Control de viáticos, movilidad y entregas a rendir en trabajo de campo de ONGs en provincias del Perú

Introducción

Las organizaciones no gubernamentales que operan en provincias del Perú enfrentan un reto permanente: ejecutar actividades de campo con rapidez y flexibilidad, sin debilitar el control interno ni comprometer la transparencia en el uso de fondos. En ese contexto, el manejo de viáticos, movilidad y entregas a rendir suele convertirse en uno de los puntos más sensibles en una auditoría financiera, una revisión de donantes o una fiscalización tributaria.

Esto ocurre porque el trabajo de campo en zonas rurales o de difícil acceso muchas veces exige desembolsos en efectivo, pagos a pequeños proveedores no bancarizados, traslados interprovinciales, alquileres informales de movilidad local y gastos urgentes que no siempre pueden documentarse con la misma facilidad que en una operación urbana. Sin embargo, la dificultad operativa no elimina la obligación de establecer controles razonables, trazabilidad y evidencia suficiente.

Desde la perspectiva de auditoría, un sistema débil en este rubro puede generar observaciones por gastos no sustentados, rendiciones tardías, duplicidad de reembolsos, uso personal de fondos o incluso indicios de fraude. Además, desde el punto de vista tributario y laboral, una deficiente política de viáticos y movilidad puede originar contingencias frente a SUNAT si los desembolsos no están adecuadamente sustentados o si se confunden conceptos reembolsables con pagos de naturaleza remunerativa.

En este artículo desarrollamos un enfoque práctico y aplicable a la realidad peruana para fortalecer el control de viáticos, movilidad y entregas a rendir en ONGs con trabajo de campo en provincias, con énfasis en políticas internas, documentación, segregación de funciones, riesgos frecuentes y buenas prácticas de auditoría.

¿Qué son los viáticos, la movilidad y las entregas a rendir?

Viáticos

Los viáticos comprenden los importes asignados al personal o consultores para cubrir gastos necesarios durante una comisión de servicios fuera de su sede habitual, tales como alimentación, hospedaje y gastos menores vinculados al desplazamiento. En una ONG, estos gastos suelen relacionarse con monitoreo de proyectos, capacitaciones comunitarias, supervisión técnica, levantamiento de información, visitas a beneficiarios o reuniones con autoridades locales.

Movilidad

La movilidad se refiere a los gastos de transporte necesarios para ejecutar actividades institucionales. Puede incluir pasajes aéreos, terrestres, fluviales, taxis, mototaxis, camionetas rurales, movilidad local contratada, combustible o peajes, dependiendo del diseño operativo del proyecto y la zona geográfica de intervención.

Entregas a rendir

Las entregas a rendir son fondos otorgados por adelantado a un trabajador, coordinador de proyecto o responsable de campo para cubrir gastos específicos que deberán ser posteriormente sustentados con comprobantes, informes y devolución del saldo no utilizado. En la práctica, este mecanismo es muy común cuando la actividad se desarrolla en localidades donde no existe acceso inmediato a banca, proveedores formales o conectividad estable.

El problema no está en usar entregas a rendir, sino en hacerlo sin reglas claras, sin límites, sin plazos y sin revisión independiente.

Importancia del control interno en ONGs con trabajo de campo

El control de estos desembolsos no debe verse como una carga administrativa, sino como una herramienta para proteger los recursos de la organización, cumplir con las exigencias de donantes y reducir riesgos legales y reputacionales.

La NIA 315 (Revisada), “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno”, exige comprender los procesos y controles relevantes de la entidad, incluyendo aquellos vinculados al desembolso de fondos y su rendición. Asimismo, la NIA 330, “Respuestas del auditor a los riesgos valorados”, orienta a diseñar procedimientos frente a riesgos detectados, lo que en ONGs suele traducirse en pruebas específicas sobre viáticos, caja, reembolsos y gastos de campo.

Por su parte, la NIA 240, “Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude”, recuerda que los desembolsos en efectivo, la documentación deficiente y la supervisión limitada incrementan el riesgo de fraude o apropiación indebida.

