Cómo manejar hallazgos de auditoría en una ONG: Guía para directivos

Introducción

En una organización no gubernamental (ONG), los hallazgos de auditoría no deben verse únicamente como observaciones técnicas o críticas al trabajo administrativo. Bien gestionados, representan una oportunidad concreta para fortalecer controles, mejorar la transparencia, proteger los recursos de cooperación y reforzar la confianza de donantes, beneficiarios, directorio y entidades supervisoras.

En el contexto peruano, donde muchas ONG administran fondos restringidos, ejecutan proyectos con cooperación internacional y deben cumplir obligaciones tributarias, laborales y contables, la reacción de la dirección frente a un hallazgo puede marcar la diferencia entre una mejora institucional y un problema recurrente que termine afectando la reputación de la entidad.

En esta guía explicamos cómo deben manejar los directivos los hallazgos de auditoría en una ONG, qué pasos seguir, cómo priorizarlos y de qué manera convertirlos en acciones correctivas sostenibles.

¿Qué es un hallazgo de auditoría?

Un hallazgo de auditoría es una situación identificada durante el examen de información financiera, operativa, tributaria o de control interno, en la que existe una diferencia entre lo que debería ocurrir según la norma, política o procedimiento, y lo que realmente ocurre en la organización.

En términos prácticos, un hallazgo suele incluir cuatro elementos:

• Condición: qué se encontró.
• Criterio: qué norma, política o procedimiento debía cumplirse.
• Causa: por qué ocurrió.
• Efecto: qué riesgo o consecuencia genera.

Desde la perspectiva de auditoría, este enfoque es consistente con la evaluación de deficiencias de control interno desarrollada en la NIA 265, “Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección”, así como con la NIA 315, “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno”.

¿Por qué los directivos de una ONG deben tomar en serio los hallazgos?

En una empresa con fines de lucro, un hallazgo puede impactar utilidades o impuestos. En una ONG, además de esos efectos, puede comprometer:

• La continuidad del financiamiento de donantes.
• La elegibilidad para futuras convocatorias.
• La rendición de cuentas sobre proyectos.
• La reputación institucional frente a beneficiarios y aliados.
• El cumplimiento tributario ante SUNAT.
• La responsabilidad de directores y gerencia por falta de supervisión.

Por ejemplo, si una ONG ejecuta un proyecto de salud comunitaria con fondos de cooperación y no sustenta adecuadamente gastos por S/ 180,000, el problema no se limita a un ajuste contable. Puede derivar en observaciones del donante, devolución de fondos, restricciones para nuevos desembolsos y cuestionamientos sobre la confiabilidad de la administración.

Tipos de hallazgos frecuentes en ONG peruanas

No todos los hallazgos tienen la misma gravedad ni el mismo origen. En la práctica, los más comunes en ONG son los siguientes:

1. Hallazgos de control interno

• Falta de segregación de funciones.
• Aprobaciones informales de gastos.
• Conciliaciones bancarias no oportunas.
• Ausencia de arqueos de caja.
• Deficiencias en el control de inventarios o activos fijos.

2. Hallazgos financieros y contables

• Reconocimiento inadecuado de ingresos con restricciones.
• Gastos registrados en periodos incorrectos.
• Falta de sustento documentario.
• Diferencias entre reportes financieros y rendiciones a donantes.

En este punto, puede resultar relevante la NIC 1, “Presentación de Estados Financieros”, así como la NIC 8, “Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores”, cuando se requiere corregir errores o ajustar criterios contables.

3. Hallazgos tributarios y laborales

• Comprobantes de pago no válidos para sustentar gasto.
• Retenciones no efectuadas o declaradas fuera de plazo.
• Errores en la determinación de quinta categoría o recibos por honorarios.
• Contingencias por contratación de locadores con rasgos de relación laboral.

En Perú, estos riesgos deben evaluarse a la luz del Texto Único Ordenado del Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, especialmente en materia de obligaciones formales y sustanciales, así como de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF.

4. Hallazgos de cumplimiento con donantes

• Compras fuera del manual de adquisiciones del financiador.
• Gastos cargados a partidas no autorizadas.
• Ausencia de evidencia de entregables.
• Modificaciones presupuestales sin aprobación previa.

Cómo debe reaccionar la dirección ante un hallazgo de auditoría

Uno de los errores más comunes en las ONG es asumir una actitud defensiva frente al informe de auditoría. La respuesta correcta no es discutir cada observación para “eliminarla”, sino entender su impacto y actuar con criterio de gestión.

