Auditoría bajo normas Yellow Book (GAGAS) y Single Audit (2 CFR 200) para ONGs peruanas que reciben fondos de EE.UU.

Auditoría Yellow Book y Single Audit: una exigencia clave para ONGs peruanas con fondos de EE.UU.

Cada vez más ONGs peruanas, asociaciones civiles, fundaciones y entidades ejecutoras de proyectos sociales reciben recursos de agencias del gobierno de Estados Unidos, ya sea de manera directa o a través de organizaciones internacionales, universidades, cooperantes o contratistas principales. En ese contexto, no basta con una auditoría financiera tradicional bajo normas locales o incluso bajo Normas Internacionales de Auditoría. En muchos casos, la entidad queda sujeta a una auditoría bajo normas Yellow Book (GAGAS) y, cuando corresponde, a una Single Audit conforme al 2 CFR 200.

Para una organización peruana, este tema no es menor. Un incumplimiento puede generar observaciones del donante, cuestionamientos de gastos, devolución de fondos, suspensión de desembolsos e incluso restricciones para acceder a futuras subvenciones. Por ello, comprender el alcance de estas auditorías es esencial para la gerencia, el área financiera, el equipo de proyectos y el órgano de gobierno de la entidad.

En este artículo explicamos, de forma práctica y aplicada a la realidad peruana, qué son las normas Government Auditing Standards (GAGAS), conocidas como Yellow Book, en qué consiste una Single Audit, cuándo aplica el 2 CFR 200, cuáles son los principales riesgos para una ONG en Perú y cómo prepararse adecuadamente.

¿Qué es la auditoría bajo Yellow Book (GAGAS)?

El Yellow Book es el marco de auditoría emitido por la U.S. Government Accountability Office (GAO) bajo el nombre oficial de Government Auditing Standards (GAGAS). Estas normas establecen requisitos para auditorías de entidades, programas, actividades y fondos vinculados al sector público estadounidense, incluyendo fondos federales administrados por entidades no estadounidenses.

En la práctica, cuando una ONG peruana recibe financiamiento de una agencia federal de EE.UU. o ejecuta recursos federales canalizados por un beneficiario principal, el convenio puede exigir una auditoría realizada bajo GAGAS. Esto implica requisitos adicionales respecto de una auditoría financiera convencional, especialmente en materia de:

• Independencia del auditor.
• Control de calidad.
• Ética y competencia profesional.
• Consideración del control interno.
• Cumplimiento de leyes, reglamentos, contratos y acuerdos de subvención.
• Comunicación de deficiencias, incumplimientos y hallazgos.

Es importante precisar que una auditoría bajo GAGAS no siempre equivale a una Single Audit. Puede existir una auditoría Yellow Book sobre estados financieros o sobre un programa específico, mientras que la Single Audit tiene un alcance regulatorio particular bajo el 2 CFR Part 200, Subpart F.

¿Qué es la Single Audit bajo 2 CFR 200?

La Single Audit es una auditoría integral exigida a ciertas entidades que administran fondos federales de EE.UU. y que superan un umbral anual de gasto federal. Su base normativa principal se encuentra en el Title 2 of the Code of Federal Regulations, Part 200 (2 CFR 200), específicamente en el Subpart F – Audit Requirements.

Esta normativa forma parte de la llamada Uniform Guidance, que regula la administración de subvenciones y otros recursos federales. La Single Audit no se limita a opinar sobre los estados financieros; también evalúa el cumplimiento de los requisitos aplicables a los programas federales y revisa el diseño e implementación de controles internos relevantes para ese cumplimiento.

En términos simples, la Single Audit busca responder tres preguntas:

1. ¿Los estados financieros presentan razonablemente la situación de la entidad?
2. ¿La organización cumplió con los requisitos materiales del programa federal?
3. ¿Los controles internos sobre cumplimiento fueron adecuados y funcionaron razonablemente?

