Rendición de cuentas en ONGs: mejores prácticas para donantes

¿Por qué la rendición de cuentas es clave en las ONGs?

La rendición de cuentas en las organizaciones no gubernamentales no es solo una buena práctica administrativa; es un elemento esencial para preservar la confianza de los donantes, asegurar el uso adecuado de los recursos y demostrar que los fondos recibidos realmente generan impacto social. En el contexto peruano, donde muchas ONGs operan con financiamiento de cooperación internacional, aportes empresariales y donaciones individuales, la transparencia financiera y operativa se ha convertido en un factor decisivo para la sostenibilidad institucional.

Para un donante, entregar recursos sin contar con mecanismos claros de seguimiento representa un riesgo. Ese riesgo puede traducirse en gastos no elegibles, desviación de fondos, debilidades en el control interno, incumplimientos tributarios o incluso observaciones en auditorías externas. Por ello, una adecuada rendición de cuentas debe permitir responder con claridad tres preguntas fundamentales: qué se recibió, en qué se utilizó y qué resultados se lograron.

Desde la perspectiva de auditoría, la rendición de cuentas debe sustentarse en evidencia suficiente y adecuada, en línea con la NIA 500 - Evidencia de Auditoría, que establece la necesidad de obtener elementos de juicio confiables para respaldar conclusiones. En una ONG, esto implica contar con comprobantes de pago válidos, contratos, reportes de actividades, conciliaciones bancarias, presupuestos aprobados y documentación que vincule el gasto con el objetivo del proyecto.

Marco normativo y de control aplicable a ONGs en el Perú

En el Perú, las ONGs deben observar no solo criterios de buena gestión, sino también obligaciones legales, contables y tributarias. Aunque la estructura legal puede variar según si la entidad está constituida como asociación, fundación u otra forma sin fines de lucro, la exigencia de llevar contabilidad ordenada y sustentada sigue siendo central.

Un referente legal importante es el Código Civil peruano. En el caso de asociaciones, los artículos 80 al 98 del Código Civil regulan su constitución, funcionamiento y administración. Estas disposiciones son relevantes porque la rendición de cuentas también debe alinearse con los estatutos, acuerdos de asamblea y responsabilidades de los órganos de gobierno.

Desde el punto de vista tributario, cuando una ONG se encuentra inscrita en el régimen de entidades exoneradas o inafectas, debe cumplir con las condiciones establecidas en la Ley del Impuesto a la Renta, Texto Único Ordenado aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF. En particular, el artículo 19 regula supuestos de exoneración para entidades sin fines de lucro, siempre que cumplan los requisitos previstos por la norma. Un incumplimiento en la trazabilidad del uso de los fondos puede comprometer la permanencia en dicho tratamiento tributario.

Asimismo, la emisión y conservación de comprobantes debe observar el marco establecido por el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT. Para efectos de rendición, no basta con declarar un gasto; este debe estar adecuadamente sustentado.

En materia contable, muchas ONGs en el Perú preparan sus estados financieros considerando las NIIF para las PYMES o, según corresponda, las Normas Internacionales de Información Financiera completas. Entre las normas más relevantes para fines de presentación y control destacan:

• NIC 1 - Presentación de Estados Financieros
• NIC 7 - Estado de Flujos de Efectivo
• NIC 8 - Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores
• NIC 20 - Contabilización de las Subvenciones del Gobierno e Información a Revelar sobre Ayudas Gubernamentales, cuando aplique por la naturaleza de los recursos recibidos

Desde el enfoque de auditoría, también son relevantes:

• NIA 240 - Responsabilidades del Auditor en la Auditoría de Estados Financieros con Respecto al Fraude
• NIA 315 - Identificación y Valoración de los Riesgos de Incorrección Material mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno
• NIA 330 - Respuestas del Auditor a los Riesgos Valorados
• NIA 700 - Formación de la Opinión y Emisión del Informe de Auditoría sobre los Estados Financieros

¿Qué esperan los donantes de una rendición de cuentas efectiva?

Los donantes, ya sean agencias de cooperación, empresas peruanas, fundaciones o personas naturales, suelen esperar información clara, oportuna y verificable. No se trata solo de recibir un reporte financiero al cierre del proyecto, sino de contar con visibilidad suficiente durante la ejecución.

Elementos que normalmente exigen los donantes

• Presupuesto aprobado por componentes o actividades.
• Reportes periódicos de ejecución presupuestal.
• Detalle de gastos con sustento documental.
• Indicadores de avance físico y resultados alcanzados.
• Conciliación entre fondos recibidos, ejecutados y saldos.
• Informe narrativo que explique variaciones significativas.
• Auditoría externa o revisión independiente, cuando el convenio lo requiera.

