Cómo auditar subvenciones de fundaciones privadas internacionales (Ford, Kellogg, MacArthur y Open Society)

Introducción

Las organizaciones no gubernamentales en el Perú reciben cada vez más recursos de fundaciones privadas internacionales para financiar proyectos de derechos humanos, educación, salud, fortalecimiento institucional, desarrollo rural, transparencia y otras causas de alto impacto social. Entre las entidades financiadoras más conocidas se encuentran la Ford Foundation, W.K. Kellogg Foundation, MacArthur Foundation y Open Society Foundations. Sin embargo, recibir una subvención no solo implica ejecutar actividades: también exige demostrar, con evidencia suficiente y adecuada, que los fondos fueron utilizados conforme al convenio, a los presupuestos aprobados y a la normativa aplicable.

En este contexto, la auditoría de subvenciones internacionales se convierte en una herramienta clave para proteger la sostenibilidad de la ONG, reducir observaciones de los donantes y fortalecer la confianza de directorios, cooperantes y beneficiarios. Una revisión deficiente puede derivar en gastos cuestionados, devoluciones de fondos, suspensión de desembolsos e incluso daños reputacionales.

En este artículo explicamos cómo auditar subvenciones de fundaciones privadas internacionales, con énfasis en ONGs peruanas, abordando el marco normativo, los riesgos más frecuentes, los procedimientos de auditoría recomendados y ejemplos prácticos aplicados a la realidad local.

¿Qué caracteriza a las subvenciones de fundaciones privadas internacionales?

Aunque cada fundación tiene sus propios formatos, manuales y condiciones, estas subvenciones suelen compartir ciertos elementos:

• Convenios con restricciones específicas sobre uso de fondos, rubros elegibles y período de ejecución.
• Presupuestos aprobados por líneas de gasto, a veces con límites de variación sin autorización previa.
• Reportes financieros periódicos en formatos definidos por el donante.
• Exigencia de documentación de respaldo suficiente, trazable y verificable.
• Revisión de costos directos e indirectos, incluidos criterios de prorrateo.
• Controles sobre subdonaciones o subgrants, si la ONG redistribuye fondos a aliados locales.
• Cláusulas de reembolso por gastos no elegibles o no sustentados.

Por ello, el auditor no debe limitarse a verificar comprobantes de pago. Debe evaluar si la ejecución financiera guarda coherencia con los objetivos del proyecto, los entregables comprometidos y las restricciones contractuales.

Marco normativo y técnico aplicable a la auditoría

Normas Internacionales de Auditoría aplicables

En una auditoría de subvenciones, especialmente cuando existe un encargo de aseguramiento sobre estados financieros del proyecto o sobre cumplimiento contractual, resultan particularmente relevantes las siguientes normas:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 520 - Procedimientos analíticos.
• NIA 530 - Muestreo de auditoría.
• NIA 540 - Auditoría de estimaciones contables y de la información relacionada a revelar.
• NIA 580 - Manifestaciones escritas.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros, cuando corresponda emitir opinión sobre información financiera del proyecto.
• NIA 800 - Consideraciones especiales - Auditorías de estados financieros preparados de conformidad con un marco de información con fines específicos, muy útil cuando el donante pide estados del proyecto bajo bases contractuales específicas.
• NIA 805 - Consideraciones especiales - Auditorías de un solo estado financiero o de un elemento, cuenta o partida específicos de un estado financiero.

Normas contables de referencia

Dependiendo de la estructura de la información financiera de la ONG, también pueden ser relevantes:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales. Aunque está diseñada para subvenciones gubernamentales, su lógica puede servir como referencia técnica para reconocer ingresos con restricciones, siempre evaluando la política contable adoptada.
• NIIF para las PYMES, si la entidad la aplica como marco contable.

Marco legal peruano relevante

Desde el punto de vista legal y tributario en el Perú, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes cuerpos normativos:

• Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, especialmente el Artículo 87, referido a obligaciones de los administrados de exhibir y conservar libros, registros y documentación sustentatoria.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, incluyendo el Artículo 19 sobre exoneraciones aplicables a determinadas entidades sin fines de lucro bajo condiciones específicas.
• Ley General de Comprobantes de Pago y su reglamentación operativa a través del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, clave para validar sustento tributario de gastos.
• Ley N.° 27693, que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú, y la normativa de prevención de lavado de activos, cuando la ONG esté alcanzada por obligaciones de debida diligencia en determinadas operaciones o reciba fondos del exterior con controles reforzados.
• Código Civil peruano, respecto a la naturaleza jurídica y obligaciones generales de asociaciones y fundaciones, según corresponda.

