Auditoría de sub-donaciones (Sub-grants) y socios implementadores locales en proyectos de cooperación

Auditoría de sub-donaciones y socios implementadores locales: una prioridad en proyectos de cooperación

En los proyectos de cooperación internacional, las sub-donaciones (sub-grants) y la ejecución a través de socios implementadores locales son mecanismos habituales para ampliar cobertura, llegar a territorios de difícil acceso y aprovechar capacidades técnicas especializadas. Sin embargo, también representan uno de los puntos de mayor exposición a errores, incumplimientos contractuales, gastos no elegibles, debilidades de control interno e incluso riesgos de fraude.

Para una ONG, asociación, fundación o entidad ejecutora en el Perú, la auditoría de sub-donaciones no debe verse solo como una revisión de documentos. Debe entenderse como un proceso integral para verificar si los recursos transferidos a terceros fueron utilizados conforme al convenio, al presupuesto aprobado, a las políticas del donante y a la normativa aplicable.

En la práctica, una observación en un sub-grant puede generar consecuencias significativas: desde la devolución de fondos en S/, ajustes financieros, suspensión de desembolsos y restricciones futuras, hasta impactos reputacionales frente a cooperantes internacionales.

¿Qué son las sub-donaciones y quiénes son los socios implementadores locales?

Una sub-donación es la transferencia de recursos financieros o en especie que realiza una entidad beneficiaria principal a una organización tercera para ejecutar una parte específica del proyecto. Por su parte, un socio implementador local es la entidad que desarrolla actividades operativas, técnicas o comunitarias en territorio, bajo los lineamientos del proyecto principal.

En el contexto peruano, estos socios pueden ser:

• ONGs locales.
• Asociaciones civiles sin fines de lucro.
• Cooperativas.
• Instituciones educativas.
• Redes comunitarias.
• Organizaciones de base.
• Entidades privadas contratadas para componentes específicos, cuando el convenio lo permita.

Por ejemplo, una organización principal en Lima puede recibir financiamiento para un proyecto de nutrición infantil en Cajamarca, Cusco y Loreto, y canalizar parte de los fondos a asociaciones locales que ejecuten talleres, seguimiento comunitario y compras menores en campo.

¿Por qué la auditoría de sub-grants es crítica?

La razón principal es sencilla: la responsabilidad frente al donante generalmente permanece en la entidad principal, aun cuando los recursos hayan sido ejecutados por terceros. Es decir, si el socio implementador no sustenta correctamente un gasto de S/ 45,000, el cooperante normalmente exigirá explicaciones y, de ser el caso, el reintegro a la organización receptora principal.

Además, los sub-grants suelen presentar las siguientes dificultades:

• Diferencias en la capacidad administrativa de los socios locales.
• Controles internos limitados en zonas rurales o dispersas.
• Problemas en archivo documental y sustentación de gastos.
• Desconocimiento de políticas del donante.
• Debilidades en procesos de compras y contrataciones.
• Uso inadecuado de fondos restringidos.
• Demoras en rendiciones financieras y narrativas.

Marco normativo y técnico aplicable a la auditoría

Normas Internacionales de Auditoría relevantes

En una auditoría de sub-donaciones, resultan especialmente importantes las siguientes normas:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.
• NIA 600 - Consideraciones especiales - Auditorías de estados financieros de grupos (incluido el trabajo de los auditores de los componentes), útil por analogía cuando existen ejecutores descentralizados.

Normas contables de referencia

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.
• NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales, como referencia técnica en el tratamiento de subvenciones cuando corresponda.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes, relevante en análisis de naturaleza contractual, aunque en ONGs la evaluación suele depender de la sustancia económica del convenio.

Referencias legales peruanas relevantes

Dependiendo de la naturaleza de la entidad y del proyecto, también deben considerarse disposiciones del marco peruano, entre ellas:

• Código Tributario - Título Preliminar, Norma VIII, sobre interpretación de normas tributarias, y facultades de fiscalización de SUNAT reguladas en el Artículo 62.
• Ley del Impuesto a la Renta - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, en particular el Artículo 37 sobre causalidad del gasto, cuando corresponda evaluar la deducibilidad tributaria en entidades sujetas al impuesto.
• Ley del IGV e ISC - TUO aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, especialmente el Artículo 18 sobre crédito fiscal y el Artículo 19 sobre requisitos sustanciales y formales, si el proyecto involucra adquisiciones con tratamiento tributario específico.
• Ley N.° 27693 - Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú y sus modificatorias, en cuanto a prevención de operaciones inusuales cuando aplique por tipo de entidad y operaciones.
• Código Civil peruano, en materia contractual, especialmente reglas generales de obligaciones y convenios aplicables a sub-donaciones.