En la práctica, los donantes valoran especialmente la consistencia entre la información financiera y la información operativa. Por ejemplo, si una ONG reporta haber ejecutado S/ 180,000 en un programa de capacitación rural en Cajamarca, debe poder demostrar cuántos talleres se realizaron, cuántos beneficiarios participaron, qué proveedores fueron contratados y qué resultados concretos se obtuvieron.

Mejores prácticas de rendición de cuentas en ONGs

1. Diseñar presupuestos realistas y trazables

Una buena rendición de cuentas empieza antes de recibir el dinero. El presupuesto debe estar estructurado por actividades, centros de costo, fuentes de financiamiento y rubros de gasto. Esto permite comparar lo planificado con lo ejecutado y detectar desviaciones de manera temprana.

En el contexto peruano, es común que una ONG administre simultáneamente fondos de cooperación internacional, aportes privados y recursos propios. Si no existe una codificación contable adecuada por proyecto, el riesgo de mezclar gastos aumenta considerablemente.

Ejemplo práctico

Una ONG en Lima recibe S/ 250,000 de una fundación extranjera para un proyecto de nutrición infantil en Huancavelica. Si registra todos los gastos en una sola cuenta general de “gastos operativos”, será difícil demostrar cuánto se destinó a movilidad, materiales, personal de campo o monitoreo. En cambio, si define subcuentas por actividad y por fuente de financiamiento, podrá rendir con mayor precisión y responder rápidamente a cualquier revisión del donante.

2. Implementar controles internos sólidos

La rendición de cuentas depende directamente de la calidad del control interno. Un sistema débil expone a la organización a errores y posibles irregularidades. Entre los controles mínimos recomendables se encuentran:

• Separación de funciones entre quien aprueba, ejecuta y registra el gasto.
• Políticas de compras y contrataciones por rangos de monto.
• Uso de cuentas bancarias identificadas por proyecto, cuando sea viable.
• Conciliaciones bancarias mensuales.
• Revisión documental previa al pago.
• Archivo físico y digital de sustento.
• Control de entregas a rendir y anticipos.

Estas prácticas están alineadas con el enfoque de identificación y respuesta a riesgos previsto en la NIA 315 y la NIA 330.

3. Documentar el gasto con sustento suficiente y pertinente

Uno de los problemas más frecuentes en auditorías de ONGs en el Perú es la debilidad en la documentación de respaldo. Un gasto puede haber sido necesario para el proyecto, pero si no cuenta con comprobante válido, evidencia de recepción del bien o servicio, aprobación interna y vínculo con la actividad financiada, el donante puede observarlo o rechazarlo.

La documentación mínima debería incluir, según corresponda:

• Comprobante de pago emitido conforme a SUNAT.
• Orden de compra o requerimiento interno.
• Cotizaciones, si la política lo exige.
• Contrato o términos de referencia.
• Conformidad del servicio.
• Constancia de pago bancario.
• Reporte de actividad relacionada.

4. Reportar no solo gastos, sino resultados

Una rendición de cuentas moderna no se limita al aspecto financiero. Los donantes quieren conocer la relación entre recursos invertidos e impacto obtenido. Por ello, los reportes deben integrar indicadores financieros y no financieros.

Por ejemplo, no basta con informar que se gastaron S/ 95,000 en talleres de fortalecimiento comunitario. También debe señalarse cuántos talleres se realizaron, en qué distritos, cuántas personas participaron, qué metas se alcanzaron y qué dificultades surgieron.

5. Establecer políticas claras de gastos elegibles y no elegibles

Cada convenio de donación puede establecer restricciones específicas. Algunos donantes no permiten financiar activos fijos, gastos de representación, multas, intereses moratorios o determinadas retribuciones. Una buena práctica consiste en traducir esas condiciones en una política interna sencilla y operativa para el personal administrativo y técnico.

Esto evita errores comunes, como cargar al proyecto consumos sin sustento, gastos personales, pagos fuera del período de ejecución o desembolsos que no guardan relación directa con el objetivo financiado.

6. Realizar revisiones internas periódicas

No es recomendable esperar al cierre del proyecto para revisar la documentación. Las ONGs con mejores estándares aplican revisiones mensuales o trimestrales para verificar ejecución presupuestal, cumplimiento documental y avance de metas.

Estas revisiones pueden ser efectuadas por el área administrativa, por auditoría interna o por un consultor externo independiente. Su valor radica en corregir a tiempo y reducir observaciones posteriores.

