Cierre financiero y liquidación final de proyectos multianuales en ONGs: procedimientos de auditoría

Cierre financiero y liquidación final de proyectos multianuales en ONGs: por qué es una etapa crítica

En las organizaciones no gubernamentales (ONGs), el cierre financiero y la liquidación final de proyectos multianuales representa una de las fases más sensibles del ciclo de gestión. No se trata solo de “cerrar cuentas”, sino de demostrar, con evidencia suficiente y adecuada, que los fondos fueron utilizados conforme al convenio, al presupuesto aprobado, a la normativa peruana y a los objetivos del proyecto.

En el contexto peruano, esta etapa suele involucrar la revisión de convenios de cooperación internacional, contratos con financiadores, rendiciones por componentes, regularización de anticipos, conciliaciones bancarias, provisiones pendientes, activos adquiridos con fondos del proyecto y la consistencia entre los reportes financieros y los entregables técnicos. Una deficiente liquidación final puede generar observaciones del cooperante, devoluciones de fondos, contingencias tributarias y hallazgos de auditoría que afectan la reputación institucional.

Desde la perspectiva de auditoría, el objetivo es verificar que el proyecto multianual haya sido cerrado de manera razonable, íntegra y conforme a sus términos contractuales. Esto exige aplicar procedimientos específicos sobre ingresos restringidos, ejecución presupuestal, gastos elegibles, saldos no ejecutados, obligaciones pendientes y revelaciones contables.

¿Qué implica el cierre financiero de un proyecto multianual?

El cierre financiero comprende el conjunto de actividades destinadas a concluir formalmente la ejecución económica del proyecto. Incluye, entre otros aspectos:

• Determinación del período final elegible de gastos.
• Registro completo de ingresos, costos y gastos atribuibles al proyecto.
• Conciliación entre contabilidad, bancos y reportes al donante.
• Liquidación de anticipos entregados a personal, proveedores o socios implementadores.
• Regularización de cuentas por pagar y provisiones.
• Identificación de fondos no ejecutados o montos por reintegrar.
• Tratamiento de activos fijos, inventarios y bienes remanentes.
• Emisión del informe financiero final y sustento documental.

En proyectos multianuales, el riesgo aumenta porque se acumulan operaciones de varios ejercicios, cambios presupuestales, adendas, diferencias de tipo de cambio, rotación de personal y modificaciones en los criterios del financiador. Por ello, la auditoría del cierre no debe limitarse al último mes del proyecto; debe revisar la trazabilidad completa de la ejecución.

Marco normativo y técnico aplicable

Normas de auditoría relevantes

Para la revisión del cierre financiero y la liquidación final, resultan especialmente relevantes las siguientes normas:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 540 - Auditoría de estimaciones contables y de la información relacionada a revelar.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.

Normas contables frecuentemente aplicables

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.
• NIC 2 - Inventarios, cuando existan bienes para distribución o saldos de materiales.
• NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, para activos adquiridos con fondos del proyecto.
• NIC 21 - Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera, muy relevante en proyectos financiados en dólares o euros.
• NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias procedentes de Contratos con Clientes, en casos específicos de servicios; aunque en ONGs el tratamiento principal suele depender de la naturaleza de los fondos y políticas contables institucionales.

Referencias legales peruanas a considerar

Además del convenio con el cooperante, la auditoría debe evaluar el cumplimiento de normas peruanas aplicables. Entre las más relevantes se encuentran:

• Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, especialmente el Artículo 87, referido a las obligaciones de los administrados de facilitar las labores de fiscalización y conservar documentación sustentatoria.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, en particular el Artículo 37, respecto al principio de causalidad para la deducibilidad de gastos cuando corresponda, y el Artículo 44, sobre conceptos no deducibles.
• Ley del IGV e ISC, TUO aprobado por Decreto Supremo N.° 055-99-EF, considerando reglas de comprobantes de pago y crédito fiscal, cuando la operación lo permita.
• Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, clave para verificar la validez formal del sustento documentario.
• Ley General de Aduanas, Decreto Legislativo N.° 1053, si el proyecto involucró importaciones de bienes donados o adquiridos con cooperación.