Adicionalmente, en proyectos de cooperación internacional, prevalecen con frecuencia las condiciones del convenio de financiamiento, manuales del donante, políticas anticorrupción, reglas de procurement y lineamientos de elegibilidad del gasto.

Principales riesgos en la auditoría de sub-donaciones

1. Gastos no elegibles

Ocurre cuando el socio implementador carga al proyecto gastos fuera del presupuesto, sin sustento suficiente o no permitidos por el donante. Por ejemplo, registrar S/ 12,800 por compra de equipos sin autorización previa, cuando el convenio exigía aprobación escrita.

2. Debilidades en compras y contrataciones

Un problema recurrente es la ausencia de cotizaciones, cuadros comparativos, actas de evaluación o evidencia de recepción conforme. En zonas alejadas del Perú esto suele justificarse por urgencia operativa, pero si no hay documentación alternativa, el riesgo de observación es alto.

3. Rendiciones tardías o incompletas

Muchos socios implementadores presentan informes financieros sin conciliación con contabilidad, con vouchers faltantes o diferencias entre el informe narrativo y el avance presupuestal.

4. Riesgo de fraude o conflicto de interés

Puede presentarse cuando proveedores vinculados a personal del socio reciben contratos, cuando hay pagos duplicados o cuando se simulan actividades comunitarias no realizadas.

5. Falta de segregación de funciones

En organizaciones pequeñas, una misma persona puede solicitar fondos, ejecutar compras, aprobar gastos y rendir cuentas. Esta concentración incrementa significativamente el riesgo de error o irregularidad.

Controles clave que deben existir en una gestión sana de sub-grants

Enfoque de auditoría para sub-donaciones y socios implementadores locales

1. Comprensión del convenio principal y de los sub-convenios

El auditor debe revisar el acuerdo con el donante y los contratos con cada socio implementador. Aquí se valida:

• Objeto del financiamiento.
• Partidas presupuestales autorizadas.
• Restricciones de uso.
• Requisitos de procurement.
• Plazos de ejecución.
• Condiciones de reporte.
• Cláusulas de auditoría, devolución y sanciones.

2. Evaluación de riesgos por socio implementador

No todos los socios tienen el mismo perfil de riesgo. Conviene clasificarlos según criterios como:

• Monto administrado.
• Ubicación geográfica.
• Experiencia previa con cooperantes.
• Resultados de auditorías anteriores.
• Rotación de personal administrativo.
• Nivel de formalización contable y tributaria.

Un socio que administra S/ 350,000 en una zona rural, con alta rotación de personal y sin auditorías previas, merece pruebas más extensas que otro que maneja S/ 40,000 con controles consolidados.

3. Revisión del control interno

La auditoría debe evaluar si existen políticas y procedimientos mínimos para:

• Aprobación de gastos.
• Manejo de caja y bancos.
• Contratación de personal.
• Adquisición de bienes y servicios.
• Control de activos adquiridos con fondos del proyecto.
• Archivo y conservación documental.

4. Pruebas sustantivas y de cumplimiento

Las pruebas suelen incluir:

• Verificación de vouchers, facturas, recibos por honorarios y contratos.
• Conciliación entre reportes al donante, contabilidad y extractos bancarios.
• Revisión de elegibilidad de gastos.
• Validación de tipo de cambio aplicado, si hubo fondos en moneda extranjera.
• Inspección física de activos o suministros.
• Confirmación de actividades ejecutadas mediante listas de asistencia, fotografías, informes y evidencias de campo.
• Revisión de retenciones, detracciones o aportes aplicables, cuando corresponda.

5. Visitas de campo

En auditoría de ONGs, la visita de campo es especialmente valiosa. Permite corroborar si los bienes existen, si los beneficiarios recibieron los servicios y si las actividades reportadas realmente ocurrieron.

Por ejemplo, si un socio reporta haber ejecutado talleres de fortalecimiento productivo en Ayacucho por S/ 28,500, la auditoría puede contrastar listas de asistencia, materiales entregados, entrevistas a participantes y evidencia fotográfica georreferenciada.

Documentación mínima que debería revisar el auditor

Hallazgos frecuentes en proyectos de cooperación en el Perú

Desde la experiencia en auditoría de ONGs, algunos hallazgos recurrentes son:

• Gastos registrados fuera del periodo de ejecución del convenio.
• Facturas emitidas con descripción genérica que no permite identificar la relación con el proyecto.
• Pagos en efectivo sin evidencia suficiente de recepción.
• Honorarios por consultoría sin términos de referencia ni informe de producto.
• Diferencias entre saldos contables y reportes enviados al cooperante.
• Activos comprados con fondos del proyecto sin código patrimonial ni acta de asignación.
• Fondos remanentes no devueltos oportunamente.