Además, si la ONG cuenta con inscripción ante APCI o está sujeta a obligaciones de reporte vinculadas a cooperación técnica internacional, el auditor debe revisar el cumplimiento documental aplicable al caso concreto.

Principales riesgos en la auditoría de subvenciones internacionales

Las subvenciones de fundaciones privadas suelen presentar riesgos recurrentes que deben ser identificados desde la etapa de planificación.

1. Gastos no elegibles

Un gasto puede estar correctamente contabilizado y sustentado con factura, pero no ser elegible para el donante. Por ejemplo, la compra de activos no contemplados en el presupuesto o pagos por actividades ejecutadas fuera del período del convenio.

2. Desviaciones presupuestales no autorizadas

Algunas fundaciones permiten mover fondos entre partidas hasta cierto porcentaje; otras exigen autorización previa por escrito. Si la ONG supera esos límites, el gasto puede ser observado.

3. Prorrateos débiles o arbitrarios

Es común asignar alquiler, servicios, sueldos administrativos o internet a varios proyectos. Si no existe una base técnica consistente, el prorrateo puede ser objetado.

4. Diferencias cambiarias y manejo de moneda

Muchos convenios se aprueban en dólares, pero la ejecución ocurre en Soles (S/). Las diferencias de tipo de cambio, conversiones inconsistentes o falta de política de reconocimiento pueden distorsionar los reportes.

5. Debilidades en subgrants o socios implementadores

Si la ONG transfiere parte de la subvención a organizaciones aliadas en regiones, el riesgo aumenta por menor control documental, rendiciones tardías o gastos sin respaldo suficiente.

6. Inconsistencia entre avance narrativo y ejecución financiera

Un proyecto puede mostrar 90% de ejecución presupuestal, pero solo 50% de actividades completadas. Esa brecha es una alerta de auditoría importante.

7. Riesgo de fraude o conflicto de interés

Pagos a proveedores vinculados, consultorías sin entregables verificables, reembolsos sin sustento o doble financiamiento de un mismo gasto son situaciones que requieren especial atención bajo la NIA 240.

Etapas para auditar subvenciones de Ford, Kellogg, MacArthur y Open Society

1. Comprender el convenio y sus anexos

El punto de partida es leer integralmente la carta de subvención, el contrato, los anexos presupuestales, las políticas del donante y cualquier modificación aprobada durante la ejecución. El auditor debe responder preguntas como:

• ¿Cuál es el período exacto de elegibilidad?
• ¿Qué gastos están permitidos y cuáles están prohibidos?
• ¿Existen topes por rubro?
• ¿Se permiten costos indirectos?
• ¿Qué tipo de reportes se exige?
• ¿Hay obligación de auditoría externa y bajo qué alcance?

Este análisis contractual es esencial porque, en la práctica, muchas observaciones no se originan en errores contables, sino en incumplimientos de condiciones particulares del donante.

2. Evaluar el control interno del proyecto

Con base en la NIA 315, el auditor debe conocer el flujo operativo de la subvención:

• Aprobación de gastos.
• Segregación de funciones.
• Manejo de caja y bancos.
• Registro contable por centros de costo o códigos de proyecto.
• Archivo físico y digital de sustento.
• Control de activos adquiridos.
• Supervisión de consultores y proveedores.

En ONGs peruanas medianas, un hallazgo frecuente es que una misma persona solicita, aprueba, ejecuta y registra el gasto. Esa concentración de funciones incrementa el riesgo de error o fraude.

3. Conciliar presupuesto, contabilidad y reportes al donante

Uno de los procedimientos más importantes es la conciliación entre:

• Presupuesto aprobado por la fundación.
• Mayor contable o auxiliar del proyecto.
• Estado de ingresos y gastos reportado al donante.
• Extractos bancarios de la cuenta del proyecto, si existe cuenta exclusiva.

