Carta de representación de la gerencia en auditoría de ONGs: modelo práctico
La carta de representación de la gerencia es un documento clave en la auditoría de ONGs porque confirma, por escrito, afirmaciones relevantes sobre estados financieros, cumplimiento y control interno. En este artículo explicamos su importancia, base normativa, contenido mínimo y compartimos un modelo práctico adaptado a la realidad peruana.
¿Qué es la carta de representación de la gerencia en una auditoría de ONGs?
La carta de representación de la gerencia es un documento formal mediante el cual la administración de una organización no gubernamental (ONG) confirma por escrito al auditor determinadas afirmaciones realizadas durante el examen. En términos simples, la gerencia deja constancia de que ha entregado información completa, que reconoce su responsabilidad sobre los estados financieros y que ha revelado hechos relevantes que podrían afectar la opinión de auditoría.
En la práctica de auditoría de ONGs en el Perú, este documento adquiere especial relevancia porque muchas entidades administran fondos de cooperación internacional, convenios con el Estado, donaciones restringidas y proyectos con ejecución descentralizada. Por ello, el auditor no solo evalúa cifras contables, sino también el uso adecuado de recursos, la trazabilidad documental y el cumplimiento de restricciones impuestas por donantes.
La carta no reemplaza los procedimientos de auditoría ni constituye evidencia suficiente por sí sola. Sin embargo, sí forma parte del conjunto de evidencia obtenida por el auditor y ayuda a cerrar temas críticos antes de emitir el informe.
Base normativa aplicable: NIA 580 y otras referencias relevantes
La norma central sobre esta materia es la NIA 580 – “Manifestaciones escritas”. Esta norma establece la obligación del auditor de solicitar manifestaciones escritas de la dirección y, cuando corresponda, de los responsables del gobierno de la entidad, respecto de asuntos relevantes para los estados financieros y la auditoría.
La NIA 580 – “Manifestaciones escritas” dispone, entre otros aspectos, que:
- La dirección debe reconocer su responsabilidad en la preparación de los estados financieros.
- La dirección debe manifestar que ha proporcionado al auditor toda la información relevante y acceso a la documentación solicitada.
- Las manifestaciones escritas deben fecharse lo más cerca posible a la fecha del informe de auditoría.
Además, dependiendo del encargo, pueden relacionarse otras normas de auditoría, tales como:
- NIA 240 – “Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude”, cuando la carta incluye afirmaciones sobre fraude o sospechas de fraude.
- NIA 250 – “Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros”, cuando la gerencia declara cumplimiento normativo.
- NIA 315 – “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno”, por la necesidad de comprender controles y riesgos.
- NIA 330 – “Respuestas del auditor a los riesgos valorados”, en relación con la evidencia obtenida frente a dichos riesgos.
- NIA 700 – “Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros”, ya que la obtención de la carta es un paso relevante antes de emitir opinión.
Desde la perspectiva local, si la ONG está constituida como asociación sin fines de lucro, también resulta importante considerar el Código Civil peruano, especialmente las disposiciones sobre asociaciones contenidas en los artículos 80 al 98, dado que la administración y representación legal deben recaer en quienes estatutariamente tengan competencia para ello.
Asimismo, si la entidad goza de tratamiento tributario especial, conviene revisar el Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, en particular el artículo 19, referido a exoneraciones, pues una manifestación de la gerencia puede incluir el cumplimiento de condiciones para mantener dicho tratamiento.
¿Por qué es importante en la auditoría de una ONG?
En una empresa comercial, la carta de representación suele enfocarse en inventarios, ventas, cuentas por cobrar o litigios. En una ONG, además de esos temas cuando apliquen, suelen existir asuntos particulares como:
- Fondos con restricciones de uso por proyecto o donante.
- Rendiciones pendientes de oficinas regionales o coordinaciones de campo.
- Gastos ejecutados con comprobantes del exterior o documentación alternativa.
- Bienes adquiridos con fondos de cooperación y sujetos a control específico.
- Subvenciones y convenios con obligaciones de devolución por saldos no ejecutados.
- Cumplimiento de metas programáticas vinculadas al financiamiento.