En una ONG que ejecuta proyectos en Ayacucho, Puno, Loreto o Cajamarca, por ejemplo, no basta con confiar en la buena fe del equipo de campo. Se requiere una estructura documental y de control que permita responder preguntas básicas:

• ¿Quién autorizó el desembolso?
• ¿Para qué actividad concreta se entregó el dinero?
• ¿El gasto estaba contemplado en el presupuesto del proyecto?
• ¿La persona que recibió el fondo rindió cuentas dentro del plazo?
• ¿Los comprobantes son válidos y guardan relación con la comisión?
• ¿Se devolvió el saldo no utilizado?
• ¿Hubo revisión y aprobación independiente?

Principales riesgos en viáticos, movilidad y entregas a rendir

Marco normativo y consideraciones legales en el Perú

En el ámbito tributario peruano, el sustento de los gastos debe evaluarse con especial cuidado. La Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, establece en su artículo 37 que para determinar la renta neta de tercera categoría son deducibles los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida. Aunque muchas ONGs pueden gozar de tratamientos particulares según su naturaleza y régimen, el principio de causalidad y la necesidad de sustento siguen siendo criterios clave para fines de control y auditoría.

Asimismo, el artículo 44 del mismo TUO regula conceptos no deducibles, lo que obliga a diferenciar gastos institucionales válidos de desembolsos personales o no vinculados a la actividad.

En materia de comprobantes, debe observarse el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, especialmente en lo referido a la obligación de contar con documentación válida que acredite las operaciones realizadas.

Adicionalmente, para fines de control documental y contable, es recomendable alinear las políticas internas con la NIC 1, “Presentación de Estados Financieros”, y la NIC 8, “Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores”, de modo que los criterios de reconocimiento, clasificación y revelación de estos gastos sean consistentes.

Si la ONG recibe cooperación internacional, también debe revisar las condiciones contractuales del donante. En la práctica, muchas observaciones no nacen de la ley peruana, sino del incumplimiento de manuales financieros de cooperación, topes diarios, restricciones sobre efectivo o exigencias de respaldo fotográfico, listas de asistencia e informes narrativos.

Política interna: el documento que toda ONG debería tener

Una política de viáticos, movilidad y entregas a rendir debe ser formal, aprobada por la dirección y difundida a todo el personal. No basta con instrucciones verbales o costumbres operativas.

Elementos mínimos de la política

• Definición de conceptos: viáticos, movilidad, reembolsos y entregas a rendir.
• Tipos de actividades que califican para asignación de fondos.
• Escala de montos máximos por zona geográfica o nivel de responsabilidad.
• Requisitos de autorización previa.
• Plazos de rendición, por ejemplo, dentro de 3 a 5 días hábiles luego de culminada la comisión.
• Tipos de comprobantes aceptados.
• Uso excepcional de declaraciones juradas para zonas sin acceso a comprobantes.
• Tratamiento de saldos no utilizados.
• Restricciones para nuevas entregas si existen rendiciones pendientes.
• Responsables de revisión, aprobación y registro contable.
• Medidas disciplinarias ante incumplimientos.

Topes y criterios diferenciados

En Perú no es razonable aplicar el mismo monto de viáticos para una salida de campo en Lima Metropolitana que para una intervención en una comunidad rural de Condorcanqui, una cuenca fluvial en Loreto o una zona altoandina de Huancavelica. La política debe considerar variables como distancia, accesibilidad, permanencia, conectividad y costo real de servicios.

Controles clave para viáticos y movilidad

1. Requerimiento previo y autorización formal

Toda comisión debe originarse en una solicitud que indique objetivo, proyecto, lugar, fechas, personal participante, presupuesto estimado y fuente de financiamiento. La autorización debe provenir del responsable del proyecto y, según el monto, del área administrativa o dirección.

2. Entrega documentada del fondo

La entrega debe sustentarse con un formato de anticipo o entrega a rendir, donde consten el importe, la fecha, el motivo, el plazo de rendición y la firma del receptor. Si el desembolso se realiza por transferencia bancaria o billetera digital, también debe conservarse la constancia de abono.

