Informe de Procedimientos Previamente Convenidos (ISRS 4400) en la verificación de gastos de proyectos

¿Qué es un Informe de Procedimientos Previamente Convenidos (ISRS 4400)?

En la gestión de proyectos financiados por cooperantes, donantes internacionales, empresas privadas o entidades públicas, una de las solicitudes más frecuentes es la verificación de gastos ejecutados. En este contexto, el Informe de Procedimientos Previamente Convenidos, regulado por la ISRS 4400 (Revised), “Engagements to Perform Agreed-Upon Procedures Regarding Financial Information”, se ha convertido en una herramienta clave para las ONGs, asociaciones, fundaciones y unidades ejecutoras de proyectos en el Perú.

A diferencia de una auditoría financiera tradicional, en este tipo de trabajo el profesional no expresa una opinión ni una conclusión de aseguramiento. Su función consiste en aplicar procedimientos específicos acordados entre las partes y reportar de manera objetiva los hallazgos encontrados

¿Qué es un Informe de Procedimientos Previamente Convenidos (ISRS 4400)?

En la gestión de proyectos financiados por cooperantes, donantes internacionales, empresas privadas o entidades públicas, una de las solicitudes más frecuentes es la verificación de gastos ejecutados. En este contexto, el Informe de Procedimientos Previamente Convenidos, regulado por la ISRS 4400 (Revised), “Engagements to Perform Agreed-Upon Procedures Regarding Financial Information”, se ha convertido en una herramienta clave para las ONGs, asociaciones, fundaciones y unidades ejecutoras de proyectos en el Perú.

A diferencia de una auditoría financiera tradicional, en este tipo de trabajo el profesional no expresa una opinión ni una conclusión de aseguramiento. Su función consiste en aplicar procedimientos específicos acordados entre las partes y reportar de manera objetiva los hallazgos encontrados. Luego, son los usuarios del informe —por ejemplo, el cooperante, el director del proyecto o el consejo directivo de la ONG— quienes evalúan dichos hallazgos y toman decisiones.

En la práctica peruana, este informe es muy utilizado para revisar si los desembolsos de un proyecto fueron sustentados con comprobantes válidos, si se respetó el presupuesto aprobado, si los gastos cumplen con el convenio de financiamiento y si existen diferencias entre la ejecución financiera y la documentación de respaldo.

¿Para qué sirve la ISRS 4400 en la verificación de gastos de proyectos?

La ISRS 4400 resulta especialmente útil cuando una entidad necesita una revisión focalizada, objetiva y documentada sobre determinados rubros o transacciones, sin requerir una auditoría completa de estados financieros. Esto ocurre con frecuencia en proyectos de cooperación internacional, programas sociales, convenios con municipalidades, subvenciones empresariales y fondos concursables.

Por ejemplo, un cooperante puede solicitar que un contador público independiente revise:

• Si los gastos cargados al proyecto cuentan con comprobantes de pago válidos conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT.
• Si las adquisiciones realizadas se encuentran dentro del período de elegibilidad del convenio.
• Si las planillas, recibos por honorarios o locaciones de servicios corresponden a actividades efectivamente ejecutadas.
• Si existe trazabilidad entre el desembolso bancario, el registro contable y el informe financiero presentado al donante.
• Si el IGV fue tratado correctamente según la naturaleza del proyecto y de la entidad ejecutora.

En estos casos, el informe no concluye que “los gastos son razonables” ni que “los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera”. Lo que hace es describir, por ejemplo, que de una muestra de 80 gastos revisados por S/ 420,000, se identificaron 6 comprobantes sin evidencia de conformidad, 2 pagos fuera del plazo del convenio y 1 diferencia de S/ 3,250 entre el auxiliar contable y el reporte al financiador.

Diferencia entre un informe ISRS 4400 y una auditoría financiera

Una confusión común en las ONGs peruanas es pensar que un informe de procedimientos previamente convenidos equivale a una auditoría. No es así. Ambos trabajos tienen finalidades, alcances y resultados distintos.

