Fiscalización de APCI en Perú: Requisitos, informes anuales y cómo preparar a tu ONG

Fiscalización de APCI en Perú: por qué es un tema crítico para las ONGs

En el Perú, las organizaciones no gubernamentales de desarrollo, asociaciones sin fines de lucro, fundaciones y entidades que ejecutan cooperación técnica internacional enfrentan un entorno de control cada vez más exigente. En ese contexto, la fiscalización de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI) se ha convertido en un proceso clave para asegurar la transparencia, el adecuado uso de recursos y el cumplimiento de las obligaciones legales y administrativas.

Para muchas ONGs, el problema no es necesariamente la falta de trabajo social o de impacto, sino la debilidad en sus procesos de soporte: archivo documental incompleto, registros contables desactualizados, convenios mal estructurados, rendiciones sin sustento suficiente o diferencias entre lo reportado a APCI y la información financiera auditada.

Una fiscalización de APCI no debe entenderse solo como una revisión formal. En la práctica, puede revelar contingencias administrativas, tributarias, laborales y de control interno que afectan la sostenibilidad de la organización, su reputación ante cooperantes y su capacidad para seguir ejecutando proyectos.

En este artículo explicamos, de manera clara y aplicada a la realidad peruana, cuáles son los principales requisitos vinculados a APCI, qué informes anuales suelen exigirse y cómo preparar a su ONG para afrontar una fiscalización con orden y sustento.

¿Qué es APCI y cuál es su rol de fiscalización?

La Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI) es el organismo público encargado de conducir, programar, organizar, priorizar y supervisar la cooperación técnica internacional no reembolsable en el Perú. Su actuación se enmarca, entre otras normas, en la Ley N.° 27692, Ley de Creación de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional, y sus modificatorias.

Desde la perspectiva de control, APCI supervisa a las entidades que gestionan, canalizan, ejecutan o intervienen en recursos de cooperación técnica internacional, especialmente cuando estos se destinan a programas, proyectos o actividades de desarrollo en el país.

La fiscalización puede abarcar, entre otros aspectos:

• La inscripción y actualización registral de la entidad.
• La consistencia entre el objeto institucional y los proyectos ejecutados.
• La trazabilidad de los fondos recibidos y aplicados.
• La documentación de donaciones, convenios y contratos.
• La presentación oportuna de información anual.
• La existencia de libros, registros contables y estados financieros.
• El cumplimiento de las condiciones aplicables a beneficios, exoneraciones o facilidades administrativas.

En la práctica, APCI no reemplaza a SUNAT, a la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos ni al Ministerio de Trabajo, pero una revisión de APCI puede poner en evidencia incumplimientos que luego generen observaciones de otras autoridades.

Marco legal aplicable a la fiscalización de APCI

Para una adecuada preparación, las ONGs deben conocer el marco normativo mínimo que sustenta las exigencias de APCI. Entre las principales referencias se encuentran:

Ley de Creación de APCI

La Ley N.° 27692, Ley de Creación de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional, establece la competencia institucional de APCI respecto de la cooperación técnica internacional no reembolsable. Asimismo, sus modificatorias fortalecen su capacidad de registro, supervisión y fiscalización.

Ley del Procedimiento Administrativo General

La Ley N.° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, regula principios y actuaciones aplicables a los procedimientos administrativos. Resulta relevante, por ejemplo, respecto del deber de veracidad, la fiscalización posterior y la presentación documentaria ante entidades públicas. En particular, el Artículo IV del Título Preliminar desarrolla principios como legalidad, debido procedimiento y verdad material, que son plenamente relevantes en una supervisión administrativa.

Código Civil peruano

Las asociaciones, fundaciones y otras personas jurídicas sin fines de lucro se rigen también por el Código Civil, especialmente en lo relativo a constitución, fines, representación, estatutos y responsabilidad de sus órganos de gobierno. Por ejemplo, los artículos 80 al 98 del Código Civil regulan aspectos esenciales de las asociaciones y fundaciones, según corresponda.

Normativa contable y de auditoría

Aunque APCI no es una entidad emisora de normas contables, la calidad de la información financiera presentada por una ONG debe alinearse con estándares técnicos reconocidos. En auditoría, cobra especial importancia la NIA 315 (Revisada 2019), Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material, porque ayuda a evaluar riesgos en proyectos financiados con cooperación. También es relevante la NIA 330, Respuestas del auditor a los riesgos valorados, así como la NIA 500, Evidencia de auditoría, crucial para sustentar gastos, adquisiciones y transferencias.