Diferencia entre Yellow Book y Single Audit

Una confusión frecuente entre ONGs peruanas es pensar que ambos términos son sinónimos. No lo son. Están relacionados, pero tienen objetivos y alcances distintos.

En muchas situaciones, una Single Audit se ejecuta utilizando GAGAS como estándar de auditoría. Es decir, la Single Audit suele incorporar exigencias Yellow Book, pero añade requerimientos específicos del 2 CFR 200.

¿Cuándo puede aplicar a una ONG peruana?

Una ONG domiciliada en Perú puede quedar alcanzada por estos requerimientos en escenarios como los siguientes:

• Recibe una subvención directamente de una agencia federal de EE.UU., como USAID, CDC, NIH u otra.
• Recibe recursos federales de EE.UU. como subrecipient a través de una universidad, fundación u ONG internacional.
• El convenio de financiamiento exige expresamente auditoría bajo GAGAS o Single Audit.
• La entidad administra varios proyectos financiados con fondos federales y supera el umbral anual de gasto federal establecido por la regulación aplicable al periodo auditado.

Aquí es crucial revisar no solo el contrato principal, sino también:

• Las award terms and conditions.
• El Assistance Listing / CFDA number, cuando corresponda.
• Las cartas de subadjudicación.
• Los manuales del donante.
• Las disposiciones sobre auditoría, elegibilidad de costos, adquisiciones y reportes.

Sobre el umbral de la Single Audit

El umbral de aplicación debe confirmarse según la regulación vigente y las condiciones del financiamiento del ejercicio auditado. Históricamente, el 2 CFR 200.501 – Audit requirements ha establecido un umbral de gasto federal anual para determinar cuándo una entidad no federal debe someterse a Single Audit. Por ello, antes del cierre del ejercicio, la ONG debe validar con su asesor o auditor cuál es el umbral aplicable al periodo y cómo medir correctamente el expenditure of federal awards.

Un error común en Perú es confundir fondos recibidos con fondos gastados. La Single Audit se activa por el monto de gasto federal, no necesariamente por el total desembolsado por el donante en caja o banco.

Componentes principales de una Single Audit

1. Auditoría de estados financieros

Se emite una opinión sobre los estados financieros de la entidad. Dependiendo del marco contable aplicable, la organización puede preparar sus estados bajo NIIF completas, NIIF para PYMES u otra base aceptada por el convenio o por el usuario del informe.

En este punto, suelen ser relevantes normas como:

• NIA 200 – Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 700 – Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.

Además, el auditor bajo GAGAS debe considerar requerimientos adicionales de independencia, documentación y comunicación.

2. Schedule of Expenditures of Federal Awards (SEFA)

La entidad debe preparar un detalle de los gastos federales ejecutados durante el periodo, conocido como SEFA. Este documento es fundamental porque permite identificar los programas federales, los montos ejecutados y la base sobre la cual se determina la selección de programas principales.

Un SEFA deficiente es una de las causas más frecuentes de retrasos y hallazgos. Debe conciliar con la contabilidad, con los reportes al donante y con la documentación de soporte.

3. Auditoría de cumplimiento

El auditor evalúa si la ONG cumplió con los requisitos materiales aplicables a los programas federales. Entre las áreas de cumplimiento más sensibles suelen estar:

• Actividades permitidas o no permitidas.
• Elegibilidad de beneficiarios.
• Costos permitidos y principios de costo.
• Gestión de efectivo.
• Adquisiciones y contrataciones.
• Subrecipientes y monitoreo.
• Reportes financieros y programáticos.
• Matching, level of effort o earmarking, cuando aplique.
• Equipos y activos adquiridos con fondos federales.

4. Evaluación del control interno sobre cumplimiento

No basta con revisar documentos. El auditor debe entender y probar controles internos relacionados con el cumplimiento de los requisitos del programa. Por ejemplo:

• Revisión y aprobación de rendiciones de gastos.
• Segregación de funciones en tesorería y contabilidad.
• Controles sobre procesos de compras.
• Validación de tiempos del personal cargados al proyecto.
• Seguimiento de entregables y metas del convenio.