3. Rendición con evidencia suficiente

La rendición debe incluir:

• Relación detallada de gastos.
• Comprobantes de pago originales o electrónicos.
• Informe breve de comisión realizada.
• Evidencia complementaria: agenda, lista de asistencia, fotografías, acta de reunión, orden de servicio o informe técnico.
• Liquidación del saldo sobrante o sustento del exceso para reembolso adicional.

4. Revisión independiente

El área de administración o contabilidad no debe limitarse a recibir papeles. Debe verificar la razonabilidad del gasto, la coherencia con la actividad, la validez formal del comprobante, la imputación presupuestal y la oportunidad de la rendición.

5. Registro contable oportuno

Las entregas a rendir no deben permanecer indefinidamente como saldos pendientes. Deben conciliarse y regularizarse mensualmente para evitar distorsiones en cuentas por cobrar al personal, gastos diferidos o disponibilidades.

6. Seguimiento de pendientes

Es recomendable emitir un reporte mensual de entregas a rendir pendientes por trabajador, proyecto y antigüedad. Cuando una rendición supera el plazo, debe activarse una alerta y, de ser necesario, suspenderse nuevas entregas.

¿Qué hacer cuando no es posible obtener comprobantes de pago?

Este es uno de los escenarios más frecuentes en trabajo de campo en provincias. Por ejemplo, en comunidades alejadas puede no existir hospedaje formal, transporte con RUC o emisión de comprobantes. En esos casos, la ONG debe regular internamente el uso excepcional de declaraciones juradas, pero sin convertirlas en la regla general.

Una declaración jurada debería incluir como mínimo:

• Nombre y DNI del responsable del gasto.
• Fecha y lugar de la operación.
• Descripción detallada del servicio recibido.
• Monto en Soles (S/).
• Motivo por el cual no fue posible obtener comprobante.
• Vinculación con la actividad del proyecto.
• Visto bueno del supervisor.

Además, conviene establecer topes máximos para gastos sustentados por declaración jurada y exigir evidencia complementaria. Por ejemplo, si un promotor reporta S/ 180 por movilidad local en una comunidad rural de Ucayali sin comprobante, la rendición debería acompañarse de cronograma de visita, informe de actividad y validación del coordinador territorial.

Ejemplo práctico

Caso 1: Taller comunitario en Apurímac

Una ONG ejecuta un proyecto de nutrición infantil en Cotabambas. El coordinador de campo solicita una entrega a rendir de S/ 1,500 para cubrir movilidad, alimentación y materiales menores durante un taller de dos días en una comunidad rural.

Control adecuado:

• Se emite una solicitud con presupuesto detallado y aprobación del jefe de proyecto.
• El desembolso se realiza por transferencia bancaria.
• Al retorno, el coordinador presenta boletas de hospedaje, pasajes terrestres, recibos por materiales, lista de asistencia, fotos del evento e informe de actividades.
• Los gastos de movilidad interna no documentables por S/ 120 se sustentan con declaración jurada aprobada por el supervisor.
• Se devuelve un saldo de S/ 85 a caja y se adjunta voucher de depósito.

Resultado: la rendición es trazable, razonable y defendible ante auditoría o revisión del donante.

Caso 2: Riesgo de observación en Loreto

Un asistente de proyecto recibe S/ 3,000 para una salida de campo de cinco días en la cuenca del Marañón. Rinde cuentas 45 días después con tickets borrosos, gastos sin fecha y una declaración jurada por S/ 900 sin detalle suficiente.

Observaciones probables:

• Incumplimiento del plazo de rendición.
• Exceso de gastos no sustentados adecuadamente.
• Falta de evidencia de la actividad efectivamente realizada.
• Posible cuestionamiento del donante o reclasificación como cuenta por cobrar al trabajador hasta su regularización.

Cómo prevenirlo: topes para declaraciones juradas, revisión inmediata, capacitación al personal y bloqueo de nuevas entregas mientras existan pendientes vencidos.

Señales de alerta que detecta una auditoría

En auditoría de ONGs, existen patrones que suelen indicar debilidad de control:

• Rendiciones presentadas justo antes del cierre anual.
• Comprobantes consecutivos emitidos por el mismo proveedor en distintas fechas sospechosamente similares.
• Gastos de alimentación excesivos para el número de participantes reportados.
• Movilidad recurrente sin detalle de rutas ni propósito.
• Entregas a rendir antiguas reclasificadas sin análisis.
• Firmas faltantes en autorizaciones o liquidaciones.
• Uso frecuente de efectivo cuando existen alternativas bancarias.

