Requisitos de auditoría para proyectos financiados por USAID

Requisitos de auditoría para proyectos financiados por USAID

Las organizaciones no gubernamentales, asociaciones civiles, fundaciones y entidades ejecutoras que administran fondos de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) enfrentan exigencias de control y rendición de cuentas más rigurosas que en muchos otros esquemas de financiamiento. Esto no solo responde al origen internacional de los recursos, sino también a la necesidad de demostrar que los fondos fueron utilizados de manera eficiente, transparente y conforme a los objetivos del convenio.

En el contexto peruano, donde muchas ONGs ejecutan programas de salud, educación, desarrollo alternativo, fortalecimiento institucional, gobernanza y ayuda humanitaria, comprender los requisitos de auditoría para proyectos financiados por USAID es clave para evitar observaciones, costos cuestionados, retrasos en desembolsos o incluso la devolución de fondos.

En este artículo explicamos los principales requerimientos, las normas aplicables, los documentos que suelen revisarse y las mejores prácticas para prepararse adecuadamente.

¿Por qué USAID exige auditorías específicas?

USAID financia proyectos bajo convenios, grants, cooperative agreements y contratos que requieren una supervisión estricta del uso de los recursos. La auditoría no se limita a verificar si los estados financieros cuadran; también evalúa si los gastos fueron elegibles, si el sistema de control interno fue adecuado y si la entidad cumplió con las cláusulas del acuerdo.

En términos prácticos, una auditoría de un proyecto USAID busca responder preguntas como:

• ¿Los fondos se utilizaron únicamente para las actividades autorizadas?
• ¿Los gastos cuentan con sustento suficiente y fueron razonables?
• ¿Se respetaron las políticas de compras y contrataciones?
• ¿La organización mantuvo registros contables completos y trazables?
• ¿Existen debilidades de control interno o indicios de incumplimiento?

Para una ONG peruana, esto significa que no basta con llevar una contabilidad general ordenada. Es indispensable contar con una contabilidad por proyecto, archivos documentarios robustos y procedimientos internos consistentes con las exigencias del financiador.

Marco normativo y estándares de auditoría aplicables

Normas internacionales de auditoría

Las auditorías de proyectos financiados por cooperación internacional suelen apoyarse en estándares de auditoría reconocidos internacionalmente. Entre las normas más relevantes se encuentran:

• NIA 200 - Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.
• NIA 230 - Documentación de auditoría.
• NIA 240 - Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude.
• NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.
• NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados.
• NIA 500 - Evidencia de auditoría.
• NIA 700 - Formación de la opinión y emisión del informe de auditoría sobre los estados financieros.

Dependiendo del encargo, también pueden aplicarse procedimientos acordados o auditorías de cumplimiento específicas exigidas por el donante.

Requisitos del financiador y guías específicas

Además de las NIAs, USAID puede exigir que la auditoría se realice conforme a sus lineamientos específicos, términos de referencia y regulaciones aplicables a entidades receptoras de fondos federales de Estados Unidos. En la práctica, el auditor revisará el convenio, el presupuesto aprobado, las modificaciones autorizadas, los reportes financieros presentados y las políticas internas de la entidad ejecutora.

Es importante tener presente que el alcance puede variar según:

• El tipo de acuerdo suscrito.
• El monto financiado.
• La duración del proyecto.
• La naturaleza de las actividades.
• La existencia de subreceptores o socios implementadores.

Normativa peruana complementaria

Aunque el proyecto esté financiado con recursos internacionales, la entidad ejecutora en Perú sigue sujeta al marco legal local en materias societarias, laborales, tributarias y contables. Por ello, durante la auditoría también suelen revisarse obligaciones vinculadas a:

• Código Tributario, aprobado por Decreto Supremo N.° 133-2013-EF. Por ejemplo, el Artículo 87 regula obligaciones de los administrados, incluyendo llevar libros y registros y exhibir documentación cuando sea requerida por la Administración Tributaria.
• Ley del Impuesto a la Renta, cuyo Texto Único Ordenado fue aprobado por Decreto Supremo N.° 179-2004-EF. En particular, el Artículo 37 establece el principio de causalidad para la deducción de gastos, criterio útil para evaluar razonabilidad y sustento, aunque el tratamiento tributario del donante y del proyecto pueda tener particularidades.
• Ley General de Sociedades - Ley N.° 26887, especialmente el Artículo 190 sobre estados financieros y el deber de preparación al cierre del ejercicio, cuando resulte aplicable a la estructura jurídica de la entidad.
• Comprobantes de pago, conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por Resolución de Superintendencia N.° 007-99/SUNAT, relevante para sustentar adquisiciones locales.

En otras palabras, un gasto puede haber sido ejecutado para el proyecto, pero si no cuenta con documentación válida en Perú o incumple políticas del donante, podría ser observado.