Cualquier diferencia debe ser explicada y documentada. En muchos casos, las discrepancias se originan por reclasificaciones tardías, provisiones no reversadas o gastos registrados en centros de costo incorrectos.

4. Verificar elegibilidad de gastos mediante pruebas sustantivas

Aplicando la NIA 500 y, cuando corresponda, NIA 530, el auditor selecciona muestras representativas o dirigidas hacia partidas de mayor riesgo. Para cada gasto, conviene verificar:

• Comprobante de pago válido.
• Contrato, orden de servicio o cotización, si aplica.
• Evidencia de recepción del bien o servicio.
• Aprobación interna.
• Relación directa con el proyecto.
• Fecha dentro del período elegible.
• Registro contable correcto.
• Pago efectivamente realizado.

En consultorías, además del recibo por honorarios o factura, debe revisarse el entregable: informe, capacitación, estudio, base de datos, manual o producto equivalente.

5. Revisar planillas, honorarios y asignación de personal

Cuando la subvención financia remuneraciones o servicios profesionales, el auditor debe revisar:

• Contratos laborales o civiles.
• Boletas de pago o recibos por honorarios.
• Planillas y pagos de beneficios sociales, si aplica.
• Tareo, timesheets o reportes de dedicación.
• Base de distribución entre proyectos.

Un riesgo habitual en ONGs es cargar 100% del costo de un coordinador a una subvención, cuando en la práctica trabaja también en otros proyectos. Sin evidencia de dedicación real, el gasto puede ser cuestionado.

6. Examinar compras y contrataciones

Muchas fundaciones no exigen aplicar la Ley de Contrataciones del Estado, pero sí esperan procesos transparentes y competitivos. Por ello, el auditor debe revisar si la ONG cumplió sus propias políticas internas: número de cotizaciones, cuadro comparativo, aprobación del comité o justificación de contratación directa.

7. Validar activos fijos y bienes adquiridos

Si con la subvención se compraron laptops, cámaras, equipos de oficina o mobiliario, es necesario comprobar:

• Existencia física.
• Etiquetado o identificación patrimonial.
• Registro en inventario.
• Ubicación y responsable.
• Tratamiento al cierre del proyecto, según convenio.

Algunos donantes exigen autorización para disponer de activos o transferirlos a beneficiarios.

8. Revisar subgrants y rendiciones de socios

Cuando una ONG peruana canaliza fondos a organizaciones locales en Cusco, Puno, Loreto o Ayacucho, por ejemplo, el auditor debe ampliar su enfoque hacia el control de terceros. Esto implica revisar convenios de subgrant, entregables, rendiciones, visitas de monitoreo y evidencia de supervisión.

9. Evaluar cumplimiento legal y tributario

La auditoría debe confirmar que los gastos están adecuadamente sustentados para efectos tributarios y documentarios. Por ejemplo:

• Facturas emitidas conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago.
• Recibos por honorarios con retenciones, de corresponder.
• Depósitos de detracciones o percepciones, si aplican al tipo de operación.
• Cumplimiento de obligaciones laborales vinculadas al personal financiado.

Recordemos que el Artículo 87 del Código Tributario obliga a conservar documentación sustentatoria, aspecto crítico cuando el donante pide revisar gastos de períodos anteriores.

Tabla comparativa: enfoque de auditoría por tipo de riesgo

Ejemplo práctico: subvención para fortalecimiento comunitario en Cajamarca

Una asociación peruana recibe una subvención de S/ 740,000 equivalente en dólares de una fundación internacional para ejecutar un proyecto de fortalecimiento de liderazgos comunitarios en Cajamarca durante 18 meses. El presupuesto incluye personal, talleres, movilidad, consultorías, materiales y costos administrativos indirectos del 10%.

Durante la auditoría se detectan los siguientes hechos:

• Se cargó S/ 28,000 por una consultoría de sistematización, pero el informe final no estaba firmado ni aprobado.
• Se registraron viáticos por S/ 12,500 con liquidaciones incompletas y sin agenda detallada del evento.
• El costo del coordinador del proyecto fue imputado al 100% a la subvención, aunque también lideraba otro programa financiado por un cooperante europeo.
• Se compraron 4 laptops por S/ 14,800, pero solo 3 figuraban en el inventario institucional.

