Cómo preparar estados financieros de una ONG para auditoría externa

¿Por qué es importante preparar bien los estados financieros de una ONG?

En el sector no gubernamental, la auditoría externa no solo cumple una función de revisión financiera. También es una herramienta de transparencia frente a cooperantes, donantes, entidades supervisoras, consejos directivos y beneficiarios. Una ONG que presenta estados financieros ordenados, conciliados y sustentados transmite confianza y reduce significativamente el riesgo de observaciones durante el examen de auditoría.

En el contexto peruano, muchas organizaciones sin fines de lucro administran fondos de cooperación internacional, subvenciones, convenios con el Estado y aportes privados. Por ello, la preparación de los estados financieros debe ir más allá del simple cierre contable. Debe incluir sustento documental, consistencia con los convenios firmados, adecuada clasificación contable y revelaciones suficientes.

Desde la experiencia en auditoría de ONGs en Perú, uno de los problemas más frecuentes no es necesariamente la falta de recursos, sino la falta de orden previo. Cuando la organización espera a que llegue el auditor para recién conciliar cuentas, revisar rendiciones o identificar restricciones de fondos, el proceso se vuelve más costoso y complejo.

Marco normativo aplicable a una ONG en auditoría externa

La preparación de estados financieros para auditoría externa debe considerar tanto normas contables como disposiciones legales y tributarias aplicables en Perú.

Normas contables y de auditoría relevantes

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros: establece la estructura general y el contenido mínimo de los estados financieros.
• NIC 7 - Estado de Flujos de Efectivo: regula la presentación de flujos de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento.
• NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores: relevante para correcciones y consistencia de criterios.
• NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo: aplicable al reconocimiento, depreciación y revelación de activos fijos.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales: importante cuando la ONG recibe recursos del Estado.
• NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes: útil para contingencias laborales, tributarias o contractuales.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes: puede ser aplicable en actividades complementarias con contraprestación.
• NIIF para las PYMES, cuando corresponda según el marco adoptado por la entidad.
• NIA 315 - Identificación y Valoración de los Riesgos de Incorrección Material mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno: orienta el enfoque del auditor sobre riesgos.
• NIA 330 - Respuestas del Auditor a los Riesgos Valorados: vinculada a los procedimientos que aplicará el auditor.
• NIA 500 - Evidencia de Auditoría: clave para entender por qué el sustento documental es indispensable.
• NIA 580 - Manifestaciones Escritas: usualmente requerida al cierre del trabajo de auditoría.
• NIA 700 - Formación de la Opinión y Emisión del Informe de Auditoría sobre los Estados Financieros: regula la opinión final.

Referencias legales peruanas a considerar

Dependiendo de la forma jurídica de la ONG, suelen ser relevantes las siguientes disposiciones:

• Código Civil peruano: sobre asociaciones y fundaciones. Por ejemplo, los artículos 80 al 98 regulan aspectos vinculados a asociaciones, y los artículos 99 al 110 a fundaciones.
• Ley del Impuesto a la Renta - Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF: el artículo 19 regula supuestos de exoneración para determinadas entidades sin fines de lucro, sujeto al cumplimiento de requisitos.
• Código Tributario - TUO aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF: el artículo 87 establece obligaciones de los administrados, como exhibir y/o presentar libros, registros y documentos sustentatorios a la Administración Tributaria.
• Ley N.° 29733 - Ley de Protección de Datos Personales: especialmente relevante cuando la ONG maneja información sensible de beneficiarios, donantes o trabajadores.

Estados financieros que una ONG debe tener listos para auditoría

Antes de una auditoría externa, la organización debe contar como mínimo con un juego completo de estados financieros, debidamente aprobados o en proceso formal de aprobación según su gobernanza interna.

Documentos financieros básicos

• Estado de situación financiera.
• Estado de resultados o estado de actividades, según la denominación usada por la entidad.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Notas a los estados financieros.
• Balanza de comprobación final.
• Mayor general y auxiliares contables.

En una ONG, además, suele ser indispensable preparar reportes complementarios por proyecto, fuente de financiamiento, donante o convenio, ya que muchas observaciones de auditoría se originan en diferencias entre la contabilidad general y los reportes remitidos a cooperantes.

Checklist previo a la auditoría externa

Una preparación eficiente requiere trabajar con una lista de control. A continuación, presentamos una guía práctica.