En materia contable, según el tamaño y naturaleza de la entidad, puede resultar aplicable la NIC 1, Presentación de Estados Financieros, la NIC 20, Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales por analogía en ciertos esquemas de financiamiento, y la NIC 37, Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes cuando existan riesgos de devolución de fondos o contingencias por incumplimientos contractuales.

¿Qué entidades deben prestar especial atención a APCI?

No todas las entidades del tercer sector tienen la misma exposición, pero sí deben prestar especial atención aquellas que:

• Reciben cooperación internacional no reembolsable del exterior.
• Ejecutan proyectos con financiamiento de agencias de cooperación, fundaciones internacionales o gobiernos extranjeros.
• Canalizan recursos a organizaciones locales socias o contrapartes.
• Solicitan o mantienen inscripción en registros vinculados a APCI.
• Importan bienes donados o reciben beneficios asociados a cooperación internacional.

Por ejemplo, una asociación en Cajamarca que recibe S/ 850,000 de una fundación europea para proyectos de agua y saneamiento rural debe poder demostrar no solo el ingreso de fondos, sino también el convenio fuente, el presupuesto aprobado, los desembolsos por componente, las adquisiciones realizadas, los informes técnicos y la conciliación entre la ejecución física y financiera.

Principales requisitos que APCI suele revisar en una ONG

La fiscalización puede variar según el tipo de entidad y proyecto, pero en la práctica existen requerimientos recurrentes.

1. Documentación institucional actualizada

La ONG debe contar con:

• Partida registral vigente.
• Estatuto actualizado.
• Actas de asamblea y de consejo directivo.
• Vigencia de poder del representante legal.
• RUC activo y habido.
• Domicilio fiscal y administrativo consistentes.

Un problema frecuente en Perú es que la organización opera con cambios de directivos no inscritos oportunamente en SUNARP. Esto puede generar observaciones si quien suscribe convenios o presenta información carece de representación formal vigente.

2. Registro y sustento de convenios de cooperación

APCI suele verificar que los convenios con cooperantes, cartas de donación, adendas y documentos de aprobación del proyecto estén completos y debidamente archivados. Debe existir claridad sobre:

• Monto total del financiamiento.
• Plazo de ejecución.
• Objetivos y resultados esperados.
• Condiciones de uso de fondos.
• Restricciones presupuestales.
• Obligaciones de reporte.

Si un proyecto tiene un presupuesto aprobado de S/ 1,200,000 para 24 meses, pero la ONG reorienta S/ 180,000 de capacitación a infraestructura sin adenda aprobada, esa diferencia puede convertirse en una observación seria, incluso si el gasto fue real.

3. Contabilidad ordenada y trazable

Uno de los puntos más sensibles es la capacidad de vincular cada operación con su sustento. La organización debe poder demostrar:

• Registro contable oportuno.
• Conciliación bancaria mensual.
• Separación por proyectos o centros de costo.
• Archivo de comprobantes de pago válidos.
• Sustento de entregas a rendir y viáticos.
• Control de activos fijos adquiridos con donaciones.

Aquí resulta fundamental aplicar criterios de evidencia suficientes, en línea con la NIA 500, Evidencia de auditoría. No basta con afirmar que el gasto benefició al proyecto; debe existir documentación que lo pruebe.

4. Coherencia entre informes narrativos y financieros

Un error común es que el área de proyectos reporta un avance distinto al área contable. Por ejemplo, el informe técnico puede indicar que se implementaron 15 talleres en Ayacucho, mientras que la ejecución financiera solo sustenta gastos para 10 eventos. Esa inconsistencia suele activar observaciones porque afecta la confiabilidad del reporte institucional.

5. Cumplimiento laboral y contractual

APCI puede revisar la razonabilidad del gasto en personal, consultorías y servicios. Por ello, la ONG debe tener:

• Contratos de trabajo o locación de servicios.
• Términos de referencia.
• Entregables aprobados.
• Planillas o recibos por honorarios.
• Constancia de retenciones y pagos tributarios cuando corresponda.

Si una ONG registra S/ 240,000 anuales por “asistencia técnica comunitaria” pero no cuenta con informes, contratos y conformidades, el gasto puede ser cuestionado desde la perspectiva administrativa y tributaria.

