Régimen laboral y contratación de personal en ONGs: locación de servicios vs. planilla en proyectos temporales

Régimen laboral y contratación de personal en ONGs: locación de servicios vs. planilla en proyectos temporales

En el funcionamiento diario de una organización no gubernamental (ONG), una de las decisiones más sensibles y revisadas por auditoría es la forma de contratar al personal que ejecuta proyectos temporales. En la práctica peruana, muchas ONGs reciben fondos de cooperación internacional, subvenciones o convenios con entidades públicas y privadas para ejecutar actividades por periodos definidos, como 6, 12 o 24 meses. En ese contexto, surge una pregunta recurrente: ¿conviene contratar por locación de servicios o incorporar al personal en planilla?

La respuesta no debe basarse únicamente en el presupuesto disponible ni en la duración del proyecto. Desde una perspectiva legal, tributaria, laboral y de control interno, lo determinante es la naturaleza real de la prestación del servicio. Una mala calificación puede generar contingencias por beneficios sociales, multas administrativas, reparos tributarios, observaciones de donantes y salvedades en auditoría.

En este artículo analizamos, con enfoque práctico para el contexto peruano, cómo deben evaluar las ONGs la contratación de personal en proyectos temporales, cuáles son las diferencias entre locación de servicios y planilla, qué riesgos existen y qué documentación debe conservarse para sustentar una decisión correcta.

¿Por qué este tema es crítico en la auditoría de ONGs?

En auditorías financieras, de cumplimiento y de proyectos, la contratación de personal suele ser una de las áreas de mayor revisión porque impacta simultáneamente en:

• Los estados financieros, por el adecuado reconocimiento de gastos, provisiones y contingencias.
• El cumplimiento laboral, por la posible existencia de relación de dependencia no reconocida.
• El cumplimiento tributario, por retenciones, aportes y deducibilidad del gasto.
• El uso de fondos restringidos, porque muchos donantes establecen reglas específicas sobre contratación de consultores y personal.
• El control interno, al requerir aprobaciones, términos de referencia, contratos y entregables.

Además, cuando una ONG financia un proyecto temporal con cooperación internacional, suele asumir que la temporalidad justifica el uso de recibos por honorarios. Sin embargo, en Perú la temporalidad del proyecto no elimina la posibilidad de que exista una relación laboral si se verifican elementos como subordinación, horario, supervisión directa y prestación personal continua.

Marco legal aplicable en Perú

Contrato de trabajo y primacía de la realidad

En el régimen peruano, la determinación de si existe relación laboral no depende solo del nombre del contrato, sino de los hechos. Este criterio se vincula al principio de primacía de la realidad, ampliamente aplicado en fiscalización laboral y en sede judicial.

Asimismo, el Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N.° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo N.° 003-97-TR, regula el trabajo subordinado en la actividad privada. Su artículo 4 establece que en toda prestación personal de servicios remunerados y subordinados se presume la existencia de un contrato de trabajo a plazo indeterminado.

Esto es particularmente importante para ONGs, porque incluso si el proyecto tiene fecha de cierre, la contratación no puede disfrazarse como civil si en la práctica existe subordinación.

Locación de servicios en el Código Civil

La locación de servicios se encuentra regulada en el Código Civil peruano, dentro de las normas sobre prestación de servicios. En este tipo de contratación, el locador presta un servicio de manera independiente, sin subordinación laboral, a cambio de una retribución. Lo central aquí es la autonomía del prestador para ejecutar el encargo.

En términos prácticos, un consultor que elabora una línea de base, diseña una metodología de intervención o realiza una capacitación puntual para una ONG puede ser contratado por locación de servicios, siempre que no esté sujeto a horario, control permanente ni integración funcional equivalente a la de un trabajador.

Fiscalización laboral por SUNAFIL

La Ley N.° 28806, Ley General de Inspección del Trabajo, faculta a la autoridad inspectiva a verificar incumplimientos laborales. En una fiscalización, SUNAFIL no se limita a revisar contratos, sino que evalúa correos, reportes, asistencia, organigramas, evidencia de supervisión y testimonios del personal.

Para una ONG, esto significa que no basta con tener un contrato de locación bien redactado; debe existir coherencia entre el documento y la realidad operativa.

Implicancias tributarias

Desde el punto de vista tributario, la clasificación también produce efectos relevantes:

• Si se trata de rentas de quinta categoría, corresponde la gestión en planilla y el cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales.
• Si se trata de rentas de cuarta categoría, el prestador emite recibo por honorarios y la entidad debe evaluar retenciones según la normativa vigente.

La deducibilidad del gasto para fines del Impuesto a la Renta exige, además de causalidad, que la operación sea real, necesaria y debidamente sustentada. Si una supuesta locación encubre una relación laboral, la SUNAT podría cuestionar el tratamiento aplicado.

