Conciliación entre el informe financiero al donante y los estados financieros contables en soles y dólares

Conciliación entre el informe financiero al donante y los estados financieros contables en soles y dólares

En las organizaciones no gubernamentales (ONGs) que operan en el Perú, una de las observaciones más frecuentes en auditoría es la falta de concordancia entre el informe financiero presentado al donante y los estados financieros contables. Esta diferencia suele hacerse más visible cuando la contabilidad se lleva en Soles (S/), pero el convenio de financiamiento exige reportes en dólares estadounidenses (US$), o cuando existen criterios distintos entre lo ejecutado presupuestalmente y lo reconocido contablemente.

Esta situación no necesariamente implica un error o irregularidad. En muchos casos responde a diferencias legítimas de tipo de cambio, base de reconocimiento, clasificación de gastos, fondos restringidos o periodos de corte. Sin embargo, cuando la ONG no puede explicar y documentar estas diferencias, se generan riesgos importantes: observaciones del donante, ajustes de auditoría, cuestionamientos del consejo directivo e incluso contingencias tributarias o de control interno.

En este artículo explicamos cómo realizar una conciliación técnica y ordenada entre el informe financiero al donante y los estados financieros contables, con enfoque práctico para ONGs en Perú, incluyendo operaciones en Soles y dólares.

¿Por qué no siempre coinciden el informe al donante y los estados financieros?

El primer punto clave es entender que ambos reportes tienen finalidades distintas:

• El informe financiero al donante busca demostrar cómo se ejecutaron los fondos según el convenio, el presupuesto aprobado y las reglas específicas del financiador.
• Los estados financieros contables buscan presentar razonablemente la situación financiera, el desempeño y los flujos de efectivo de la entidad de acuerdo con normas contables aplicables.

Por ello, es normal que existan diferencias si no se ha preparado una conciliación formal.

Principales causas de diferencias

• Diferencias por tipo de cambio entre la fecha de recepción del fondo, la fecha de desembolso y la fecha de cierre.
• Diferencias entre base caja usada por algunos donantes y base devengado usada en contabilidad.
• Gastos aceptados por el donante en una categoría presupuestal distinta a la clasificación contable.
• Reconocimiento de activos fijos en contabilidad versus gasto total inmediato en el reporte al donante, según el convenio.
• Diferencias de corte por gastos devengados no pagados al cierre.
• Tratamiento de anticipos, rendiciones pendientes y entregas a terceros.
• Aplicación de fondos restringidos y cofinanciamiento.
• Registro de ganancias o pérdidas por diferencia de cambio.

Marco contable y de auditoría aplicable

Para una conciliación sólida, la ONG debe apoyarse en normas contables y de auditoría que permitan sustentar técnicamente las diferencias.

Normas contables relevantes

Entre las principales normas aplicables destacan:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros: establece criterios generales para la presentación razonable y la consistencia en la información financiera.
• NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera: regula cómo reconocer transacciones en moneda extranjera y cómo convertir saldos al cierre.
• NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo: relevante cuando el donante considera una compra como gasto del proyecto, pero contablemente debe reconocerse como activo.
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales: puede ser útil por analogía en ciertos esquemas de financiamiento, dependiendo de la política contable adoptada.
• NIIF 15 - Ingresos de Actividades Ordinarias Procedentes de Contratos con Clientes: normalmente no aplica de forma directa a donaciones, pero sí puede influir cuando existen componentes contractuales específicos en entidades mixtas.

Normas de auditoría relevantes

• NIA 230 - Documentación de Auditoría: exige evidencia suficiente y adecuada de los papeles de trabajo, incluida la conciliación.
• NIA 500 - Evidencia de Auditoría: la conciliación debe estar sustentada con documentos verificables.
• NIA 520 - Procedimientos Analíticos: útil para identificar variaciones inusuales entre reportes al donante y estados financieros.
• NIA 540 - Auditoría de Estimaciones Contables y Revelaciones Relacionadas: relevante cuando hay provisiones o estimaciones que afectan la conciliación.
• NIA 580 - Manifestaciones Escritas: puede requerirse confirmación de la gerencia sobre criterios adoptados en reportes al donante.

Referencias legales peruanas relevantes

En el contexto peruano, también deben considerarse:

• Ley N.° 26887, Ley General de Sociedades, artículo 223: sobre preparación de estados financieros al cierre del ejercicio, aplicable por referencia a entidades que adoptan prácticas societarias de información financiera.
• Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF, Norma IV del Título Preliminar y artículo 87: respecto a obligaciones formales de llevar libros y registros con sustento documental.
• Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, artículo 37 y artículo 44: importantes para evaluar la deducibilidad tributaria en entidades que realizan actividades gravadas o mixtas.

La diferencia entre moneda funcional, moneda de presentación y moneda del donante

Uno de los errores más comunes en ONGs es asumir que si el donante entrega fondos en dólares, toda la contabilidad del proyecto debe verse exactamente igual en dólares. Esto no siempre es correcto.

