Estados financieros bajo el Plan Contable General Empresarial (PCGE) adaptado a entidades sin fines de lucro

Estados financieros bajo el PCGE adaptado a entidades sin fines de lucro

En el Perú, muchas asociaciones, fundaciones, organizaciones no gubernamentales de desarrollo, instituciones educativas privadas sin fines de lucro, entidades religiosas y otras organizaciones del tercer sector enfrentan una misma dificultad: el Plan Contable General Empresarial (PCGE) fue diseñado principalmente para entidades con fines de lucro, pero en la práctica también se utiliza como base para registrar operaciones de entidades sin fines de lucro. Esto obliga a realizar una adaptación técnica para que los estados financieros reflejen adecuadamente la naturaleza de donaciones, subvenciones, fondos restringidos, proyectos de cooperación y aportes institucionales.

Desde una perspectiva de auditoría, esta adaptación no significa crear una contabilidad paralela, sino aplicar el PCGE con criterio profesional, manteniendo coherencia con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), la sustancia económica de las operaciones y las exigencias de transparencia frente a cooperantes, SUNAT, consejos directivos y órganos de control.

En este artículo explicamos cómo elaborar estados financieros bajo el PCGE adaptado a entidades sin fines de lucro, qué rubros deben modificarse en la presentación, qué cuentas suelen utilizarse en la práctica peruana y cuáles son los principales riesgos que observamos en auditorías de ONGs.

¿Por qué adaptar el PCGE a entidades sin fines de lucro?

El PCGE proporciona una estructura ordenada de cuentas para el reconocimiento contable. Sin embargo, en una ONG o asociación civil, la lógica de generación de valor no gira en torno a utilidades distribuibles, sino al cumplimiento de fines institucionales. Por ello, conceptos como ventas, costo de ventas o resultados acumulados requieren una presentación más apropiada.

Por ejemplo, una organización que ejecuta un proyecto de nutrición infantil en Cajamarca financiado por una agencia internacional no registra “ingresos por ventas”, sino ingresos por donaciones y subvenciones, muchas veces sujetos a restricciones de uso. Del mismo modo, sus desembolsos no solo deben verse como gastos administrativos, sino como gastos de programas o proyectos vinculados a objetivos específicos.

La adaptación del PCGE busca, entonces, cumplir cuatro objetivos:

• Presentar información financiera útil para la toma de decisiones del consejo directivo y la gerencia.
• Rendir cuentas con transparencia a cooperantes, donantes y beneficiarios.
• Facilitar auditorías financieras y de cumplimiento.
• Mantener consistencia con NIIF y con la normativa peruana aplicable.

Base normativa y marco técnico aplicable en Perú

Aunque en el Perú no existe un plan contable exclusivo y obligatorio para todas las entidades sin fines de lucro, sí existen referencias técnicas y legales que orientan su preparación financiera.

Normas contables relevantes

• NIC 1 – Presentación de Estados Financieros: regula la estructura general, la presentación razonable y los requerimientos mínimos de los estados financieros.
• NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores: importante para definir criterios contables consistentes en donaciones, provisiones y reconocimiento de ingresos.
• NIC 20 – Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales: útil cuando la entidad recibe recursos o apoyos estatales.
• NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo: aplicable a activos como vehículos, equipos médicos, mobiliario o infraestructura usada en proyectos.
• NIC 38 – Activos Intangibles: relevante para licencias, software y desarrollos informáticos institucionales.
• NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes: fundamental para contingencias laborales, tributarias o legales.
• NIIF 15 – Ingresos de Actividades Ordinarias procedentes de Contratos con Clientes: aunque no siempre aplica a donaciones, sí puede ser relevante si la entidad presta servicios retribuidos, por ejemplo capacitaciones o consultorías.
• NIIF para las PYMES: en algunos casos puede ser un marco de referencia si la entidad la adopta formalmente y resulta compatible con sus obligaciones de reporte.

Normas de auditoría relevantes

• NIA 200 – Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 – Evidencia de auditoría.
• NIA 700 – Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.

