados y acta del evento.
• Contratos de facilitadores y alquileres.
• Rendición de gastos con detalle.

Para activos o equipos:

• Factura de compra.
• Ingreso a almacén o inventario.
• Acta de asignación o uso.
• Evidencia de ubicación física.
• Política de depreciación, si aplica.

Ejemplo práctico: observación por falta de trazabilidad en una ONG peruana

Una asociación en Lima ejecutó un proyecto de fortalecimiento comunitario financiado por AECID por S/ 480,000. Durante la revisión de la justificación, se detectó que S/ 38,500 en gastos de talleres estaban sustentados con facturas y boletas, pero no existían listas de asistencia completas, actas de ejecución ni evidencia suficiente de entrega de materiales.

Tributariamente, los comprobantes eran válidos. Sin embargo, desde la óptica del cooperante, el gasto no quedaba plenamente vinculado al resultado esperado del proyecto. El auditor recomendó reclasificar una parte como gasto con soporte insuficiente y solicitar documentación complementaria.

Resultado: la entidad logró recuperar evidencia parcial mediante informes de campo, fotografías fechadas y correos de coordinación, pero S/ 9,800 quedaron observados por falta de sustento integral. Este caso demuestra que la validez tributaria no reemplaza la necesidad de evidencia técnica y programática.

Periodo de elegibilidad y control del presupuesto aprobado

Uno de los aspectos más sensibles en auditoría es la verificación del periodo elegible. Un gasto puede ser necesario y estar bien documentado, pero si fue devengado o pagado fuera del plazo autorizado, puede ser rechazado.

Por ello, el auditor debe contrastar:

• Fecha de inicio y cierre del proyecto.
• Prórrogas formalmente aprobadas.
• Fecha del comprobante.
• Fecha de prestación efectiva del servicio.
• Fecha de pago.
• Imputación presupuestaria aprobada.

También es crucial revisar si hubo traspasos entre partidas y si estos requerían autorización previa. En proyectos de cooperación, es común que la entidad ejecute correctamente el gasto, pero no gestione oportunamente la aprobación de una modificación presupuestal. En ese escenario, el riesgo no está en la realidad del gasto, sino en su incumplimiento formal.

Tratamiento del IGV, retenciones y otros aspectos tributarios en Perú

En proyectos AECID ejecutados en Perú, el tratamiento tributario debe analizarse con cuidado. No siempre un impuesto pagado será elegible. Todo dependerá de si la normativa del financiador lo admite y de si dicho impuesto es recuperable o no para la entidad beneficiaria.

Desde la perspectiva local, conviene revisar:

• Si la entidad puede utilizar o no crédito fiscal del IGV.
• Si existen operaciones gravadas, exoneradas o inafectas.
• Si se aplicaron correctamente retenciones, detracciones o percepciones, cuando correspondan.
• Si los recibos por honorarios estuvieron sujetos a retención del Impuesto a la Renta.

La Ley del Impuesto a la Renta, en su artículo 37, ofrece un criterio útil de causalidad, aunque la elegibilidad final dependerá del convenio. Asimismo, el Reglamento de Comprobantes de Pago resulta indispensable para evaluar la validez formal del sustento.

Tabla comparativa: enfoque tributario peruano vs enfoque de elegibilidad AECID

Principales hallazgos en auditorías de proyectos AECID en Perú

En nuestra experiencia en auditoría de ONGs y proyectos de cooperación, los hallazgos más recurrentes son los siguientes:

• Falta de consistencia entre informe narrativo y ejecución financiera.
• Comprobantes emitidos a nombre incorrecto o con errores formales.
• Ausencia de evidencia de selección de proveedores, cuando era exigible.
• Pagos sin soporte bancario claro o con conciliaciones incompletas.
• Gastos compartidos entre varios proyectos sin criterio de prorrateo documentado.
• Personal imputado al 100% sin timesheets ni evidencia de dedicación exclusiva.
• Diferencias de cambio mal sustentadas.
• Archivo documental desordenado, que impide reconstruir la operación.