Informes anuales: qué debe tener listo una ONG

Los informes anuales vinculados a APCI y a la gestión de cooperación deben prepararse con enfoque integral. Aunque los formatos y exigencias específicas pueden variar según el régimen aplicable y el tipo de inscripción o supervisión, en términos prácticos una ONG debería tener, como mínimo, lo siguiente:

Memoria anual institucional

Debe resumir actividades, proyectos ejecutados, población beneficiaria, fuentes de financiamiento, principales resultados e hitos del periodo. Lo recomendable es que esta memoria sea consistente con las actas del órgano de gobierno y con los reportes remitidos a cooperantes.

Estados financieros del ejercicio

Los estados financieros deben estar preparados con criterios uniformes y, de ser posible, acompañados de notas explicativas claras. La NIC 1, Presentación de Estados Financieros exige una presentación razonable y suficiente revelación para comprender la situación financiera y el desempeño de la entidad.

Para una ONG peruana, esto implica, por ejemplo, revelar adecuadamente restricciones sobre fondos, saldos por ejecutar, anticipos de proyectos, activos adquiridos con cooperación y contingencias relevantes.

Detalle de proyectos y fuentes de financiamiento

Es recomendable contar con un anexo por proyecto que incluya:

• Nombre del cooperante.
• Monto aprobado en S/ y moneda de origen.
• Periodo de ejecución.
• Desembolsos recibidos en el año.
• Gastos ejecutados en el año.
• Saldo pendiente de ejecución.
• Resultados alcanzados.

Conciliación entre ejecución presupuestal y contabilidad

Este es uno de los documentos más útiles en una fiscalización. Permite explicar diferencias entre lo presupuestado, lo desembolsado y lo contabilizado. Por ejemplo, un activo comprado en diciembre por S/ 48,000 puede estar pagado y registrado contablemente, pero su utilización técnica se reflejará en otro momento del proyecto. Sin conciliación, esa diferencia genera dudas.

Relación de donaciones y bienes recibidos

Cuando la ONG recibe bienes del exterior o donaciones específicas, debe mantener un control detallado de ingreso, valorización, destino, ubicación y responsable del uso.

Tabla comparativa: documentación mínima vs. documentación recomendable

Cómo preparar a tu ONG para una fiscalización de APCI

La mejor estrategia no es reaccionar cuando llega el requerimiento, sino trabajar con anticipación. A continuación, presentamos una ruta práctica.

1. Realice un diagnóstico de cumplimiento

Antes de cualquier supervisión, conviene efectuar una revisión interna o una auditoría preventiva para identificar brechas documentarias, contables y legales. Este diagnóstico debe responder preguntas como:

• ¿Todos los proyectos tienen expediente completo?
• ¿La contabilidad está conciliada con reportes a cooperantes?
• ¿Los gastos restringidos se usan según convenio?
• ¿Existen entregas a rendir antiguas sin regularizar?
• ¿Los directivos y poderes están actualizados?

2. Organice expedientes por proyecto

Cada proyecto debería tener un archivo físico o digital con estructura uniforme:

• Convenio y adendas.
• Presupuesto aprobado.
• Desembolsos recibidos.
• Mayor contable del proyecto.
• Comprobantes y contratos.
• Informes técnicos y financieros.
• Correspondencia relevante con el cooperante.

Esto reduce tiempos de respuesta y transmite una imagen de control institucional sólido.

3. Fortalezca el control interno

Desde la óptica de auditoría, la NIA 315 (Revisada 2019), Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material, resalta la necesidad de comprender el sistema de control interno. En una ONG, ello se traduce en medidas concretas como:

• Separación de funciones entre aprobación, ejecución y registro.
• Políticas de compras y contrataciones.
• Niveles de autorización por monto.
• Revisión periódica de rendiciones.
• Inventarios físicos de bienes financiados por cooperación.

Por ejemplo, si una sede regional puede contratar servicios hasta S/ 30,000 sin revisión de oficina central, el riesgo de observaciones aumenta. Un esquema de doble validación reduce significativamente ese riesgo.

4. Revise contingencias tributarias y laborales

Muchas observaciones de fiscalización no nacen en APCI, sino en debilidades conexas. Una ONG debe revisar si ha efectuado correctamente retenciones de cuarta categoría, aportes laborales, emisión de comprobantes, bancarización y sustento de gastos deducibles o no deducibles según corresponda.

La bancarización, por ejemplo, debe observar la Ley N.° 28194, Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía. Su Artículo 3 regula la obligación de utilizar medios de pago para determinadas operaciones, lo cual es relevante cuando los proyectos manejan adquisiciones significativas.