Referencias legales peruanas

Desde el punto de vista legal, muchas entidades sin fines de lucro se constituyen como asociaciones o fundaciones reguladas por el Código Civil peruano. Por ejemplo:

• Artículo 80 del Código Civil: regula la asociación como organización estable de personas naturales o jurídicas, o de ambas, que a través de una actividad común persigue un fin no lucrativo.
• Artículo 99 del Código Civil: regula la fundación como organización no lucrativa instituida mediante la afectación de uno o más bienes para la realización de objetivos de carácter religioso, asistencial, cultural u otros de interés social.

En materia tributaria, dependiendo del caso, también puede ser relevante la Ley del Impuesto a la Renta, especialmente el tratamiento de entidades exoneradas o inafectas y la necesidad de sustentar el destino de rentas y patrimonio conforme a sus fines institucionales. Además, la documentación contable y de soporte debe conservarse de acuerdo con las exigencias del Código Tributario, incluyendo lo previsto en el Artículo 87 del Texto Único Ordenado del Código Tributario, referido a obligaciones de los administrados, entre ellas llevar libros y registros y exhibirlos a la Administración Tributaria cuando corresponda.

¿Qué estados financieros debe presentar una entidad sin fines de lucro?

En términos generales, una entidad sin fines de lucro que aplica un marco NIIF o criterios equivalentes de presentación debería preparar:

• Estado de situación financiera.
• Estado de resultados o estado de actividades.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Notas a los estados financieros.

En la práctica, muchas ONGs en Perú reemplazan o complementan el “estado de resultados” con un estado de ingresos y gastos por naturaleza o por proyectos, siempre que la estructura mantenga claridad y conciliación con el marco contable adoptado.

Adaptación del PCGE: principales rubros contables

1. Activo

En el activo no suele haber mayores diferencias estructurales respecto de una empresa. Se reconocen efectivo, cuentas por cobrar, entregas a rendir, existencias, inmuebles, equipos y otros activos. Lo importante es la adecuada clasificación según la operatividad de la entidad.

En una ONG peruana es común encontrar:

• Efectivo y equivalentes de efectivo separados por cuentas corrientes de proyectos.
• Cuentas por cobrar al personal por entregas a rendir para actividades de campo.
• Cuentas por cobrar a cooperantes por desembolsos aprobados pendientes de transferencia.
• Existencias de bienes para ayuda humanitaria, material educativo o insumos médicos.
• Propiedad, planta y equipo adquirida para uso institucional o ejecución de proyectos.

2. Pasivo

En el pasivo se incluyen obligaciones laborales, tributarias, comerciales y compromisos con terceros. En entidades sin fines de lucro es crucial diferenciar:

• Obligaciones corrientes operativas, como proveedores o remuneraciones.
• Fondos recibidos por anticipado, cuando la entidad aún no ha ejecutado las condiciones necesarias para reconocer el ingreso.
• Provisiones por contingencias laborales o legales, de acuerdo con la NIC 37 – Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.

3. Patrimonio neto

Aquí se presenta una de las adaptaciones más importantes. En una entidad con fines de lucro se habla de capital, reservas y resultados acumulados. En una entidad sin fines de lucro, es más apropiado presentar rubros como:

• Fondo social, patrimonio institucional o patrimonio fundacional.
• Excedentes o déficits acumulados.
• Resultados del ejercicio.
• Fondos con restricciones, si la política contable y las necesidades de información lo justifican.

Por ejemplo, una fundación que recibe S/ 500,000 para construir un centro comunitario en Piura no debería mezclar esos recursos libremente con fondos de uso general. Aunque contablemente el tratamiento dependerá de las condiciones del convenio, la revelación en notas debe permitir identificar la restricción y el destino del recurso.

4. Ingresos

En lugar de “ventas”, la entidad suele presentar:

• Donaciones nacionales.
• Donaciones del exterior.
• Subvenciones y convenios.
• Cuotas de asociados.
• Ingresos por servicios relacionados, si existen.
• Otros ingresos institucionales.