7. Contar con auditoría externa cuando corresponda

Muchos convenios de cooperación exigen una auditoría externa al cierre del proyecto. Incluso cuando no es obligatoria, puede ser muy útil para fortalecer la credibilidad frente a donantes y directorio. La auditoría permite emitir una opinión independiente sobre si la información financiera del proyecto presenta razonablemente la ejecución de los fondos recibidos.

En este punto, la NIA 700 - Formación de la Opinión y Emisión del Informe de Auditoría sobre los Estados Financieros es especialmente relevante, ya que orienta la estructura del informe del auditor. Cuando se detectan riesgos de fraude o uso indebido de fondos, la NIA 240 cobra particular importancia.

Tabla comparativa: rendición de cuentas débil vs. rendición de cuentas robusta

Riesgos frecuentes que preocupan a los donantes

Desde la experiencia de auditoría en entidades sin fines de lucro, estos son algunos de los riesgos que más afectan la confianza del donante:

• Uso de fondos en actividades no contempladas en el convenio.
• Falta de sustento de viáticos y movilidades.
• Pagos en efectivo sin respaldo suficiente.
• Contratación de proveedores vinculados sin transparencia.
• Ausencia de control sobre activos adquiridos con fondos del proyecto.
• Diferencias entre reportes narrativos y ejecución financiera.
• Presentación tardía de informes.
• Errores tributarios que generan contingencias ante SUNAT.

Ejemplo práctico

Una ONG que ejecuta un proyecto educativo en Puno recibe S/ 120,000 para equipamiento y capacitación. Durante la revisión se detecta que parte de los equipos adquiridos no figura en un inventario actualizado y que varios gastos de traslado fueron sustentados solo con declaraciones internas, sin comprobantes válidos. Aunque el proyecto sí se ejecutó, el donante podría observar una parte importante del desembolso por falta de evidencia adecuada. En estos casos, el problema no siempre es el uso indebido del dinero, sino la incapacidad de demostrar correctamente su uso.

Buenas prácticas específicas para donantes al evaluar una ONG

La rendición de cuentas no depende únicamente de la ONG. El donante también puede fortalecer el proceso si define reglas claras desde el inicio. Algunas recomendaciones útiles son:

• Solicitar presupuesto detallado y cronograma de ejecución antes del desembolso.
• Establecer por contrato qué gastos son elegibles y cuáles no.
• Definir formatos de reporte financiero y narrativo.
• Exigir conciliación de fondos y detalle de saldos no ejecutados.
• Incluir la posibilidad de revisión o auditoría independiente.
• Solicitar evidencia de políticas de compras, caja y archivo documental.
• Evaluar experiencia previa de la ONG en administración de proyectos similares.

En otras palabras, una buena rendición de cuentas se construye mejor cuando las expectativas del donante están claramente documentadas en el convenio.

Indicadores útiles para medir una rendición de cuentas saludable

Los donantes pueden utilizar indicadores simples para monitorear la calidad de la gestión financiera de una ONG:

Cómo fortalecer la confianza a largo plazo

La confianza del donante no se gana solo con un informe bien presentado, sino con consistencia en el tiempo. Las ONGs que logran relaciones sostenibles con sus financiadores suelen compartir ciertas características: gobierno institucional activo, políticas internas formales, transparencia frente a incidencias, contabilidad actualizada y disposición a someterse a revisiones independientes.

En el entorno peruano, donde muchas organizaciones trabajan en zonas rurales o de difícil acceso, pueden existir limitaciones operativas reales. Sin embargo, esas dificultades no eliminan la necesidad de control; más bien obligan a diseñar mecanismos de supervisión adaptados a la realidad del territorio, como digitalización de sustento, validaciones remotas, cronogramas de regularización y controles reforzados para viáticos y compras locales.

Conclusión

La rendición de cuentas en ONGs es una herramienta esencial para proteger los recursos de los donantes, demostrar impacto y asegurar el cumplimiento normativo, contable y tributario. En el Perú, donde las organizaciones sin fines de lucro gestionan fondos de diversas fuentes y en contextos operativos complejos, adoptar mejores prácticas de transparencia ya no es opcional: es una condición para la sostenibilidad y la credibilidad institucional.

Presupuestos bien diseñados, controles internos eficaces, documentación suficiente, reportes integrados y auditorías independientes forman la base de una rendición de cuentas sólida. Para los donantes, evaluar estos elementos antes y durante la ejecución del proyecto reduce riesgos y mejora la probabilidad de que los fondos cumplan verdaderamente su propósito social.

Si su organización requiere apoyo para fortalecer sus procesos de rendición de cuentas, auditoría de proyectos o revisión de control interno en ONGs, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.