La carta de representación permite que la gerencia confirme, por ejemplo, que no existen pasivos omitidos, que los fondos se usaron según los convenios, que no hay procesos judiciales no revelados o que todas las observaciones de donantes han sido informadas al auditor.
Esto es crucial porque muchas ONGs en el Perú operan con estructuras administrativas reducidas. No es raro que una misma persona supervise tesorería, contabilidad y coordinación de proyectos. Ese contexto incrementa riesgos de error o debilidad de control interno, por lo que las manifestaciones escritas ayudan a formalizar responsabilidades.
Contenido mínimo de una carta de representación de la gerencia
Aunque el contenido exacto dependerá de la naturaleza de la ONG, del alcance del encargo y de los requerimientos del donante, una carta bien estructurada debería incluir, como mínimo, los siguientes puntos:
1. Responsabilidad sobre los estados financieros
La gerencia debe declarar que es responsable de la preparación y presentación razonable de los estados financieros de conformidad con el marco aplicable, por ejemplo, las NIIF completas o la NIIF para las PYMES, según corresponda.
2. Integridad de la información entregada
Debe manifestar que entregó al auditor todos los libros, registros contables, contratos, convenios, actas, conciliaciones bancarias, rendiciones de proyectos y demás documentación solicitada.
3. Reconocimiento de pasivos y contingencias
La carta debe señalar si existen o no deudas, contingencias laborales, tributarias, civiles o administrativas no registradas o no reveladas.
4. Cumplimiento de convenios y restricciones de donantes
En ONGs, este punto es especialmente importante. La gerencia debe indicar que los recursos recibidos fueron aplicados según los convenios suscritos y que cualquier incumplimiento o potencial devolución ha sido informado.
5. Fraude o sospecha de fraude
Conforme a la NIA 240 – “Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude”, la gerencia debe revelar si conoce fraudes, sospechas o denuncias que involucren a personal, proveedores, consultores o terceros vinculados.
6. Hechos ocurridos después del cierre
Debe confirmar si ocurrieron eventos posteriores que afecten los estados financieros, como pérdida de financiamiento, devolución de subvenciones, demandas o cierre de proyectos.
7. Cumplimiento legal y tributario
Es recomendable incluir una manifestación sobre el cumplimiento de obligaciones laborales, previsionales y tributarias, así como la revelación de fiscalizaciones o requerimientos de SUNAT.
Tabla comparativa: carta de representación en ONG vs. empresa comercial
| Aspecto | ONG | Empresa comercial |
|---|---|---|
| Fuentes de ingreso | Donaciones, subvenciones, convenios, cooperación internacional | Ventas de bienes o servicios |
| Temas críticos en la carta | Restricciones de fondos, cumplimiento de proyectos, rendiciones, saldos por devolver | Ventas, cobranzas, inventarios, provisiones comerciales |
| Riesgos frecuentes | Gastos fuera de convenio, documentación insuficiente, debilidad en oficinas de campo | Reconocimiento de ingresos, valuación de inventarios, cuentas incobrables |
| Usuarios interesados | Donantes, consejo directivo, cooperantes, entidades supervisoras | Accionistas, bancos, proveedores, SUNAT |
| Documentos clave de soporte | Convenios, budgets aprobados, informes narrativos y financieros, rendiciones | Contratos comerciales, órdenes de compra, guías, facturas |
¿Quién debe firmarla y en qué momento?
La carta debe ser firmada por quienes tengan la responsabilidad adecuada dentro de la organización. Generalmente intervienen:
- Director ejecutivo o gerente general.
- Administrador o gerente de administración y finanzas.
- Contador general, cuando corresponda.
En asociaciones, es indispensable verificar quién ostenta la representación legal según estatuto, acta de elección vigente y poderes inscritos. Esto es relevante en el Perú, donde algunas ONGs mantienen cambios de consejo directivo no oportunamente actualizados en registros, lo que puede generar observaciones formales.
La fecha de la carta debe ser lo más cercana posible a la fecha del informe de auditoría, conforme a la NIA 580 – “Manifestaciones escritas”. No debe obtenerse con demasiada anticipación, porque perdería valor respecto de eventos posteriores al cierre.