Principales riesgos para ONGs peruanas que reciben fondos de EE.UU.

En nuestra experiencia, los hallazgos más recurrentes no siempre se originan en fraude o mala fe, sino en debilidades de gestión, desconocimiento de la normativa del donante o falta de trazabilidad documental.

Ejemplo práctico: ONG peruana con proyecto de salud financiado por EE.UU.

Una asociación sin fines de lucro en Lima ejecuta un programa de salud comunitaria en Ayacucho y Loreto. Durante el año, recibe desembolsos por S/ 3,200,000 equivalentes de un cooperante internacional, quien a su vez administra fondos de una agencia federal de EE.UU. Al cierre del ejercicio, los gastos efectivamente ejecutados con cargo a dichos fondos ascienden a S/ 2,850,000.

La gerencia cree que basta con la auditoría financiera anual local. Sin embargo, al revisar el convenio, se observa que:

• La entidad actúa como subrecipient.
• El acuerdo exige auditoría conforme a 2 CFR 200, Subpart F, si se supera el umbral aplicable.
• Los costos de personal deben sustentarse con registros de tiempo y esfuerzo.
• Las adquisiciones deben seguir procedimientos documentados y criterios de competencia.

Durante la auditoría se detecta que una parte de los consultores fue contratada solo con una cotización, sin justificación suficiente de excepción al proceso competitivo. Además, algunos coordinadores regionales imputaron remuneraciones al proyecto sin contar con timesheets consistentes.

¿El resultado? Aunque los servicios sí se prestaron, la organización enfrenta un hallazgo de cumplimiento y una deficiencia significativa de control interno. Esto no solo afecta el informe, sino que obliga a presentar un corrective action plan y expone a la entidad a cuestionamientos sobre la elegibilidad de parte de los gastos.

Relación con la normativa peruana y la contabilidad local

Las ONGs peruanas no deben perder de vista que el cumplimiento frente al donante extranjero convive con obligaciones locales contables, societarias, laborales y tributarias. Por ejemplo:

• La documentación sustentatoria debe cumplir también con exigencias peruanas en materia de comprobantes de pago y registro contable.
• Los contratos con personal y consultores deben alinearse con la legislación laboral o civil aplicable.
• Los desembolsos, retenciones y registros deben ser consistentes con las obligaciones frente a SUNAT.

Desde la perspectiva legal peruana, resulta relevante la obligación de llevar contabilidad suficiente y fidedigna. Por ejemplo, el Artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, regula la obligación de llevar libros y registros contables según corresponda. Asimismo, el Artículo 87 del Código Tributario, aprobado por el Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, establece obligaciones de los administrados, incluyendo facilitar las labores de fiscalización y exhibir libros, registros y documentación sustentatoria.

En otras palabras, una ONG que administra fondos de EE.UU. necesita una arquitectura de cumplimiento dual: cumplir con el donante y, al mismo tiempo, mantener orden documental y contable conforme a la normativa peruana.

Buenas prácticas para prepararse para una auditoría GAGAS o Single Audit

1. Revisar el convenio desde el inicio del proyecto

No espere al cierre anual. Desde la firma del acuerdo, identifique:

• Tipo de financiamiento.
• Obligaciones de auditoría.
• Requisitos de costos permitidos.
• Reglas de compras.
• Obligaciones de reportes y monitoreo.

2. Implementar centros de costo y trazabilidad por proyecto

La contabilidad debe permitir distinguir con claridad cada programa, componente, fuente y categoría de gasto. Esto facilita la conciliación del SEFA y reduce errores de imputación.

3. Fortalecer el control interno

La referencia técnica más útil suele ser el marco COSO, aunque el donante no siempre lo exija expresamente. La ONG debe documentar controles sobre:

• Aprobación de gastos.
• Procesos de compra.
• Planillas y honorarios.
• Custodia de activos.
• Reportes al donante.
• Monitoreo de subrecipientes.