Tabla comparativa: documentación mínima y finalidad de auditoría

Paso a paso para preparar estados financieros de una ONG para auditoría externa

1. Cerrar la contabilidad con criterio técnico y no solo operativo

El primer paso es asegurar que todas las transacciones del periodo estén registradas correctamente. Esto incluye ingresos por donaciones, subvenciones, desembolsos por proyectos, gastos administrativos, planillas, provisiones, depreciaciones y ajustes de cierre.

En muchas ONGs peruanas, el área administrativa registra los gastos según la rendición al cooperante, pero no siempre según su naturaleza contable. Por ejemplo, una compra de laptops por S/ 18,000 para un proyecto puede haberse registrado como gasto ejecutado del convenio, pero contablemente podría corresponder a Propiedades, Planta y Equipo bajo NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, con su depreciación respectiva.

2. Segregar fondos restringidos y no restringidos

Uno de los puntos más sensibles en auditoría de ONGs es demostrar que los recursos fueron utilizados conforme al destino establecido por el donante o convenio. Por ello, la contabilidad debe permitir distinguir:

• Fondos con restricción específica por proyecto.
• Fondos institucionales de libre disponibilidad.
• Aportes en especie.
• Recursos pendientes de ejecutar o devolver.

Si la ONG utiliza una sola cuenta contable de ingresos y una sola cuenta bancaria para todos los proyectos, el riesgo de observaciones aumenta. Aunque operativamente pueda existir una sola cuenta bancaria, debe haber un control auxiliar robusto por fuente de financiamiento.

Ejemplo práctico

Una ONG en Cajamarca recibe S/ 250,000 de una agencia internacional para un programa de nutrición infantil y S/ 80,000 de aportes locales para fortalecimiento institucional. Si ambos ingresos se registran sin separación analítica, al cierre del ejercicio será difícil demostrar qué saldo corresponde a cada finalidad. En auditoría, esto puede derivar en observaciones por falta de trazabilidad del uso de fondos.

3. Conciliar bancos, rendiciones y cuentas por cobrar o por pagar

Las conciliaciones deben estar actualizadas al cierre del ejercicio y, de ser posible, también al inicio del trabajo de auditoría. No basta con tener el saldo bancario; es necesario explicar cada partida conciliatoria.

También deben revisarse:

• Entregas a rendir al personal o coordinadores de campo.
• Reembolsos pendientes de cooperantes.
• Obligaciones con proveedores.
• Remuneraciones y beneficios sociales pendientes.
• Tributos por pagar.

Una partida antigua en conciliación bancaria por S/ 12,500, arrastrada por más de seis meses, puede llevar al auditor a ampliar pruebas por posible error, duplicidad o incluso desembolso no sustentado.

4. Revisar la documentación sustentatoria

La NIA 500 - Evidencia de Auditoría deja claro que el auditor necesita evidencia suficiente y adecuada. En la práctica, esto significa que cada saldo material de los estados financieros debe estar respaldado por documentos verificables.

En una ONG, la documentación clave suele incluir:

• Comprobantes de pago válidos.
• Contratos con proveedores y consultores.
• Convenios de financiamiento.
• Informes de rendición técnica y financiera.
• Órdenes de compra y servicios.
• Actas de recepción de bienes.
• Planillas, boletas y contratos de trabajo.
• Extractos bancarios.
• Actas del consejo directivo o asamblea cuando corresponda.

Un problema común en Perú es asumir que la rendición aceptada por el donante reemplaza el sustento contable. No siempre es así. La auditoría financiera evalúa si el registro contable está adecuadamente soportado, aun cuando el cooperante haya validado el gasto desde la perspectiva del convenio.

5. Elaborar notas a los estados financieros claras y completas

Las notas son especialmente importantes en una ONG porque deben explicar aspectos que no siempre se entienden viendo solo los saldos contables. Bajo NIC 1 - Presentación de Estados Financieros, las notas deben revelar información relevante sobre políticas contables, juicios significativos y partidas materiales.

En el caso de una ONG, recomendamos incluir al menos:

• Naturaleza de la entidad y fines institucionales.
• Marco contable aplicado.
• Políticas de reconocimiento de ingresos por donaciones y subvenciones.
• Tratamiento de fondos restringidos.
• Detalle de efectivo y equivalentes de efectivo.
• Composición de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Detalle de activos fijos y depreciación.
• Contingencias laborales, tributarias o legales, conforme a NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.
• Hechos posteriores, cuando aplique.