Estos hallazgos suelen relacionarse con debilidades de control interno. Por ello, la auditoría no debe verse solo como un requisito final, sino como una herramienta preventiva de mejora de procesos.

Ejemplo práctico: personal compartido entre dos cooperantes

Una ONG de Cusco tenía una coordinadora administrativa cuyo sueldo mensual era de S/ 6,500. La entidad cargó el 70% al proyecto AECID y el 30% a otro financiador internacional. Durante la auditoría, se verificó que no existían hojas de tiempo ni una metodología aprobada de distribución.

El problema no era que la trabajadora no participara en ambos proyectos, sino que la entidad no podía demostrar objetivamente cómo se calculó el porcentaje asignado. El auditor recomendó sustentar la distribución con cronogramas, funciones, reportes mensuales y validación de la jefatura.

Lección práctica: cuando un costo es compartido, la política de prorrateo debe ser previa, consistente y documentada. De lo contrario, el gasto puede observarse total o parcialmente.

Buenas prácticas para una justificación sólida ante AECID

1. Diseñar el archivo del proyecto desde el inicio

No espere al cierre para ordenar documentos. Cree expedientes por componente, actividad y tipo de gasto, con respaldo físico y digital.

2. Vincular cada gasto con una actividad y resultado

Cada desembolso debe poder responder tres preguntas: qué se compró, para qué actividad y con qué resultado del proyecto se relaciona.

3. Implementar controles de aprobación interna

Todo gasto debe contar con requerimiento, autorización, conformidad y evidencia de pago. Esto fortalece la trazabilidad y reduce observaciones.

4. Controlar modificaciones presupuestales oportunamente

Si una partida se desviará del presupuesto inicial, gestione la autorización antes de ejecutar el cambio, si la norma del financiador lo exige.

5. Revisar la elegibilidad tributaria y documental antes del pago

Validar comprobantes, retenciones, bancarización y contratos antes del desembolso evita correcciones posteriores más costosas.

6. Realizar auditorías internas o revisiones preventivas

Una revisión intermedia permite detectar errores de forma temprana, cuando aún es posible subsanarlos.

Rol del auditor independiente en proyectos financiados por cooperación internacional

Cuando el proyecto exige informe de auditor, el profesional no solo revisa cifras. También evalúa el cumplimiento de condiciones de la subvención y emite una opinión o reporte sobre la razonabilidad de la justificación presentada.

Para ello, resulta especialmente relevante aplicar la NIA 230 - Documentación de Auditoría, la NIA 500 - Evidencia de Auditoría y la NIA 520 - Procedimientos Analíticos, así como un adecuado análisis de riesgo conforme a la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material.

En proyectos AECID, un buen auditor también debe comprender la lógica operativa de las ONGs en Perú: trabajo en zonas rurales, compras descentralizadas, rendiciones de campo, personal mixto y limitaciones documentarias en territorios con baja bancarización. Sin embargo, comprender el contexto no significa flexibilizar indebidamente los requisitos, sino diseñar procedimientos proporcionados y técnicamente sólidos.

Conclusión

La auditoría de proyectos de AECID en Perú requiere una mirada especializada que combine conocimiento de cooperación internacional, normativa documental, control interno y legislación peruana. La clave no está solo en tener comprobantes de pago, sino en demostrar de manera ordenada, verificable y consistente que cada gasto fue elegible, necesario, oportuno y correctamente imputado al proyecto.

Para las ONGs, asociaciones y fundaciones, una buena justificación financiera no solo evita observaciones o reintegros. También fortalece la transparencia institucional, mejora la relación con los cooperantes y aumenta las posibilidades de acceder a nuevas fuentes de financiamiento.

Si su organización ejecuta fondos de Cooperación Española y necesita apoyo en auditoría de proyectos, revisión de gastos elegibles, control documental o preparación de justificaciones financieras, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe para una evaluación especializada.