Principales áreas que revisa una auditoría de proyectos USAID

1. Elegibilidad de gastos

Uno de los focos centrales es determinar si los desembolsos cargados al proyecto fueron elegibles. Para ello, el auditor suele verificar que cada gasto cumpla simultáneamente con estas condiciones:

• Esté contemplado en el presupuesto aprobado o en una modificación autorizada.
• Se relacione directamente con los objetivos del proyecto.
• Sea razonable en monto.
• Cuente con sustento documentario suficiente.
• Haya sido registrado en el período correcto.
• No esté expresamente prohibido por el convenio o por las políticas del financiador.

Por ejemplo, si una ONG en Lima adquiere laptops por S/ 28,000 para un proyecto de fortalecimiento comunitario, el auditor revisará si la compra estaba aprobada, si se siguió el proceso de adquisiciones, si los equipos fueron recibidos, asignados al proyecto y registrados adecuadamente en el inventario.

2. Control interno

USAID presta especial atención al sistema de control interno, porque este reduce el riesgo de fraude, errores y uso inadecuado de los fondos. En esta revisión suelen evaluarse aspectos como:

• Segregación de funciones entre solicitud, aprobación, pago y registro contable.
• Controles sobre caja y bancos.
• Conciliaciones bancarias oportunas.
• Autorización de gastos y niveles de aprobación.
• Control de activos fijos.
• Supervisión de anticipos y rendiciones.
• Controles sobre subreceptores.

La NIA 315 - Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno y la NIA 330 - Respuestas del auditor a los riesgos valorados son especialmente relevantes en esta etapa.

3. Cumplimiento del convenio

La auditoría también revisa si la organización cumplió las obligaciones contractuales y administrativas del acuerdo. Esto incluye:

• Presentación oportuna de reportes financieros.
• Cumplimiento de indicadores o hitos vinculados a desembolsos.
• Manejo adecuado de fondos en cuentas bancarias designadas.
• Uso correcto de aportes de contrapartida, si aplica.
• Cumplimiento de restricciones sobre reprogramaciones presupuestales.

En muchos casos, las observaciones no surgen por fraude, sino por incumplimientos formales: reportes enviados fuera de plazo, documentación incompleta o gastos aprobados internamente pero no autorizados por el donante.

4. Compras y contrataciones

Los procesos de adquisiciones son un punto de alta sensibilidad. El auditor revisa si se respetaron los principios de competencia, transparencia, economía y documentación suficiente. Entre los aspectos usuales están:

• Requerimientos y especificaciones técnicas.
• Cotizaciones comparativas.
• Cuadros de evaluación.
• Órdenes de compra o contratos.
• Conformidad del servicio o recepción del bien.
• Pago sustentado y debidamente aprobado.

Si una entidad en Cusco contrata consultores por S/ 45,000 para capacitaciones rurales, pero no conserva términos de referencia, evaluación comparativa ni informe de conformidad, existe un alto riesgo de observación.

5. Nóminas, honorarios y tiempo imputado al proyecto

En proyectos USAID, los costos de personal suelen representar una parte importante del presupuesto. Por ello, la auditoría revisa:

• Contratos de trabajo o de locación de servicios.
• Planillas, boletas y recibos por honorarios.
• Cálculo de beneficios sociales cuando corresponda.
• Registros de asistencia o timesheets.
• Distribución del tiempo entre varios proyectos.

Si un coordinador trabaja para tres financiadores distintos, la organización debe demostrar con evidencia objetiva qué porcentaje de su remuneración fue cargado al proyecto USAID.

Tabla comparativa: auditoría financiera tradicional vs. auditoría de proyecto USAID

Documentación que debe tener lista la entidad ejecutora

Una buena preparación reduce significativamente el riesgo de hallazgos. Entre los documentos que la organización debe tener ordenados se encuentran:

• Convenio principal y adendas.
• Presupuesto aprobado y modificaciones autorizadas.
• Manual de políticas administrativas y financieras.
• Estados financieros del proyecto.
• Mayores contables y auxiliares por componente o actividad.
• Conciliaciones bancarias.
• Comprobantes de pago, vouchers y sustentos.
• Contratos con personal, consultores y proveedores.
• Expedientes de adquisiciones.
• Inventario de activos adquiridos con fondos del proyecto.
• Informes técnicos y financieros presentados al donante.
• Documentación de subreceptores, si los hubiera.

En la práctica peruana, recomendamos que los archivos estén organizados tanto en formato físico como digital, con un índice por rubro y por mes. Esto facilita la trazabilidad y acelera el trabajo de auditoría.

Hallazgos frecuentes en ONGs peruanas con financiamiento internacional

Falta de trazabilidad entre contabilidad y reportes al donante

Un problema recurrente es que el reporte financiero enviado a USAID no coincide exactamente con la contabilidad del proyecto. A veces esto ocurre por reclasificaciones tardías, diferencias de tipo de cambio o registros manuales en hojas de cálculo sin conciliación formal.