Modelo práctico de carta de representación de la gerencia para ONGs
A continuación, presentamos un modelo referencial que puede adaptarse según el tipo de entidad, el donante y el marco contable aplicable.
Modelo referencial
[Membrete de la ONG]
Lima, [fecha]
Señores
[Nombre de la firma auditora]
Presente.-
De nuestra consideración:
En relación con la auditoría de los estados financieros de [nombre de la ONG] al 31 de diciembre de [año], por medio de la presente confirmamos, a nuestro leal saber y entender, lo siguiente:
- Somos responsables de la preparación y presentación razonable de los estados financieros de conformidad con [indicar marco contable aplicable].
- Hemos puesto a su disposición todos los libros contables, registros auxiliares, estados de cuenta bancarios, conciliaciones, contratos, convenios con donantes, actas del consejo directivo, documentación de respaldo de ingresos y gastos, así como cualquier otra información solicitada.
- Los estados financieros incluyen todos los activos, pasivos, ingresos, gastos y revelaciones que corresponden al período auditado.
- No existen pasivos, contingencias, compromisos, gravámenes ni litigios significativos no registrados o no revelados, salvo los informados en la Nota [x] a los estados financieros.
- Los fondos recibidos de donantes y cooperantes han sido utilizados de acuerdo con las restricciones, presupuestos y fines establecidos en los convenios respectivos, salvo las situaciones reveladas expresamente al auditor.
- No tenemos conocimiento de fraude, presunto fraude o denuncias de irregularidades que involucren a miembros del consejo directivo, gerencia, trabajadores, consultores, proveedores o terceros vinculados, salvo lo informado por escrito durante la auditoría.
- Hemos cumplido con revelar todas las observaciones, requerimientos, fiscalizaciones o procedimientos iniciados por SUNAT, Ministerio de Trabajo, APCI u otras entidades competentes que pudieran tener efecto sobre los estados financieros.
- Se han registrado o revelado adecuadamente los hechos ocurridos con posterioridad al cierre que podrían afectar los estados financieros o la continuidad de las operaciones.
- La ONG ha cumplido, en lo sustancial, con las cláusulas contractuales establecidas en convenios de financiamiento y contratos relevantes.
- No existen acuerdos verbales, compromisos paralelos o instrucciones de donantes no documentadas que deban afectar el reconocimiento contable o la revelación en los estados financieros, salvo aquellos informados al auditor.
La presente carta se emite para fines de su auditoría de estados financieros correspondiente al ejercicio terminado el 31 de diciembre de [año].
Atentamente,
_________________________
[Nombre]
Director Ejecutivo / Representante Legal
_________________________
[Nombre]
Administrador(a) / Gerente de Administración y Finanzas
_________________________
[Nombre]
Contador(a) General
Ejemplo práctico: ONG que administra fondos de cooperación internacional
Supongamos una ONG en Lima que ejecuta un programa de nutrición infantil en Ayacucho y Cajamarca con financiamiento de un cooperante extranjero por S/ 1,250,000. Durante la auditoría, el equipo auditor detecta que existen S/ 48,000 de gastos rendidos por una oficina regional con sustento incompleto y que, además, hay un saldo de S/ 72,000 pendiente de devolución al donante por actividades no ejecutadas al cierre.
En este escenario, la carta de representación no debería limitarse a una fórmula genérica. La gerencia tendría que declarar expresamente que:
- Ha informado al auditor sobre la situación de los S/ 48,000 observados.
- Reconoce la existencia del saldo de S/ 72,000 por devolver o reprogramar.
- Ha revelado cualquier comunicación del donante relacionada con dichas observaciones.
Si la gerencia omite estos hechos en la carta, pese a haber sido discutidos, el auditor podría considerar que existe una limitación o inconsistencia en la evidencia obtenida, con impacto potencial en su opinión.
Errores frecuentes al preparar la carta de representación
Usar un formato genérico sin adaptar a la realidad de la ONG
Uno de los errores más comunes es copiar un modelo empresarial estándar que no menciona convenios, donantes, rendiciones, restricciones de uso ni saldos por devolver.
