Elegibilidad de costos indirectos (Overhead y Costos Administrativos) en proyectos de cooperación internacional

¿Qué son los costos indirectos en proyectos de cooperación internacional?

En los proyectos financiados por cooperación internacional, uno de los temas más sensibles durante la formulación, ejecución y auditoría es la elegibilidad de los costos indirectos, también llamados overhead o costos administrativos. Aunque suelen representar un porcentaje menor del presupuesto total, su tratamiento inadecuado puede generar observaciones, ajustes financieros, devoluciones de fondos e incluso cuestionamientos sobre la capacidad de gestión de la organización ejecutora.

En términos simples, los costos indirectos son aquellos gastos que no pueden identificarse de manera exclusiva con una actividad, componente o entregable específico del proyecto, pero que resultan necesarios para que la organización pueda administrarlo y ejecutarlo adecuadamente. Por ejemplo: servicios de contabilidad institucional, alquiler de oficina central, energía eléctrica, internet, recursos humanos administrativos, licencias de software corporativo o supervisión gerencial.

En el contexto peruano, esto es especialmente relevante para asociaciones, fundaciones, ONGs de desarrollo, organizaciones religiosas y entidades ejecutoras de fondos de cooperación que operan con financiamiento de agencias internacionales, embajadas, organismos multilaterales y fundaciones privadas.

¿Por qué la elegibilidad del overhead genera tantas observaciones en auditoría?

Porque no basta con que el gasto exista o haya sido pagado. Para que un costo indirecto sea aceptado por el donante, normalmente debe cumplir simultáneamente con criterios de necesidad, razonabilidad, trazabilidad, proporcionalidad, sustento documental y conformidad contractual.

En auditoría de ONGs, una observación frecuente es asumir que todo gasto administrativo institucional puede cargarse al proyecto. Esto no es correcto. La regla general es que solo son elegibles los costos indirectos autorizados expresamente por el convenio, contrato, presupuesto aprobado o manual financiero del donante.

Desde una perspectiva de control, este análisis también se relaciona con la NIA 315 (Revisada 2019) – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material, ya que los costos indirectos suelen presentar riesgo de asignación subjetiva, doble imputación o falta de base técnica para su distribución.

Criterios generales de elegibilidad de costos indirectos

Aunque cada cooperante tiene sus propias reglas, en la práctica existe un conjunto de criterios comunes que suelen aplicarse para determinar si un overhead o costo administrativo es elegible.

1. Debe estar permitido por el convenio o lineamientos del donante

El primer filtro siempre es contractual. Si el convenio establece un porcentaje fijo de costos indirectos, por ejemplo hasta 7% o hasta 10% del costo directo elegible, la organización no puede exceder ese límite ni incorporar conceptos no permitidos.

Por ejemplo, algunos donantes aceptan un flat rate o tasa fija, mientras que otros exigen sustento detallado de cada gasto administrativo. En ambos casos, la revisión debe empezar por el presupuesto aprobado, anexos técnicos, manuales de elegibilidad y cartas aclaratorias.

2. Debe ser necesario para la ejecución del proyecto

Un costo indirecto elegible debe guardar relación con la operación del proyecto, aunque no se asigne a una actividad específica. Por ejemplo, el sueldo de un contador institucional puede ser elegible parcialmente si dicho profesional procesa la contabilidad del proyecto, prepara reportes financieros y atiende auditorías.

En cambio, gastos de representación de la dirección, celebraciones internas o adquisiciones no vinculadas al proyecto normalmente no califican.

3. Debe ser razonable y proporcional

La razonabilidad implica que el gasto tenga un monto coherente con precios de mercado y con la dimensión del proyecto. La proporcionalidad exige que, si el gasto beneficia a varios proyectos o a toda la organización, se aplique una metodología objetiva de prorrateo.

Por ejemplo, si una ONG en Lima ejecuta tres proyectos financiados por distintos donantes y paga un alquiler mensual de oficina de S/ 12,000, no sería correcto cargar el total a un solo convenio, salvo que el inmueble se use exclusivamente para ese proyecto. Lo adecuado sería distribuirlo según metros cuadrados ocupados, número de personal asignado o tiempo de uso, siempre que el criterio sea consistente y documentado.

4. Debe estar sustentado documentalmente

La elegibilidad no se demuestra solo con una política interna. Debe existir evidencia suficiente: facturas, recibos, contratos, planillas, reportes de distribución, hojas de tiempo, políticas contables, cuadros de asignación y aprobaciones internas.

En Perú, además, el soporte tributario y contable debe ser consistente con la normativa local. Por ejemplo, la obligación de emitir comprobantes de pago se encuentra regulada por el artículo 1 del Decreto Ley N.° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago, y por el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT.

5. No debe estar doblemente financiado

Uno de los hallazgos más delicados en auditoría es la doble imputación: cuando un mismo gasto se carga a dos proyectos o cuando un costo incluido dentro del overhead también se registra como costo directo. Esto puede generar reparos financieros importantes y afectar la credibilidad de la organización.