En la práctica, muchas observaciones en liquidaciones finales no nacen de un error contable complejo, sino de documentación incompleta, gastos fuera del período elegible o incumplimiento de requisitos formales de SUNAT.

Objetivos de auditoría en la liquidación final de proyectos

Al auditar el cierre de un proyecto multianual, los objetivos más importantes suelen ser:

• Comprobar que los ingresos y desembolsos del proyecto están completos y correctamente registrados.
• Verificar que los gastos son elegibles según convenio, presupuesto y período de ejecución.
• Confirmar que no existen gastos duplicados, improcedentes o sin sustento.
• Validar la correcta liquidación de anticipos, entregas a rendir y fondos por justificar.
• Corroborar la existencia y destino final de activos, inventarios y bienes adquiridos.
• Determinar si existen saldos no ejecutados, reintegros o contingencias pendientes.
• Evaluar la consistencia entre el informe financiero final, la contabilidad y los reportes narrativos del proyecto.

Procedimientos de auditoría para el cierre financiero y liquidación final

1. Revisión del convenio, adendas y presupuesto aprobado

El punto de partida es revisar el contrato de financiamiento, sus anexos, adendas y manuales del donante. El auditor debe identificar:

• Fecha de inicio y cierre del proyecto.
• Categorías presupuestales autorizadas.
• Topes por rubro y reglas de reasignación.
• Gastos permitidos y no permitidos.
• Reglas sobre adquisiciones, viáticos, consultorías y costos administrativos.
• Tratamiento de intereses ganados, diferencias de cambio y saldos remanentes.
• Plazos y formato del informe final.

Este procedimiento es esencial porque la elegibilidad del gasto no depende solo de la contabilidad, sino del texto del convenio.

2. Conciliación entre contabilidad, mayor analítico y reportes al donante

Una prueba central consiste en conciliar el reporte financiero final presentado al cooperante con:

• El libro mayor del proyecto.
• Los auxiliares por fuente de financiamiento.
• Las cuentas bancarias exclusivas o compartidas.
• Las rendiciones por componente o actividad.

La auditoría debe investigar diferencias por reclasificaciones tardías, ajustes de cierre, provisiones reversadas o gastos registrados en una fuente distinta. En ONGs peruanas, es frecuente encontrar proyectos con una misma cuenta bancaria institucional; en esos casos, la trazabilidad por centro de costo o código de proyecto debe ser robusta.

3. Verificación de ingresos del proyecto

Se revisa que los desembolsos del cooperante hayan sido registrados por el importe correcto y en la fecha adecuada, considerando el tipo de cambio aplicable según política contable y convenio. Si el financiamiento fue recibido en dólares, la auditoría debe evaluar el tratamiento bajo NIC 21 - Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera.

También se debe comprobar si existieron:

• Aportes de contrapartida local.
• Intereses bancarios generados.
• Recuperos o reembolsos de gastos.
• Fondos transferidos a socios implementadores.

Un error común es omitir intereses bancarios o no reportarlos al donante cuando el convenio exige su devolución o aplicación al proyecto.

4. Revisión de gastos elegibles y sustento documentario

Este procedimiento suele concentrar la mayor parte del trabajo de auditoría. Se seleccionan muestras con base en riesgo y materialidad, aplicando criterios de la NIA 530 - Muestreo de auditoría. Para cada gasto, se verifica:

• Comprobante de pago válido según SUNAT.
• Contrato, orden de servicio u orden de compra.
• Conformidad del servicio o recepción del bien.
• Evidencia de pago: voucher, transferencia, cheque o constancia bancaria.
• Vinculación del gasto con actividades del proyecto.
• Imputación presupuestal correcta.
• Fecha dentro del período elegible.
• Aprobación interna conforme al manual de la ONG.