Diferencias clave entre locación de servicios y planilla en una ONG

Criterios prácticos para decidir correctamente

1. Analizar si existe subordinación real

El criterio principal no es la duración del proyecto, sino la subordinación. Hay indicios de relación laboral cuando la ONG:

• Exige cumplimiento de horario diario.
• Asigna correo institucional y funciones permanentes.
• Da órdenes directas sobre cómo ejecutar el trabajo día a día.
• Integra al prestador en su estructura jerárquica.
• Evalúa asistencia más que resultados.
• Exige exclusividad o disponibilidad continua.

Por ejemplo, si una ONG contrata a un “consultor” para coordinar un proyecto de nutrición en Ayacucho durante 12 meses, con horario de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m., reportando al director ejecutivo y supervisando personal de campo, lo más probable es que exista una relación laboral y no una verdadera locación de servicios.

2. Revisar si el servicio se mide por entregables

La locación de servicios se sustenta mejor cuando el objeto contractual es concreto y verificable: informes, diagnósticos, capacitaciones, manuales, evaluaciones o productos técnicos específicos. Si el servicio es abierto, continuo y operativo, el riesgo de desnaturalización aumenta.

Una buena práctica en ONGs es que todo contrato civil contenga:

• Términos de referencia detallados.
• Productos claramente definidos.
• Cronograma de entregables.
• Criterios de conformidad.
• Monto total y forma de pago por hitos.

3. Evaluar la integración del puesto en la estructura de la ONG

Si la persona ocupa una función esencial y recurrente dentro del organigrama del proyecto, como administrador, contador del proyecto, coordinador territorial o asistente logístico, normalmente corresponde planilla. En cambio, si realiza una intervención especializada y no permanente, como una evaluación externa de medio término, una consultoría legal o una auditoría de proyecto, la locación suele ser razonable.

4. Considerar las exigencias del donante

Muchos convenios de cooperación exigen distinguir entre staff del proyecto y consultores. Un error frecuente es cargar a “consultorías” funciones que realmente corresponden a personal del proyecto, solo para evitar costos laborales. Esto puede generar observaciones en revisiones de donantes, devolución de fondos o reclasificación de gastos no elegibles.

Ejemplo práctico

Una ONG en Lima obtiene financiamiento por S/ 480,000 para ejecutar un proyecto de fortalecimiento de emprendimientos de mujeres en Cusco durante 18 meses. Para ello requiere:

• 1 coordinador de proyecto.
• 1 asistente administrativo.
• 2 facilitadores de campo.
• 1 consultor para elaborar la línea de base.
• 1 consultor para la evaluación final.

Clasificación adecuada:

• Coordinador de proyecto: planilla, porque dirige actividades continuas, reporta internamente y está sujeto a supervisión.
• Asistente administrativo: planilla, porque cumple funciones permanentes y operativas.
• Facilitadores de campo: usualmente planilla, si tienen horario, rutas y supervisión continua.
• Consultor de línea de base: locación de servicios, por producto específico.
• Consultor de evaluación final: locación de servicios, por encargo puntual e independiente.

Si la ONG contratara a todos por recibo por honorarios para “ahorrar” beneficios sociales, asumiría un alto riesgo de contingencias laborales y de observación en auditoría del proyecto.

Riesgos de usar locación de servicios cuando corresponde planilla

Contingencias laborales

La persona podría reclamar judicial o administrativamente el reconocimiento de vínculo laboral, solicitando:

• Vacaciones no gozadas.
• Compensación por Tiempo de Servicios (CTS).
• Gratificaciones.
• Aportes previsionales omitidos.
• Indemnización por despido, de ser el caso.

En proyectos financiados con recursos ajustados, estas contingencias pueden afectar seriamente la sostenibilidad financiera de la ONG.

Multas y sanciones

SUNAFIL puede imponer sanciones por incumplimientos laborales, especialmente si detecta personal desnaturalizado bajo contratos civiles. El impacto económico dependerá del número de trabajadores afectados y del tipo de infracción.

Reparos tributarios

Si la SUNAT concluye que determinados pagos por recibos por honorarios encubrían remuneraciones, podría cuestionar el tratamiento tributario, así como revisar retenciones, aportes y deducibilidad del gasto.

Observaciones de auditoría y de donantes

Desde la perspectiva de auditoría, una contratación inadecuada puede generar:

• Deficiencias de control interno.
• Gastos no elegibles para el proyecto.
• Recomendaciones de regularización.
• Revelación de contingencias en estados financieros.

En materia contable, si existen obligaciones probables derivadas de reclamos laborales, la entidad debe evaluar su reconocimiento o revelación conforme a la NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.

Impacto contable y de auditoría financiera

La clasificación correcta del personal no solo afecta el área legal, sino también la razonabilidad de los estados financieros. Si una ONG tiene personal que en la práctica debería estar en planilla, podrían estar subestimados:

• Gastos de personal.
• Pasivos laborales.
• Provisiones por contingencias.
• Obligaciones tributarias y previsionales.