5. Prepare respuestas y responsables

Cuando llega un requerimiento, la improvisación juega en contra. La ONG debería designar previamente responsables por frente:

• Representante legal.
• Responsable contable.
• Coordinador de proyectos.
• Responsable de archivo o administración.
• Asesor legal o auditor externo.

Además, conviene establecer un protocolo para revisar toda respuesta antes de su envío, verificando consistencia y suficiencia documental.

Ejemplo práctico: ONG con observaciones por diferencias entre informes y contabilidad

Una ONG de Lima ejecutó un proyecto de fortalecimiento educativo en Huancavelica financiado por una agencia internacional por S/ 2,400,000 durante dos años. En la revisión interna previa a una posible fiscalización, se detectó lo siguiente:

• El informe narrativo reportaba 120 capacitaciones docentes.
• La contabilidad solo identificaba sustento claro para 103 eventos.
• Existían S/ 67,000 en entregas a rendir pendientes de regularización por más de 90 días.
• Se habían comprado tablets por S/ 95,000 sin actas completas de entrega a beneficiarios.

Acción correctiva: la entidad realizó una conciliación proyecto por proyecto, recuperó listas de asistencia y evidencias fotográficas, regularizó viáticos con devolución de S/ 8,500 no sustentados, y elaboró actas de entrega pendientes con responsables locales.

Resultado: la ONG logró reconstruir el expediente, ajustar su informe financiero y documentar adecuadamente las diferencias antes de una revisión formal. Sin esta acción, la observación habría puesto en riesgo la renovación del financiamiento.

Ejemplo práctico: asociación regional con debilidad en gobierno institucional

Una asociación sin fines de lucro en Piura recibía S/ 600,000 anuales de cooperación para proyectos productivos. Al preparar su información anual, detectó que el presidente del consejo directivo había vencido en el cargo según estatuto hacía ocho meses, aunque seguía firmando contratos y reportes.

Riesgo: los actos suscritos podían ser cuestionados por falta de representación formal.

Medida adoptada: se convocó asamblea, se eligió nuevo consejo, se inscribió la representación en SUNARP y se ratificaron formalmente actos necesarios dentro del marco legal aplicable.

Lección: la fiscalización de APCI no solo revisa dinero; también observa la legitimidad institucional de quien administra recursos de cooperación.

Señales de alerta que toda ONG debe atender

• Convenios sin adendas pese a cambios presupuestales importantes.
• Fondos de proyectos mezclados en una sola cuenta sin control por fuente.
• Gastos de campo sustentados solo con declaraciones internas.
• Activos sin código patrimonial ni ubicación identificada.
• Informes remitidos a cooperantes que no coinciden con estados financieros.
• Altas rotaciones de personal administrativo sin transferencia documentada.
• Entregas a rendir antiguas y partidas conciliatorias recurrentes.

Estas señales no siempre implican irregularidad, pero sí elevan el riesgo de observaciones y debilitan la posición de la ONG frente a una revisión.

¿Conviene una auditoría externa o revisión preventiva?

Definitivamente sí. Una auditoría externa o una revisión de cumplimiento enfocada en cooperación internacional permite detectar brechas antes de que se conviertan en contingencias. Además, mejora la calidad de la información para cooperantes, directorio y autoridades.

Desde la experiencia en ONGs peruanas, las organizaciones que implementan revisiones preventivas anuales suelen responder mejor a fiscalizaciones, negociar con mayor solidez con sus financiadores y reducir ajustes posteriores. La NIA 330, Respuestas del auditor a los riesgos valorados, resulta útil para diseñar procedimientos específicos sobre áreas críticas como efectivo, compras, consultorías y ejecución por componentes.

Conclusión

La fiscalización de APCI en Perú exige a las ONGs algo más que buena voluntad y resultados sociales: requiere orden institucional, evidencia documental, consistencia financiera y cumplimiento legal. Prepararse adecuadamente implica revisar estatutos y poderes, fortalecer la contabilidad por proyectos, alinear informes técnicos y financieros, controlar activos y anticiparse a contingencias laborales y tributarias.

En un entorno donde la transparencia es cada vez más valorada por cooperantes y autoridades, una ONG bien preparada no solo reduce riesgos frente a APCI, sino que también mejora su sostenibilidad y credibilidad. La clave está en pasar de una gestión reactiva a una gestión preventiva, con soporte técnico y visión de control.

Si su organización necesita apoyo para evaluar su nivel de cumplimiento, preparar sus informes anuales o realizar una auditoría preventiva especializada en ONGs, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.