Según la NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera, la entidad debe definir su moneda funcional, es decir, la moneda del entorno económico principal en el que opera. En la mayoría de ONGs que desarrollan sus actividades en Perú, la moneda funcional suele ser el Sol (S/).

Eso significa que:

• La contabilidad puede llevarse en Soles.
• Las transacciones en dólares deben convertirse al tipo de cambio correspondiente.
• Los estados financieros pueden presentarse en Soles, aunque el donante exija reportes en dólares.

Por ello, la conciliación debe identificar claramente qué responde a criterios contables y qué responde a criterios de reporte del convenio.

Elementos mínimos de una conciliación técnica

Una conciliación bien preparada no debe limitarse a una simple comparación de cifras. Debe ser una herramienta de trazabilidad.

1. Identificación del convenio y del periodo reportado

Debe indicarse:

• Nombre del donante.
• Número o código del convenio.
• Periodo del informe financiero.
• Moneda del convenio.
• Tipo de reporte: acumulado, trimestral, semestral o final.

2. Base de preparación de cada reporte

Es indispensable aclarar:

• Si el informe al donante está en base caja o devengado.
• Si los estados financieros están preparados bajo NIIF completas, NIIF para PYMES o políticas contables específicas de la entidad.
• Qué tipo de cambio se usó: SUNAT, SBS, contractual o promedio pactado.

3. Vinculación entre presupuesto, auxiliar contable y mayor general

Cada línea del informe al donante debe poder rastrearse hacia:

• El presupuesto aprobado.
• El auxiliar del proyecto.
• Los comprobantes de pago y sustento.
• Las cuentas contables del libro mayor.

4. Cuadro de partidas conciliatorias

Este cuadro debe explicar de manera precisa por qué el saldo del informe al donante difiere del saldo contable.

Tabla comparativa: informe al donante vs estados financieros contables

Cómo elaborar la conciliación paso a paso

Paso 1: partir del saldo ejecutado reportado al donante

Supongamos que una ONG presentó a un cooperante internacional un informe por US$ 150,000 de ejecución acumulada al 31 de diciembre.

Ese debe ser el punto de partida de la conciliación.

Paso 2: convertir o relacionar el reporte con la contabilidad en Soles

Si la contabilidad está en Soles, no basta con multiplicar los US$ 150,000 por un solo tipo de cambio. Debe evaluarse:

• Tipo de cambio de cada desembolso.
• Tipo de cambio de cada gasto.
• Diferencias de cambio acumuladas al cierre.
• Saldos monetarios pendientes en bancos o cuentas por pagar.

Paso 3: identificar partidas no equivalentes

Aquí suelen aparecer las diferencias más relevantes:

• Compras de equipos registradas como activo en contabilidad.
• Provisiones de beneficios sociales devengadas pero no reportadas al donante.
• Entregas a rendir pendientes de sustento.
• Gastos observados o no elegibles para el donante.
• Intereses bancarios o diferencia de cambio no incluidos en el presupuesto.

Paso 4: preparar el cuadro conciliatorio

El cuadro debe ser claro, numérico y explicativo.

Ejemplo práctico: ONG peruana con fondos de cooperación internacional

Una asociación civil en Lima recibe un desembolso de US$ 200,000 para ejecutar un proyecto de nutrición infantil en Cajamarca. El convenio exige reportes trimestrales en dólares, mientras que la contabilidad institucional se lleva en Soles.

Durante el año ocurren las siguientes operaciones:

• Compra de una camioneta para trabajo de campo por S/ 98,000.
• Pago de planillas del proyecto por S/ 210,000.
• Entrega de anticipos a promotores locales por S/ 15,000, de los cuales S/ 4,000 quedan pendientes de rendición al cierre.
• Se generan vacaciones devengadas por S/ 18,500.
• El banco mantiene saldo en dólares y se reconoce pérdida por diferencia de cambio de S/ 7,300.

¿Qué puede pasar si no se concilia?

El informe al donante podría mostrar la camioneta como gasto total ejecutado, mientras que en contabilidad solo se reconocería el activo y la depreciación del periodo. Asimismo, las vacaciones devengadas aparecerían en los estados financieros, pero no en el reporte al donante si este se prepara en base caja. El anticipo pendiente de rendición podría figurar como desembolso para el donante, pero no como gasto contable definitivo.

Sin una conciliación documentada, el auditor podría concluir que existe inconsistencia entre la ejecución del proyecto y los estados financieros de la ONG.

¿Cómo resolverlo?

La solución es preparar una cédula de conciliación por proyecto, donde se explique:

• Qué parte corresponde a gasto reportable al donante.
• Qué parte corresponde a reconocimiento contable bajo devengo.
• Qué partidas son temporales y se regularizarán en el siguiente periodo.
• Qué diferencias provienen exclusivamente del tipo de cambio.