Cuando se trata de planillas, consultorías o viáticos, la revisión debe ser aún más específica. Por ejemplo, en consultorías se exige verificar términos de referencia, entregables, informe de conformidad, retenciones tributarias y evidencia de uso del producto contratado.

5. Auditoría de anticipos, entregas a rendir y fondos por justificar

En proyectos multianuales, los anticipos a personal de campo, coordinadores, oficinas descentralizadas o socios locales suelen convertirse en una fuente importante de observaciones. El auditor debe verificar:

• Anticipos pendientes al cierre.
• Rendiciones extemporáneas.
• Documentos observados o sustituidos.
• Compensaciones no autorizadas.
• Saldos recuperados o castigados.

Si al cierre existen entregas a rendir antiguas sin sustento suficiente, podría ser necesario reconocer una contingencia o una cuenta por cobrar de difícil recuperación, según las políticas contables y la evidencia disponible.

6. Confirmación de cuentas por pagar, provisiones y obligaciones pendientes

Un cierre razonable exige identificar obligaciones devengadas antes de la fecha final del proyecto, aunque se paguen después. Aquí cobran relevancia la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros y la NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes. La auditoría debe revisar:

• Servicios recibidos y no facturados.
• Vacaciones, beneficios sociales o honorarios pendientes atribuibles al proyecto.
• Tributos por pagar.
• Compromisos con proveedores y consultores.

Un error frecuente es excluir del informe final gastos devengados por no contar aún con factura, generando subejecución artificial del presupuesto.

7. Revisión de activos fijos, inventarios y bienes remanentes

Los proyectos multianuales suelen adquirir laptops, impresoras, equipos de medición, mobiliario, vehículos menores o materiales para beneficiarios. El auditor debe comprobar:

• Existencia física del bien.
• Registro en el inventario institucional.
• Etiquetado y asignación al proyecto.
• Tratamiento al cierre: transferencia, donación, reasignación o devolución.
• Autorización del donante para su disposición final.

En caso de inventarios o materiales no distribuidos, corresponde evaluar su medición y revelación conforme a la NIC 2 - Inventarios. Si se trata de activos de uso institucional, será aplicable la NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo.

8. Conciliaciones bancarias y revisión de saldos no ejecutados

La cuenta bancaria del proyecto debe quedar conciliada al cierre. La auditoría revisa:

• Partidas conciliatorias antiguas.
• Cheques pendientes de cobro.
• Transferencias en tránsito.
• Cargos bancarios no registrados.
• Intereses abonados.
• Saldo final por reintegrar al cooperante.

Si existe un remanente de S/ 25,000, por ejemplo, el auditor debe verificar si el convenio exige devolución inmediata, solicitud de extensión o reasignación autorizada.

9. Revisión de cumplimiento tributario y laboral

En Perú, la liquidación final del proyecto también debe considerar contingencias por retenciones no efectuadas, recibos por honorarios mal emitidos, uso indebido de comprobantes, omisión de aportes sociales o errores en la clasificación de personal. La auditoría puede revisar:

• Retenciones de cuarta categoría.
• Aportes y contribuciones laborales.
• Detracciones, si correspondieran.
• Declaraciones mensuales relacionadas con operaciones del proyecto.
• Archivo y conservación de documentos según el Artículo 87 del Código Tributario.

10. Evaluación de consistencia entre avance financiero y avance técnico

Una buena práctica en auditoría de ONGs es contrastar la ejecución financiera con los resultados reportados. Si el proyecto informa 100 talleres realizados, pero solo hay sustento de 70 pagos de facilitadores, alquileres y materiales, existe una señal de riesgo. Del mismo modo, una alta ejecución presupuestal con bajo cumplimiento de metas puede indicar ineficiencia o mala imputación de gastos.

Tabla comparativa: errores frecuentes vs. procedimiento de auditoría recomendado

Ejemplo práctico: cierre de un proyecto de salud comunitaria en Perú

Una ONG en Cajamarca ejecutó durante 3 años un proyecto de salud materna financiado por una agencia internacional. El presupuesto total fue de S/ 2,400,000. Al cierre, la organización presentó una ejecución de S/ 2,365,000 y un saldo de S/ 35,000.