Esta diferencia es fundamental cuando un donante solicita “auditoría de gastos” pero en realidad espera una revisión puntual de rendiciones, elegibilidad y sustento documental. En estos casos, definir correctamente el encargo evita expectativas equivocadas y reduce controversias posteriores.

¿Qué tipo de gastos de proyectos pueden verificarse?

En el ámbito de las ONGs y entidades sin fines de lucro en el Perú, los procedimientos previamente convenidos pueden aplicarse sobre diversos tipos de desembolsos. Entre los más frecuentes encontramos:

Gastos de personal

• Remuneraciones del equipo del proyecto.
• Recibos por honorarios de consultores.
• Aportes sociales y retenciones.
• Asignación proporcional de sueldos cuando una persona trabaja en más de un proyecto.

Compras de bienes y suministros

• Material educativo.
• Equipos informáticos.
• Útiles de oficina.
• Medicinas o insumos de intervención social.

Servicios de terceros

• Capacitaciones.
• Transporte y logística.
• Alquiler de locales.
• Servicios de diseño, monitoreo o evaluación.

Viáticos y movilidad

• Pasajes terrestres y aéreos.
• Hospedaje y alimentación.
• Movilidad local para trabajo de campo.

Activos adquiridos con fondos del proyecto

• Laptops.
• Proyectores.
• Mobiliario.
• Equipos especializados para intervención en campo.

En todos estos rubros, los procedimientos pueden orientarse a verificar documentación, autorizaciones, razonabilidad del gasto, consistencia con el presupuesto aprobado y cumplimiento de restricciones del convenio.

Elementos clave de un encargo bajo ISRS 4400

Para que el informe sea útil y técnicamente sólido, es indispensable definir con claridad el alcance del trabajo desde el inicio. La ISRS 4400 (Revised) exige que los procedimientos sean acordados de manera precisa, entendible y verificable.

1. Definición del objeto de revisión

Debe establecerse si se revisarán todos los gastos del proyecto o solo una muestra, y si el período comprende toda la vigencia del convenio o un tramo específico. Por ejemplo: “Verificar los gastos ejecutados entre enero y setiembre de 2026 por S/ 850,000 correspondientes al Proyecto de Seguridad Alimentaria en Cajamarca”.

2. Criterios aplicables

Los hallazgos solo tienen sentido si se contrastan con criterios previamente definidos. En proyectos, estos criterios suelen ser:

• Convenio de financiamiento.
• Presupuesto aprobado y sus modificatorias.
• Manual de adquisiciones del cooperante.
• Políticas internas de la ONG.
• Reglamento de Comprobantes de Pago.
• Normas tributarias peruanas aplicables.

3. Procedimientos específicos

Los procedimientos deben redactarse de manera objetiva. Por ejemplo:

• Cotejar el detalle de gastos presentado al cooperante con el mayor contable y los auxiliares.
• Inspeccionar comprobantes de pago por una muestra de desembolsos.
• Verificar evidencia de recepción conforme del bien o servicio.
• Comparar la fecha del gasto con el período de elegibilidad del convenio.
• Recalcular retenciones de cuarta o quinta categoría cuando corresponda.
• Confirmar que los pagos fueron realizados desde la cuenta bancaria del proyecto.

4. Limitaciones y responsabilidades

El informe debe dejar claro que el profesional no realiza una auditoría ni una revisión bajo normas de aseguramiento, por lo que no expresa una opinión ni una conclusión. Asimismo, la responsabilidad sobre la preparación de la información y la documentación corresponde a la entidad ejecutora del proyecto.

Aspectos tributarios y legales relevantes en Perú

La verificación de gastos de proyectos no solo implica revisar papeles de sustento, sino también validar cumplimiento tributario y legal. En el Perú, algunos puntos críticos son los siguientes:

Validez de comprobantes de pago

La sustentación de gastos exige documentos emitidos conforme al régimen de comprobantes de pago. La obligación de emitir comprobantes se encuentra regulada por el artículo 1 del Decreto Ley N.° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago. Además, el detalle de requisitos formales y características está desarrollado en el Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT.

Si un proyecto presenta tickets no sustentatorios, proformas o documentos sin requisitos mínimos, el cooperante podría considerar ese gasto como no elegible, aun cuando el desembolso haya ocurrido realmente.

Obligación de llevar libros y registros

En la medida en que la entidad tenga obligaciones tributarias o contables, debe observar lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobada por el Decreto Supremo N.° 179-2004-EF, respecto a libros y registros contables, así como las normas complementarias de SUNAT aplicables según su régimen.

Bancarización

Un aspecto recurrente en la revisión de gastos es el uso de medios de pago. La Ley N.° 28194, Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía, establece en su artículo 3 la obligación de utilizar medios de pago para obligaciones cuyo importe supere los montos fijados por ley. En proyectos con múltiples compras y servicios, la falta de bancarización puede generar observaciones tributarias y también cuestionamientos del financiador.

Fehaciencia del gasto

Además del documento, debe existir evidencia de que el gasto fue real y vinculado al proyecto: órdenes de compra, contratos, informes de conformidad, actas de entrega, listas de asistencia, informes técnicos, entre otros. En la práctica, este es uno de los puntos donde más observaciones se detectan.

Ejemplo práctico: verificación de gastos en una ONG de salud comunitaria

Una ONG en Lima ejecuta un proyecto de salud comunitaria en Ayacucho financiado por una agencia de cooperación internacional, con un presupuesto anual de S/ 1,200,000. El cooperante solicita un Informe de Procedimientos Previamente Convenidos para revisar los gastos del primer semestre por S/ 540,000.

Los procedimientos acordados incluyen:

• Revisar una muestra de 120 transacciones.
• Verificar que cada gasto cuente con comprobante de pago válido.
• Corroborar que el gasto esté contemplado en el presupuesto aprobado.
• Confirmar evidencia de recepción del bien o servicio.
• Comparar fechas de ejecución con el período autorizado del proyecto.
• Conciliar pagos con extractos bancarios.

Como resultado, se identifican los siguientes hallazgos:

El informe no concluye que exista mal uso de fondos ni emite opinión de auditoría. Simplemente presenta los hechos encontrados. Con base en ello, la ONG puede regularizar sustentos, solicitar reprogramaciones al donante o reclasificar gastos antes del cierre del proyecto.

Ventajas del informe ISRS 4400 para ONGs y cooperantes

Aplicado correctamente, este tipo de informe ofrece beneficios concretos:

Enfoque preciso

Permite revisar exactamente aquello que preocupa al financiador o a la dirección del proyecto, sin incurrir en el costo y amplitud de una auditoría completa.

Mayor transparencia

Ayuda a identificar debilidades documentarias, errores de clasificación o incumplimientos de políticas antes de que escalen a observaciones mayores.

Utilidad para rendiciones

Es especialmente valioso cuando la entidad debe presentar informes financieros periódicos y desea reducir el riesgo de rechazo de gastos.

Mejora del control interno

Los hallazgos suelen revelar problemas operativos recurrentes: falta de conformidades, archivos incompletos, pagos fuera de plazo, deficiente segregación de funciones o controles presupuestales débiles.

Errores frecuentes en la verificación de gastos de proyectos

En nuestra experiencia en auditoría de ONGs y entidades ejecutoras en el Perú, estos son algunos de los errores más comunes:

• Asumir que tener factura basta, sin evidencia de recepción o uso en el proyecto.
• Cargar gastos administrativos generales a un proyecto sin criterio de distribución documentado.
• Registrar honorarios sin contrato, términos de referencia o entregables.
• Presentar gastos fuera del plazo de elegibilidad.
• No conciliar oportunamente el reporte al donante con la contabilidad.
• Usar fondos del proyecto para pagos urgentes de otra unidad y luego reponerlos sin trazabilidad clara.
• No actualizar el presupuesto aprobado después de reprogramaciones autorizadas.

Estos problemas no siempre implican fraude, pero sí pueden generar observaciones, devoluciones de fondos o pérdida de credibilidad frente al cooperante.

Buenas prácticas para preparar un proyecto antes de un encargo ISRS 4400

Si una ONG o entidad ejecutora sabe que será objeto de una verificación de gastos, conviene prepararse con anticipación. Algunas recomendaciones prácticas son:

• Organizar un archivo por rubro y por período con comprobantes, contratos, órdenes de compra y conformidades.
• Mantener conciliado el reporte financiero del proyecto con la contabilidad general y auxiliares.
• Documentar criterios de prorrateo de costos compartidos.
• Separar claramente los gastos elegibles y no elegibles.
• Verificar el cumplimiento de bancarización y retenciones tributarias.
• Conservar evidencia técnica de la ejecución: informes, fotografías, listas de asistencia, actas y entregables.
• Actualizar el presupuesto vigente con todas las aprobaciones del financiador.

Relación con otras normas de auditoría y control

Aunque el trabajo se desarrolla bajo la ISRS 4400 (Revised), en la práctica puede coexistir con otros marcos normativos. Por ejemplo, si la entidad también contrata una auditoría de estados financieros, será aplicable la NIA 315 (Revisada 2019), “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material”, la NIA 330, “Respuestas del auditor a los riesgos valorados” y la NIA 500, “Evidencia de auditoría”, entre otras. Asimismo, si existen activos adquiridos para el proyecto, su reconocimiento y control contable pueden relacionarse con la NIC 16, “Propiedades, Planta y Equipo”.

Sin embargo, es importante insistir en que el informe ISRS 4400 no reemplaza una auditoría financiera ni un examen especial de control gubernamental. Su utilidad está en la verificación puntual, objetiva y acordada de información o transacciones específicas.

Ejemplo práctico: proyecto educativo con gastos observados por viáticos

Una asociación civil en Trujillo ejecuta un proyecto educativo financiado por una empresa minera para capacitar docentes rurales. Durante la revisión de gastos por S/ 310,000, se acuerda aplicar procedimientos sobre viáticos y movilidad, debido a que este rubro representa el 28% del presupuesto.

Al revisar 60 desembolsos por S/ 86,000, se encuentran estas situaciones:

• 12 rendiciones con boletas que no permiten identificar al usuario del servicio.
• 8 casos sin informe de comisión de servicios firmado.
• 3 pagos de movilidad local sin detalle de ruta ni motivo.
• 2 rendiciones presentadas 45 días después del viaje, pese a que la política interna exige un máximo de 10 días.

Con esta información, la asociación corrige su procedimiento interno: implementa formatos de liquidación de viáticos, exige aprobación previa de desplazamientos y centraliza la rendición documentaria. El resultado es una mejora inmediata en la trazabilidad del gasto y una reducción del riesgo de observaciones futuras.

¿Cuándo conviene solicitar este informe?

El Informe de Procedimientos Previamente Convenidos es recomendable cuando:

• El cooperante lo exige expresamente en el convenio.
• La entidad desea validar gastos antes de una rendición importante.
• Existen dudas sobre la elegibilidad de ciertos desembolsos.
• Se requiere revisar solo un componente o rubro del proyecto.
• La dirección busca transparencia adicional frente al consejo directivo o financiadores.
• Se han identificado debilidades documentarias y se quiere medir su impacto.

En muchos casos, contratar este servicio de manera preventiva puede evitar contingencias mayores, como devoluciones de fondos, observaciones de donantes o cuestionamientos reputacionales.

Conclusión

El Informe de Procedimientos Previamente Convenidos bajo la ISRS 4400 es una herramienta altamente útil para la verificación de gastos de proyectos, especialmente en ONGs y entidades ejecutoras que administran recursos con restricciones específicas de uso. Su principal fortaleza radica en ofrecer una revisión focalizada, objetiva y documentada sobre aspectos concretos como elegibilidad, sustento, bancarización, cumplimiento presupuestal y trazabilidad contable.

En el contexto peruano, donde los proyectos suelen involucrar exigencias de cooperantes, normas tributarias, controles documentarios y rendiciones periódicas, este tipo de informe ayuda a fortalecer la transparencia y a tomar decisiones oportunas antes de que las observaciones se conviertan en contingencias financieras o reputacionales.

Si su organización necesita apoyo en la verificación de gastos de proyectos, revisión de rendiciones o emisión de un Informe de Procedimientos Previamente Convenidos (ISRS 4400), puede contactarnos en auditor@carloslingan.pe para una evaluación especializada.