1. Leer el hallazgo completo, no solo la recomendación

Muchos directivos se concentran en la parte final del informe y pasan por alto la condición, la causa y el efecto. Sin embargo, para corregir un problema de raíz, primero debe entenderse qué pasó, por qué pasó y qué riesgo genera.

Si el hallazgo indica que no existía segregación entre quien aprueba compras y quien registra pagos, la solución no es solo emitir una circular. Debe revisarse el flujo completo del proceso.

2. Validar hechos y evidencias

La dirección debe confirmar si el hallazgo se basa en hechos correctos, documentos completos y contexto adecuado. Esto no significa desvirtuar la auditoría sin sustento, sino asegurar que la observación refleje la realidad.

Por ejemplo, si el auditor observó que una compra por S/ 25,000 no tenía tres cotizaciones, la gerencia debe verificar si el manual de adquisiciones exigía efectivamente ese requisito para ese tipo de bien y si existió una excepción debidamente autorizada.

3. Clasificar el hallazgo según su gravedad

No todos los hallazgos requieren el mismo nivel de atención. Una clasificación útil para directivos es la siguiente:

Esta lógica se alinea con la evaluación de riesgos y deficiencias de control interno prevista en la NIA 265.

Pasos para manejar hallazgos de auditoría en una ONG

1. Elaborar una matriz de hallazgos

La mejor práctica es consolidar todas las observaciones en una matriz que permita hacer seguimiento ordenado. Esta matriz debe incluir:

• Número de hallazgo.
• Descripción resumida.
• Riesgo asociado.
• Área responsable.
• Acción correctiva.
• Fecha compromiso.
• Estado de avance.
• Evidencia de cierre.

Sin esta herramienta, los hallazgos suelen quedar dispersos entre correos, reuniones y respuestas parciales.

2. Identificar la causa raíz

Un error frecuente es atacar el síntoma y no la causa. Si faltan sustentos de viáticos, la causa puede no ser solo “desorden administrativo”, sino:

• Política de viáticos mal diseñada.
• Falta de capacitación al personal de campo.
• Ausencia de revisión previa a la rendición.
• Presión operativa por ejecutar actividades en zonas rurales.

Cuando no se corrige la causa raíz, el hallazgo reaparece en la siguiente auditoría.

3. Definir acciones correctivas y preventivas

Las acciones correctivas resuelven el problema detectado. Las preventivas evitan que vuelva a ocurrir. Ambas son necesarias.

4. Asignar responsables con autoridad real

Un hallazgo no se resuelve por “el área administrativa” en abstracto. Debe tener un responsable específico, con nombre, cargo y capacidad para implementar cambios. Si el problema involucra varias áreas, conviene designar un líder de cierre.

En ONG medianas y grandes, es recomendable que la gerencia o dirección ejecutiva supervise directamente los hallazgos de mayor riesgo.

5. Establecer plazos realistas

Un plazo demasiado corto genera incumplimiento; uno demasiado largo transmite falta de urgencia. La experiencia muestra que es útil dividir los compromisos en:

• Inmediatos: 15 a 30 días.
• Corto plazo: 30 a 60 días.
• Mediano plazo: 60 a 120 días.

Por ejemplo, corregir una declaración tributaria puede ser inmediato, pero rediseñar el manual de control interno y capacitar a todas las sedes puede requerir 90 días.

6. Reportar al directorio o consejo directivo

La gestión de hallazgos no debe quedarse solo en el nivel operativo. Los órganos de gobierno deben conocer las observaciones relevantes, especialmente si afectan fondos restringidos, cumplimiento normativo o reputación institucional.

Desde una perspectiva de gobernanza, esto es coherente con la responsabilidad de supervisión de los responsables del gobierno de la entidad considerada en la NIA 260, “Comunicación con los responsables del gobierno de la entidad”.

Ejemplo práctico

Caso 1: Rendiciones observadas en proyecto financiado por cooperación internacional

Una ONG en Lima ejecuta un proyecto educativo en Ayacucho con un presupuesto anual de S/ 1,200,000. Durante la auditoría se detecta que gastos por S/ 86,000 no contaban con evidencia suficiente de entrega de materiales a beneficiarios.

Hallazgo: expedientes incompletos y falta de actas firmadas de recepción.

Riesgo: el donante podría cuestionar la elegibilidad del gasto y exigir devolución.

Manejo adecuado por la dirección:

• Se revisan todos los expedientes del proyecto.
• Se recupera evidencia complementaria donde es posible.
• Se identifica que el problema se originó por ausencia de formatos estandarizados en campo.
• Se implementa un nuevo protocolo documentario para entregas.
• Se capacita a coordinadores territoriales.
• Se establece revisión previa mensual de expedientes antes de reportar al donante.