4. Capacitar al equipo no financiero

Muchos hallazgos nacen en las áreas operativas. El coordinador de proyecto, el responsable logístico y el equipo territorial deben entender qué evidencia exige el donante.

5. Realizar una revisión preventiva

Antes de la auditoría formal, conviene ejecutar una revisión de preparación o pre-audit assessment para identificar vacíos documentales, debilidades de control y gastos sensibles.

Ejemplo práctico: cómo evitar un hallazgo por compras

Una fundación en Arequipa adquiere laptops por S/ 48,000 para un proyecto educativo financiado con fondos federales. El equipo de logística obtiene dos cotizaciones y selecciona al proveedor con entrega inmediata, pero no documenta:

• La justificación técnica de la selección.
• La evaluación comparativa formal.
• La aprobación del responsable del proyecto.
• La evidencia de recepción y asignación a usuarios.

En una auditoría local, tal vez el gasto podría parecer razonable si existe factura y pago bancarizado. Pero en una auditoría bajo GAGAS o Single Audit, la falta de evidencia del proceso de adquisición y control del activo puede convertirse en un hallazgo.

¿Cómo prevenirlo? Con un expediente de compra que incluya solicitud, cotizaciones, cuadro comparativo, aprobación, orden de compra, guía, factura, comprobante de pago, acta de recepción, código patrimonial y evidencia de uso en el proyecto.

Informes que suelen emitirse en este tipo de auditorías

Aunque el contenido exacto depende del encargo, normalmente una auditoría GAGAS o Single Audit incluye uno o varios de los siguientes informes:

• Informe sobre los estados financieros.
• Informe sobre control interno sobre información financiera y sobre cumplimiento basado en una auditoría de estados financieros realizada conforme a GAGAS.
• Informe sobre cumplimiento para cada programa principal y sobre control interno sobre cumplimiento.
• Schedule of Findings and Questioned Costs.
• Summary Schedule of Prior Audit Findings, cuando aplique.
• Corrective Action Plan preparado por la entidad.

Estos informes tienen una lectura muy sensible para donantes y financiadores. Un hallazgo mal gestionado puede afectar la reputación institucional, aun cuando el monto observado no sea material en términos absolutos.

¿Qué debe evaluar la gerencia de una ONG antes de contratar la auditoría?

No todas las firmas de auditoría están preparadas para este tipo de encargos. La gerencia debe verificar:

• Experiencia específica en ONGs y cooperación internacional.
• Conocimiento práctico de GAGAS y 2 CFR 200.
• Capacidad para revisar cumplimiento de programas federales.
• Metodología para SEFA, muestreo y hallazgos.
• Comunicación fluida en español e inglés, si el donante lo requiere.

Además, es recomendable confirmar desde el inicio el alcance exacto del trabajo, los plazos de entrega, los formatos requeridos por el financiador y la lista preliminar de documentación.

Conclusión

La auditoría bajo normas Yellow Book (GAGAS) y la Single Audit conforme al 2 CFR 200 representan mucho más que un requisito formal para las ONGs peruanas que reciben fondos de EE.UU. Son mecanismos de rendición de cuentas que exigen contabilidad ordenada, control interno sólido, documentación completa y comprensión precisa de las reglas del donante.

La diferencia entre una auditoría exitosa y un informe con hallazgos relevantes suele definirse mucho antes del trabajo de campo: en la forma en que la organización diseña sus procesos, capacita a su equipo, documenta sus decisiones y monitorea la ejecución del proyecto.

Si su organización recibe o planea recibir fondos federales de Estados Unidos, una evaluación temprana del convenio, del umbral aplicable y de sus controles internos puede evitar contingencias costosas, observaciones sobre gastos y riesgos reputacionales.

En Carlos Lingan & Asociados S.C. contamos con experiencia en auditoría de ONGs, cumplimiento de cooperaciones internacionales y fortalecimiento de control interno. Para consultas sobre auditorías Yellow Book, Single Audit o preparación documental de proyectos financiados con fondos del exterior, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.