En auditoría, esto se relaciona con la evaluación del riesgo de incorrección material y con procedimientos sobre cumplimiento normativo. También puede vincularse con la NIA 250 - Consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros, ya que el incumplimiento de normas laborales puede tener efectos materiales en los estados financieros.

Asimismo, la NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y su entorno resulta relevante, porque la estructura de contratación del personal forma parte del entendimiento del control interno y del ambiente de cumplimiento de la ONG.

Buenas prácticas para ONGs en proyectos temporales

Definir una política interna de contratación

La ONG debe contar con lineamientos escritos que establezcan cuándo corresponde contratar personal en planilla y cuándo procede una consultoría independiente. Esto ayuda a uniformizar criterios y reducir decisiones discrecionales.

Documentar adecuadamente los términos de referencia

Todo contrato por locación de servicios debe partir de términos de referencia sólidos, con productos medibles y un sustento claro de por qué no existe subordinación.

Evitar controles incompatibles con la independencia

Si se contrata a un consultor, no debería exigírsele marcación de asistencia, permanencia diaria en oficina ni sometimiento a instrucciones operativas constantes. La supervisión debe orientarse a la calidad del producto, no al control de jornada.

Presupuestar correctamente el costo laboral

Muchas ONGs recurren a locación de servicios por limitaciones presupuestales. Sin embargo, lo correcto es incorporar desde la formulación del proyecto el costo real del personal en planilla cuando la naturaleza del puesto así lo exige. Por ejemplo, si un coordinador tendrá una remuneración mensual de S/ 4,500, la ONG debe considerar además gratificaciones, CTS, vacaciones, Essalud y demás conceptos aplicables.

Realizar revisiones periódicas de cumplimiento

Un proyecto puede iniciar con consultorías válidas, pero con el tiempo algunas posiciones pueden volverse permanentes o subordinadas. Por ello, es recomendable que la administración y el área contable revisen trimestralmente la estructura de contratación.

Tabla de señales de alerta para auditoría interna o externa

Ejemplo práctico

Una asociación sin fines de lucro en Piura ejecuta un proyecto de agua y saneamiento por 10 meses. Contrata por recibo por honorarios a un ingeniero residente por S/ 6,000 mensuales. El ingeniero trabaja de lunes a sábado, recibe órdenes del director de proyecto, firma asistencia, usa movilidad de la institución y supervisa cuadrillas.

Aunque el proyecto es temporal, los elementos descritos evidencian subordinación. En una revisión de auditoría o fiscalización, este caso tendría alta probabilidad de ser considerado relación laboral. Si la ONG no regulariza, podría enfrentar el pago retroactivo de beneficios sociales, observaciones del donante y necesidad de registrar una contingencia conforme a la NIC 37 - Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes.

¿Cuándo sí resulta razonable usar locación de servicios en una ONG?

La locación de servicios suele ser adecuada cuando concurren, en conjunto, características como las siguientes:

• El servicio es especializado y no permanente.
• Se contrata por un producto definido.
• El consultor organiza autónomamente su trabajo.
• No existe jornada impuesta por la ONG.
• La supervisión se limita a validar entregables.
• El servicio no reemplaza un puesto estructural del proyecto.

Ejemplos frecuentes en ONGs peruanas:

• Elaboración de una línea de base para proyecto financiado por cooperación internacional.
• Diseño de un manual de salvaguardas o políticas institucionales.
• Capacitación puntual en enfoque de género o protección infantil.
• Evaluación externa final del proyecto.
• Asesoría legal para actualización estatutaria o revisión contractual.

Recomendaciones finales para directores, administradores y contadores de ONGs

Antes de decidir entre locación de servicios y planilla, la ONG debería formularse estas preguntas:

1. ¿La persona estará sujeta a horario y supervisión permanente?
2. ¿Desempeñará funciones continuas dentro de la operación del proyecto?
3. ¿Su trabajo se medirá por entregables o por presencia y disponibilidad?
4. ¿El puesto forma parte del organigrama operativo?
5. ¿El donante admite esta modalidad de contratación para esa función?
6. ¿Existe documentación suficiente para sustentar la naturaleza del vínculo?

Si varias respuestas apuntan a subordinación, lo prudente es contratar en planilla. En auditoría, la prevención casi siempre resulta menos costosa que la regularización posterior.

Conclusión

En las ONGs peruanas, la distinción entre locación de servicios y planilla en proyectos temporales no debe decidirse por conveniencia presupuestal, sino por la realidad de la prestación. La duración limitada del proyecto no convierte automáticamente a un trabajador en consultor independiente. Cuando existe subordinación, continuidad e integración en la estructura operativa, corresponde planilla; cuando hay autonomía y productos específicos, la locación puede ser válida.

Una evaluación correcta reduce riesgos laborales, tributarios y de auditoría, mejora la transparencia frente a donantes y fortalece el control interno institucional. Si su organización necesita revisar contratos, estructuras de personal o contingencias vinculadas a proyectos temporales, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe para una evaluación especializada.