En este caso, el auditor debería:

1. Solicitar evidencia adicional del entregable de consultoría y su conformidad.
2. Revisar la política interna de viáticos y requerir sustento complementario.
3. Evaluar timesheets, correos, cronogramas y evidencia de dedicación del coordinador para recalcular la imputación razonable.
4. Realizar inspección física de activos y conciliar con registros patrimoniales.

Si la evidencia no resulta suficiente, estos montos podrían clasificarse como gastos observados o potencialmente no elegibles.

Diferencias prácticas entre auditoría financiera y auditoría de cumplimiento en subvenciones

Buenas prácticas para ONGs peruanas antes de una auditoría de donantes

Implementar contabilidad por proyectos

Usar centros de costo o códigos contables por subvención facilita la trazabilidad y reduce errores de imputación.

Formalizar políticas de prorrateo

El alquiler, la administración, internet y otros costos compartidos deben asignarse con criterios documentados y consistentes.

Conservar evidencia digital ordenada

Además del archivo físico, conviene mantener repositorios digitales con contratos, comprobantes, informes, actas, fotografías y correos de aprobación.

Controlar modificaciones presupuestales

Si una ONG necesita mover recursos entre líneas, debe solicitar y archivar la autorización del donante antes de ejecutar, cuando el convenio así lo requiera.

Usar formatos de timesheets y entregables

Esto resulta especialmente útil para justificar costos de personal, consultores y actividades en campo.

Ejemplo práctico: subgrant a organización aliada en Puno

Una ONG de Lima recibe fondos de Open Society para un programa de acceso a justicia y transfiere S/ 95,000 a una asociación aliada en Puno. Durante la revisión, el auditor encuentra que la aliada presentó facturas y recibos por honorarios, pero no remitió informes narrativos mensuales ni evidencia fotográfica de los talleres.

Aunque los documentos de gasto existen, la ONG principal sigue siendo responsable frente al donante por demostrar que las actividades se realizaron. En este escenario, el auditor debe recomendar fortalecer el monitoreo del subgrant mediante:

• Calendario de rendiciones.
• Formatos estándar de reporte financiero y narrativo.
• Visitas de supervisión documentadas.
• Cláusulas de devolución por gastos no sustentados.

Este ejemplo refleja una realidad frecuente en el Perú: el sustento financiero sin evidencia programática suele ser insuficiente para fundaciones internacionales.

¿Qué espera normalmente el donante en el informe de auditoría?

Aunque el formato varía, las fundaciones privadas internacionales suelen valorar informes que incluyan:

• Alcance del trabajo realizado.
• Criterios utilizados: convenio, presupuesto, políticas y normas aplicables.
• Metodología de muestreo.
• Hallazgos claros, cuantificados y sustentados.
• Recomendaciones correctivas.
• Respuesta de la administración, cuando corresponda.

Si el encargo es sobre estados financieros de propósito especial del proyecto, la NIA 800 y la NIA 805 brindan un marco particularmente útil para estructurar el trabajo y el informe.

Conclusión

Auditar subvenciones de fundaciones privadas internacionales como Ford, Kellogg, MacArthur y Open Society exige mucho más que revisar facturas. Requiere comprender a profundidad el convenio, evaluar controles internos, validar la elegibilidad de los gastos, revisar la trazabilidad entre presupuesto y ejecución, y asegurar que la ONG peruana pueda demostrar resultados con evidencia financiera y programática suficiente.

En la práctica, las observaciones más costosas no siempre nacen de fraudes, sino de debilidades de gestión: prorrateos mal sustentados, consultorías sin entregables, desviaciones presupuestales no autorizadas o rendiciones incompletas de socios locales. Por eso, una auditoría bien planificada no solo detecta riesgos, sino que ayuda a fortalecer la gobernanza y la credibilidad institucional frente a cooperantes internacionales.

Si su organización necesita apoyo para auditar subvenciones internacionales, revisar gastos observados o fortalecer sus controles para próximos desembolsos, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle. Escríbanos a auditor@carloslingan.pe para una evaluación especializada.