Expedientes de compras incompletos

Es común encontrar adquisiciones con factura y constancia de pago, pero sin cotizaciones, cuadro comparativo o evidencia de conformidad. Para el auditor, eso debilita la justificación del gasto.

Distribución inadecuada de costos compartidos

Servicios como alquiler, internet, seguridad o remuneraciones administrativas suelen beneficiar a varios proyectos. Si la entidad no tiene una base objetiva y documentada para prorratearlos, esos cargos pueden ser observados.

Debilidades en rendiciones de anticipos

En proyectos con trabajo de campo en regiones como Loreto, Ucayali o Puno, es frecuente entregar fondos para movilización, talleres o actividades comunitarias. Si las rendiciones se presentan tarde o con sustento insuficiente, el riesgo de observación aumenta considerablemente.

Ejemplo práctico

Proyecto de salud comunitaria en Ayacucho

Una asociación peruana ejecuta un proyecto financiado por USAID para fortalecer servicios de salud materno-infantil en zonas rurales de Ayacucho, con un presupuesto anual de S/ 1,850,000. Durante la auditoría se revisan gastos por capacitaciones, movilidad, contratación de especialistas, compra de equipos médicos menores y material educativo.

El auditor detecta tres situaciones:

1. Se cargaron al proyecto S/ 18,500 por alquiler de oficina central sin una metodología formal de distribución entre programas.
2. Una compra de equipos por S/ 32,000 tiene factura y pago bancario, pero no cuenta con cuadro comparativo de cotizaciones.
3. Los honorarios de un consultor por S/ 12,000 fueron registrados correctamente, pero el informe de conformidad fue emitido 45 días después del pago.

¿Qué implicancias podría tener esto?

• El alquiler podría ser considerado costo cuestionado si no se demuestra una base razonable y consistente de asignación.
• La compra de equipos podría observarse por incumplimiento del procedimiento de adquisiciones, aunque el bien exista físicamente.
• El pago al consultor podría generar una observación de control interno por falta de evidencia oportuna del servicio recibido.

Este ejemplo muestra una realidad frecuente en Perú: no siempre el problema es la inexistencia del gasto, sino la falta de evidencia suficiente para respaldarlo bajo los estándares del financiador.

Buenas prácticas para superar una auditoría USAID con menor riesgo

Implementar contabilidad por proyecto y por componente

No basta con identificar el financiador. Lo ideal es que el sistema contable permita separar cada rubro, actividad, oficina o componente, de modo que la conciliación con los reportes sea directa.

Formalizar políticas de adquisiciones y prorrateos

Las entidades deben contar con procedimientos escritos para compras, contratación de consultores, rendiciones, manejo de caja chica y asignación de costos compartidos. Esto fortalece el control interno y facilita la defensa ante observaciones.

Realizar auditorías internas o revisiones preventivas

Una revisión semestral o trimestral permite detectar problemas antes de la auditoría externa. Esta práctica es especialmente útil en proyectos con ejecución descentralizada o con varios socios locales.

Capacitar al personal administrativo y técnico

Muchas observaciones nacen porque el equipo técnico no comprende que una actividad bien ejecutada también debe estar bien documentada. Los responsables de campo, logística, administración y coordinación deben conocer los requisitos del donante.

Conservar evidencia digital ordenada

En la actualidad, la gestión documental digital es indispensable. Recomendamos mantener repositorios con acceso controlado, carpetas por período y nomenclatura uniforme para contratos, facturas, informes y aprobaciones.

¿Cuándo conviene buscar asesoría especializada?

Es recomendable contar con apoyo especializado cuando:

• La organización ejecuta por primera vez fondos de USAID.
• Existen varios subreceptores o socios implementadores.
• El proyecto supera montos relevantes, por ejemplo S/ 3,000,000 anuales.
• Se han recibido observaciones en auditorías anteriores.
• La entidad no cuenta con manuales actualizados de control interno.

Una asesoría oportuna puede ayudar a revisar expedientes, fortalecer controles, preparar conciliaciones y ordenar la documentación antes de la visita de auditoría.

Conclusión

Los proyectos financiados por USAID exigen un nivel de control, documentación y cumplimiento superior al de una revisión financiera convencional. Para las ONGs y entidades ejecutoras en Perú, la clave está en combinar una contabilidad ordenada, políticas internas robustas, expedientes completos y una clara comprensión de las reglas del convenio.

Una auditoría exitosa no depende solo de que el dinero haya sido bien utilizado, sino de que cada gasto pueda demostrarse con evidencia suficiente, trazable y consistente con las exigencias del financiador y con la normativa peruana aplicable. Prepararse con anticipación reduce riesgos, protege la reputación institucional y fortalece la confianza de los cooperantes.

Si su organización necesita apoyo en auditoría de proyectos, revisión preventiva de expedientes o fortalecimiento de control interno para fondos de cooperación internacional, puede escribirnos a auditor@carloslingan.pe.