Diferencia entre costos directos e indirectos

Modalidades más comunes de reconocimiento del overhead

Overhead a tasa fija

Algunos donantes permiten reconocer costos indirectos como un porcentaje fijo de los costos directos elegibles. Por ejemplo, 7% o 10%. En estos casos, el porcentaje sustituye la necesidad de sustentar cada gasto individual, pero no elimina la obligación de demostrar que la organización efectivamente incurre en costos administrativos reales y que no existe doble financiamiento.

Reembolso de costos reales

Otros cooperantes exigen que cada costo indirecto sea identificado, documentado y asignado mediante una base técnica. Esta modalidad exige mayor disciplina contable, conciliaciones periódicas y políticas de prorrateo bien definidas.

Costos administrativos parcialmente directos

En ciertos proyectos, algunos cargos administrativos pueden tratarse como directos si su dedicación es exclusiva o mayoritariamente atribuible al proyecto. Por ejemplo, un administrador contratado específicamente para un programa financiado por una agencia internacional podría registrarse como costo directo, siempre que el convenio lo permita y exista evidencia de su dedicación.

Gastos que usualmente son elegibles y no elegibles

La importancia de una metodología de prorrateo

Cuando los costos administrativos benefician a varios proyectos, la organización debe contar con una metodología clara, uniforme y verificable para distribuirlos. Esta política debe aprobarse internamente y aplicarse de forma consistente.

Las bases de prorrateo más usadas en ONGs peruanas son:

• Horas de dedicación del personal.
• Número de trabajadores asignados por proyecto.
• Metros cuadrados ocupados.
• Volumen presupuestal de cada proyecto, cuando sea razonable.
• Uso efectivo de recursos compartidos.

Desde el enfoque contable, esto también se relaciona con la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros, que exige consistencia en las políticas contables y una presentación razonable, así como con la NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores, aplicable cuando la entidad define criterios de reconocimiento y distribución que deben mantenerse de manera uniforme.

Ejemplo práctico

Una ONG en Arequipa ejecuta dos proyectos de cooperación internacional y un programa financiado con recursos propios. El alquiler de su oficina asciende a S/ 9,000 mensuales. La distribución física del espacio es la siguiente:

• Proyecto A: 40%
• Proyecto B: 35%
• Administración general y programa propio: 25%

Si el convenio del Proyecto A permite costos indirectos reales y el del Proyecto B acepta overhead fijo, la ONG podría asignar al Proyecto A S/ 3,600 mensuales como costo indirecto, siempre que conserve contrato de arrendamiento, recibos, plano o evidencia del uso del espacio y la política de distribución aprobada. En el caso del Proyecto B, no debería además cargar una porción real del alquiler si ese costo ya está cubierto por la tasa fija de overhead, para evitar doble reconocimiento.

Riesgos frecuentes detectados en auditoría de ONGs

1. Cargar costos no previstos en el presupuesto aprobado

Muchas observaciones nacen porque la entidad ejecutora asume que un gasto administrativo es razonable, pero no verifica si está autorizado por el presupuesto del proyecto o si requiere aprobación previa del donante.

2. No contar con sustento de distribución

Es común encontrar cuadros de prorrateo elaborados al cierre del proyecto, sin evidencia contemporánea. Esto debilita la trazabilidad y puede llevar al auditor a cuestionar la confiabilidad de la asignación.

3. Mezclar costos directos e indirectos

Por ejemplo, registrar como overhead el sueldo de un coordinador de proyecto que en realidad tiene funciones operativas específicas. Si su trabajo está directamente ligado a actividades, probablemente deba clasificarse como costo directo.

4. Doble financiamiento

Un mismo sueldo administrativo puede terminar distribuido a varios proyectos sin control de topes de tiempo o porcentaje de dedicación. En estos casos, las hojas de tiempo y conciliaciones mensuales son clave.

5. Falta de consistencia contable

Si la ONG aplica un criterio de distribución distinto cada mes o cambia la base sin justificación, se incrementa el riesgo de observación. La consistencia es un principio esencial de control interno.

Estas situaciones suelen evaluarse también a la luz de la NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados y de la NIA 500 – Evidencia de auditoría, ya que el auditor necesita evidencia suficiente y apropiada para concluir sobre la elegibilidad del gasto.

Documentación mínima recomendada para sustentar costos indirectos

Para reducir contingencias en revisiones de donantes y auditorías externas, una ONG debería mantener, como mínimo, el siguiente archivo de soporte:

• Convenio, contrato o acuerdo de subvención.
• Presupuesto aprobado y modificaciones autorizadas.
• Manual financiero o guía de elegibilidad del donante.
• Política interna de asignación de costos indirectos.
• Cuadros de prorrateo mensuales.
• Facturas, recibos, contratos y comprobantes de pago.
• Planillas y hojas de tiempo del personal administrativo compartido.
• Conciliaciones contables entre contabilidad y reportes al donante.
• Aprobaciones internas y, de ser necesario, autorizaciones previas del cooperante.