Resultado esperado: reducción del riesgo de observaciones futuras y mejora de la trazabilidad del gasto.

Caso 2: Hallazgo tributario por recibos por honorarios

Una ONG contrata consultores para capacitaciones y asistencia técnica. La auditoría detecta que en varios pagos no se verificó adecuadamente la suspensión de retenciones de cuarta categoría, generando omisiones en retenciones por S/ 9,500.

Manejo adecuado:

• Se recalculan las retenciones omitidas.
• Se evalúa la necesidad de rectificar declaraciones mensuales.
• Se pagan tributos, intereses y, de ser el caso, multas.
• Se incorpora un control previo obligatorio en tesorería.
• Se actualiza el procedimiento de contratación de consultores.

Este tipo de acción reduce contingencias frente a SUNAT y evita que un error operativo se convierta en un problema recurrente.

Qué no deben hacer los directivos frente a un hallazgo

• Minimizar la observación porque “siempre se ha trabajado así”.
• Buscar responsables individuales sin revisar el proceso completo.
• Responder al auditor sin evidencia documentaria.
• Cerrar hallazgos en papel sin cambios reales en la operación.
• Postergar correcciones tributarias que pueden generar intereses y sanciones.
• No informar al directorio sobre hallazgos críticos.

En la práctica, muchas reincidencias se producen no por falta de capacidad técnica, sino por falta de seguimiento de la alta dirección.

Relación entre hallazgos de auditoría y control interno

Todo hallazgo importante debe llevar a una pregunta de fondo: ¿qué parte del sistema de control interno falló o no existía? La respuesta puede estar en políticas, autorizaciones, supervisión, sistemas, archivo documentario o cultura organizacional.

Para las ONG, fortalecer el control interno no significa burocratizar la gestión, sino proteger recursos y asegurar que cada Sol (S/) se use conforme al objeto institucional y a las condiciones del financiamiento.

Cuando la organización prepara estados financieros, también debe considerar si los hallazgos identificados requieren ajustes, revelaciones o reevaluación de estimaciones, conforme a la NIC 1, “Presentación de Estados Financieros” y la NIC 8, “Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores”.

Base legal y consideraciones normativas en Perú

Además de las normas internacionales de auditoría y contabilidad, los directivos de ONG en Perú deben tener presente el marco legal local. Entre las referencias más relevantes destacan:

• Código Civil peruano: las asociaciones se regulan en los artículos 80 al 98, que establecen aspectos sobre constitución, funcionamiento y responsabilidad de sus órganos.
• Texto Único Ordenado del Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF: el artículo 87 regula obligaciones de los administrados, incluyendo llevar libros y registros y exhibir documentación cuando sea requerida por la Administración Tributaria.
• Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF: el artículo 37 desarrolla criterios generales de causalidad para deducción de gastos en los casos aplicables, y el artículo 19 regula ciertos supuestos de exoneración, relevantes según la naturaleza de la entidad.

La aplicación específica dependerá del régimen tributario, la estructura jurídica de la ONG y el tipo de financiamiento administrado, por lo que siempre es recomendable revisar cada caso con asesoría especializada.

Buenas prácticas para evitar reincidencias

• Realizar auditorías internas o revisiones periódicas por procesos críticos.
• Actualizar manuales administrativos, contables y de adquisiciones.
• Capacitar al personal de sede y campo.
• Usar listas de verificación para pagos y rendiciones.
• Monitorear hallazgos antiguos hasta su cierre efectivo.
• Integrar a contabilidad, administración, proyectos y dirección en la solución.
• Documentar adecuadamente toda excepción aprobada.

Una ONG que aprende de sus hallazgos se vuelve más sólida, más confiable y mejor preparada para crecer de manera sostenible.

Conclusión

Manejar adecuadamente los hallazgos de auditoría en una ONG no consiste solo en responder observaciones, sino en fortalecer la gestión institucional. Para los directivos, el verdadero valor de una auditoría está en identificar riesgos a tiempo, corregir debilidades estructurales y demostrar a donantes, beneficiarios y autoridades que la organización administra sus recursos con transparencia y responsabilidad.

Cuando los hallazgos se analizan con criterio, se priorizan según su impacto y se traducen en acciones concretas con seguimiento, la auditoría deja de ser una obligación formal y se convierte en una herramienta de mejora continua.

Si su organización necesita apoyo para evaluar hallazgos, fortalecer controles internos o preparar una respuesta técnica ante observaciones de auditoría, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.