Durante la auditoría se detectó lo siguiente:

• S/ 8,500 correspondían a viáticos rendidos con comprobantes emitidos fuera del período elegible.
• S/ 6,200 eran honorarios de consultoría sin informe final suscrito.
• S/ 4,300 correspondían a intereses bancarios no incluidos en la liquidación.
• Existían 3 laptops adquiridas con fondos del proyecto sin acta de transferencia al establecimiento de salud beneficiario.

Como resultado, la ONG tuvo que reclasificar gastos, sustentar mejor los entregables y reconocer un reintegro mayor al inicialmente reportado. Si estos puntos se hubieran revisado antes del envío del informe final, se habría evitado una observación formal del cooperante.

Ejemplo práctico: proyecto educativo con socio implementador local

Una ONG de Lima administró un proyecto multianual de educación rural por S/ 1,800,000, ejecutado parcialmente a través de una asociación local en Ayacucho. En la liquidación final, el socio implementador reportó el 100% de uso de fondos, pero la auditoría encontró que S/ 42,000 estaban sustentados con declaraciones juradas simples y no con comprobantes de pago válidos.

Además, se observó que una parte de los gastos administrativos fue cargada al proyecto superando el tope del 10% establecido en el convenio. El procedimiento de auditoría incluyó confirmación documental al socio, revisión de las transferencias recibidas, recalculo del overhead permitido y evaluación de los gastos observados.

La recomendación final fue reconocer como no elegibles los gastos sin sustento suficiente y fortalecer las cláusulas de control en futuros convenios con socios territoriales.

Controles internos recomendados para un cierre exitoso

Más allá de la auditoría final, las ONGs pueden reducir riesgos si implementan controles preventivos desde el inicio del proyecto:

• Códigos contables y centros de costo exclusivos por proyecto.
• Cuenta bancaria separada cuando el convenio lo permita o exija.
• Cronograma de cierres mensuales y conciliaciones periódicas.
• Archivo físico y digital por rubro presupuestal.
• Control de anticipos con alertas de vencimiento.
• Matriz de elegibilidad de gastos basada en el convenio.
• Inventario actualizado de bienes del proyecto.
• Revisión previa del informe final por administración, contabilidad y dirección de programas.

Tabla comparativa: cierre operativo vs. cierre financiero del proyecto

Recomendaciones del auditor para la alta dirección de la ONG

La experiencia demuestra que el éxito del cierre financiero no depende solo del área contable. La alta dirección debe involucrarse activamente en la revisión de convenios, la aprobación de ajustes, la supervisión de socios implementadores y la validación del informe final. También es recomendable realizar una auditoría interna o pre-cierre al menos 60 días antes de la fecha de liquidación, especialmente en proyectos de cooperación con más de un año de duración.

Asimismo, conviene documentar por escrito cualquier criterio adoptado sobre diferencias de cambio, distribución de costos compartidos, provisiones pendientes o destino de activos. Esta documentación fortalece la evidencia de auditoría exigida por la NIA 500 - Evidencia de auditoría y la NIA 230 - Documentación de auditoría.

Conclusión

El cierre financiero y la liquidación final de proyectos multianuales en ONGs no debe verse como un trámite administrativo de último momento, sino como un proceso integral de control, transparencia y rendición de cuentas. Una auditoría bien planificada permite identificar gastos no elegibles, saldos por reintegrar, debilidades documentarias y contingencias tributarias antes de que se conviertan en observaciones formales del cooperante o en riesgos para la organización.

En el entorno peruano, donde muchas ONGs gestionan simultáneamente diversas fuentes de financiamiento, contar con procedimientos de auditoría sólidos en el cierre de proyectos es clave para proteger la sostenibilidad institucional y la confianza de donantes, beneficiarios y órganos de control.

Si su organización necesita apoyo en auditoría de ONGs, revisión de liquidaciones finales de proyectos o fortalecimiento de controles financieros, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.