En materia de control interno, este enfoque es coherente con la NIA 265 – Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad, pues la ausencia de políticas y soportes formales suele constituir una debilidad relevante.

Aspectos tributarios y legales a considerar en Perú

Aunque la elegibilidad frente al donante y la deducibilidad tributaria son temas distintos, en la práctica deben analizarse juntos. Un gasto puede ser aceptado por el cooperante, pero presentar contingencias tributarias si no cumple con la normativa peruana.

Por ejemplo, el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Texto Único Ordenado del Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, establece el principio de causalidad para la deducción de gastos, es decir, que sean necesarios para producir y mantener la fuente. Asimismo, el artículo 44 de la misma ley regula conceptos no deducibles, entre ellos ciertos gastos sin sustento o no permitidos.

Del mismo modo, la documentación de pagos, contratos y comprobantes debe estar alineada con las exigencias formales de SUNAT. En auditorías de proyectos de cooperación, una debilidad documental local puede terminar afectando también la elegibilidad financiera ante el donante.

Ejemplo práctico

Una asociación sin fines de lucro en Cusco carga al proyecto financiado por una fundación extranjera un servicio administrativo de S/ 18,000 por “gestión institucional”. Sin embargo, no cuenta con contrato, informe de actividades, detalle de horas ni criterio de asignación. Aunque el gasto fue pagado, durante la auditoría el donante podría considerarlo no elegible por falta de evidencia suficiente. Además, desde la óptica tributaria, la ausencia de sustento podría generar cuestionamientos sobre su fehaciencia.

Buenas prácticas para ONGs y entidades ejecutoras

Definir una política interna escrita

La organización debe establecer por escrito cómo identifica, acumula, distribuye y revisa los costos indirectos. Esto evita decisiones improvisadas y mejora la consistencia.

Revisar el convenio antes de ejecutar gastos

No conviene esperar a la auditoría para validar si un costo era elegible. La revisión debe realizarse al inicio del proyecto y actualizarse ante cada modificación presupuestal.

Implementar centros de costo contables

Una contabilidad por proyecto y por naturaleza del gasto facilita la trazabilidad, reduce errores de imputación y mejora la calidad de los reportes financieros.

Usar hojas de tiempo para personal compartido

Cuando un trabajador administrativo atiende varios proyectos, las hojas de tiempo son una evidencia clave para justificar la distribución de su remuneración.

Realizar revisiones internas periódicas

Antes de presentar informes financieros al cooperante, es recomendable efectuar una revisión interna o auditoría preventiva para identificar partidas observables.

¿Qué revisa un auditor cuando evalúa overhead y costos administrativos?

En una auditoría financiera o de proyecto, el auditor suele revisar:

• Si el costo está permitido por el convenio.
• Si existe relación con la ejecución del proyecto.
• Si el gasto fue efectivamente incurrido y pagado.
• Si el comprobante y el soporte son válidos.
• Si la metodología de asignación es objetiva y consistente.
• Si no existe doble imputación.
• Si el registro contable coincide con el reporte financiero remitido al donante.

Este análisis se apoya, entre otras, en la NIA 230 – Documentación de auditoría, la NIA 500 – Evidencia de auditoría y la NIA 520 – Procedimientos analíticos, especialmente cuando se comparan porcentajes de overhead, tendencias mensuales y desviaciones frente al presupuesto.

Ejemplo práctico

Una ONG de Lima reporta overhead por S/ 45,000 en un proyecto de salud comunitaria. Durante la auditoría se detecta que dentro de ese monto se incluyeron S/ 8,500 por multas laborales y S/ 6,000 por gastos de representación de la gerencia. Aunque ambos pagos fueron reales, normalmente serían considerados no elegibles por el donante. El efecto sería un ajuste de S/ 14,500, con potencial obligación de reembolso.

Conclusión

La elegibilidad de costos indirectos, overhead y costos administrativos en proyectos de cooperación internacional no depende únicamente de que el gasto exista, sino de que esté autorizado, relacionado con el proyecto, razonablemente distribuido, adecuadamente documentado y libre de doble financiamiento. Para las ONGs y entidades ejecutoras en Perú, una gestión técnica de estos conceptos es fundamental para evitar observaciones, proteger la sostenibilidad financiera y fortalecer la transparencia ante cooperantes y auditores.

Implementar políticas claras de prorrateo, mantener evidencia suficiente y alinear la práctica contable con las condiciones del convenio y la normativa peruana son pasos esenciales para una administración sólida de fondos de cooperación.

Si su organización necesita una revisión preventiva, auditoría especializada o asistencia para validar la elegibilidad de costos indirectos en proyectos financiados por cooperación internacional, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.