6. Alinear la contabilidad con los reportes a donantes y a la gestión interna

Una observación muy frecuente surge cuando los estados financieros muestran cifras distintas a las reportadas a cooperantes o al consejo directivo. Esto no siempre implica error, pero sí exige conciliaciones claras.

Por ejemplo, un reporte a donante puede mostrar ejecución de S/ 420,000, mientras que la contabilidad registra S/ 405,000 como gasto del periodo y S/ 15,000 como activo fijo. Si esta diferencia no está explicada, el auditor la señalará como inconsistencia.

Ejemplo práctico

Una asociación en Lima ejecuta un proyecto educativo financiado por S/ 500,000. En el informe al cooperante reporta como gasto la compra de mobiliario escolar por S/ 30,000. Sin embargo, al cierre contable, ese monto se capitaliza como activo fijo. La diferencia es válida desde el punto de vista contable, pero debe conciliarse y revelarse para evitar observaciones por descuadre entre fuentes de información.

7. Revisar cumplimiento tributario y laboral

Aunque una ONG pueda gozar de exoneraciones o tratamientos especiales, ello no la libera automáticamente de todas las obligaciones formales. Antes de la auditoría, conviene revisar:

• Declaraciones mensuales y anuales presentadas.
• Retenciones de cuarta y quinta categoría.
• Aportes a EsSalud, AFP u ONP.
• Comprobantes de pago emitidos y recibidos.
• Sustento de operaciones no gravadas o exoneradas.

El artículo 19 de la Ley del Impuesto a la Renta establece supuestos de exoneración para determinadas entidades sin fines de lucro, pero ello depende del cumplimiento de requisitos específicos. En auditoría, no basta con asumir que por ser ONG no existe riesgo tributario.

8. Preparar un archivo de auditoría ordenado

Una buena práctica es armar una carpeta física o digital con toda la información requerida por rubro. Esto acelera el trabajo del auditor y reduce interrupciones al personal.

El archivo debería incluir:

• Estados financieros y balanza final.
• Mayores y auxiliares por cuenta.
• Conciliaciones bancarias.
• Relación de donantes y convenios.
• Detalle de ejecución por proyecto.
• Cédulas de activos fijos.
• Detalle de provisiones.
• Análisis de cuentas por cobrar y por pagar.
• Declaraciones tributarias.
• Actas y documentos societarios o institucionales.

Errores frecuentes al preparar estados financieros de una ONG

Tabla comparativa: error común y recomendación

Recomendaciones para una auditoría externa más fluida

• Designar un responsable interno para centralizar requerimientos del auditor.
• Entregar información con índices y referencias cruzadas.
• No ocultar diferencias o problemas detectados; es mejor explicarlos anticipadamente.
• Documentar ajustes contables de cierre con sustento técnico.
• Coordinar previamente con el auditor el cronograma y alcance del trabajo.
• Revisar si existen cartas de control interno de años anteriores con observaciones pendientes.

Ejemplo práctico

Una ONG de salud en Piura tenía observaciones recurrentes por rendiciones atrasadas del personal de campo. Antes de la siguiente auditoría, implementó una política interna: toda entrega a rendir debía liquidarse en máximo 10 días hábiles, con seguimiento semanal del área administrativa. Como resultado, al cierre del ejercicio las cuentas por rendir se redujeron de S/ 95,000 a S/ 18,000, mejorando significativamente la presentación del rubro y reduciendo observaciones del auditor.

Conclusión

Preparar estados financieros de una ONG para auditoría externa no consiste solo en tener cifras cuadradas. Implica demostrar orden, trazabilidad, cumplimiento y transparencia. En el entorno peruano, donde las organizaciones gestionan fondos de múltiples fuentes y con restricciones específicas, una preparación adecuada puede marcar la diferencia entre una auditoría fluida y un proceso lleno de observaciones.

La clave está en cerrar la contabilidad oportunamente, separar fondos por proyecto, conciliar saldos, sustentar cada operación, elaborar notas claras y revisar el cumplimiento tributario y laboral. Cuando estos elementos se trabajan con anticipación, la auditoría externa deja de ser una carga y se convierte en una oportunidad para fortalecer la gestión institucional.

Si su organización necesita apoyo para preparar sus estados financieros, ordenar su documentación o afrontar una auditoría externa con mayor seguridad, puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe.