Términos de Referencia (TdR) para contratar una auditoría externa en una ONG: cómo redactarlos

¿Qué son los Términos de Referencia (TdR) en una auditoría externa para ONG?

Los Términos de Referencia (TdR) son el documento base que define de manera clara y formal qué espera una organización no gubernamental de una firma auditora externa. En la práctica, funcionan como la hoja de ruta del proceso de contratación: describen el objetivo de la auditoría, el alcance del trabajo, los entregables, los plazos, el perfil del auditor y los criterios de evaluación de propuestas.

En una ONG, redactar correctamente los TdR no es un asunto meramente administrativo. Un documento mal elaborado puede generar propuestas incompletas, sobrecostos, retrasos, observaciones de cooperantes o incluso una auditoría que no responda a las exigencias del donante, del consejo directivo o de la normativa aplicable en el Perú.

Por ello, unos TdR bien estructurados ayudan a:

• Transparentar el proceso de selección.
• Comparar propuestas bajo criterios homogéneos.
• Reducir riesgos de interpretaciones ambiguas.
• Asegurar cumplimiento de requerimientos técnicos y contractuales.
• Obtener una auditoría útil para la gestión y la rendición de cuentas.

¿Por qué son tan importantes los TdR en una ONG peruana?

Las ONG en el Perú suelen administrar fondos provenientes de cooperación internacional, convenios institucionales, subvenciones, aportes privados y, en algunos casos, recursos públicos. Cada fuente de financiamiento puede exigir condiciones específicas de auditoría, cronogramas de cierre, formatos de informe y revisión de gastos elegibles.

En este contexto, los TdR cumplen una función crítica porque alinean tres frentes:

1. Las necesidades de la ONG, como validar sus estados financieros, revisar control interno o cumplir con su asamblea.
2. Las exigencias del cooperante o donante, por ejemplo, auditorías por proyecto, revisión de fondos ejecutados o informes bajo formatos predefinidos.
3. El marco técnico profesional, especialmente las Normas Internacionales de Auditoría.

Entre las normas más relevantes que suelen relacionarse con una auditoría externa se encuentran:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 210 - Acuerdo de los términos del encargo de auditoría.
• NIA 300 - Planificación de la auditoría de estados financieros.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.
• NIA 705 - Opinión modificada en el informe emitido por un auditor independiente.
• NIA 706 - Párrafos de énfasis y párrafos sobre otras cuestiones en el informe emitido por un auditor independiente.

Además, si la ONG prepara sus estados financieros bajo normas contables internacionales, pueden ser aplicables, según el caso, la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros y la NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores, entre otras.

Estructura recomendada de unos TdR para auditoría externa en una ONG

Unos buenos TdR deben ser específicos, medibles y coherentes con la realidad operativa de la organización. A continuación, presentamos una estructura recomendada.

1. Información general de la ONG

Este apartado debe presentar a la organización de forma breve pero suficiente:

• Nombre completo de la ONG.
• Naturaleza jurídica.
• RUC y domicilio fiscal.
• Ámbito geográfico de intervención en el Perú.
• Principales programas o proyectos.
• Fuente de financiamiento relevante.

Este contexto permite que la firma auditora dimensione el trabajo. No es lo mismo auditar una ONG que opera solo en Lima que una con proyectos en Cajamarca, Cusco, Loreto y Puno, con manejo descentralizado de fondos.

2. Antecedentes y justificación de la auditoría

Aquí se explica por qué se requiere la auditoría externa. Por ejemplo:

• Cumplimiento del convenio con un cooperante internacional.
• Requerimiento del consejo directivo o asamblea.
• Cierre anual de estados financieros.
• Revisión específica de un proyecto financiado.
• Necesidad de fortalecer la rendición de cuentas.

Mientras más claro sea este punto, mejor se alineará la propuesta técnica del auditor.

3. Objetivo general y objetivos específicos

El objetivo general debe resumir el propósito principal del encargo. Por ejemplo:

Objetivo general: Contratar una firma de auditoría externa independiente para examinar los estados financieros de la ONG correspondientes al ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2025, y emitir una opinión profesional de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.

Los objetivos específicos pueden incluir:

• Emitir opinión sobre los estados financieros.
• Evaluar aspectos relevantes del control interno.
• Verificar el uso de fondos según convenio.
• Revisar cumplimiento tributario y laboral aplicable.
• Emitir carta de recomendaciones a la gerencia.

4. Alcance del servicio

Este es uno de los apartados más importantes. Debe precisar exactamente qué cubre la auditoría y qué no cubre.

Por ejemplo, el alcance puede incluir:

• Auditoría de estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo.
• Revisión de notas a los estados financieros.
• Evaluación selectiva de ingresos, gastos, caja, bancos, compras, planillas, activos fijos y rendiciones.
• Revisión de proyectos financiados por cooperantes específicos.
• Visitas a oficinas descentralizadas o sedes de proyecto.
• Emisión de informe de auditoría y carta de control interno.

También es recomendable indicar exclusiones, por ejemplo, si no se requiere una auditoría forense ni una revisión tributaria integral.

5. Periodo a auditar

Debe indicarse claramente el periodo del examen. Por ejemplo:

Periodo: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025.

Si se trata de auditoría por proyecto, debe precisarse la vigencia del convenio y el periodo ejecutado.

6. Normas aplicables

Los TdR deben indicar bajo qué marco técnico se realizará el trabajo. Una redacción adecuada podría señalar:

La auditoría deberá realizarse de conformidad con la NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría y demás NIAs aplicables. Los estados financieros serán evaluados conforme al marco de información financiera adoptado por la ONG, incluyendo, de corresponder, la NIC 1 - Presentación de Estados Financieros.

Si el donante exige un formato o procedimiento particular, ello también debe quedar expresamente indicado.

7. Entregables requeridos

Un error frecuente es pedir “un informe de auditoría” sin detallar qué productos concretos se esperan. Lo recomendable es listar entregables específicos:

• Informe de auditoría independiente firmado.
• Estados financieros auditados.
• Carta a la gerencia con observaciones y recomendaciones.
• Informe sobre ejecución de fondos por proyecto, si aplica.
• Presentación de resultados al consejo directivo o dirección ejecutiva.
• Versión digital y física de los informes.

También conviene precisar idioma, cantidad de ejemplares, formato PDF y plazos de entrega.

8. Cronograma del proceso y del servicio

El cronograma debe contemplar dos momentos distintos: el proceso de selección y la ejecución de la auditoría.

9. Perfil mínimo de la firma auditora

Los TdR deben establecer requisitos razonables y verificables. Por ejemplo:

• Sociedad de auditoría o firma con experiencia en ONG.
• Inscripción y habilitación profesional correspondiente.
• Experiencia mínima de 3 a 5 años en auditoría financiera.
• Experiencia específica en proyectos de cooperación internacional.
• Equipo con contador público colegiado y personal senior.
• Ausencia de conflictos de interés con la ONG.

Si se exige experiencia en sectores como salud, educación, desarrollo rural o derechos humanos, debe señalarse expresamente.

10. Contenido de la propuesta técnica y económica

Para facilitar la comparación, los TdR deben indicar cómo debe presentarse la propuesta.

Propuesta técnica:

• Comprensión del servicio.
• Metodología de trabajo.
• Plan y cronograma.
• Equipo asignado.
• Experiencia institucional.
• Referencias de trabajos similares.

Propuesta económica:

• Honorarios totales en S/.
• Detalle de impuestos aplicables.
• Gastos de viaje o viáticos, si corresponde.
• Forma de pago propuesta.

11. Criterios de evaluación

Este apartado fortalece la transparencia del proceso. Una matriz de evaluación puede estructurarse así:

Se recomienda evitar que el precio sea el único factor determinante. En auditoría externa, una propuesta demasiado barata puede traducirse en menor profundidad, menos horas de revisión o personal con poca experiencia.

12. Condiciones contractuales y forma de pago

Los TdR pueden incluir lineamientos básicos del contrato:

• Plazo de vigencia del servicio.
• Confidencialidad de la información.
• Propiedad de los informes.
• Penalidades por retraso, si aplica.
• Forma de pago, por ejemplo: 50% al inicio y 50% contra entrega del informe final.

Si la ONG aplica políticas internas de adquisiciones, estas deben respetarse durante todo el proceso.

Marco normativo y consideraciones legales en Perú

Aunque los TdR son un documento técnico de contratación, su redacción debe considerar obligaciones legales y de buen gobierno. Por ejemplo, la ONG debe cuidar que el proceso refleje transparencia, trazabilidad documental y adecuada aprobación interna.

Desde el punto de vista societario y de gestión, es importante que la contratación cuente con respaldo en actas, políticas internas o decisiones del órgano competente, según el estatuto de la organización.

En materia tributaria, la documentación revisada por el auditor suele involucrar comprobantes de pago, planillas, contratos y sustentos de gastos. Por ello, la ONG debe asegurar un archivo ordenado y trazable.

Si la organización maneja datos personales de beneficiarios, trabajadores o donantes, también debe preservar la confidencialidad y tratamiento adecuado de la información, conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, especialmente los principios de tratamiento contemplados en su artículo 7 y las obligaciones de seguridad y confidencialidad desarrolladas en su reglamentación.

Asimismo, si la ONG celebra contratos con proveedores de servicios, debe tener presente el principio de buena fe contractual reconocido en el artículo 1362 del Código Civil peruano, que exige que los contratos se negocien, celebren y ejecuten según las reglas de la buena fe y común intención de las partes. Esto es especialmente relevante cuando los TdR forman parte integrante del contrato de auditoría.

Errores frecuentes al redactar TdR para auditoría externa

1. Objetivos demasiado generales

Decir únicamente “se requiere una auditoría externa” no basta. Debe indicarse si se auditarán estados financieros, proyectos, control interno o cumplimiento de convenios.

2. Alcance ambiguo

Cuando no se define el alcance, pueden surgir controversias sobre visitas de campo, revisión de sedes descentralizadas o número de proyectos incluidos.

3. No considerar exigencias del donante

Muchas observaciones nacen porque la ONG contrata una auditoría estándar, pero el cooperante exigía procedimientos o formatos específicos.

4. Priorizar solo el menor precio

En auditoría, el costo debe evaluarse junto con experiencia, metodología y calidad del equipo.

5. No detallar entregables ni plazos

Esto genera retrasos y expectativas distintas entre la ONG y la firma auditora.

6. Pedir requisitos excesivos o irrelevantes

Exigir condiciones desproporcionadas puede limitar la competencia y reducir el número de propuestas válidas.

Tabla comparativa: TdR deficientes vs. TdR bien redactados

Ejemplo práctico

Caso 1: ONG con financiamiento internacional en Cusco y Puno

Una ONG peruana dedicada a proyectos de nutrición infantil ejecuta un convenio de S/ 2,400,000 financiado por una agencia de cooperación europea. La organización tiene oficina central en Lima y equipos operativos en Cusco y Puno.

Inicialmente, la ONG preparó unos TdR de apenas una página indicando solo: “Se requiere auditoría externa del proyecto 2025”. Como resultado, recibió propuestas muy distintas entre sí: algunas no incluían visitas a campo, otras no consideraban revisión de gastos por componente, y varias no contemplaban el formato de informe exigido por el cooperante.

Luego de reformular los TdR, se incorporaron:

• Objetivo específico del encargo.
• Alcance por sedes y componentes del proyecto.
• Periodo exacto a revisar.
• Formato de informe requerido por el donante.
• Entrega de carta de control interno.
• Criterios de evaluación con puntajes.

El resultado fue un proceso mucho más ordenado, con propuestas comparables y una contratación mejor alineada a la necesidad real de la ONG.

Caso 2: Auditoría anual de estados financieros de una asociación civil en Lima

Una asociación civil sin fines de lucro con ingresos anuales de S/ 1,100,000 necesitaba auditar sus estados financieros para presentarlos a su asamblea y a un financiador local. En años anteriores, contrataba al auditor “de confianza” sin TdR formales.

Al institucionalizar el proceso, elaboró TdR incluyendo:

• Estados financieros a auditar.
• Aplicación de la NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.
• Revisión selectiva de ingresos por donaciones y gastos administrativos.
• Plazo de entrega antes de la asamblea anual.
• Honorarios expresados en S/ y forma de pago.

Esto permitió mejorar la gobernanza interna y documentar adecuadamente la selección del proveedor.

Recomendaciones prácticas para redactar mejores TdR

• Revise el convenio de financiamiento antes de redactar el documento.
• Converse con contabilidad, administración y dirección ejecutiva para identificar necesidades reales.
• Use lenguaje claro y evite copiar modelos genéricos sin adaptación.
• Defina el alcance con precisión: periodo, sedes, proyectos, entregables y fechas.
• Solicite propuestas comparables con una estructura uniforme.
• Incorpore criterios objetivos de evaluación.
• Considere tiempos realistas para trabajo de campo y emisión de informes.
• Valide el borrador de TdR con un asesor externo si la auditoría es compleja o financiada por cooperación internacional.

Modelo básico de contenido para unos TdR de auditoría externa

Como guía, unos TdR pueden contener el siguiente índice:

1. Información institucional.
2. Antecedentes.
3. Objetivo general y específicos.
4. Alcance del servicio.
5. Periodo a auditar.
6. Normas aplicables.
7. Entregables.
8. Cronograma.
9. Perfil del auditor o firma.
10. Contenido de propuestas.
11. Criterios de evaluación.
12. Condiciones contractuales.
13. Mecanismo y fecha límite de presentación.

Este esquema no reemplaza el análisis particular de cada ONG, pero sirve como una base sólida para iniciar un proceso de contratación más técnico y transparente.

Conclusión

Los Términos de Referencia (TdR) son una herramienta decisiva para contratar adecuadamente una auditoría externa en una ONG. Cuando están bien redactados, permiten definir expectativas, atraer propuestas de mejor calidad, reducir riesgos de incumplimiento y asegurar que la auditoría responda tanto a las necesidades de la organización como a las exigencias de cooperantes y órganos de gobierno.

En la realidad peruana, donde muchas ONG gestionan múltiples proyectos, sedes descentralizadas y diversas fuentes de financiamiento, contar con TdR claros ya no es una buena práctica opcional, sino una necesidad de control, transparencia y gestión responsable.

Si su organización necesita apoyo para elaborar TdR, revisar bases de contratación o acompañar un proceso de auditoría externa, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.