Ejemplo práctico: auditoría de una sub-donación en un proyecto de salud comunitaria

Una ONG principal en Lima recibe financiamiento para un proyecto de salud materna por S/ 1,200,000. De ese total, transfiere S/ 180,000 a una asociación local en Puno para ejecutar campañas de capacitación, visitas domiciliarias y compra de kits básicos.

Durante la auditoría se detecta lo siguiente:

• S/ 22,000 en compras de materiales sin cuadro comparativo ni sustento de selección de proveedor.
• S/ 8,500 en movilidad sustentada solo con declaraciones internas, pese a que la política del donante exigía formatos específicos y aprobación previa.
• S/ 5,200 en honorarios por asistencia técnica sin informe final firmado.
• Diferencia de S/ 3,100 entre el saldo bancario y el reporte financiero al cierre del trimestre.

En este caso, el auditor no solo cuantifica observaciones. También evalúa si existen indicios de fraude, si las debilidades son de diseño o de ejecución del control interno y si corresponde recomendar ajuste, regularización documental o devolución de fondos.

¿Qué recomendaciones surgirían?

• Implementar checklist obligatorio de rendición por cada gasto.
• Condicionar el siguiente desembolso a la subsanación de observaciones.
• Capacitar al socio local en políticas del donante y archivo documental.
• Establecer conciliaciones bancarias mensuales revisadas por un supervisor independiente.
• Exigir informes de producto para todo servicio de consultoría.

Diferencias entre auditar al beneficiario principal y auditar a un socio implementador

Buenas prácticas para fortalecer la auditoría y reducir observaciones

Debida diligencia antes de transferir fondos

Antes de aprobar una sub-donación, conviene revisar vigencia de poderes, RUC, situación tributaria, experiencia previa, estados financieros, políticas internas y antecedentes de cumplimiento.

Manual de gestión de sub-grants

Una buena práctica es contar con un manual específico que regule selección, desembolsos, rendiciones, compras, visitas de monitoreo, tratamiento de remanentes y archivo.

Capacitación continua

Muchos problemas no derivan de mala fe, sino de desconocimiento. Un taller práctico sobre sustentación de gastos, uso de formatos y reglas del donante puede evitar observaciones por miles de soles.

Monitoreo periódico y enfoque preventivo

Esperar al cierre del proyecto para revisar rendiciones suele ser costoso. Es preferible realizar revisiones mensuales o trimestrales, especialmente en socios nuevos o de alto riesgo.

Ejemplo práctico: proyecto educativo con socios locales en la sierra peruana

Una fundación ejecuta un proyecto de mejora de aprendizajes en Apurímac y Huancavelica. Para ello trabaja con dos asociaciones locales, cada una con una sub-donación de S/ 95,000. Durante una revisión preventiva del segundo trimestre, se identifica que una de las asociaciones estaba registrando gastos de alimentación de eventos sin lista de participantes ni agenda de actividad.

Gracias a la revisión temprana, la entidad principal corrigió el procedimiento, emitió un instructivo y evitó que al cierre del proyecto quedaran observados aproximadamente S/ 17,400. Este tipo de intervención demuestra que la auditoría y el monitoreo no solo detectan errores: también protegen recursos y fortalecen la gestión institucional.

¿Qué debe incluir un informe de auditoría sobre sub-donaciones?

Un informe sólido debería incorporar:

• Objetivo y alcance de la auditoría.
• Criterios aplicados: convenio, políticas del donante, normativa interna y legal.
• Metodología de muestreo y visitas realizadas.
• Hallazgos detallados con condición, criterio, causa, efecto y recomendación.
• Cuantificación de gastos observados en S/.
• Comentarios de la administración o del socio implementador.
• Conclusión general sobre cumplimiento y confiabilidad de la rendición.

Cuando el encargo lo requiera, también puede incluir una opinión o conclusión de aseguramiento bajo términos específicos del donante.

Conclusión

La auditoría de sub-donaciones y socios implementadores locales es un componente esencial de la gobernanza en proyectos de cooperación. No se limita a revisar comprobantes: implica evaluar riesgos, verificar cumplimiento contractual, validar la realidad de las actividades ejecutadas y proteger la sostenibilidad financiera y reputacional de la organización principal.

En el contexto peruano, donde muchos proyectos se ejecutan en territorios con limitaciones operativas y alta diversidad institucional, contar con una estrategia de auditoría y monitoreo bien diseñada puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno con observaciones, reintegros o cuestionamientos del donante.

Si su organización necesita fortalecer sus procesos de control, revisar sub-grants en ejecución o preparar una auditoría de cooperación internacional, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos apoyarlo con un enfoque técnico, práctico y alineado a la realidad de las ONGs en el Perú.

Para consultas especializadas, escríbanos a: auditor@carloslingan.pe