Cuando estas señales aparecen, el auditor suele ampliar pruebas, confirmar actividades, revisar consistencia presupuestal e incluso entrevistar al personal de campo.

Buenas prácticas recomendadas para ONGs en Perú

Digitalización del proceso

Aunque la operación esté en provincias, muchas ONGs ya pueden implementar formularios digitales, aprobación por correo institucional, almacenamiento en la nube y rendiciones escaneadas con georreferencia o fecha. Esto mejora la trazabilidad y reduce pérdida documental.

Capacitación periódica al personal de campo

No todos los problemas nacen de mala fe. En muchos casos, el personal desconoce qué comprobantes son válidos, cómo llenar una declaración jurada o cuál es el plazo de rendición. Una capacitación breve y práctica puede reducir significativamente observaciones.

Conciliación mensual por proyecto

La revisión mensual de entregas a rendir por centro de costo o proyecto permite identificar atrasos, excesos y patrones inusuales antes de que se conviertan en hallazgos de auditoría.

Segregación de funciones

Quien solicita el fondo no debería ser la misma persona que lo aprueba, entrega, revisa y contabiliza. Incluso en ONGs pequeñas, se pueden establecer controles compensatorios, como revisiones cruzadas o aprobación de dirección.

Uso de matrices de riesgo

Las ONGs con alta dispersión territorial pueden clasificar sus zonas de intervención por nivel de riesgo operativo y documental. En zonas de mayor riesgo, conviene exigir mayor evidencia complementaria y revisiones más frecuentes.

Ejemplo práctico

Diseño de una regla simple de control

Una ONG con proyectos en Cusco, Piura y San Martín implementa la siguiente regla:

• Toda entrega a rendir mayor a S/ 800 requiere aprobación del coordinador de proyecto y administración.
• Toda rendición debe presentarse dentro de los 5 días hábiles posteriores al retorno.
• Los gastos sin comprobante no pueden exceder el 10% del total rendido ni superar S/ 150.
• Si existe una rendición vencida, no se autoriza un nuevo anticipo.
• Cada fin de mes, contabilidad emite un reporte de pendientes a gerencia.

Este tipo de regla no elimina todos los riesgos, pero ordena la operación y facilita el trabajo de supervisión y auditoría.

Cómo documentar mejor para auditorías y donantes

Una buena rendición no solo demuestra que el dinero se gastó, sino que se gastó correctamente, en la actividad aprobada y dentro del marco del proyecto. Por ello, la documentación ideal combina tres niveles:

1. Evidencia financiera: comprobantes, vouchers, liquidación, devolución de saldos.
2. Evidencia operativa: informes, listas de asistencia, fotografías, actas, cronogramas.
3. Evidencia de aprobación: solicitud, autorización y revisión posterior.

Cuando estos tres niveles existen y son consistentes entre sí, la defensa ante auditoría es mucho más sólida.

Conclusión

El control de viáticos, movilidad y entregas a rendir en trabajo de campo de ONGs en provincias del Perú no debe abordarse solo como un tema administrativo, sino como un componente esencial de la gobernanza, la transparencia y la sostenibilidad institucional. La realidad operativa de las intervenciones territoriales exige flexibilidad, pero esa flexibilidad debe estar respaldada por políticas claras, autorizaciones formales, plazos definidos, evidencia suficiente y seguimiento permanente.

Una ONG que fortalece estos controles no solo reduce observaciones de auditoría y contingencias tributarias, sino que también mejora su credibilidad frente a donantes, consejos directivos y beneficiarios. En un entorno donde cada Sol (S/) debe demostrar su uso adecuado, la trazabilidad de los gastos de campo es una ventaja estratégica.

Si su organización necesita revisar o fortalecer sus políticas de viáticos, movilidad, entregas a rendir o control interno en proyectos ejecutados en provincias, en Carlos Lingan & Asociados S.C. podemos ayudarle. Para consultas especializadas en auditoría de ONGs, escríbanos a auditor@carloslingan.pe.