Un error frecuente en auditoría es reconocer como ingreso todo desembolso recibido del cooperante al momento del abono bancario. En realidad, si el convenio establece condiciones de ejecución, hitos o rendiciones, puede ser necesario reconocer parte del monto como pasivo hasta que se cumplan las condiciones pactadas, según la política contable adoptada y la sustancia económica del acuerdo.

5. Gastos

Los gastos deben mostrar claramente la finalidad institucional. Una clasificación útil combina:

• Gastos de programas o proyectos.
• Gastos administrativos.
• Gastos de captación de fondos, cuando corresponda.
• Gastos financieros.

Además, internamente conviene mantener un control por centro de costo, proyecto, donante o componente presupuestal. Esto no solo mejora la gestión, sino que facilita la trazabilidad en auditorías.

Tabla comparativa: presentación tradicional vs. presentación adaptada para ONGs

Uso práctico del PCGE en entidades sin fines de lucro

La adaptación del PCGE no implica dejar de usar sus clases de cuentas, sino redefinir denominaciones y auxiliares para reflejar adecuadamente la operación institucional.

Ejemplos de adaptación de cuentas

• Clase 1 y 2: efectivo, cuentas por cobrar, existencias y activos biológicos si correspondieran.
• Clase 3: inmuebles, maquinaria y equipo; intangibles.
• Clase 4: tributos, remuneraciones, proveedores, cuentas por pagar diversas, fondos recibidos por anticipado.
• Clase 5: patrimonio institucional, excedentes acumulados, resultados del ejercicio.
• Clase 7: ingresos por donaciones, subvenciones, cuotas de asociados, servicios y otros ingresos.
• Clase 9: contabilidad analítica por proyectos, sedes, donantes o actividades.

Una buena práctica es crear subcuentas específicas, por ejemplo:

• 75XX Donaciones del exterior.
• 75XX Donaciones nacionales.
• 49XX Fondos de proyectos recibidos por anticipado.
• 94XX Gastos por proyecto de salud comunitaria.
• 95XX Gastos por proyecto educativo.

Reconocimiento de donaciones y subvenciones: punto crítico de auditoría

Uno de los temas más sensibles en la auditoría de ONGs es determinar cuándo una donación o subvención debe reconocerse como ingreso y cuándo debe mantenerse como pasivo o ingreso diferido.

La respuesta depende de:

• Las condiciones del convenio.
• La existencia de restricciones de uso.
• La obligación de devolver saldos no ejecutados.
• El grado de avance del proyecto.
• La política contable adoptada por la entidad.

Ejemplo práctico

Una asociación en Lima recibe S/ 1,200,000 de un cooperante europeo para ejecutar durante 18 meses un proyecto de fortalecimiento de emprendimientos rurales en Ayacucho. El convenio establece que los desembolsos deben usarse exclusivamente en actividades aprobadas y que los saldos no ejecutados deben devolverse.

En este caso, no siempre será correcto reconocer los S/ 1,200,000 íntegramente como ingreso al recibirlos. Dependiendo de la política contable y del análisis de las condiciones, podría reconocerse inicialmente una parte o la totalidad como fondos recibidos por anticipado en el pasivo, trasladando a ingresos conforme se ejecutan las actividades elegibles y se incurre en los gastos del proyecto.

Este tratamiento mejora la correlación entre ingresos y gastos y evita mostrar excedentes artificiales en un periodo y déficits en otro.

Notas a los estados financieros: donde se explica la realidad de la ONG

En entidades sin fines de lucro, las notas son especialmente relevantes. No basta con presentar cifras; es necesario explicar el origen, destino y restricciones de los recursos.

Las notas deberían incluir, como mínimo:

• Base de preparación de los estados financieros.
• Políticas contables significativas, incluyendo reconocimiento de donaciones y subvenciones.
• Detalle de fondos restringidos y no restringidos.
• Composición de cuentas por cobrar y entregas a rendir.
• Detalle de propiedad, planta y equipo.
• Contingencias laborales, tributarias y legales.
• Compromisos asumidos en convenios.
• Transacciones con partes relacionadas, cuando existan.
• Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa, según la NIC 10 – Hechos Ocurridos después del Periodo sobre el que se Informa.