Firmarla por personas sin facultades suficientes
Si firma un coordinador administrativo sin representación formal, la validez del documento puede ser cuestionada.
Emitirla con fecha muy anterior al informe
Esto debilita su utilidad, especialmente si entre esa fecha y la emisión del informe ocurrieron eventos significativos.
Omitir contingencias laborales o tributarias
En el Perú, algunas ONGs no reconocen oportunamente contingencias por beneficios sociales, locadores desnaturalizados o reparos tributarios. La carta debe abordar estos temas cuando sean relevantes.
Ejemplo práctico: contingencia laboral en una asociación sin fines de lucro
Una asociación educativa sin fines de lucro mantiene a 12 personas bajo recibos por honorarios durante más de dos años, pese a que cumplen horario, reciben instrucciones directas y usan herramientas de la entidad. Durante la auditoría, el asesor legal advierte una contingencia laboral probable por beneficios sociales no provisionados por S/ 135,000.
En este caso, la carta de representación debería incluir la revelación de dicha contingencia si aún no ha sido registrada, o confirmar que ya fue provisionada correctamente. Ignorar este punto puede afectar la razonabilidad de los estados financieros y generar observaciones de auditoría.
Buenas prácticas para ONGs antes de firmar la carta
| Buena práctica | Beneficio |
|---|---|
| Revisar convenios y cartas de donantes vigentes | Permite identificar restricciones, incumplimientos o saldos por devolver |
| Conciliar contabilidad con reportes de proyectos | Reduce diferencias entre ejecución financiera y narrativa |
| Actualizar contingencias legales y tributarias | Mejora la razonabilidad de provisiones y revelaciones |
| Validar poderes y representación legal | Evita cuestionamientos formales sobre la firma |
| Documentar eventos posteriores al cierre | Facilita cumplir con la NIA 580 y con la revelación adecuada |
¿Qué pasa si la gerencia se niega a firmarla?
La negativa a firmar la carta de representación es un asunto serio. Según la NIA 580 – “Manifestaciones escritas”, si la dirección no proporciona una o más manifestaciones escritas solicitadas, el auditor debe evaluar las implicancias sobre la auditoría. En muchos casos, ello puede constituir una limitación al alcance y afectar la opinión del auditor.
Por ejemplo, si una ONG se niega a manifestar que reveló todas las observaciones de donantes o todos los litigios laborales, el auditor podría concluir que no puede obtener evidencia suficiente y adecuada sobre esas áreas. Dependiendo de la materialidad, esto podría derivar en una opinión con salvedades o incluso en una abstención de opinión.
Recomendación final para ONGs peruanas
La carta de representación no debe verse como un simple requisito de cierre. Bien preparada, es una herramienta de transparencia y orden institucional. Para una ONG peruana, especialmente si administra proyectos con múltiples fuentes de financiamiento, este documento ayuda a alinear a la gerencia, contabilidad, asesoría legal y responsables de proyectos antes de la emisión del informe de auditoría.
Además, una carta sólida reduce el riesgo de contradicciones posteriores frente a donantes, consejos directivos o entidades fiscalizadoras. En un entorno donde la confianza y la rendición de cuentas son esenciales, formalizar adecuadamente las manifestaciones de la gerencia es una buena práctica de gobierno institucional.
Conclusión
La carta de representación de la gerencia es un documento fundamental en la auditoría de ONGs porque confirma responsabilidades, formaliza afirmaciones clave y complementa la evidencia obtenida por el auditor. Su adecuada elaboración, en línea con la NIA 580 – “Manifestaciones escritas”, cobra especial importancia en organizaciones que manejan donaciones, convenios y fondos restringidos.
Un modelo práctico debe adaptarse a la realidad de cada entidad, considerando contingencias, cumplimiento de donantes, eventos posteriores y representación legal válida. Prepararla correctamente no solo facilita la auditoría, sino que fortalece la transparencia y la gestión institucional.
Si su organización requiere apoyo para revisar su carta de representación, fortalecer sus procesos de cierre o atender una auditoría financiera o de proyectos, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.