Tratamiento de la diferencia de cambio en ONGs

La NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera exige reconocer las diferencias de cambio en resultados, salvo situaciones específicas previstas por la norma. En la práctica de ONGs, este punto suele generar confusión porque algunos donantes no aceptan financiar pérdidas por tipo de cambio o exigen que se presenten por separado.

Por ello, una buena práctica es distinguir entre:

• Diferencia de cambio contable: reconocida en resultados según NIC 21.
• Diferencia de cambio reportable al donante: según lo permitido por el convenio.

Si el convenio no permite imputarla al proyecto, la ONG debe asumirla institucionalmente o reclasificarla según su política aprobada.

Errores frecuentes detectados en auditoría

• No contar con un auxiliar contable por proyecto o donante.
• Usar un solo tipo de cambio promedio para toda la ejecución sin sustento.
• No conciliar anticipos entregados y rendiciones pendientes.
• Registrar activos del proyecto como gasto total en contabilidad.
• No reconocer provisiones laborales del personal afectado al proyecto.
• Mezclar fondos restringidos con fondos de libre disponibilidad.
• No documentar gastos no elegibles o reasignaciones presupuestales.

Buenas prácticas para una conciliación sólida

1. Diseñar un plan contable por centros de costo o proyectos

Esto permite identificar con claridad qué operaciones corresponden a cada donante.

2. Definir una política formal de tipo de cambio

La política debe indicar qué tipo de cambio se usará para reconocimiento inicial, reexpresión y reportes internos. Debe ser consistente y aprobada por la administración.

3. Elaborar conciliaciones mensuales, no solo al cierre

Esperar al cierre anual incrementa el riesgo de diferencias no explicadas.

4. Mantener trazabilidad documental

Cada cifra del informe al donante debe estar vinculada a comprobantes, contratos, planillas, extractos bancarios y asientos contables.

5. Revisar las cláusulas del convenio

Antes de reportar, es fundamental verificar si el donante acepta:

• Depreciación.
• Diferencia de cambio.
• Costos indirectos.
• Provisiones.
• Impuestos no recuperables.

Ejemplo práctico: diferencia entre gasto presupuestal y gasto contable

Una ONG de Arequipa adquiere 10 laptops para un proyecto educativo por S/ 35,000. El convenio permite reportar la compra como gasto del periodo. Sin embargo, contablemente, bajo la NIC 16 - Propiedades, Planta y Equipo, estas laptops deben reconocerse como activo si cumplen los criterios de reconocimiento.

En ese caso:

• Informe al donante: puede mostrar S/ 35,000 como ejecución de equipamiento.
• Estados financieros: mostrarán un activo de S/ 35,000 y solo la depreciación del periodo como gasto.

La diferencia no es un error. Es una diferencia de criterio de reporte que debe explicarse en la conciliación.

Documentación que debe revisar el auditor

Desde la perspectiva de auditoría, la conciliación debe estar respaldada por:

• Convenio y presupuesto aprobado.
• Informes financieros remitidos al donante.
• Libro mayor y auxiliares por proyecto.
• Conciliaciones bancarias.
• Detalle de anticipos y rendiciones.
• Cálculo de diferencia de cambio.
• Políticas contables aprobadas.
• Análisis de provisiones y depreciación.

Esto se alinea con la NIA 500 - Evidencia de Auditoría y la NIA 230 - Documentación de Auditoría, ya que toda diferencia relevante debe poder verificarse objetivamente.

Impacto en la transparencia y en la relación con el donante

Una conciliación bien elaborada no solo ayuda a pasar una auditoría. También fortalece la confianza del donante, mejora la rendición de cuentas y facilita la toma de decisiones del directorio y la gerencia.

En el entorno actual, donde la cooperación internacional exige mayor trazabilidad y control, las ONGs peruanas necesitan demostrar no solo que gastaron los fondos, sino que pueden explicar técnicamente cada diferencia entre lo reportado y lo contabilizado.

Conclusión

La conciliación entre el informe financiero al donante y los estados financieros contables en Soles y dólares es un proceso indispensable para cualquier ONG que maneje fondos de cooperación en Perú. Las diferencias pueden ser normales y justificables, pero deben estar claramente identificadas, documentadas y sustentadas bajo normas contables como la NIC 21 - Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera, la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros y criterios de auditoría como la NIA 500 - Evidencia de Auditoría.

La mejor práctica es no esperar a la auditoría final: implemente conciliaciones periódicas, auxiliares por proyecto, políticas de tipo de cambio y controles documentarios robustos. De esta manera, su organización reducirá observaciones, fortalecerá su transparencia y mejorará su capacidad de rendición de cuentas ante donantes y órganos de gobierno.

Si su ONG necesita apoyo para revisar conciliaciones financieras, preparar reportes para donantes o sustentar diferencias entre contabilidad y ejecución presupuestal, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.