Ejemplo práctico

Una fundación que opera comedores comunitarios en Trujillo recibe donaciones en efectivo y en especie. Si en diciembre recibe alimentos valorizados en S/ 80,000 para ser distribuidos en enero, la nota debe explicar el criterio de reconocimiento, la valorización aplicada y si esos bienes se presentan como existencias al cierre.

Errores frecuentes en estados financieros de entidades sin fines de lucro

Enfoque de auditoría para ONGs que aplican PCGE adaptado

Cuando auditamos una entidad sin fines de lucro, no solo revisamos si los saldos “cuadran”. También analizamos si la presentación financiera representa fielmente la ejecución institucional y el cumplimiento de restricciones.

Con base en la NIA 315 – Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, el auditor debe entender:

• La estructura de financiamiento de la entidad.
• Los convenios con cooperantes y sus cláusulas críticas.
• Los controles sobre desembolsos, caja y bancos.
• El sistema de rendiciones de cuentas.
• La segregación entre gastos institucionales y gastos de proyectos.

Luego, conforme a la NIA 330 – Respuestas del auditor a los riesgos valorados, se diseñan procedimientos como:

• Revisión de convenios y cartas de donación.
• Confirmación de saldos con cooperantes.
• Pruebas de desembolsos por proyecto.
• Evaluación de elegibilidad de gastos.
• Revisión de entregas a rendir y su regularización.
• Verificación física de activos financiados por donantes.

Ejemplo práctico integral

Supongamos una ONG en Arequipa dedicada a programas de salud preventiva. Durante el año 2025 recibió:

• S/ 900,000 de una cooperación internacional para campañas médicas rurales.
• S/ 120,000 en cuotas y aportes locales.
• S/ 60,000 por capacitaciones a municipalidades.

Además, incurrió en:

• S/ 700,000 en gastos directos del proyecto.
• S/ 150,000 en gastos administrativos.
• S/ 40,000 en compra de equipos médicos con vida útil de 5 años.

Si la ONG registra los S/ 40,000 como gasto total del periodo, su estado de actividades mostrará un déficit mayor al real. Lo correcto, bajo la NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo, sería reconocer el equipo como activo y registrar la depreciación correspondiente del periodo.

Asimismo, si de los S/ 900,000 aún quedan S/ 150,000 no ejecutados y sujetos a devolución o uso condicionado, la entidad debe evaluar si ese saldo corresponde a un pasivo por fondos no devengados, en lugar de mostrarlo íntegramente como ingreso ganado.

Con una presentación adaptada, los estados financieros permitirán responder preguntas clave:

• ¿Cuánto se ejecutó realmente en el proyecto?
• ¿Qué parte de los fondos sigue restringida?
• ¿Cuál es el excedente o déficit institucional real?
• ¿Qué activos quedan para uso futuro?

Buenas prácticas para una presentación financiera sólida

• Definir por escrito una política contable para donaciones, subvenciones y fondos restringidos.
• Adaptar el catálogo de cuentas del PCGE con subcuentas por donante, proyecto y naturaleza del gasto.
• Conciliar periódicamente la contabilidad financiera con los reportes presupuestales de proyectos.
• Implementar controles sobre entregas a rendir, caja chica y adquisiciones.
• Preparar notas claras y completas sobre restricciones, contingencias y compromisos.
• Revisar de forma anticipada los requerimientos de auditoría externa y de los cooperantes.

Conclusión

La elaboración de estados financieros bajo el PCGE adaptado a entidades sin fines de lucro exige mucho más que cambiar nombres de cuentas. Requiere comprender la naturaleza institucional de la organización, interpretar correctamente convenios y donaciones, aplicar criterios contables consistentes y presentar información útil, transparente y auditables para todos los interesados.

En el contexto peruano, una adaptación bien diseñada del PCGE permite a las ONGs y demás entidades sin fines de lucro fortalecer su rendición de cuentas, reducir observaciones en auditoría y mejorar la confianza de donantes, directivos y autoridades. La clave está en combinar orden contable, sustancia económica y adecuada revelación en notas.

Si su organización necesita apoyo para revisar sus estados financieros, adaptar su plan de cuentas o preparar una auditoría externa, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.